In vijf stappen naar contractmanagement 5130-1 In vijf stappen naar contractmanagement Cécile M. van Velsen 1. Wat is contractmanagement? 1 2. Hoe is contractmanagement onderverdeeld? 3 2.1. Contractbeheer 4 2.2. Contractadministratie 5 2.3. Leveranciersmanagement 5 3. Contractmanagement als onderdeel van het procurementproces 5 3.1. Zesfasenmodel 5 3.2. Strategie 6 3.3. Procurement-planning 6 3.4. Selectieprocedure 6 3.5. Contractfase 7 3.6. Contractmanagement 7 3.7. Contractevaluatie 7 4. Inleiding tot het vijfstappenmodel 8 5. Contractmanagement: vijfstappenplan 9 5.1. Het integreren van contractmanagement in het procurement-proces in vijf stappen 9 6. Conclusie en samenvatting 12 7. Literatuur 13 8. Over de auteur 13 1. Wat is contractmanagement? De definitie van contractmanagement laat zich niet in een paar woorden vangen. Contractmanagement is een verzamelwoord waaronder verschillende activiteiten vallen, die samen het uiteindelijke contractmanagement vormen.
5130-2 In vijf stappen naar contractmanagement De activiteiten die onder contractmanagement vallen zijn te onderscheiden in contractbeheer, contractadministratie en leveranciersmanagement. Deze termen worden regelmatig door elkaar gehaald en met elkaar verward. Het doel van dit artikel is om duidelijkheid te geven in het vakgebied contractmanagement, de terminologie en de activiteiten die daarmee te maken hebben. Het belang van contractmanagement wordt helaas in veel organisaties onderschat. Contractmanagement speelt een belangrijke rol bij het managen van contracten, het monitoren van gemaakte afspraken en de relatie met interne klanten en leveranciers. In veel organisaties heeft de inkoopfunctie een plek binnen de organisatie gevonden. Het inkoopproces is bekend binnen de organisatie en er wordt conform de inkoopstappen ingekocht en/of aanbesteed. Pas op het moment dat een contract getekend is en het project wordt afgerond ontstaat er een vacuüm. Omdat er vaak geen contractmanager wordt aangewezen, is in veel organisaties het contractmanagement niet voldoende ingericht. De organisatie heeft vele maanden tijd, geld en mensen vrijgemaakt om een goed inkoopproces te doorlopen, om uiteindelijk tot een degelijk contract te komen met stevige afspraken en een Service Level Agreement. Dan blijkt dat er voor de gecontracteerde periode, die vaak voor meerdere jaren geldt, weinig of niets is geregeld. Dit is een gemiste kans voor de organisatie, die hiermee veel risico s loopt en veel geld laat liggen. Bij het afsluiten van het contract is er een aanname gedaan over de eventuele besparingen, efficiëntie en kwaliteit. Deze punten zijn vaak door middel van SLA s (Service Level Agreements) en KPI s (Kritische Succesfactoren) in het contract vastgelegd. Afspraken die in het contract vastliggen moeten worden gemonitord. Daarnaast moeten de afspraken binnen de organisatie worden geïmplementeerd. De rol van de contractmanager is om tijdens de looptijd van een contract in te spelen op veranderende omstandigheden. Dit kunnen allerlei veranderingen zijn, van contractissues tot nieuwe ontwikkelingen op de markt en daarmee veranderde omstandigheden. Contractmanagement zit als een spin binnen de organisatie. Dat blijkt wel uit figuur 1, waarin duidelijk wordt welke lijntjes er lopen vanuit contractmanagement.
In vijf stappen naar contractmanagement 5130-3 Relaties met contractmanagement Markt Innovatie Directie Legal Situatie markt, andere leveranciers, concurrenten Strategie, innovatie, beleid, missie en visie, transparantie Duurzaamheid, juridische zaken, aansprakelijkheid Continu innoveren verbetertraject Budgetten, forecast, verplichtingen Finance Inkoop Inkooptraject, afspraken, proces Contractmanagement Inregelen van processen, flow chart Processen Rapportages, DLT. Q. planning Personeel, trainingen Klant Performance leverancier t.o.v. andere leveranciers Welke systemen en inrichting Positie en relatie leverancier / product HRM Systemen Leveranciermanagement Leverancier Figuur 1: Relatiespin contractmanagement 2. Hoe is contractmanagement onderverdeeld? Om het managen van contracten te professionaliseren is het belangrijk de samenhang van de verschillende niveaus binnen contractmanagement te onderscheiden. Contractmanagement is in drie niveaus onder te verdelen: contractbeheer; contractadministratie; leveranciersmanagement. Deze drie niveaus worden hierna nader uitgewerkt.
5130-4 In vijf stappen naar contractmanagement Leveranciersmanagement Nieuwe ontwikkelingen: Markt / Product kwaliteit Leveranciersmanagement forecast en planning key meetings met leverancier afspraken intern / extern meetings kortingen contractissues contractueel vastgelegde verantwoordelijkheden Contractadministratie Contractbeheer verbeteringen hiaten, zachte afspraken bonus / malus performance-meting verplichtingen wijzigingen doorlooptijd betrokken personen Contractmanagement procedures analyse evaluatie voorwaarden en tarieven kwaliteitsafspraken financiële afspraken doorlooptijden contractwijzigingen soort contract evaluatiemomenten budget en financiële controle innovaties en verbeterplannen Strategie bonus / malus Innovaties Figuur 2: Uitsplitsing contractmanagement 2.1. Contractbeheer Contractbeheer is het vastleggen van alle contracten en alle afspraken die in deze contracten staan. Dit zijn afspraken zoals soort contract, contactpersonen, SLA s en KPI s, rapportages, voortgangsrapportages, overlegstructuur, verlengingen en contractaanpassingen, etc. Door contracten inzichtelijk te maken heeft de organisatie een goed beeld welke leveranciers, producten, diensten, afspraken en verwachtingen zijn vastgelegd. Door middel van contractbeheer wordt een overzicht gecreëerd van alle contracten van de ingangsdatum tot en met de einddatum, inclusief alle verlengingen en kenmerken. Bij contractbeheer kan eventueel gebruik worden gemaakt van een systeem of een proces met werkafspraken. Hiermee wordt de basis gelegd voor de contractadministratie en leveranciersmanagement.
In vijf stappen naar contractmanagement 5130-5 2.2. Contractadministratie Contractadministratie is het administreren, het monitoren en het op gestructureerde wijze rapporteren van en over de contractafspraken. Als de performance niet conform de afspraken is, moet worden bijgestuurd. Dit leidt tot onderhandelen met de diverse partijen, zoals de leverancier en de interne klant of opdrachtgever. Hierbij is het belangrijk dat er goede afspraken tussen alle partijen worden gemaakt, vastgelegd en geëvalueerd. Daarnaast is een goede relatie met de interne klant van essentieel belang. Zo ontstaat een team dat zorg draagt voor een optimale benutting van het contract. 2.3. Leveranciersmanagement Door de opzet en inrichting van contractbeheer en contractadministratie heb je een goede basis voor het contractmanagement. Leveranciersmanagement is dan een logische volgende stap binnen contractmanagement. Leveranciersmanagement is het managen van de leveranciers. De voortgangsrapportages die bij de contractadministratie worden samengesteld dienen als basis voor de evaluatie en verbetertrajecten. Daarnaast is het benchmarken een goed middel om te controleren of de contractafspraken marktconform zijn. Door middel van genoemde voortgangsrapportages, benchmarking en regulier overleg met de leverancier kunnen de performance en afspraken verbeterd worden. Ook het bouwen en uitbouwen van een relatie behoort tot leveranciersmanagement. 3. Contractmanagement als onderdeel van het procurementproces 3.1. Zesfasenmodel Strategie Contractfase Procurementplanning Selectieprocedure Contractmanagement Contractevaluatie output output input output input output input output input input Figuur 3: Procurement-proces
5130-6 In vijf stappen naar contractmanagement In paragraaf 2 is besproken hoe contractmanagement is te verdelen naar verschillende niveaus. Door deze onderverdeling wordt ook duidelijk dat contractmanagement een rol heeft binnen het procurementproces. Vanaf nu spreken we van een procurement-proces, omdat procurement een breder bereik heeft dan inkoop. Dit komt omdat binnen het procurement-proces ook de strategie en het contractmanagement onder is gebracht, cradle to cradle. Binnen het procurement-proces speelt contractmanagement een grote rol: het loopt als een rode draad door het proces. Door al vanaf de strategie bewust te zijn van wat de missie, visie en doelstellingen zijn van de organisatie en dit onderdeel van het procurement-proces te laten zijn, krijg je goed inzicht waar de risico s en de mogelijkheden liggen bij het aangaan en managen van een nieuw contract. Omdat de rollen en verantwoordelijkheden van respectievelijk de contractmanager en de inkoper een belangrijk onderdeel van de verschillende fasen zijn worden deze rollen hierna per fase beschreven. 3.2. Strategie Input voor de strategie komt van buiten de organisatie middels onder meer de markt, benchmark en economie, maar ook van binnen de organisatie in de vorm van de missie en visie. Intern zal de strategiefase een fase zijn waarin de contractmanager en de inkoper samen met de stakeholders ervaringen uitwisselen die een belangrijk onderdeel kunnen vormen voor de op te zetten strategie voor het nieuwe contract. Hierbij kan een Lessons Learned-document van een optimaal benut of lopend contract een goede bijdrage leveren voor een bredere basis voor de strategie en tevens ruimte geven voor innovatie. 3.3. Procurement-planning Met de input uit de strategie zal de inkoper starten met de procurement-planning, waarin onder meer de uitvraag wordt geformuleerd, samengesteld en uitgestuurd. Hierbij is de inkoper leidend en heeft de contractmanager een adviserende rol over hoe om te gaan met Service Level Agreements, Kritische Performance Indicatoren, rapportagestructuur, overlegstructuur, facturatie, etc. 3.4. Selectieprocedure Daarna komt de selectieprocedure die op basis van vooraf vastgelegde gunning- en selectiecriteria wordt gedaan. Voordat overgegaan wordt tot contractering krijgt de contractmanager een grotere rol. Deze be-
In vijf stappen naar contractmanagement 5130-7 staat uit het leveren van ondersteuning en input voor de implementatie van afspraken en contracteisen. De contractmanager speelt bij de beoordeling geen rol om zijn objectiviteit te behouden. 3.5. Contractfase Tijdens de contractfase zullen de inkoper en de contractmanager samen werken aan het afsluiten en overdragen van de contractafspraken. De inkoper zal samen met het contract een SLA met KPI s afleveren, met een implementatieplan voor de invoering van het contract. 3.6. Contractmanagement Na afsluiting en overdracht van het contract zal de contractmanager de SLA-afspraken en het implementatieplan verder gaan uitwerken met de leverancier en de interne organisatie. Hierbij zal gebruikgemaakt worden van contractbeheer. De contractmanager is ervoor verantwoordelijk dat de afspraken die in het contract staan, zowel de zachte als harde afspraken, uitgewerkt en uitgevoerd worden. Door middel van rapportages, benchmark en overleggen zijn deze afspraken te monitoren en te toetsen op conformiteit. De contractmanager heeft stuurinstrumenten tot zijn beschikking indien afspraken anders of niet goed worden nagekomen. Dit kunnen verbeterplannen, boetes, bonus-malus, contractwijzigingen of rapportages zijn. De contractmanager vervult dan ook vele rollen: goede onderhandelaar die ook de materie begrijpt, processtuurder aan de hand van de juridische aspecten, relatiemanager en performancemanager. 3.7. Contractevaluatie Contracten dienen regelmatig geëvalueerd te worden. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden, zoals benchmarken, managementrapportages, trendanalyses, etc. Dit is belangrijk om een contract zo optimaal mogelijk te benutten. Door structurele evaluaties is er snel inzicht of er bijgestuurd moet worden, of verwachtingen bijgesteld moeten worden en of ingespeeld moet worden op nieuwe ontwikkelingen op de markt. In het laatste jaar van het contract is het belangrijk om samen met alle betrokkenen een Lessons Learned-document op te stellen zodat er geëvalueerd wordt hoe het contract in de praktijk heeft gefunctioneerd en hoe het verbeterd kan worden. Hierin kunnen ook nieuwe
5130-8 In vijf stappen naar contractmanagement ontwikkelingen meegenomen worden. Dit Lessons Learned-document is weer de basis voor de strategie voor het tot stand komen van een nieuw contract. 4. Inleiding tot het vijfstappenmodel In paragraaf 2 is de onderverdeling van contractmanagement in drie niveaus ter sprake gekomen: contractbeheer, contractadministratie en leveranciersmanagement. Deze drie niveaus vormen samen het contractmanagement. Daarna is in de voorgaande paragraaf de rol van contractmanagement binnen de zes fasen van het procurement-proces besproken. In deze paragraaf wordt aan de hand van een vijfstappenplan uitgelegd hoe door middel van vijf stappen de drie niveaus binnen de organisatie te implementeren zijn.
In vijf stappen naar contractmanagement 5130-9 5. Contractmanagement: vijfstappenplan Stap 1 Inrichting contractbeheer 1. Verzamelen contract 2. Leveranciersgegevens 3. Interne klantgegevens 4. Financiële gegevens 5. Rapportages 6. Bijzondere gegevens Stap 2 Contractanalyse 1. Contractanalyse m.b.v. CRP (Contract Risico Profiel) 2. Plan van Aanpak Stap 3 Vullen contractbeheer 1. Invoeren contract en contactgegevens Stap 4 Inrichting contractadministratie 1. Samenstellen contractdossier 2. Analyse contractafspraken 3. Implementatie bij klant en leverancier 4. Planning en voortgangsmeetings 5. Opzet rapportages 6. Opzet voortgangsrapportages Stap 5 Professionalisering contractmanagement 1. Leveranciersmanagement 2. Innovatie 3. Adviesplan Inrichting en professionalisering contractmanagement Figuur 4: Vijfstappenplan 5.1. Het integreren van contractmanagement in het procurementproces in vijf stappen Stap 1: Inrichting contractbeheer Allereerst is het belangrijk om alle benodigde gegevens te verzamelen: gegevens van alle contracten; gegevens over de leveranciers; rol en verantwoordelijkheden interne klanten; financiële gegevens;
5130-10 In vijf stappen naar contractmanagement rapportages; alle andere relevante informatie. Al deze gegevens helpen een beeld te vormen welke informatie ontbreekt en welke risico s er gelopen worden. Een goed hulpmiddel voor deze fase is het gebruikmaken van een standaardproces, -werkwijze en -document. De gegevens die in deze fase verzameld worden zijn de basis voor de analysefase. Stap 2: Contractanalyse In deze fase volgt de analyse van de gegevens uit stap 1: Welke contracten zijn er? Wat voor soort contracten zijn het? Welke informatie is er? Is deze informatie compleet? Waar zitten de gaten? Hoe gaan deze opgevuld worden? Welke processen zijn er al? Hoe volwassen is de organisatie? Met deze informatie is de basis gelegd voor het plan van aanpak. In deze fase speelt ook de vraag of een contractbeheersysteem gebruikt gaat worden: Is deze al beschikbaar? Moet dit nog worden aanbesteed? Is er intern behoefte aan? Is de organisatie al zo ver? Een systeem aanschaffen klinkt eenvoudiger dan het is. Niet altijd wordt het proces er beter op. Bijvoorbeeld als de organisatie groot en zeer divers is, er verschillende financiële systemen en beleid en andere systemen gehanteerd worden. Van belang voor het overgaan naar de volgende stap is commitment van de organisatie te hebben voor het nu opgestelde plan van aanpak. Stap 3: Vullen contractbeheer Het plan van aanpak dat naar aanleiding van de onderzoeksresultaten en waarvoor commitment bestaat, is de basis voor de inrichting van stap 3: het inrichten van standaardprocessen, -werkwijzen en -documenten. Een contractbeheersysteem kan hier bij helpen, net als het gebruik van standaarddocumenten, -werkwijzen en -processen. De
In vijf stappen naar contractmanagement 5130-11 volgende elementen moeten worden geadresseerd voor de voltooiing van het contractbeheerniveau: invoeren van de gegevens in systemen; vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden; opzetten van processen en werkwijze; afspraken en maken van standaarddocumenten; inrichten van contractadministratie; opzetten van rapportages; training on the job; communicatie naar de organisatie. Stap 4: Inrichting contractmanagement Na het vullen van contractbeheer is de organisatie klaar voor de volgende stap, het inregelen van contractadministratie. Deze start met de overdracht in de contractfase uit het procurement-proces. Middels een overdracht of decharge worden de overdrachtsafspraken vastgelegd en het contract geïmplementeerd. Daarna worden alle gegevens en structuur vastgelegd in een contractdossier. Daarna worden de afspraken en rapportages opgezet en uitgewerkt in de contractadministratie. Kortom, het gaat in deze fase achtereenvolgens om de volgende acties: overdracht contract; implementatie contractafspraken; processen en werkafspraken; workshops met interne klanten; overlegstructuur; werkafspraken en werkwijzen formaliseren met klant en leverancier; monitoren performance en afspraken; rapportages inregelen; benchmark; mogelijke stuurinstrumenten; onderhandelen, aanpassingen contract, contractverlengingen en / beëindigingen. Stap 5: Professionalisering contractmanagement De contractadministratie is ingeregeld en de basis voor voortgangsrapportages, benchmark en trendanalyses. Deze gegevens en de leveranciersgesprekken zijn de basis voor leveranciersmanagement. Daarnaast zal door middel van regelmatige evaluaties en benchmarken een link gelegd worden naar de compliance en benutting van een
5130-12 In vijf stappen naar contractmanagement contract. Lessons Learned-documenten worden samengesteld door alle betrokkenen en kunnen als basis dienen voor de strategiefase binnen het procurement-proces en voor verbeteringen in het contractmanagementproces. Elementen die in deze fase aan de orde zijn: benchmark; Lessons Learned; managementrapportages; decharge; innovaties; procesverbeteringen. 6. Conclusie en samenvatting Contractmanagement laat zich niet in een paar woorden vangen. Contractmanagement is een verzamelwoord waar verschillende activiteiten onder vallen die samen het uiteindelijke contractmanagement vormen. De activiteiten die onder contractmanagement vallen zijn contractbeheer, contractadministratie en leveranciersmanagement. Contractbeheer houdt zich bezig met het vastleggen van alle contracten en afspraken die in de contracten staan. Door middel van contractbeheer wordt een overzicht gegeven van alle contracten. Contractadministratie is het administreren en monitoren van de contractafspraken. De contractmanager draagt samen met zijn team zorg voor een optimale benutting en overzicht van de contracten. Door contractbeheer en contractadministratie heeft de contractmanager de tools in handen om de leveranciers van de organisatie te managen. Het belang van contractmanagement wordt duidelijk als je de rode draad in het procurement-proces volgt. Contractmanagement speelt een belangrijke rol bij het managen van contracten, het monitoren van gemaakte afspraken en de relatie met interne klanten en leveranciers. Om contractmanagement goed tot zijn recht te laten komen is het belangrijk dat in een vroeg stadium, de strategiefase, al over de inrichting van contractmanagement wordt nagedacht. Voor het inrichten van contractmanagement en het integreren ervan in het procurement-proces is het vijfstappenmodel beschreven.
In vijf stappen naar contractmanagement 5130-13 Contractbeheer begint met het verzamelen van alle beschikbare informatie, deze te analyseren en op te zetten. Dit is een goede basis voor contractadministratie. Door het monitoren van rapportages en contractafspraken is de optimale benutting van een contract goed inzichtelijk te maken. Daardoor heeft de contractmanager de mogelijkheid om tijdig bij te sturen en de leveranciers van de organisatie te managen. 7. Literatuur Gregory A. Garrett, World Class Contracting 4th Edition, Wolters Kluwer 2007 IACCM, International Association Commercial Contract Management, Certified 2011 8. Over de auteur Cécile M. van Velsen is eigenaar van C.M. van Velsen Interim management, Inkoop- en Contract Management, advisering en training. Gecertificeerd MCCM Contract Management bij IACCM. Zij geeft presentaties, Masterclass en workshops over Contract Management en is gastdocent Contract Management bij de post HBO Verdiepingsleergang Aanbestedingsrecht. Zij is ook columnist in Inkopers-café.nl. Zie: www.cmvanvelsen.nl.