BASISTRAINING GETTING STARTED SAP Workplace Pagina 1/27
Inhoud 1 AAN- EN AFLOGGEN IN SAP WORKPLACE...3 1.1 AANLOGGEN IN SAP WORKPLACE...3 1.2 AFLOGGEN IN SAP WORKPLACE...6 2 BASIS SCHERMEIGENSCHAPPEN...9 2.1 SAP SCHERM...9 2.1.1 SAP Menu...10 2.2 DE MENUBALK...11 2.2.1 De menubalk...11 2.2.2 De standaard werkbalk...12 2.2.3 De titelbalk...12 2.2.4 De navigatiebalk...12 2.2.5 De scherminhoud...13 2.2.6 De statusbalk...14 2.3 SAP BUTTONS...14 2.3.1 Standaard werkbalk buttons...14 2.3.2 Navigatie buttons...15 2.3.3 Matchcode buttons...15 2.3.4 Met data werken...15 2.3.5 Transacties gebruiken...16 2.3.6 Teksten bewerken...16 3 WERKEN IN SAP...17 3.1 MATCHCODES...17 3.1.1 Inleiding...17 3.1.2 Keuzelijst of datumlijst...17 3.1.3 Waardebereik...20 3.2 NAVIGEREN TUSSEN TABBLADEN...21 4 PRINTEN IN SAP...23 4.1 METHODE 1: DE AF TE PRINTEN PAGINA KOMT ALS EEN.PDF BESTAND RECHTSTREEKS OP HET SCHERM TERECHT...23 4.2 METHODE 2: DE AF TE PRINTEN PAGINA KOMT ALS EEN.PDF BESTAND IN UW MAILBOX TERECHT...26 Pagina 2/27
1 Aan- en afloggen in SAP Workplace 1.1 Aanloggen in SAP Workplace Stap 1: Openen startpagina van SAP Workplace via een webbrowser Open één van volgende webbrowsers: Internet Explorer 5.5 Servicepack 1 Netscape 6.1 en ga naar volgende URL : https://sapagat1.rug.ac.be/workplacewpd Druk op enter. Volgend scherm verschijnt: Druk op Yes. Deze waarschuwing verschijnt regelmatig tijdens het werken in SAP. Druk op Yes om verder te kunnen werken. Pagina 3/27
Stap 2: Logon scherm invullen Vul volgende velden in: Veld User Password Beschrijving Accountnaam ontvangen van ARC Init100 Volgende velden worden standaard ingevuld: Veld Beschrijving Client 100 Language Standaard wordt in de Nederlandse taal aangelogd. Men kan ook een andere taal kiezen, maar men kan niet garanderen dat alles zal werken zoals bij het aanloggen in de Nederlandse taal. Druk op. Opgelet!!! Bij de eerste aanmelding, dient men het paswoord in te geven dat door de systeemadminstrator werd aangeleverd. Onmiddellijk verschijnt het volgende scherm, waarin wordt gevraagd om dit paswoord te vervangen. Pagina 4/27
Vul het nieuw paswoord in en herhaal dit paswoord. Druk op. Het startscherm van SAP verschijnt: Pagina 5/27
1.2 Afloggen in SAP Workplace Stap 1: Afsluiten transacties Sluit alle transacties af die zich onder de In gebruik bevinden door op de transactienaam te klikken: rechts van de Pagina 6/27
Stap 2: Afmelden uit SAP Workplace Druk op (afmelden) om SAP volledig af te sluiten. Het volgende scherm verschijnt: Druk op. De webbrowser wordt volledig afgesloten. Pagina 7/27
Opgelet!!! Dit is de enige correcte manier om SAP af te sluiten. Sluit SAP nooit af door enkel de webbrowser af te sluiten Pagina 8/27
2 Basis schermeigenschappen 2.1 SAP Scherm Een SAP scherm bestaat uit een aantal vaste elementen: Pagina 9/27
2.1.1 SAP Menu Het links gedeelte van het SAP scherm is het SAP menu gedeelte. Dit scherm bestaat uit drie onderdelen In gebruik In dit gedeelte van het scherm worden alle openstaande transacties en rapporten vermeld, zodat gemakkelijk van de ene naar de andere transactie kan genavigeerd worden. Workplace favorieten Hieronder kunnen frequent gebruikte transacties of rapporten in een eigen stuctuur ondergebracht worden Rollen Hieronder bevinden zich alle transacties en rapporten die toegankelijk zijn in het SAP systeem. Pagina 10/27
2.2 De menubalk 2.2.1 De menubalk De bovenste (donkerblauwe) balk rechts in de figuur is de menubalk. Deze menubalk bevat menu's voor functionele en administratieve handelingen in het systeem. Tijdens de navigatie door verschillende SAP schermen zullen de opties uit de menubalk veranderen, maar elke menubalk zal steeds 'Systeem' en 'Help' bevatten. Bij het klikken op een item in de menubalk verschijnt een lijst met verschillende opties. Navigeer met de muis naar het gewenste item en door op het gewenste te klikken wordt de actie uitgevoerd. Wanneer een item in de lijst een pijltje naast de omschrijving heeft, dan betekent dit dat dit item nog een verdere onderverdeling bevat. Door het item aan te klikken verschijnt rechts of links een nieuwe lijst waaruit een item kan gekozen worden: Tip Deze menustructuur leunt sterk aan bij de menustructuur die wordt gebruikt bij vb. Word of Excel. Pagina 11/27
2.2.2 De standaard werkbalk De balk onder de menubalk is de standaard werkbalk. Deze werkbalk bestaat uit een aantal buttons en een invulveld:. Buttons: De SAP buttons op de standaard werkbalk vervullen een aantal centrale functies. De belangrijkste buttons hier zijn: Enter Opslaan Terug Beëindigen Afbreken Afdrukken Zoeken Verder zoeken Invulveld: In het invulveld kan op een soepele manier overgegaan worden naar een andere transactie zonder de transactie op te zoeken in de menustructuur. Meer info onder de rubriek Transactiecodes. 2.2.3 De titelbalk De balk onder de standaard werkbalk is de titelbalk. Deze balk toont een korte omschrijving van de actie waarin men op dat ogenblik bezig is. 2.2.4 De navigatiebalk De balk onder de titelbalk is de navigatiebalk. Deze balk bestaat uit buttons, waarmee snel toegang wordt verkregen tot de meest gebruikte functies voor het huidige scherm en voor de huidige taak. Pagina 12/27
2.2.5 De scherminhoud In SAP zal de scherminhoud verschillende elementen tonen naargelang de plaats waar de gebruiker zich bevindt in het systeem. SAP heeft 3 types van velden: verplichte, standaard en optionele velden. Verplichte velden moeten worden ingevuld. In deze velden verschijnt in bepaalde gevallen een vraagteken. Het niet invullen van deze velden betekent dat men de transactie niet kan afwerken. Standaard velden hebben reeds een ingevulde waarde. In bepaalde gevallen is het mogelijk de waarde in dit veld aan te passen. Optionele velden zijn velden waar data kan worden ingevoerd maar die niet noodzakelijk zijn om een transactie te voltooien. Sommige optionele velden kunnen in een aantal gevallen wijzigen in een verplicht veld, afhankelijk van de waarden die in andere velden reeds ingevuld worden. Verder kan nog een onderscheid gemaakt worden tussen de velden waarin een waarde kan ingevuld worden en deze die niet kunnen ingevuld worden. Invulbare velden Elk veld dat aanpasbaar is, is wit gekleurd. Wanneer men op het veld klikt, verschijnt een gele kleur. In dit veld kan een waarde ingevoerd worden. Niet-invulbare velden Elk niet-aanpasbaar veld staat grijs gekleurd. Wanneer men op het veld klikt, blijft de grijze kleur. In dit veld kan geen waarde worden ingevoerd. Pagina 13/27
2.2.6 De statusbalk De statusbalk is de grijze balk onderaan het scherm. Deze balk geeft systeemberichten weer. Deze berichten kunnen gecatalogeerd worden onder drie statussen op basis van het teken dat voor het bericht verschijnt: Fout. Er heeft zich een fout voorgedaan tijdens het uitvoeren van de transactie. Deze fout werkt blokkerend en dient opgelost te worden alvorens met de transactie of het rapport kan uitvoeren. Waarschuwing. Deze melding is enkel een waarschuwing. De gebruiker hoeft er geen gevolg aan te geven om de transactie of het rapport te kunnen uitvoeren. Informatie. Deze berichten zijn puur informatieve mededelingen. 2.3 SAP buttons In SAP worden een groot aantal buttons gebruikt. De naam van de button verschijnt wanneer men met de cursor over de button navigeert. Hieronder wordt een opsomming gegevens van de buttons die in SAP voorkomen. De buttons worden ingedeeld volgens hun soort 2.3.1 Standaard werkbalk buttons Button Shortcut Beschrijving Enter Enter Ctrl S Opslaan F3 Terug Shift F3 Verlaat systeem taak F12 Afbreken Ctrl P Print Ctrl F Zoek Alt F12 Aanpassen layout Ctrl G Zoeken verderzetten F1 Help Ctrl Page Up Naar eerste pg van document Page Up Eén pagina omhoog Page Down Eén pagina omlaag Ctrl Page Down Naar laatste pagina van document Geen Nieuwe modus creëren Button Shortcut Beschrijving F8 Uitvoeren F5 Shift F2 Overzicht Verwijderen Pagina 14/27
geen Shift F5 Shift F6 Update/Refresh Zoek variant Help (bij selecties) 2.3.2 Navigatie buttons Button Shortcut Beschrijving Enter Enter/Continue/Copiëren F8 Ctrl Shift F1 Ctrl F7 Ctrl F10 F6 F12 Shift F1 Shift F7 Ctrl Shift F2 Ctrl F8 Ctrl F11 Links scrollen Verplaats favorieten naar boven Vorige layout User menu Toon Period scherm Cancel Rechts scrollen Volgende item Verplaats favorieten naar beneden Volgende layout SAP menu 2.3.3 Matchcode buttons Button Shortcut Beschrijving F4 Toon matchcode lijst F6 Toevoegen aan favorieten. Klik eerst op het item en dan op de button F4 Toon matchcode lijst Shift F6 Naar de originele matchcodelijst Shift F6 Shift F4 Toon persoonlijke waardenlijst. Na het creëren van een persoonlijke lijst dient op de button te worden geklikt om de lijst te beëindigen Toon lijst terwijl een selectie wordt gemaakt. Klik op de button en dubbelklik daarna om een waarde te selecteren 2.3.4 Met data werken Button Shortcut Beschrijving Ctrl F1 Selecteer alle items op het scherm Ctrl F3 F7 Ctrl Shift F5 Pagina 15/27 Start/einde of blokkeren. Selecteer het eerste item en klik de button. Selecteer het laatste item en klik de button. Toon alle mogelijke waarden Sorteer in opklimmende volgorde F2 Selectie opties. Kies waarde >, <, enz
enz Geen Meervoudige selectie (waardebereik interval) Ctrl F2 Deselecteer alle items op het scherm Ctrl F6 F8 Ctrl Shift F4 Shift F4 Shift F5 Toon resultaten Maak alle niveaus ongedaan Sorteer in dalende volgorde Dynamische selecties. Selecteer bijkomende velden voor zoekcriteria Filter: Beperkt waarden tijdens het zoeken in een matchcode lijst 2.3.5 Transacties gebruiken Button Shortcut Beschrijving F6 Toon hoofding details F2 Shift F5 Ctrl F11 F7 F2 Shift F5 Shift F6 Ctrl Shift F6 Toon bijkomende info Algemene statistieken Toon leveringsadres Toon verkoopsadres Toon positiedetails Toon leveringsplan Toon condities Toon release strategie 2.3.6 Teksten bewerken Button Shortcut Beschrijving Shift F2 Verwijder de geselecteerde lijn Ctrl Shift F1 F9 F9 Ctrl Shift F2 Shift F6 F6 Knippen Plakken Selecteren Copiëren Detailleren Creër tekst Pagina 16/27
3 Werken in SAP 3.1 Matchcodes 3.1.1 Inleiding Bij heel veel velden kan de gewenste waarde opgezocht worden of verschijnt er een keuzelijst. Deze zoekfunctionaliteit wordt in SAP aangeduid met de term matchcode. Voor bepaalde invulvelden voorziet SAP deze zoekfunctionaliteit. De verschillende soorten matchcodes zijn: Keuzelijst of datumlijst: een bepaalde waarde kiezen uit een vooropgestelde lijst of een verschillende datum kiezen uit een zoekkalender Waardebereik: meerdere waarden ingeven voor een veld 3.1.2 Keuzelijst of datumlijst Na het klikken op een veld verschijnt volgende button aan de rechterkant van het invulveld. Klik op de button. Er kunnen drie soorten schermen verschijnen: Beperkte keuzelijst: een lijst met waarden verschijnt Uitgebreide keuzelijst: een scherm met zoekcriteria verschijnt waarmee het aantal waarden kan ingeperkit worden Datum keuzelijst: een kalender verschijnt 3.1.2.1 Beperkte keuzelijst Indien er slechts een beperkt aantal keuzemogelijkheden zijn dan verschijnt een lijst met waarden waaruit kan gekozen worden. Bijvoorbeeld: Dubbelklik op het gekozen item uit de lijst, de waarde wordt gekopieerd naar het overeenstemmende veld. Pagina 17/27
3.1.2.2 Uitgebreide keuzelijst Indien een lange keuzelijst beschikbaar is, verschijnt volgende scherm: Onder 1. Categorie selecteren krijgt men een keuzelijst met verschillende zoekcriteria waaruit kan gekozen worden om het aantal waarden te beperken. Kies één van de zoekmogelijkheden door op te drukken en druk op. Onder 2. Zoekcriteria definiëren verschijnen de criteria die samenhangen met de geselecteerde categorie. Vul één van de velden in om het aantal zoekresultaten te beperken. Men dient het begrip waarop men zoekt niet volledig in te vullen. Men kan gebruik maken van volgende wildcards: * ter vervanging van een willekeurig aantal tekens + ter vervanging van juist 1 teken. Het systeem gene- Zodra men één van de velden heeft ingevuld, kiest men de toets reert een lijst met zoekresultaten: Pagina 18/27
Pas eventueel de zoekcriteria aan om het aantal zoekresultaten nog verder te beperken. Klik op de gewenste waarde om de code in het overeenstemmende veld te laten verschijnen. Men kan deze zoekfunctie ten allen tijde afbreken door op te klikken. 3.1.2.3 Keuzelijst in veld In bepaalde gevallen verschijnt een pijltje naast het veld. Dit wijst erop dat er een keuzelijst in het veld beschikbaar is. Door op het pijljte te klikken verschijnt een lijst met waarden, waaruit een keuze kan gemaakt worden: Tip De waarde in het veld kan terug verwijderd worden door volledig onderaan de keuzelijst de blanco regel te selecteren. 3.1.2.4 Datumveld Indien het aangeklikte veld een datumveld is, verschijnt tevens volgende button Pagina 19/27
Klik op de button. Volgend scherm verschijnt: Dit type van matchcode wordt gebruikt om een dag, maand of jaartal te selecteren, daar waar in een bepaald veld een datum vereist is. De huidige datum staat steeds omkaderd. Om een andere datum te selecteren, zoekt men eventueel de gewenste datum via de pijltjes en dubbelklikt men op de gewenste datum. Deze datum wordt automatisch gecopieërd in de transactie. Opgelet!!! Een datumveld wordt meestal in combinatie met een ander veld gebruikt waarin het datumformaat wordt meegegeven. Men heeft de keuze tussen een dag-, week- en maandformaat. Tip Er zijn drie maanden zichtbaar in het datumveld. Wil men een andere maand raadplegen dan werkt men via pijltjes links als men binnen hetzelfde jaartal blijft. Indien men een datum zoekt in een ander jaar, gebruikt men de button bovenaan links (om naar een vorig jaartal te gaan) en onderaan rechts (om naar een volgend jaartal te gaan). 3.1.3 Waardebereik Wanneer naast een veld volgende button staat, betekent dit dat er meerdere waarden kunnen ingegeven worden voor het veld. Pagina 20/27
Klik op de button Volgend scherm verschijnt: De mogelijke waarden in een veld kunnen op twee manieren aangeduid worden: Overzicht van alle waarden die in het veld worden opgenomen Waarde per waarde tabblad Eén of meerdere intervallen van waarden tabblad Aanduiden van alle waarden die niet in het veld opgenomen worden Waarde per waarde tabblad Eén of meerdere intervallen van waarden tabblad 3.2 Navigeren tussen tabbladen In SAP wordt frequent gebruik gemaakt van tabbladen. Men kan op verschillende manieren navigeren tussen tabbladen: Pagina 21/27
1. Klik op het gewenste tabblad 2. Navigeer van het ene tabblad naar het andere via de pijltjes: en klik op het gewenste tabblad. 3. Klik op en kies het gewenste tabblad. Men komt automatisch in het geselecteerde tabblad terecht: Pagina 22/27
4 Printen in SAP Printen in SAP kan op twee manieren: Ofwel komt de af te printen pagina onder vorm van een.pdf bestand in een venster rechtstreeks op het scherm terecht, waar het kan worden afgeprint op de lokale printer (frndpdf) Ofwel komt de af te printen pagina onder vorm van een.pdf bestand in de mailbox terecht, waar het kan worden afgeprint op de lokale printer (mailpdf) 4.1 Methode 1: de af te printen pagina komt als een.pdf bestand rechtstreeks op het scherm terecht Om een rapport af te drukken klik op. Het volgende scherm verschijnt: Kies als printer FRNDPDF (in hoofdletters). Men kan de printer ook opzoeken door op de matchcode te klikken. Het volgende scherm verschijnt: Pagina 23/27
Plaats een sterretje in het veld Uitvoerapparaat en druk op. Kies de printer FRNDPDF en klik erop. De naam van de printer verschijnt in het veld Uitvoerapparaat. Druk op. Het volgende pop-up scherm verschijnt: Pagina 24/27
Wacht tot Acrobat Reader opstart is en volgende scherm verschijnt: Klik op en selecteer een lokale printer: Druk op OK. Het rapport wordt op uw lokale printer afgeprint. Pagina 25/27
Sluit Acrobat Reader terug af door op te klikken. Men komt terug in het SAP scherm terecht waar onderaan volgende boodschap verschijnt: 4.2 Methode 2: de af te printen pagina komt als een.pdf bestand in uw mailbox terecht Om een rapport af te drukken klik op. Kies als printer MAILPDF (in hoofdletters): Men kan de printer ook opzoeken door op de matchcode scherm verschijnt: te klikken. Het volgende Pagina 26/27
Plaats een sterretje in het veld Uitvoerapparaat en druk op. Kies de printer MAILPDF en klik erop. De naam van de printer verschijnt in het veld Uitvoerapparaat. Druk op. Onderaan verschijnt volgende boodschap: Er wordt een e-mail bericht gestuurd naar uw e-mail adres, waarbij het af te printen document als een.pdf bestand wordt meegestuurd. Open in uw mailbox het bestand en druk deze af op een lokale printer. Pagina 27/27