Promedico-VDF. Handleiding. Cervixmodule

Promedico-VDF Handleiding Cervixmodule Inhoud Cervixmodule... 2 Voorbereiding cervixproject... 3 Controleren benodigde gegevens... 3 1. Ruiter 'UE'... 3 2. Verrichtingcodes... 3 3. Afwijkende debiteur... 4 4. Toestemming... 4 5. Tijdelijke reden uitsluiting... 5 Instellingen vastleggen... 5 Uitvoering cervixproject... 8 Nieuw project... 8 Resultaat selectieproces... 10 Etiketten... 12 Adressenbestand... 12 Verwerken... 12 Bestaand project... 13 Inzien project... 13 Wijzigen project... 13 Selecteren (opnieuw)... 14 Cervix uitspoel... 14 Uitslagen vastleggen... 14 Follow-up... 14 Stappenplan Cervix... 16

Cervixmodule Sinds 1 januari 1996 moeten vrouwelijke patiënten van 30 tot en met 60 jaar één maal per vijf jaar door de huisarts of de GG&GD opgeroepen worden voor het maken van een uitstrijkje. Bij het oproepen van vrouwen voor het maken van een uitstrijkje dient rekening gehouden te worden met permanente of tijdelijke redenen voor uitsluiting van het onderzoek. Op basis van de uitslag van een uitstrijkje wordt de herhalingstermijn of het vervolgbeleid bepaald. Non-respondentes moeten benaderd worden met een herinneringsoproep. De cervixmodule biedt bovengenoemde mogelijkheden en kan daardoor de uitvoering van het bevolkingsonderzoek (BVO) in belangrijke mate ondersteunen. Bij het cervixproject wordt gebruikgemaakt van diverse selectiecriteria. Deze criteria zijn niet bedoeld als selectie maar juist voor uitsluiting van de selectie. Voor de selectie van patiënten worden statuscodes gebruikt. Hieronder volgt een overzicht van de gebruikte codes en hun betekenis: a o a2 o2 ah oh b1 b2 b3 b4 cw Geselecteerd voor oproep Oproep aangemaakt/verstuurd Geselecteerd voor herinneringsoproep Herinneringsoproep aangemaakt/verstuurd Geselecteerd voor herhaaloproep Herhaaloproep aangemaakt/verstuurd Uitgesloten i.v.m. totale uterusextirpatie Uitgesloten i.v.m. recent uitstrijkje, minder dan 2 jaar geleden Uitgesloten i.v.m. zwangerschap Uitgesloten i.v.m. overige (tijdelijke) redenen Weigering deelname aan bevolkingsonderzoek Een patiënt komt in aanmerking voor het cervixonderzoek als er aan de volgende criteria wordt voldaan: Patiënt is een vrouw Patiënt is ingeschreven Patiënt is van categorie V-vaste patiënt of heeft indicatie vaste passant Geboortejaar voldoet aan het ingevulde cohort/de ingevulde cohorten voor het project Laatste status van de patiënt is niet a, a2 of ah Een patiënt wordt uitgesloten van het onderzoek: als bij de patiënt ruiter UE is vastgelegd (status b1 ) als een patiënt in de afgelopen 2 jaar een uitstrijkje heeft gehad waarvan het resultaat niet-afwijkend was (status b2 ) bij zwangerschap (status b3 ) indien voor de patiënt een tijdelijke uitsluiting is vastgelegd (status b4 ) indien de patiënt als weigeraar is geregistreerd (status cw ) Pagina 2 van 16

Voorbereiding cervixproject Voor het starten van de cervixmodule dient te worden gecontroleerd of alle benodigde gegevens aanwezig zijn en correct zijn ingevuld. Ook dient er een aantal instellingen te worden vastgelegd. Controleren benodigde gegevens Hieronder volgt een overzicht van de gegevens die aanwezig dienen te zijn: 1. Ruiter 'UE' De cervixmodule maakt gebruik van de ruiter 'UE' (Uterus Extirpatie). Indien er al een andere ruitercode met de betekenis uterus-extirpatie in gebruik is, dient deze vervangen te worden door de (toegevoegde) ruiter UE. Daarna moet de oude ruitercode worden verwijderd. 2. Verrichtingcodes De cervixmodule maakt voor controle- en declaratiedoeleinden gebruik van bepaalde verrichtingcodes voor oproepen en uitstrijkjes. Deze verrichtingcodes moeten aanwezig zijn in het overzicht van de praktijkverrichtingen: BVC = Cervix Uitstrijk BVO (landelijke verrichting BCU) BHC = Cervix Uitstrijk (herhaling) IMC = Cervix Uitstrijk op medische indicatie OOC = Eerste oproep BVO-Cervix O2C = Herinneringsoproep BVO-Cervix OHC = Herhaaloproep BVO-Cervix Voor genoemde verrichtingen mogen ook andere verrichtingcodes worden gebruikt, als ze maar uniek zijn en staan ingevuld bij Administratie Cervix (zie pagina 5) Belangrijk: - Ook indien u bepaalde verrichtingen niet mag declareren moeten de zes bovengenoemde verrichtingcodes aanwezig zijn. - Vóórdat u start met het gebruik van de cervixmodule, moeten de tarieven voor deze verrichtingcodes worden gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd. Indien u een verrichting niet mag declareren (wat bijvoorbeeld het geval zal zijn bij de verrichtingcode 'OOC'), dan dient u dit aan te geven. Dit kan op de volgende manier: - Ga naar Onderhoud Praktijkverrichtingen. - Klik onderin het scherm op Toevoegen Het scherm Tarief praktijk verrichting verschijnt. - Zoek in dit scherm onder Landelijke verrichting bij zoekveld Code naar code N = niet declareren en klik op Ok. - Vervolgens gaat de cursor naar het codeveld onder Praktijkverrichting. Vul in het codeveld bij Praktijkverrichting de codes in voor OOC, BVC, BCU e.a. verrichtingen. Na klikken op Opslaan is de praktijkverrichting met het bijbehorende tarief te zien in het overzicht. In het volgende voorbeeld is het scherm ingevuld voor de praktijkverrichting BVC: Pagina 3 van 16

3. Afwijkende debiteur Indien u uitstrijkjes en/of oproepen met betrekking tot het bevolkingsonderzoek (BVO) moet declareren bij een andere dan de gangbare debiteur, dan dient u deze zogenoemde 'afwijkende debiteur' in te voeren in het hier boven getoonde scherm, in het blok Praktijk verrichting : 4. Toestemming Als een patiënt bezwaar heeft tegen deelname aan het bevolkingsonderzoek Cervix of tegen de uitwisseling van gegevens betreffende het onderzoek moet dit zijn geregistreerd. Dit kan worden aangegeven bij Administratie Patiënten tabblad Aanvullend, bij de patiëntgegevens in het kader Instellingen BVO cervix : Pagina 4 van 16

5. Tijdelijke reden uitsluiting Als een patiënt niet wordt opgeroepen voor het bevolkingsonderzoek in verband met een tijdelijke reden (b3: contraïndicatie zwangerschap of b4: overige tijdelijke redenen zoals bijvoorbeeld een controle bij de gynaecoloog of sociale redenen), dan kan dit worden aangevinkt in het blok Instellingen BVO cervix. Instellingen vastleggen Als de benodigde ruiter en verrichtingcodes aanwezig zijn, kunnen de instellingen voor het cervixproject worden vastgelegd in het scherm dat verschijnt via menukeuze Administratie Cervix (zie onderstaande afbeelding). Dit scherm bevat twee tabbladen, Verrichtingen Registratie en ICPC s uitsluiting : Verrichtingen Registratie Op dit tabblad moeten de verrichtingen worden vastgelegd bij de eerder genoemde handelingen (eerste uitstrijkje, herhalingsuitstrijkje, uitstrijkje op medische indicatie, eerste oproep, herinnering en herhaling). Het koppelen van een verrichting en code aan een vastgestelde handeling kan met behulp van het overzicht Zoeken praktijk verrichtingen. Dit verschijnt door te klikken op het vierkantje achter de velden: Pagina 5 van 16

Selecteer hier bij elke handeling de juiste verrichting en code tot het tabblad als volgt is ingevuld: ICPC s uitsluiting Op tabblad ICPC s uitsluiting wordt een overzicht getoond van de ICPC s, de ruiter UE en de contra-indicatie zwangerschap die als uitsluitingscriteria zijn vastgelegd. Standaard levert Promedico een set met criteria uit. Indien noodzakelijk kunnen hier wijzigingen in worden aangebracht met behulp van het rechtermuismenu: Let op: De ruiter UE en de contraïndicatie kunnen alleen gewijzigd worden. Verwijderen is niet mogelijk. Als er is gekozen voor Toevoegen, verschijnt de standaard ICPC-selectielijst waar een nieuw criterium kan worden geselecteerd. Er kan worden gezocht op ICPC of op omschrijving: Pagina 6 van 16

Klik op het icoon om het zoekvenster weer te wissen. Als alle instellingen zijn vastgelegd kan er worden gestart met een project. Pagina 7 van 16

Uitvoering cervixproject Een cervixproject kan worden uitgevoerd via de menukeuze Rapportage Cervix. Na deze keuze verschijnt het scherm Cervix projecten: In dit scherm staan (indien aanwezig) de eerder gestarte cervixprojecten. Per cervixproject wordt getoond: De startdatum van het project, het cohort, aantal geselecteerde patiënten, aantal opgeroepen patiënten, aantal uitgesloten patiënten, aantal non-respondenten en het aantal opgekomen patiënten. De getoonde projecten kunnen worden ingezien, gewijzigd of geselecteerd. Zolang er nog geen verdere bewerkingen zijn geweest kan een selectie opnieuw worden gedaan. Nieuw project Via de knop Nieuw project of via het rechtermuismenu, Nieuw project kan de gebruiker een nieuw project starten. Na deze keuze verschijnt het scherm Project samenstelling. Dit scherm biedt de mogelijkheid om naast een oproep ook herinneringen voor opkomen of herhalingen bij een onvoldoende uitslag mee te nemen van eerdere oproeprondes. Deze mogelijkheid wordt een veegactie genoemd. Het scherm Projectsamenstelling bevat twee tabbladen: Cohorten en Extra opties. Tabblad Cohorten Vul op tabblad Cohorten het geboortejaar of de geboortejaren in van de op te roepen vrouwen. Dit kan door in het veld onder Geboortejaar te klikken; er verschijnt dan een invoerveld: Pagina 8 van 16

Er kan ook een project worden aangemaakt waarmee alleen een veegactie wordt gedaan. Vul in zo n geval geen geboortejaar in maar maak een keuze op tabblad Extra opties. Tabblad Extra opties Met behulp van de Extra opties kunnen (eventueel tegelijk met de nieuwe oproep, of erna) herinneringen of herhalingen van eerdere oproeprondes worden aangemaakt. Vink op dit tabblad aan welke groepen patiënten moeten worden opgeroepen voor de veegactie : Nadere uitleg over de extra opties: Dit jaar nieuw ingeschreven patiënten Hier wordt gekeken naar vrouwen die dit jaar zijn ingeschreven in de praktijk en hierdoor het cervixonderzoek hebben gemist terwijl zij gezien hun geboortejaar wel tot het opgeroepen cohort behoren. Tijdelijk uitgesloten patiënten waarvoor de uitsluiting vervallen is Dit zijn alle patiënten die tijdelijk uitgesloten waren bijvoorbeeld vanwege zwangerschap. Om alsnog te worden geselecteerd voor een oproep moet de einddatum van het uitsluitingscriterium minimaal drie maanden verstreken zijn of moet het uitsluitingscriterium verwijderd zijn. Bij deze groep speelt het geboortejaar geen rol, dit hoeft niet in actieve projecten te staan. Pagina 9 van 16

Non-respondentes (laatste 2 jaar tot 2 maanden geleden) Hier gaat het om vrouwen die in de periode van 2 jaar tot 2 maanden geleden een oproep hebben ontvangen maar hier niet op hebben gereageerd. Follow-up uitnodigingen Hierbij wordt gecontroleerd of de follow-up termijn voor patiënten bij wie een herhalingsuitstrijkje noodzakelijk is, inmiddels verstreken is. Afronden projectsamenstelling Nadat het scherm Project samenstelling is ingevuld kan er op OK worden geklikt. Hierna verschijnt het scherm Cervix selectie: Via de knop Cervix criteria kunnen de cervixcriteria eventueel nog worden aangepast. De gebruiker komt dan weer in het scherm Administratie cervixproject, waar de criteria kunnen worden gewijzigd op tabblad ICPC s uitsluiting. Als de cervixcriteria zijn ingesteld kan er op Start worden geklikt. De voortgang van het selectieproces is te volgen in het scherm Cervix selectie. Resultaat selectieproces Als het selectieproces is afgerond worden de namen van de wel en niet geselecteerde personen getoond in het scherm Cervix project cohorten (+ jaartal). Voor beide categorieën is er een tabblad: Pagina 10 van 16

Tabblad Oproepen Hier worden de op te roepen patiënten getoond. Het getoonde overzicht kan eventueel gefilterd worden op Type geselecteerden (Alle, Nieuw geselecteerd, Herinnering geselecteerd en Herhaling geselecteerd) en op Hoofdbehandelaar. Per patiënt wordt getoond: Patiëntnaam (etiketnaam). De sortering is alfabetisch op achternaam. Bij de sortering worden voorvoegsels en voorletters buiten beschouwing gelaten. Geboortedatum Adres (straat, huisnummer, woonplaats) Hoofdbehandelaar (naam vaste huisarts) Status (Nieuw geselecteerd (a), Herinnering geselecteerd (a2), Herhaling geselecteerd (ah) ) De kolommen waarin bovengenoemde informatie wordt getoond kunnen breder of smaller worden gemaakt door de randen te verslepen. Onderin het scherm zijn drie actieve knoppen te zien: Afdrukken, Etiketten en Adressenbestand. De uitgegrijsde knop Verwerken is pas actief als er een bestand is aangemaakt via de knoppen Adressenbestand, Etiketten of Cervixuitspoel. Mogelijke acties tabblad Oproepen : Afdrukken lijst Via de knop Afdrukken kan een lijst van de op te roepen patiënten worden afgedrukt. Op de lijst staat per patiënt: - Naam (etiketnaam) - Geboortedatum - Adres (straat, huisnummer, woonplaats) - Preferent telefoonnummer In het scherm dat verschijnt via Afdrukken kan worden aangegeven of de lijst moet worden getoond in het scherm, afgedrukt, of opgeslagen. Ook kan worden aangegeven in welke volgorde de patiënten moeten worden getoond: Pagina 11 van 16

Etiketten Via de knop Etiketten kunnen er adresetiketten voor de op te roepen patiënten worden geprint. In het venster Selecteer etiketten kan een keuze worden gemaakt voor het type etiket: Adressenbestand Met de knop Adressenbestand kunnen de gegevens van de op te roepen patiënten worden opgeslagen. Er verschijnt een scherm waar de bestandsnaam kan worden ingevuld en de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen: Dit bestand kan worden verzonden naar degene die de uitnodigingen verzorgt of als mailmerge bestand worden verwerkt in een bestaand document. Verwerken Nadat er in een bestand is vastgelegd welke patiënten zijn geselecteerd voor het bevolkingsonderzoek kunnen deze gegevens worden verwerkt. De knop Verwerken wordt actief als er minimaal één bestand is aangemaakt. Dit kan zijn gedaan via de knoppen Uitspoel, Etiketten of Adressenbestand. Na klikken op Verwerken wordt de cervixstatus van de geselecteerde patiënten omgezet en wordt er een verrichting vastgelegd: a wordt o en de verrichting voor de eerste oproep wordt vastgelegd. a2 wordt o2 en de verrichting voor de herinneringsoproep wordt vastgelegd. ah wordt oh en de verrichting voor de herhalingsoproep wordt vastgelegd. Pagina 12 van 16

Bij het verwerken moet de volgende vraag worden beantwoord: Patiënten die geen toestemming hebben gegeven voor gegevensuitwisseling moeten wel worden opgeroepen. Hun gegevens moeten ook worden geregistreerd bij de huisartspraktijk, maar mogen niet worden verstrekt aan derden. Door bovenstaande vraag met Nee te beantwoorden wordt er een bestand aangemaakt waarin de geselecteerde patiënten die geen toestemming hebben gegeven voor gegevensuitwisseling niet worden opgenomen. Wordt er op Ja geklikt, dan wordt er een bestand aangemaakt van alle geselecteerde patiënten, inclusief de vrouwen bij wie Bezwaar tegen uitwisseling personalia BVO cervix is aangevinkt op tabblad Aanvullend van het scherm Patiënt. Tabblad Opgeroepen Onder tabblad Opgeroepen worden alle patiënten getoond die niet voor het betreffende project zijn geselecteerd. Daarmee worden ook de patiënten getoond die wel in aanmerking zouden zijn gekomen maar om een of andere reden uitgesloten zijn. Per patiënt worden dezelfde gegevens getoond als bij Oproepen. Het getoonde overzicht kan gefilterd worden op Type geselecteerden en Hoofdbehandelaar. Mogelijke acties tabblad Opgeroepen Het scherm Opgeroepen is ter raadpleging. De enige mogelijke actie is hier het afdrukken van een standaard lijst van de getoonde patiënten. Op de afdruk staat per patiënt: naam, geboortedatum, adres en preferent telefoonnummer. Bestaand project In het eerder genoemde overzichtsscherm Cervix projecten staan alle cervixprojecten die ooit gestart zijn. Via het rechtermuismenu kunnen bestaande projecten worden ingezien, gewijzigd of (opnieuw) geselecteerd. Inzien project Na deze keuze verschijnt het scherm Cervix project van het geselecteerde cohort. Hier kunnen de tabbladen Oproepen en Opgeroepen worden ingezien. Ook kunnen de knoppen Afdrukken, Etiketten en Adressenbestand worden gebruikt. Wijzigen project De criteria van een bestaand project kunnen alleen worden gewijzigd zolang het betreffende project nog niet in gebruik is. Daarom is de keuze Wijzigen alleen actief als er een nog niet gebruikt project is geselecteerd in het overzichtsscherm. Via de keuze Wijzigen verschijnt het scherm Project samenstelling, waar aanpassingen kunnen worden gedaan. Als er na de wijzigingen op OK wordt geklikt, wordt de wijziging opgeslagen. Om het project te starten moet er eerst weer met de rechtermuisknop op het project worden geklikt en gekozen worden voor Selecteren (opnieuw). Vervolgens verschijnt het scherm Cervix selectie waar op Start kan worden geklikt. Indien gewenst kunnen voor het starten de cervixcriteria nog worden aangepast. Pagina 13 van 16

Selecteren (opnieuw) Om een bestaand project te starten moet eerst de gewenste regel in het overzicht worden gekozen. Klik daarna met de rechtermuisknop op de betreffende regel en kies in het menu voor Selecteren. Zolang er nog geen verdere bewerkingen zijn geweest kan een selectie opnieuw worden gedaan via Selecteren (opnieuw). Na de keuze Selecteren of Selecteren (opnieuw) verschijnt het scherm Cervix selectie. Cervix uitspoel Als het oproepen wordt uitbesteed door de praktijk, kan er via de knop Cervix uitspoel in het overzichtsscherm Cervix projecten een bestand worden aangemaakt van alle vrouwelijke ingeschreven vaste patiënten van de opgegeven cohorten. Dit bestand kan naar de regionale screeningsorganisatie worden gestuurd die de oproepen verzorgt. Na klikken op Cervix uitspoel verschijnt het volgende scherm: Vul onder Cohorten het geboortejaar of de geboortejaren in waarover de uitspoel moet worden gedaan. Dit bestand bevat alle ingeschreven vrouwelijke vaste patiënten en vrouwelijke vaste passanten die tot het opgegeven cohort behoren, waaronder ook de patiënten die (tijdelijk) uitgesloten zijn van deelname aan het cervix-bevolkingsonderzoek. Vul de bestandsnaam in en de locatie waar de uitspoel moet worden opgeslagen. Kies Opslaan om het bestand te bewaren. Het bestand kan naar de regionale screeningsorganisatie worden gestuurd. Uitslagen vastleggen Wanneer de cervix-uitslagen bij de praktijk zijn binnengekomen moeten ze worden vastgelegd in de betreffende patiëntdossiers. Dit kan handmatig of elektronisch, afhankelijk van de wijze waarop de uitslagen worden ontvangen. Als de uitslagen per MEDLAB-bericht zijn aangeleverd wordt de uitslag automatisch vastgelegd in het medisch dossier van de patiënt. Komt de uitslag per brief binnen dan moet deze handmatig worden verwerkt door de meetwaarden in te voeren. Follow-up Bij een afwijkende uitslag dienen patiënten een follow-up uitnodiging te ontvangen wanneer de opgegeven termijn is verstreken. Deze termijn moet zijn aangevinkt bij het invoeren van de cervixcytologie-uitslag, (via Medisch Dossier Onderzoek) bij PAP advies : Pagina 14 van 16

De patiënten die in aanmerking komen voor een follow-up kunnen worden geselecteerd door in het scherm Project samenstelling op tabblad Extra opties een vinkje te plaatsen voor Followup uitnodigingen : Door op OK te klikken wordt de selectie gestart. Pagina 15 van 16

Stappenplan Cervix 1. Start de Cervixmodule via Rapportage Cervix. 2. Controleer of de volgende codes aanwezig zijn: - De ruiter UE (Uterus Extirpatie). Zie: Onderhoud Ruiters. - De verrichtingcodes voor oproepen en uitstrijkjes. Voor deze verrichtingen hoeven niet de landelijke verrichtingcodes te worden gebruikt. Eigen codes mogen ook, als ze maar uniek zijn en staan ingevuld bij Administratie Cervix. 3. Stel een lijst samen van vrouwen die moeten worden uitgenodigd voor het cervixbevolkingsonderzoek. Dit kan worden gedaan via Rapportage Cervix. - Maak hier een nieuw project aan voor het op te roepen cohort of selecteer een bestaand project. - Pas eventueel de selectiecriteria aan via de knop Cervix criteria in het scherm Cervix selectie. Druk daarna op Start. Er wordt nu een overzicht gegenereerd van alle vrouwen die opgeroepen moeten worden. 4. Bovengenoemd overzicht wordt getoond in het scherm Cervix project cohorten, op tabblad Oproepen. Sla de naam- en adresgegevens van de geselecteerde vrouwen op in een bestand en gebruik deze lijst voor het verzenden van de oproepen. Met de knop Afdrukken kan de lijst worden geprint. Ook kunnen er etiketten worden afgedrukt. Indien de oproepen worden verzorgd door een regionale screeningsorganisatie, selecteer dan het gewenste project in het scherm Cervix projecten en klik op Cervix uitspoel. Het bestand wordt dan opgeslagen in het vereiste format en kan daarna naar de betreffende instantie worden gestuurd. 5. Als de oproepen zijn gedaan kunnen de patiënten een afspraak maken voor het cervixonderzoek. Voer de uitstrijkjes uit en leg de verrichtingen vast bij de patiënten. 6. Wanneer de cervixcytologie-uitslagen binnenkomen legt u deze vast in de betreffende medische dossiers. Geef bij een afwijkende uitslag bij PAP advies aan wanneer de patiënt een follow-up uitnodiging moet ontvangen. Pagina 16 van 16