STUDIEDAG Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011
Introductie "Projectmatig werken is teamwork... maar vanuit andere samenwerkingsvormen dan we vaak gewoon zijn in de reguliere werking. En met andere rollen en verantwoordelijkheden voor personen die we vanuit een andere functie kennen in ons lokaal bestuur. Een overzicht... met een sportieve knipoog!" 2 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Een vergelijking met de sport Wat zijn de succesfactoren van een goed presterend team? 3 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
De meeste projecten lopen doorheen de ganse organisatie van een lokaal bestuur 4 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Werken in een matrixstructuur 5 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Projecten = uitdagingen Laten toe uw organisatie te laten evolueren. Projecten zijn dus noodzakelijk! Vraagt teamwerk tussen interne/externe betrokkenen, met diverse competenties over verschillende departementen heen. Beogen verandering in de bestaande organisatie die altijd complexer is dan initieel ingeschat werd. Te realiseren in combinatie met de dagelijkse reguliere werking, maar ook met andere lopende projecten/initiatieven Deze uitdagingen creëren tegelijkertijd spanningsvelden dus pak dit gestructureerd aan en maak afspraken! 6 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
De projectleider kan niet alles alleen doen! 7 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
De centrale rol van de projectleider CBS-Lid CBS-Lid Dep B Dep A Dep Z Opdrachtgever - Sponsor Etc. Projectleider Interne gebruikers Externe doelgroepen Leveranciers Projectteam 8 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Een type projectorganisatie Stuurgroep Projectteam Projectondersteuning Werkgroepen 9 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
De beslissingsorganen bij een lokaal bestuur 10 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Verantwoordelijkheden van de stuurgroep Goedkeuren Plan van Aanpak Knelpunten oplossen die autoriteit van PL overstijgen Controleren van kwaliteit van de opleveringen Goedkeuren belangrijke wijzigingen Communicatie naar doelgroepen over genomen beslissingen Integratie veranderingen in de reguliere werking Aanvaarding oplevering(en) van het project Formeel beëindigen van het project De stuurgroep moet voldoende autoriteit en vertrouwen hebben binnen het bestuur om beslissingen te kunnen nemen. maar moet ook bereid zijn de dagelijke projectleiding te delegeren naar de projectleider! PROJECT MANAGEMENT TRAINING DAY 1 Studiedag -
Beslissingsorganen vs Management van een bestuur Het lijnmanagement engageert zich volgens de afspraken in het Plan van Aanpak Een projectleider beheert zijn project in naam van de stuurgroep De Stuurgroep is altijd eindverantwoordelijk PROJECT MANAGEMENT TRAINING DAY 1 Studiedag -
Hoe sturen we aan? 13 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Tips uit de praktijkervaring Zet een gepaste projectorganisatie. i.f.v. de doelstellingen en het projectverloop Hou complementariteit voor ogen bij de teamsamenstelling en spreek rollen en verantwoordelijkheden formeel af Duid een sponsor aan per programma / project en beoog een 1/1 relatie tussen sponsor en projectleider Organiseer systematisch stuurgroepen/projectmeetings voor tussentijdse afstemming Vraag projectleiders om het (tussentijds) beslissingsproces voor te bereiden Anticipeer op mogelijke weerstanden vanuit het (lijn)management 14 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Relatie projectleider / individu Sturen Instructies geven Resultaten bijsturen Discipline handhaven Motiveren Erkennen van afgewerkte taken Stijl aanpassen aan anderen Delegeren Coachen/Ontwikkelen Competenties ontwikkelen Feedback geven PROJECT MANAGEMENT TRAINING DAY 2 Studiedag -
Hoe volgen we alles op? Processes AS IS - situering 1 2 3 4 5 6 7 18/2 25/2 4/3 11/3 18/3 25/3 1/4 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 8/4 15/4 22/4 29/4 6/5 13/5 20/5 27/5 3/6 10/6 Definitie TO BE processen Balanced Scorecard Actuele Data inventaris Toek. Data behoeften + DW structuur Change Management Opmaak RFP-elementen Steering Committee 08/03 Validation Phase1 Interim Steering commitee Final Steering commitee 16 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Aansturen en opvolgen in de praktijk Beheren Planning opstellen Duur van taken inschatten Oplossingen uitwerken Beslissingen nemen Informatie verzamelen Leiden met het projectteam met diegene die ze zal uitvoeren door creativiteit en inbreng binnen de groep te stimuleren met inspraak van de groep en delen met de groep De projectleider is de coach die zijn team toelaat goed werk te leveren PROJECT MANAGEMENT TRAINING DAY 2 Studiedag -
Het projectbureau (PMO) : situering en toegevoegde waarde Een informatiecentrum voor de projecten van het bestuur Informatie en documentenbeheer Identificatie van afhankelijkheden Opvolging en rapportering Financiële planning & opvolging Beheer van risico s en knelpunten Aandachtspunten voor belanghebbenden Kwaliteitscontrole Ondersteuning m.b.t. communicatie Knooppunt m.b.t. het beheer van de middelen Informatiedoorstroming Inventaris van alle middelen Overzicht m.b.t. het gebruik van alle middelen Overzicht van alle toegewezen middelen Zicht op werving van middelen 18 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Hoe is de teamspirit? xx 19 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Projectwerking als HR-instrument inspelen op het ambitieniveau van medewerkers verwerven van andere competenties verruiming van kennis en inzichten onderdeel van de planning- en evaluatiecyclus 20 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Leer- en ontwikkelpunten Besef dat een succesvolle projectwerking een andere aanpak vraagt t.o.v. de reguliere werking Maak formele afspraken m.b.t. rollen en verantwoordelijkheden (o.a. aanduiding van een sponsor als 1 e aanspreekpunt voor een projectleider) Laat de projectorganisatie evolueren in functie van het projectverloop (cfr. PMO-ondersteuning) Bewaak een goede teamspirit Integreer projectwerking in uw HR-beleid 21 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Een vergelijking met de sport We wensen jullie nog veel (sportieve) successen toe!!! 22 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Bedankt voor uw aandacht! Deze presentatie kunt u vanaf maandag 31 oktober downloaden van www.vvsg.be.