Cervix-module. Selecteren en oproepen patiënten t.b.v. cervixscreening HET SOFTWAREPAKKET VOORDEZORG

Transcriptie

1 Cervix-module Selecteren en oproepen patiënten t.b.v. cervixscreening HET SOFTWAREPAKKET VOORDEZORG CGM Nederland, april 2011

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding 1 Voorbereiding 1.1 Controleren ruiters Controleren verrichtingen Basisoproepbrief maken Patiënten selecteren 2.1 Cohorten samenstellen Bestaand oproepjaar selecteren Oproepjaar verwijderen Schema oproepjaar wijzigen Nieuwe cohorten samenstellen Selecteren cervix oproep Selectie volgens jaarschema Alle patiënten per cohortjaar Patiënten uit een bepaalde geboortemaand Selectiecriteria Selectie uitvoeren en bewaren Overzicht geselecteerde patiënten Handmatige selectie Selectie volgens vangnet Bewerken cervix oproep Cervix oproepacties Verrichting aan patiënten koppelen Selectiebestand naar oproep Hoe verder? Adres-etiketten afdrukken Adressen in oproepbrief afdrukken Adressenbestand naar instantie versturen Verrichting BCU koppelen Verwerken cervix-uitslagen 3.1 Uitslag invoeren Uitslag raadplegen via menu-optie Uitslagen Uitslagen wijzigen Uitslag raadplegen via menu-optie Bekijken uitslagen CGM Nederland, maart 2012 Pagina I

3 Inhoudsopgave A Ruiters toevoegen B Basisverrichtingen Cervix B.1 Verrichting BCU...B-2 Pagina II CGM Nederland, maart 2012

4 Inleiding Elk jaar worden, in het kader van het landelijk bevolkingsonderzoek ten behoeve van vroegtijdige opsporing van het cervixcarcinoom, vrouwen tussen 30 en 60 jaar opgeroepen voor een cervix-uitstrijkje. Er zijn 3 manieren waarop de preventieve cervix-screening kan worden uitgevoerd: U kunt alles zelf doen, vanaf het samenstellen van cohorten, het selecteren van patiënten, het versturen van de oproepen, het maken van de uitstrijkjes tot en met het verwerken van de uitslagen en de financiële afhandeling. De cervix-module van Mira is met dat doel ontwikkeld. Het is echter mogelijk dat een instantie het oproepen verzorgt op basis van de GBA. U maakt dan de uitstrijkjes, verwerkt de uitslagen en handelt dit financieel af met de oproepende instantie. U hoeft in dat geval alleen gebruik te maken van de vangnet-functie van de Cervix-module, om patiënten te selecteren die om welke reden dan ook nog niet gescreend zijn. Bij de derde methode verzorgt u de selectie van de patiënten en stuurt u een bestand naar de instantie die de uitvoering van de cervix-screening verzorgt. U verwerkt dan naderhand alleen nog de uitslagen. In al deze gevallen kunt u de Cervix-module van Mira gebruiken. Met behulp van de Cervix-module van Mira kunt u cohorten samenstellen en patiënten selecteren, die u vervolgens een oproepbrief stuurt. De cohorten kunt u zelf samenstellen aan de hand van oproepdatum en geboortejaar. De selectie vindt plaats op basis van leeftijd, code geslacht en indicatoren die aangeven of een patiënt wel of niet moet worden geselecteerd (bijv. patiënten die een totale uterus extirpatie hebben ondergaan, worden niet geselecteerd). Van de geselecteerde patiënten kunt u een (adressen)bestand maken, dat u vervolgens kunt gebruiken om etiketten af te drukken of adressen boven een oproepbrief af te drukken. Indien de cervixscreening regionaal wordt gecoördineerd, kunt u het adressenbestand aanleveren aan de instantie die de screening uitvoert. CGM Nederland, maart 2012 Pagina i

5 Voorbereiding 1 Voorbereiding Controleren ruiters Dit hoofdstuk beschrijft de voorbereidingen, die u dient uit te voeren alvorens de cervix-module te gebruiken. De voorbereidingen bestaan uit het eenmalig controleren van ruiters en basisverrichtingen. Als u de oproep voor het cervix-uitstrijkje zelf verzorgt, is het verstandig een basis oproepbrief te maken. 1.1 Controleren ruiters De volgende ruiters moeten in het stambestand Ruiters aanwezig zijn, omdat ze een rol spelen bij het selecteren van de patiënten: Ruiter UE CW Betekenis Uterus extirpatie Cervix-screening geweigerd U kunt als volgt controleren of de ruiters in de database aanwezig zijn: 1. Klik in de menubalk op Stamgegevens 2. Klik in het uitklapmenu op Ruiters De pagina Ruiters wordt getoond 3. Vul in het tekstvak Multizoek de code CW in en druk op de knop Zoek Als in het overzicht Zoekresultaat geen regel verschijnt, dan is de ruiter niet aanwezig. In dat geval moet u de ruiter toevoegen (zie Bijlage A Ruiters toevoegen) 4. Herhaal stap 3 voor de ruiter UE Patiënten met de ruiter UE worden niet geselecteerd. 1.2 Controleren verrichtingen Ten behoeve van de het registreren van het medisch handelen is het noodzakelijk dat een aantal basisverrichtingen betreffende de cervixscreening in het basisverrichtingenbestand aanwezig zijn. Hierbij gaat het om de volgende verrichtingen: Code BCH BCO BCU Betekenis Cervix herhaaloproep Cervix oproep Cervix-uitstrijk gemaakt in kader van bevolkingsonderzoek CGM Nederland, maart 2012 Pagina 1-1

6 Basisoproepbrief maken U kunt dit als volgt controleren: Voorbereiding 1. Klik in de menubalk op Stamgegevens 2. Klik in het uitklapmenu op Basisverrichtingen De pagina Basisverrichtingen wordt getoond 3. Vul in het tekstvak Multizoek de letters BC in en klik op de knop Zoeken Controleer of de verrichtingen in het overzicht staan. Als de verrichtingen niet in het overzicht staan, moet u ze toevoegen (zie Bijlage B Basisverrichtingen Cervix) Let op! Aan de verrichting BCU is een tarief gekoppeld. Om deze verrichting te kunnen declareren, moet ze voorzien zijn van een geldige Vektis-code. In Bijlage B Basisverrichtingen Cervix kunt u lezen, waarop u moet letten. 1.3 Basisoproepbrief maken Een basisoproepbrief heeft u alleen nodig, als u gebruik maakt van de functie Afdruk samenvoegen (Mail Merge) van Microsoft Word. Hoe u een dergelijke brief kunt maken en toevoegen aan Mira, kunt u lezen in de handleiding Selecteren en oproepen, hoofdstuk 2 Voorbereiding, paragraaf 2.1 Basisoproepbrief maken Als u met standaard oproepkaarten werkt of een adressenbestand aan een instantie (gemeente of GGD) levert, heeft u geen basisbrief nodig. Pagina 1-2 CGM Nederland, maart 2012

7 Patiënten selecteren 2 Patiënten selecteren Cohorten samenstellen Patiënten worden geselecteerd op basis van een (jaar)schema dat u zelf samenstelt. Tijdens het selecteren wordt op basis van diverse criteria gecontroleerd of patiënten worden uitgesloten van een cohort. 2.1 Cohorten samenstellen Patiënten tussen 30 en 60 jaar hoeven in principe slechts eens in de 5 jaar te worden opgeroepen. Cohorten worden samengesteld per jaar. Voor 2007 moet u patiënten selecteren uit 1947 (60 jaar), 1952 (55 jaar), 1957 (50 jaar), (30 jaar). Voor 2008 zijn dat de jaren 1948, 1953, 1958, Etc. Als u de cervixscreening uitvoert in samenwerking met een regionale instantie, krijgt u vaak een schema met de geboortejaren van de in aanmerking komende patiënten. Dit schema kunt u gebruiken om de cohorten samen te stellen. U kunt de oproepjaren als volgt zichtbaar maken: 1. Klik in de menubalk op Patiënten. 2. Klik in het uitklapmenu op Cervix-module. De pagina Cohorten wordt geopend en in het overzicht Jaar Oproep ziet u de jaren, waarvoor cohorten zijn gedefinieerd Bestaand oproepjaar selecteren Als u het schema van een bestaand oproepjaar wilt wijzigen of verwijderen, moet u het eerst selecteren in het overzicht. Dit kan op twee manieren: door in het overzicht op het betreffende jaar te dubbel-klikken of; door in het overzicht op het betreffende jaar te klikken en vervolgens op de knop Selecteer te klikken. In het overzicht ziet u alleen nog het geselecteerde oproepjaar en in het schema daaronder zijn de bijbehorende cohortjaren ingevuld (zie Figuur 2-1). Als u een ander oproepjaar wilt selecteren moet u op de knop Leeg klikken. Hierdoor wordt het schema leeggemaakt en in het overzicht worden weer alle oproepjaren getoond. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-1

8 Cohorten samenstellen Patiënten selecteren Figuur Oproepjaar verwijderen Als u een oproepjaar wilt verwijderen, moet u in het overzicht het betreffende jaar selecteren en vervolgens op de knop Verwijderen klikken. Op het scherm verschijnt de vraag of zeker weet dat u het oproepschema wilt verwijderen. Als u op de knop Ja (Yes) klikt, wordt het oproepjaar en het bijbehorende schema verwijderd. Alsuop Annuleren (Cancel) drukt, gebeurt niets Schema oproepjaar wijzigen Als u wijzigingen wilt aanbrengen in een schema (bijv. omdat de oproepdatum bij nader inzien niet schikt), dan kunt het oproepjaar selecteren en alles behalve het jaartal zelf wijzigen. Dit heeft natuurlijk alleen zin zolang er nog geen acties t.a.v. de cohorten hebben plaatsgevonden. Wijzigingen bewaart u door op de knop Wijzig te klikken. Pagina 2-2 CGM Nederland, maart 2012

9 Patiënten selecteren Nieuwe cohorten samenstellen Cohorten samenstellen Een nieuw cohort samenstellen gaat als volgt: 1. Zorg ervoor dat de pagina Cohorten zichtbaar is en dat GEEN oproepjaar geselecteerd is. Eventueel op de knop Leeg klikken. 2. Vul in het tekstvak Oproepschema voor jaar het jaartal in, waarvoor u nieuwe cohorten wilt samenstellen. 3. Vul in het tekstvak Herinnertermijn in dagen een getal in dat aangeeft hoeveel dagen vóór de oproepdatum u een signaal van Mira wilt ontvangen. Als u hier het getal 14 invult, geeft Mira 14 dagen vóór een van de oproepdatums een melding. U weet dan dat u actie moet ondernemen m.b.t. het versturen van oproepbrieven of -kaarten voor een bepaald cohortjaar. Deze functie is momenteel nog niet actief binnen Mira. Tot die tijd moet u zelf in de gaten houden wanneer de oproepbrieven moeten worden verstuurd. 4. Vul in het eerste tekstvak Datum oproep een datum in waarop u de patiënten van het eerste cohort naar de praktijk wilt laten komen. U kunt zelf een datum invullen in het formaat dd-mm-eejj. U kunt echter ook een datumselectievenster openen (zie Figuur 2-2) door op het vergrootglas rechts naast het tekstvak Datum oproep te klikken. Figuur 2-2 Als de gewenste maand niet in het venster zichtbaar is, kunt u door de maanden bladeren door op de knoppen en links en rechts van de naam van de maand te klikken. U kunt een datum kiezen door te dubbelklikken op de gewenste dag. Het datumselectievenster wordt gesloten en de gekozen datum wordt in het tekstvak ingevuld. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-3

10 Cohorten samenstellen Patiënten selecteren De meest linkse kolom is altijd maandag. De twee kolommen rechts in het venster tonen de datums op zaterdag en zondag 5. Vul in het eerste tekstvak Cohortjaar het geboortejaar in van het cohort dat u wilt oproepen. Wellicht is het handig hier het geboortejaar van de oudste of jongste op te roepen patiënten in te vullen. De overige cohortjaren kunt u dan in oplopende of aflopende volgorde invullen. Voorbeeld: Voor het oproepjaar 2007, kunt u voor het eerste cohortjaar bijv kiezen. Het eerste cohort bevat dan patiënten met een leeftijd van 60 jaar. Op de tweede regel vult u dan het cohortjaar 1952 in (patiënten met een leeftijd van 55 jaar). Op de derde regel vult u het cohortjaar 1957 in (patiënten van 50 jaar). Op de volgende regels vult u iedere keer een cohortjaar in dat 5 jaar later valt dan het vorige. Vul de regels totdat het cohortjaar nog maar 30 jaar verschilt van het huidige jaar. Het is niet noodzakelijk de cohorten in een bepaalde volgorde in te vullen; zolang u er maar voor zorgt dat de juiste jaartallen worden ingevuld. 6. De kolom Gedaan hoeft u niet te vullen. Dat gebeurt automatisch nadat u de patiënten van een cohort heeft opgeroepen. 7. Vul in het eerste tekstvak Vangnet een datum in, waarop u de patiënten wilt oproepen, die bij de eerste oproep zijn overgeslagen (bijv. wegens zwangerschap of op basis van risicofactoren). De datum voor het vangnet moet zinvol gekozen worden. Als u de oproep volgens het vangnet te dicht na de oproepdatum plaatst, bestaat de kans dat te veel vrouwen binnen het betreffende cohort ten onrechte een nieuwe oproep ontvangen. Deze functie is momenteel nog niet actief binnen Mira. U zult dus zelf moeten controleren of er nog patiënten zijn, die alsnog een oproep moeten ontvangen. 8. De kolom Bewerkt hoeft u niet in te vullen. Deze kolom heeft dezelfde functie als de kolom Gedaan; hij wordt automatisch gevuld. 9. Vul de overige regels in voor de resterende cohortjaren. 10. Klik op de knop Opslaan om het schema te bewaren. Nadat u op de knop Opslaan heeft gedrukt, worden de kolommen leeggemaakt en het nieuwe jaar van oproep wordt in het overzicht getoond. Als u een andere Mira-pagina opent, voordat u op de knop Opslaan heeft geklikt, worden nieuwe of gewijzigde schema s niet bewaard. Pagina 2-4 CGM Nederland, maart 2012

11 Patiënten selecteren 2.2 Selecteren cervix oproep Selecteren cervix oproep Met behulp van de functie Selecteren cervix oproep kunt u de selectiemethode ten behoeve van de cervixoproep aangeven. Hierbij staan u drie selectiemethoden ter beschikking (zie Figuur 2-3). Figuur 2-3 U kunt als volgt een van de methoden kiezen: 1. Start indien nodig de cervix-module via de menu-opties Patiënten en Cervix-module. Hierdoor wordt de pagina Cohorten geopend. 2. Klik in het menu links op de optie Select. cervix oproep. De pagina Cervix Oproep wordt geopend. U ziet de keuzemogelijkheden uit Figuur 2-3 op het scherm. 3. Kies een selectie-methode door op het bijbehorende keuzerondje te klikken. 4. Klik op de knop Selecteer. Afhankelijk van uw keuze wordt een pagina geopend, waarin u kunt aangeven welke cohorten moeten worden geselecteerd Selectie volgens jaarschema Als u gekozen heeft voor de selectie-methode Selectie volgens jaarschema, wordt het dialoogvenster Cervix jaarschema geopend. In dit venster ziet u de cohorten en een aantal selectiecriteria. Op basis van deze criteria kunnen patiënten worden uitgesloten van een oproep. In Figuur 2-4 ziet u de inhoud van het dialoogvenster Cervix jaarschema, met het jaarschema en de cohorten van De tabel links bevat het oproepschema. Rechts op het scherm staan de selectiecriteria. U kunt nu op verschillende manieren patiënten selecteren: alle patiënten van een, meer of alle cohortjaren patiënten van een, meer of alle cohortjaren uit een bepaalde geboortemaand CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-5

12 Selecteren cervix oproep Patiënten selecteren Alle patiënten per cohortjaar Figuur 2-4 Als u alle patiënten van een, meer of alle cohortjaren wilt selecteren, kunt u gebruikmaken van de datum in het veld Oproepdatum. Met behulp van deze datum kunt u automatisch de op te roepen cohorten aangeven. Als u op de knop Selecteer klikt, controleert MIRA welke oproepdatums van het jaarschema in dezelfde maand vallen als de datum in het veld Oproepdatum. Bij die datums wordt automatisch de letter J ingevuld in de kolom Oproepen. In het voorbeeld in Figuur 2-4 plaatst Mira in regel 1 en 2 de letter J in de kolom Oproepen, omdat de datum voor de oproep van de cohortjaren 1947 en 1952 in dezelfde maand ligt als de datum in het veld Oproepdatum. U kunt de datum in het veld Oproepdatum wijzigen om zo andere cohortjaren te kunnen oproepen. Pagina 2-6 CGM Nederland, maart 2012

13 Patiënten selecteren Selecteren cervix oproep Als u de maand in het veld Oproepdatum wijzigt en u klikt vervolgens op de knop Selecteer, dan wordt op de regels waar de letter J was ingevuld de letter N geplaatst. Tevens wordt op de regels waarvan de maand in het veld Datum oproep overeenkomt met de maand uit het veld Oproepdatum de letter J geplaatst. U kunt uiteraard zelf de waarde in de kolom Oproepen wijzigen. Op die manier kunt u de cohorten van één, meer of alle cohortjaren selecteren voor een oproep Patiënten uit een bepaalde geboortemaand Met een combinatie van de kolom Oproepen en de velden Geb.maand vanaf en Geb.maand t/m kunt u heel nauwkeurig sturen welk deel van de aanmerking komende vrouwen u wilt selecteren. Er zijn instanties en huisartsen die vrouwen graag willen oproepen in hun geboortemaand. Hierdoor vindt de screening plaats op of rond de leeftijd, die door het cohortjaar wordt aangegeven. Als u per cohort werkt (zonder de geboortemaand bij het selectieproces te betrekken) kunnen vrouwen die eind december geboren zijn eventueel al in januari opgeroepen worden (bijna een jaar te vroeg!). Selecteren per geboortemaand voor alle cohortjaren kan als volgt: 1. Klik in de eerste regel in de kolom Oproepen. Hierdoor wordt de cursor in het veld geplaatst. 2. Vul de letter J in. 3. Druk op <Enter>. Hierdoor wordt de cursor naar de volgende regel in de kolom Oproepen verplaatst. 4. Herhaal instructies 2 en 3 voor de overige cohortjaren. 5. Klik in het veld Geb.maand vanaf. Hierdoor wordt de cursor in het veld geplaatst. 6. Vul het nummer van de geboortemaand van de te selecteren patiënten in. 1 voor januari, 2 voor februari, etc. 7. Druk op <Enter> om de cursor naar het veld Geb.maand t/m te verplaatsen 8. Vul hier hetzelfde nummer als in het veld Geb.maand vanaf Hiermee selecteert u van alle cohortjaren de patiënten met een bepaalde geboortemaand. Door niet overal in de kolom Oproepen de letter J in te vullen en de maandnummers in de velden Geb.maand van en Geb.maand t/m niet aan elkaar gelijk te maken, kunt u het aantal op te roepen patiënten naar eigen inzicht variëren. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-7

14 Selecteren cervix oproep Selectiecriteria Patiënten selecteren Op basis van een aantal selectiecriteria wordt bepaald of patiënten in aanmerking komen voor een oproep. Een paar van deze criteria kunt u tijdens het selectieproces beïnvloeden. Een patiënt wordt uitgesloten van de selectie (exclusie) in een van de volgende gevallen: als de ruiter UE (= uterus extirpatie) gekoppeld is; als de ruiter CW (= cervix weigeraar) gekoppeld is; als op basis van de meetwaarden blijkt dat een oproep ongewenst of niet nodig is (bijv. patiënt is pas geleden gescreend); als de patiënt zwanger is; als de patiënt minder dan een half jaar geleden is bevallen; als de patiënt een PAP-advies heeft (PAPH). Deze criteria kunt u niet beïnvloeden tijdens het selectieproces. Ruiters, meetwaarden, datum bevalling en PAP-advies worden op diverse momenten aan patiënten gekoppeld. Tijdens het selecteren wordt hiermee wel rekening gehouden. Verrichtingen De drie velden met verrichtingcodes staan er puur ter informatie. Als u de juiste codes heeft geselecteerd, ziet u in het overzicht, dat na het uitvoeren van de selectie verschijnt, de datums waarop deze verrichtingen voor het laatst aan een patiënt zijn gekoppeld. De verrichtingen spelen geen rol in het selectieproces. U kunt wel invloed uitoefenen op de volgende criteria: Categorie Hier kunt u aangeven welke soort patiënten bij het selectieproces wilt betrekken. Standaard is hier de categorie Vaste patiënten ingevuld, hetgeen in de meeste gevallen correct zal zijn. Door op de keuzelijst te klikken kunt u zo nodig een andere categorie selecteren. Artscode In deze keuzelijst kunt u aangeven van welke arts u de patiënten wilt selecteren. Standaard is hier de naam van de ingelogde arts zichtbaar. Door op de keuzelijst te klikken, worden de diverse keuzes zichtbaar. U kunt een andere arts kiezen door op de naam te klikken. De keuze Alle zorgt ervoor dat de patiënten van alle artsen worden betrokken in het selectieproces. Pagina 2-8 CGM Nederland, maart 2012

15 Patiënten selecteren De velden Peildatum en Herkenning bestand spelen geen rol bij de selectie. De peildatum kan echter wel grote invloed hebben op het resultaat van de selectie. Peildatum De datum in dit veld is het uitgangspunt van de berekeningen die tijdens het selectieproces plaatsvinden. Alle datums die tijdens het selectieproces een rol spelen (bijv. datum bevalling, registratie meetwaarden, gekoppelde verrichtingen, etc.) worden gerelateerd aan de peildatum. Als bijv. de registratiedatum van een relevante meetwaarde (bijv. PAP-advies) meer dan 1 jaar vóór de peildatum ligt, dan wordt met die meetwaarde bij het selecteren geen rekening gehouden. Tevens wordt gecontroleerd of een evt. aanwezige follow-up datum in de periode tussen registratie- en peildatum ligt. Is dat het geval dan wordt de patiënt niet opgeroepen. Ook wordt de bevallingsdatum gecontroleerd. Indien deze datum minder dan een half jaar na de peildatum ligt, wordt de patiënt niet opgeroepen. Er vinden geen exclusies plaats op basis van verrichtingen. Selecteren cervix oproep Herkenning bestand In het veld Herkenning bestand wordt automatisch de naam van het tijdelijke bestand ingevuld, waarin de geselecteerde gegevens worden opgenomen. De naam is gebaseerd op de datum in combinatie met het nummer van de arts binnen de praktijk. U kunt de naam overschrijven met een zelf gekozen naam, doch daarvoor heeft u slechts 4 posities. Het verdient aanbeveling de automatisch gegenereerde naam niet te wijzigen. U kunt per dag slechts één selectiebestand genereren. Een volgende selectie die op dezelfde dag wordt uitgevoerd, krijgt dezelfde naam (indien de artscode gelijk is aan de vorige keer). Het programma geeft in dat geval een waarschuwing dat er al een bestand met dezelfde naam aanwezig en vraagt of u dit bestand wilt overschrijven. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-9

16 Selecteren cervix oproep Selectie uitvoeren en bewaren Patiënten selecteren 1. Klik op de knop Uitvoeren om de patiënten te selecteren. Hierdoor wordt het dialoogvenster Uitvoeren Cervixselectie geopend. Na enige ogenblikken worden in het overzicht alle patiënten getoond, die op basis van de diverse criteria geselecteerd zijn (zie Figuur 2-5). U kunt dit overzicht niet muteren. Het is alleen ter informatie. 2. Klik op de knop Opslaan om de selectie te bewaren. Het dialoogvenster Uitvoeren Cervixselectie wordt gesloten. U ziet nu weer het dialoogventer Cervix jaarschema. 3. Klik op de knop Sluit om het dialoogvenster Cervix jaarschema te sluiten. U ziet nu weer de pagina Cervix oproep. Als u er niet zeker van bent dat alle informatie correct is, hoeft u de selectie niet te bewaren en kunt u het selectieproces afbreken door op de knop Sluiten te klikken. Een waarschuwing geeft aan dat de selectie niet is opgeslagen. Klik op de knop Ja (Yes) als u wilt doorgaan en de selectie NIET wilt bewaren. Figuur 2-5 Pagina 2-10 CGM Nederland, maart 2012

17 Patiënten selecteren Overzicht geselecteerde patiënten Selecteren cervix oproep Voor de duidelijkheid is in Figuur 2-5 de kolombreedte aangepast om ervoor te zorgen dat alle relevante kolommen zichtbaar zijn. Normaal staat rechts van de kolom Naam de kolom Voorl. Deze is in de afbeelding niet zichtbaar Handmatige selectie De kolommen Naam, Voorl. en GebDat spreken voor zich. De kolom Excl.UE (exclusie op basis van ruiter UE) bevat de letters UE, als aan de betreffende patiënt de ruiter UE (uterus extirpatie) gekoppeld is. Deze patiënt wordt niet opgeroepen. Voor de kolom Excl.CW (exclusie op basis van ruiter CW) geldt hetzelfde, zij het dat het nu om de ruiter CW (Cervixscreening geweigerd) gaat. Ook deze patiënt wordt niet opgeroepen. De kolommen Excl.MW (exclusie op basis van meetwaarde), Reg.dat MW (registratiedatum meetwaarde en Fol.dat MW (follow-up datum meetwaarde) horen bij elkaar. Indien in de kolom Excl.MW een kruisje staat, wordt de betreffende patiënt niet opgeroepen. In dat geval staat in kolommen Reg.dat MW en/of Fol.dat MW een datum. De kolommen Excl.Beval. (exclusie op basis van de bevallingsdatum) en Beval.dat. horen ook bij elkaar. Indien in de kolom Excl.Beval. een kruisje staat, wordt de betreffende patiënt niet opgeroepen. In dat geval staat in de kolom Beval.dat. de (vermoedelijke) bevallingsdatum. De kolommen Dat.Oproep (datum oproep), Dat.Uitstr. (datum uitstrijkje) en Dat.Rappel (datum herhaaloproep) bevatten de datums waarop voor het laatst de verrichtingen BCO (cervix-oproep), BCU (cervix-uitstrijkje) en BCH (cervix-herhaaloproep) aan de patiënt zijn gekoppeld, voorzover deze datums minder dan 1 jaar vóór de peildatum liggen. Datums in één van deze kolommen leidt niet tot exclusie. Deze patiënten worden dus wel opgeroepen. Behalve volgens een zelf samengesteld jaarschema, kunt u de patiënten ook selecteren door zelf de cohortjaren in te vullen in een tabel. De selectie verloopt daarna exact gelijk aan het op de voorgaande pagina s beschreven proces. Als u gekozen heeft voor de optie Handmatige selectie, wordt het dialoogvenster Cervix jaarschema geopend. Nu is echter geen compleet ingevuld schema zichtbaar, maar slechts de kolom Cohortjaar met lege tekstvakken (zie Figuur 2-6). CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-11

18 Selecteren cervix oproep Patiënten selecteren U kunt zelf de jaartallen invullen van de cohorten die u wilt oproepen. De overige velden in het dialoogvenster hebben exact dezelfde betekenis en functie als bij het selecteren volgens een vooraf ingevuld jaarschema (zie paragraaf Selectiecriteria op pagina 2-8 e.v.). Nadat u op de knop Uitvoeren heeft geklikt, verloopt de selectieprocedure precies gelijk aan de procedure zoals beschreven bij de selectie volgens jaarschema Selectie volgens vangnet Figuur 2-6 Deze functie is bedoeld om patiënten te selecteren die om bepaalde redenen bij een eerdere selectie niet zijn opgeroepen. Momenteel is de vangnetfunctie nog niet operationeel in Mira. U kunt echter hetzelfde effect bereiken door de eerder uitgevoerde selectie na bijv. een half jaar nogmaals uit te voeren. Als u de uitslagen van de cervix-screening heeft verwerkt, worden de patiënten een half Pagina 2-12 CGM Nederland, maart 2012

19 Patiënten selecteren jaar later niet nog eens opgeroepen (tenzij de uitslag van het onderzoek daar aanleiding toe geeft). Zij krijgen dan een exclusie op basis van geregistreerde meetwaarden. U moet dan wel exact dezelfde selectie uitvoeren als de vorige keer om er zeker van te zijn dat geen patiënten worden overgeslagen. 2.3 Bewerken cervix oproep Na het selecteren van de patiënten moet u de selectie bevestigen/accorderen. Dit kan met de functie Bewerken cervix oproep. U kunt de functie als volgt starten: Bewerken cervix oproep 1. Start indien nodig de Cervix-module door in de menu-balk te klikken op Patiënten en in het uitklapmenu te klikken op Cervix-module. De pagina Cohorten wordt geopend. 2. Klik in het menu links op de optie Bewerk cervix oproep. De pagina Bewerken selectie wordt geopend. Bovenaan de pagina staat een overzicht met selectiebestanden. Onder de knop Selecteer is ruimte voor het tonen van de geselecteerde patiënten. 3. Klik in het overzicht op de regel met het te accorderen selectiebestand. De naam van het selectiebestand bestaat uit de datum waarop het is gemaakt gevolgd door het nummer van de arts. 4. Klik op de knop Selecteer. De ruimte onder de knop wordt gevuld met de gegevens van de patiënten uit het selectiebestand. Dit overzicht bevat dezelfde informatie als het overzicht dat werd getoond tijdens het selecteren. U kunt de informatie in het selectiebestand niet bewerken. U kunt geen patiënten uit de selectie verwijderen. Alle patiënten waarbij geen exclusie is ingevuld, krijgen een oproep. Dit is conform de regels van het NHG met betrekking tot de cervix-screening. Op deze wijze wordt voorkomen dat patiënten, die geen gevolg geven aan de oproep, zich kunnen beroepen op het feit dat ze geen oproep hebben ontvangen. 5. Klik op de knop Accorderen om de selectie te bevestigen. Op het scherm verschijnt de vraag of u zeker weet dat u het bestand wilt accorderen. 6. Klik op de knop Ja (Yes) om de vraag te bevestigen. Er verschijnt een melding als het accorderen klaar is. 7. Klik op de knop OK om het bevestigen af te ronden. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-13

20 Cervix oproepacties 2.4 Cervix oproepacties Patiënten selecteren Na het samenstellen van de cohorten, het selecteren van de patiënten en het accorderen van de selectie, moet u de geselecteerde patiënten nog oproepen. Vóórdat u een adressenbestand maakt, moet u de verrichting BCO (cervix-oproep) aan de geselecteerde patiënten koppelen. Dit kan met behulp van de functie Cervix oproepacties. U kunt de functie als volgt starten: 1. Start indien nodig de Cervix-module door in de menu-balk te klikken op Patiënten en in het uitklapmenu te klikken op Cervix-module. De pagina Cohorten wordt geopend. 2. Klik in het menu links op de optie Cervix oproepacties. De pagina Oproep acties wordt geopend. Bovenaan de pagina staat een overzicht met geaccordeerde selectiebestanden. Onder de knop Selecteer is ruimte voor het tonen van de geselecteerde patiënten. 3. Klik in het overzicht met bestanden op de regel met het geaccordeerde selectiebestand. Figuur 2-7 Pagina 2-14 CGM Nederland, maart 2012

21 Patiënten selecteren 4. Klik op de knop Selecteer. De ruimte onder de knop wordt gevuld met de gegevens van de patiënten uit het selectiebestand. In de kolom Sel. kunt u zien of een patiënt wel of geen oproep krijgt. Als bij een patiënt de tekst Nee is ingevuld, kunt u in de kolom Reden Excl. zien waarom de patiënt niet wordt opgeroepen (zie Figuur 2-7) Verrichting aan patiënten koppelen Voordat u de patiëntgegevens definitief doorsluist naar de module Oproepen, dient u de verrichting BCO (=cervix oproep) aan de patiënten te koppelen. Hiermee geeft u aan dat de betreffende patiënten een oproep hebben ontvangen. 1. Klik op de knop Zet verrichting. Het dialoogvenster Cervix Zet Verrichting BCO wordt geopend. Cervix oproepacties Als u aan de patiënten al eerder de verrichting BCO heeft gekoppeld, verschijnt een melding op het scherm dat de actie niet kan worden uitgevoerd. U kunt deze melding sluiten door op de knop OK te klikken. In dit dialoogvenster kunt u aangeven uit welk bestand de betaler moet worden opgehaald. Tevens kunt u -indien gewenst- een datum voor de verrichting aangeven (zie Figuur 2-8). Figuur 2-8 In dit geval kunt u het beste kiezen voor de optie Uit verrichting. De verrichting BCO is een puur administratieve verrichting, die niet gedeclareerd wordt. Wel moet bij de verrichting een betaler zijn ingevuld. Als u het tarief op H 0,00 instelt, wordt de verrichting bij het declareren overgeslagen. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-15

22 Hoe verder? Patiënten selecteren 2. Vul in het tekstvak Datum Verrichting een datum in. U bent verplicht hier een datum invullen. Als u hier niets invult, verschijnt naderhand een melding op het scherm. 3. Klik op de knop Opslaan. Op het scherm verschijnt de melding dat u een verrichting gaat schrijven. 4. Klik op de knop Ja (Yes). Na enige ogenblikken ziet u de mededeling dat een batchproces is gestart. 5. Klik op de knop OK. Het overzicht wordt leeggemaakt Selectiebestand naar oproep 2.5 Hoe verder? De volgende stap in het proces is het doorsluizen van de geselecteerde patiënten naar de oproep-module. 1. Zorg ervoor dat de pagina Oproep-acties van de cervix-module geopend is. 2. Selecteer in het overzicht bovenaan de pagina het selectiebestand, waarvan u de gegevens naar de oproep-module wilt doorsturen. 3. Klik op de knop Selecteer. De ruimte onder de knop wordt gevuld met patiëntgegevens uit het geselecteerde bestand. 4. Klik op de knop Naar oproep. De uitvoering van deze functie heeft geen uitvoer naar het scherm tot gevolg. Hooguit ziet u de cursor een paar keer wijzigen in de zandloper, ten teken dat een programmafunctie actief is. U heeft nu alle handelingen verricht om de juiste patiënten te selecteren. U kunt nu op verschillende manieren verder gaan: Adres-etiketten afdrukken. Adressen boven de oproepbrief afdrukken (met behulp van de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word). Adressenbestand naar instantie versturen Adres-etiketten afdrukken Het afdrukken van adres-etiketten gaat snel en gemakkelijk. Bovendien is het gemakkelijk de hoeveelheid patiënten over verschillende dagen te spreiden. Het afdrukken van adres-etiketten is beschreven in de handleiding Selecteren en oproepen, hoofdstuk 3 Adresetiketten afdrukken. Pagina 2-16 CGM Nederland, maart 2012

23 Patiënten selecteren Adressen in oproepbrief afdrukken Verrichting BCU koppelen Als u met vensterenveloppen werkt, kunt u met behulp van de functie Afdruk samenvoegen (Mail merge) van de tekstverwerker MS-Word gepersonaliseerde oproepbrieven maken. In dat geval hoeft u geen etiketten te plakken. Het afdrukken van adressen in de oproepbrief is beschreven in de handleiding Selecteren en oproepen, hoofdstuk 4 Afdruk samenvoegen in MS-Word Adressenbestand naar instantie versturen In de handleiding Selecteren en oproepen, hoofdstuk 4 Afdruk samenvoegen in MS-Word, paragraaf 4.1 Adressenbestand maken staat beschreven hoe u vanuit een selectiebestand een adressenbestand kunt maken. Het bestand dat u heeft opgeslagen kunt u met behulp van de Windows Verkenner (Windows Explorer) naar diskette kopiëren. U kunt het bestand ook via naar de betreffende instantie versturen. 2.6 Verrichting BCU koppelen Als u het maken van de uitstrijkjes zelf uitvoert, moet u niet vergeten de verrichting BCU aan de patiënt te koppelen. Deze verrichting kan wel worden gedeclareerd. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 2-17

24 Verwerken cervix-uitslagen 3 Verwerken cervix-uitslagen Uitslag invoeren Nadat de uitstrijkjes in het laboratorium zijn gecontroleerd, ontvangt u de uitslagen. Met behulp van de meetwaarde KOPAC-B kunt u de uitslagen aan de patiënten koppelen. KOPAC-B staat voor Kompositie Ontstekingsverschijnselen Plaveiselepitheel Andere cellen Cilinderepitheel Beoordeelbaarheid U hoeft slechts de meetwaarde KOPAC-B op te roepen en de waarden in te vullen, die u van het laboratorium ontvangen heeft. Meer informatie over de cytologische classificatie van de cervix-uitstrijken vindt u in de NHG-Standaard Cervix-uitstrijken, die u op de website van het NHG kunt lezen ( 3.1 Uitslag invoeren Het verwerken van de uitslagen verloopt als volgt: 1. Activeer de patiëntmodule door in de menubalk te klikken op Patiënten en uit het uitklapmenu te kiezen voor Patiëntbeheer. 2. Roep de patiënt op, aan wie u de uitslagen wilt koppelen. 3. Klik in het linker menu op de optie Uitslagen. Het dialoogvenster Uitslagen meting wordt geopend, waarbij de cursor automatisch in het tekstvak Onderzoek wordt geplaatst. 4. Vul in het tekstvak Onderzoek de code kopacb in en druk op <Enter> Het dialoogvenster Onderzoek wordt geopend. In het overzicht staat de omschrijving KOPACB. 5. Klik op de knop Selecteer Het dialoogvenster Onderzoek wordt gesloten en de bijbehorende metingen worden ingevuld in de tabel in het dialoogvenster Uitslagen meting (zie Figuur 3-1) Figuur 3-1 CGM Nederland, maart 2012 Pagina 3-1

25 Uitslag invoeren Verwerken cervix-uitslagen 6. Plaats de cursor in het tekstvak Uitslag achter de meting op de eerste regel. 7. Vul nu het getal in dat u van het laboratorium heeft ontvangen. Dit getal bestaat uit 6 cijfers. Elk cijfer heeft een bepaalde betekenis voor de KOPACB-codering. Mira vertaalt het ingevulde getal naar metingen en omschrijvingen. 8. Verplaats de cursor naar het tekstvak Uitslag op de tweede regel 9. Vul hier het PAP-advies in dat in het lab-bericht staat. U kunt de waarden van de uitslag in het journaal opnemen, door een vinkje te plaatsen in het selectievakje Uitslagwaardes opnemen in journaalregel? Standaard is hier een vinkje ingevuld. Het selectievakje staat onderaan in het dialoogvenster rechts naast de knop Sluit (zie Figuur 3-2) Figuur Geef aan of u de waarden van de uitslag wilt opnemen in het journaal Als u dit niet wil, moet u het vinkje weghalen door op het selectievakje te klikken 11. Klik op de knop Opslaan De kopac-b codering wordt vertaald en opgeslagen. Het dialoogvenster Uitslagen meting wordt gesloten. Als u het resultaat van het toevoegen van de uitslag wilt zien, kunt u dat op twee manieren doen: via de menu-optie Uitslagen via de menu-optie Bekijken uitslagen Uitslag raadplegen via menu-optie Uitslagen 1. Klik in het menu links op de optie Uitslagen. Het dialoogvenster Uitslagen meting wordt geopend. In het overzicht bovenin het venster staan de bepalingen en metingen. De meest recente bovenaan. 2. Klik op de meting waarvan u de waarden wilt bekijken De bovenste regel in het overzicht is automatisch geselecteerd. Als dit de gewenste meting is, dan hoeft u niets te doen. In de tabel onderin het venster staan de metingen, de uitslagen en de bijbehorende waarden (zie Figuur 3-3). Het invullen van de 6-cijferige uitslag heeft geresulteerd in 6 regels met KOPACB-metingen met bijbehorende uitslagen en waarden (regels 3 t/m 8). Pagina 3-2 CGM Nederland, maart 2012

26 Verwerken cervix-uitslagen Uitslag invoeren Uitslagen wijzigen Figuur 3-3 Het PAP-advies dat u heeft ingevuld heeft een follow-up datum opgeleverd die aangeeft wanneer de volgende cervix-screening is vereist. De twee laatste kolommen in de tabel geven aan wat de uitslag van de vorige screening was en wanneer die heeft plaatsgevonden. Als u een uitslag achteraf wilt wijzigen of u wilt weten welke code u bij een bepaalde meting kunt invullen, kunt u op het vergrootglas klikken achter de betreffende regel. Er wordt dan een dialoogvenster geopend, waarin de codes en omschrijvingen worden getoond (zie Figuur 3-4). U kunt een code selecteren door op de regel in het overzicht te klikken. Als u vervolgens op de knop Selecteer klikt, wordt het dialoogvenster gesloten en wordt de code en bijbehorende omschrijving in de uitslagen-tabel van de patiënt ingevuld. Op deze wijze kunt u uitslagen achteraf wijzigen. CGM Nederland, maart 2012 Pagina 3-3

27 Uitslag invoeren Verwerken cervix-uitslagen Figuur Uitslag raadplegen via menu-optie Bekijken uitslagen U kunt een uitslag ook raadplegen via de menu-optie Bekijken uitslagen. In het dialoogventer Uitslagen meting bekijken staan standaard alle uitslagen in chronologische volgorde; de meest recente links in het overzicht (zie Figuur 3-5). Door in de keuzelijst Soort overzicht een andere presentatiewijze te kiezen, wijzigt het overzicht met uitslagen dienovereenkomstig. Meer over het invoeren, raadplegen en wijzigen van uitslagen en metingen vindt u in de handleiding Metingen. Figuur 3-5 Pagina 3-4 CGM Nederland, maart 2012

28 Bijlage A Bijlage A Ruiters toevoegen Ruiters toevoegen Deze bijlage beschrijft hoe u een ruiter aan de database kunt toevoegen. Als een ruiter niet aanwezig is, kunt u hem als volgt toevoegen: 1. Klik in de menubalk op Stamgegevens. 2. Klik in het uitklapmenu op Ruiters. De pagina Ruiters wordt getoond. 3. Klik op de knop Nieuw. Het dialoogvenster Ruiter wordt geopend (zie Figuur A-1). 4. Vul in het veld Code ruiter de gewenste code in. 5. Vul in het veld Omschrijving de betekenis van de ruiter in. 6. Klik op de knop Opslaan. 7. Klik op de knop Sluit. Figuur A-1 CGM Nederland, maart 2012 Pagina A-1

29 Bijlage B Bijlage B Basisverrichtingen Cervix Zoals in het hoofdstuk Voorbereidingen al werd aangegeven, moeten voor het registreren van handelingen m.b.t. de cervixscreening de basisverrichtingen BCO (voor de oproep) en BCH (voor de herhaaloproep) aanwezig zijn. Als u zelf de uitstrijk uitvoert, moet t.b.v. de declaratie ook de verrichting BCU aanwezig zijn. U kunt de basisverrichting BCO als volgt toevoegen: Basisverrichtingen Cervix 1. Klik in de menubalk op Stamgegevens. 2. Klik in het uitklapmenu op Basisverrichtingen. De pagina Basisverrichtingen wordt getoond. 3. Klik op de knop Nieuw. Het dialoogvenster Basis Verrichtingen wordt geopend. 4. Vul de informatie in zoals afgebeeld in Figuur B-1. In velden waarvan de omschrijving gemarkeerd is met een asterisk, bent u verplicht iets invullen. Omdat het hier niet om een officiële prestatiecode gaat, kunt u in het veld Code vektis volstaan met een willekeurig getal (zolang het geen bestaande Vektis-code is). Als u de verrichtingen BCO en BCH toevoegt, moet u erop letten dat in het keuzevak Type verrichting de optie Verrichting in engere zin geselecteerd is, om ervoor te zorgen dat deze verrichtingen tijdens het uitvoeren van de selectie in de keuzelijsten zichtbaar zijn. 5. Klik op de knop Toevoegen. 6. Klik op de knop Sluit. Figuur B-1 CGM Nederland, maart 2012 Pagina B-1

30 Basisverrichtingen Cervix B.1 Verrichting BCU Bijlage B De verrichting BCH kunt u op dezelfde wijze toevoegen. U moet alleen in het veld Verrichting Code de code BCH invullen en in de beide omschrijvingsvelden de omschrijving Cervix herhaaloproep. In Vektis-tabel COD322-CTG staat t.b.v. de cervixscreening de verrichting met prestatiecode (Vektis-code) Ten behoeve van de declaratie moet de verrichting aanwezig zijn in het basisverrichtingenbestand. Mira zoekt echter niet naar prestatiecode 12701, maar naar een verrichting met Verrichting Code BCU. U moet dus controleren of in het basisverrichtingenbestand een verrichting aanwezig is met Vektis-code 12701, die de Verrichting-code BCU heeft. Als een dergelijke verrichting niet aanwezig is, kunt u de bestaande verrichting met code aanpassen. Als de verrichting niet bij de zorgverzekeraar kan worden gedeclareerd, zult u een derde als betaler aan de verrichting moeten koppelen. Zo nodig moet u deze derde eerst aan het derdenbestand toevoegen. Pagina B-2 CGM Nederland, maart 2012