chello academy cursusboek E-mail Een handleiding voor het gebruik van elektronische post
Voordat je begint E-mail De techno chello-module E-mail is onderdeel van de Internetservices-cursus van het universele curriculum van de chello academy. Om de cursus te kunnen voltooien, dien je naast deze module ook de volgende modules te bestuderen: - WWW - Nieuws - Chatten De Internetservices-cursus is bedoeld voor helpdeskmedewerkers van chello en installatietechnici (overeenkomstig de eisen van het bedrijf). Meer informatie over deze en andere technologiecursussen van de chello academy kun je vinden op de website van de chello academy: http://www.chelloacademy.com De chello academy organiseert onder andere ook nog de volgende technologiecursussen: - Netwerkbeginselen - Internettechnologie - Besturingssystemen - Beveiliging Deze handleiding gebruiken Dit cursusboek is ontwikkeld door de chello academy voor gebruik bij lessen in lesruimten en tijdens online lessen. De online of in een lesruimte behandelde onderwerpen worden er samengevat, je vind er gedetailleerde informatie en er worden relevante internetbronnen vermeld. Voor een optimale layout en om het werkboek zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, bevat het de volgende markeringen om voor de lezer interessante informatie aan te geven: Extra informatie Deze vakken bevatten informatie die verder gaat dan nodig is om de inhoud van de cursus te begrijpen. Gebruik deze vakken als je bijzonder geïnteresseerd bent of als je denkt dat je de standaardinhoud nu wel begrijpt. Test jezelf Met behulp van deze vakken kun je controleren of je het behandelde onderwerp begrijpt. De antwoorden vind je achter in het boek. Als je dit werkboek hebt, maar nog geen les hebt gehad of de betreffende online les nog niet hebt gevolgd, dien je je leidinggevende te vragen of hij of zij dat voor je kan organiseren. 2
Inhoud Voordat je begint... 2 Deze handleiding gebruiken...2 Inhoud... 3 Inleiding... 4 Wat is de e-mailservice?... 5 Definitie en veelgebruikte termen...5 Verschil tussen software op een webserver en op een clientcomputer...8 Hoe werkt e-mail?... 11 Client / server...11 Protocollen...13 SMTP... 13 POP en IMAP... 13 Poort... 13 De nieuwsservice configureren... 15 Via een webserver toegang krijgen tot de nieuwsservice...15 Nieuwssoftware...15 Problemen oplossen... 17 Je hebt geen toegang tot de mailbox...17 Je kunt geen e-mailberichten verzenden...17 Je kunt geen e-mailberichten verzenden...18 Netiquette... 20 Test jezelf... 21 Samenvatting... 22 Links... 24 Antwoorden op de vragen bij Test jezelf!... 25 3
Inleiding E-mail (elektronische post) is onderdeel van de Internetservices en is veruit het meestgebruikte middel om te communiceren via het internet. E-mail heeft de manier waarop mensen communiceren werkelijk veranderd: wie een internetaansluiting heeft, kan tegen zeer lage kosten zeer snel berichten sturen naar andere internetgebruikers waar ook ter wereld. Doelstellingen! Met zelfvertrouwen over e-mail kunnen spreken! Een onderscheid kunnen maken tussen een webserver en een gespecialiseerde mailserver! Eigenhandig e-mailsoftware kunnen configureren! Met kennis van zaken kunnen praten over de belangrijkste protocollen die voor het mailen gebruikt worden! Eigenhandig een aantal algemene mailproblemen kunnen oplossen Trefwoorden ASCII bijlage MIME BinHex adres Domein top-level host name alias mailinglijst Mailbox mailserver webserver virus spam Client mailsoftware inbox SMTP POP IMAP onleesbare mails vertrouwelijkheid netiquette 4
Wat is de e-mailservice? Definitie en veelgebruikte termen E-mail is de afkorting van Electronic Mail of elektronische post - het uitwisselen van berichten tussen computers via het internet. E-mailberichten bestaan uit twee delen: een koptekst en een hoofdtekst. In de koptekst staat informatie over de afzender, de geadresseerde(n) en het onderwerp, terwijl in de hoofdtekst de eigenlijke tekst van het bericht staat. De koptekst van een e-mailbericht heeft doorgaans vier velden: - Een uitgaand e-mailbericht: - Aan = de geadresseerde(n) - Cc = de geadresseerde(n) die een kopie ontvangen - Bcc = "blind copy" - de geadresseerde(n) die een kopie ontvangt maar wiens e- mailadres niet in het bericht verschijnt (de geadresseerde(n) in de velden To en Cc zien de namen niet van de geadresseerden die in het veld Bcc zijn gezet.) - Onderwerp - Een binnenkomend e-mailbericht: - Van = de afzender - Aan = de geadresseerde(n) - Cc = de geadresseerde(n) die een kopie ontvangen - Onderwerp Hoofdtekst van het e-mailbericht De hoofdtekst van het e-mailbericht is het eigenlijke bericht. Het bericht moet zijn opgesteld in het tekstformaat ASCII (American Standard Code for Information Interchange). De ASCIIcode is een geheel van tekens, waaronder cijfers, letters (klein, groot en met accenten) en leestekens. Je kunt natuurlijk ook berichten versturen in een ander formaat dan ASCII (bijv. een afbeelding of een geluid), maar deze moet dan als bijlage worden verzonden. Bijlagen worden soms gecomprimeerd (WinZip is een veelgebruikt programma voor het comprimeren en decomprimeren van bestanden). Om een bijlage te kunnen openen moet je over het bijbehorende programma beschikken (bijv. WinZip voor Zipbestanden, Word voor *.docbestanden, Excel voor *.xls-bestanden enzovoort). Als het juiste programma niet op je computer staat, dan kun je de bestanden in sommige gevallen met een ander programma openen. 5
Bijlagen die met e-mailberichten verstuurd worden, worden op Windows-computers gecodeerd met MIME (Multi Purpose Internet Mail Extensions). Op Macintosh-computers gebeurt dit met BinHex. Extra informatie MIME BinHex Uuencode/Uudecode De eerste e-mailservices wisselden berichten uit in 7 bits en konden alleen US-ASCII-tekst versturen (zonder bijlagen, zonder tekens met accenten). E-mail ontwikkelde zich snel en de berichten begonnen uitgewisseld te worden met behulp van 8 bits zodat ook tekens met accenten (bijv. é ) verstuurd konden worden de 8 ste bit was bestemd voor het accent. Omdat computers altijd met 8 bits werken moest Uuencode/Uudecode eerst een bit toevoegen of verwijderen (om de 7-bits e-mailservice te vertalen naar de 8-bits taal van de computer). Aangezien de eerste e-mailservice maximaal 64 kb groot was, moest Uuencode/Uudecode vervolgens grote bestanden in kleinere bestanden opdelen om deze vervolgens weer samen te voegen tot de oorspronkelijke grote bestanden. Uuencode/Uudecode is nog steeds nodig om grote berichten te versturen (als de afzender noch de geadresseerde de bijlage ondersteunt). Dankzij MIME (pc) of BinHex (Macintosh) ondersteunen de meeste e-mailprogramma's nu bijlagen. E-mailadres Om een e-mailbericht te kunnen versturen, moet je het e-mailadres kennen van de persoon aan wie je het e-mailbericht richt. Een e-mailadres ziet er als volgt uit: naam gebruiker@naam domein.top-level domein bijv.: Paul@chello.nl, M_Don@hotmail.com - Het top-level domein is de eerste categorie die de bestemming van het bericht aangeeft. Mogelijke top-level domeinen zijn com (onderneming), edu (onderwijs), org (organisatie), gov (overheid), mil (militaire organisatie), net (netwerk), info (algemene informatie) of een verwijzing naar een land (bijv. fr, nl, no, at, se, de, uk ). - De domeinnaam (of host name) verwijst naar de server(s) waarop het bericht opgeslagen wordt. - De naam van de gebruiker tot slot geeft de mailbox van de ontvanger aan die op de server (domeinnaam) staat. Het e-mailadres Paul@chello.nl bijvoorbeeld betekent dat de berichten naar de directory Paul gestuurd worden op de server chello die zich in Nederland bevindt. Je hoeft niet altijd het volledige e-mailadres uit te schrijven. Vaak volstaat het dat je een alias invoert om berichten naar de gewenste persoon te sturen. Berichten die je naar een alias of een volledig e-mailadres stuurt komen in dezelfde inbox terecht. Je kunt ook berichten naar een mailinglijst sturen waaraan een aantal e-mailadressen gekoppeld zijn. Zo zou sales@chello.com kunnen verwijzen naar alle salesmensen die voor chello wereldwijd aan de slag zijn. Een mailinglijst is ook een handige manier om de e- mailadressen van de verschillende geadresseerden geheim te houden. 6
Extra informatie Listservs Sommige mailinglijsten worden automatisch beheerd door een zogenaamde 'robot'. Je stuurt dan een e-mailbericht met een commando in het onderwerpveld (bijv. subscribe, unsubscribe, help ) en de robot voert het commando uit (voegt je e-mailadres toe aan de mailinglijst of verwijdert je adres uit de lijst, stuurt informatie terug enzovoort). Als je je aanmeldt voor zo'n service krijg je bijvoorbeeld elke dag berichten in je mailbox met nieuws of informatie over tv-programma's. Koptekst van een e-mailbericht In de eerste drie velden van een koptekst (To, Cc, Bcc / From, To, Cc) van een e-mailbericht moeten e-mailadressen, mailinglijsten of aliasssen worden ingevuld. Het onderwerp (Subject) moet je schrijven in ASCII-formaat. Hoewel tekens met accenten ASCII-tekens zijn, wordt het sterk afgeraden deze te gebruiken in de koptekst, dus ook niet in het onderwerpveld. Tekens met accenten zijn namelijk alleen leesbaar als zowel de computer van de afzender als die van de geadresseerde gebruik maken van het coderingssysteem MIME (pc) of BinHex (Macintosh). Als je toch tekens met accenten moet gebruiken en je e-mailsoftware (of die van de geadresseerde) biedt geen ondersteuning voor MIME (of BinHex), dan kun je een ander systeem gebruiken (schrijf dan bijvoorbeeld e' ter vervanging van é). Extra informatie Een eigen e-mailadres kiezen Klanten van een internetprocider kunnen vaak niet de indeling van hun e-mailadres kiezen. Klanten van chello moeten zich bijvoorbeeld houden aan de indeling e- mail_address@chello.country. Deze indeling ligt vast en kan niet gewijzigd worden. E- mailadressen moeten namelijk het adres van de geregistreerde domeinnaam bevatten. In dit geval is dat de naam van de server. Toch hebben sommige mensen een e-mailadres dat ze helemaal zelf hebben samengesteld. Hoe kan dat? Er bestaat de mogelijkheid om extra te betalen voor een e-mailadres dat onafhankelijk is van je e-mail account provider. Je kunt bijvoorbeeld de naam van je werk, hobby of enkele zelfstandige naamwoorden opnemen in je e-mailadres (zo kun je bijvoorbeeld bij www.mail.st een e-mailadres krijgen als name@job.st, waar je de naam van je werk kunt invullen in het job -gedeelte. (Op www.perso-internet.com kun je controleren of het e- mailadres dat je wilt al in gebruik is.) Dit type service is handig als je van internetleverancier wilt veranderen of als je meerdere e-mailadressen hebt: je kunt je onafhankelijke adressen aan je echte e-mailadres koppelen. Gebruikers die je een bericht willen sturen hoeven dan slechts één virtueel e- mailadres te gebruiken. 7
Extra informatie E-mailen als ontspanning E-mailtoepassingen dienen niet uitsluitend als communicatiemiddel. Andere toepassingen van e-mail zijn: - PBM (Play By Mail): hiemee kun je complexe elektronische spelletjes spelen tegens spelers uit de hele wereld. - Deelnemen aan nieuwsgroepen - Een website binnenhalen: e-mail is een krachtige tool waarmee je een website, met behoud van de volledige structuur, kunt downloaden. Als je hierover meer wilt weten dan kun je gebruik maken van de links achterin het cursusboek. Verschil tussen software op een webserver en op een clientcomputer Om te kunnen e-mailen heb je een e-mailaccount nodig. Deze e-mailaccount geeft je toegang tot je mailbox en geeft je een e-mailadres en mogelijk zelfs aliassen. Je kunt de mailserver waarop jouw e-mailaccount zich bevindt via een webserver of rechtstreeks benaderen. Wat is een mailserver? Een mailserver is een krachtige computer waarop de mailbox van een groot aantal gebruikers bewaard wordt. Wanneer je een e-mailaccount aanmaakt, wordt er ruimte voor je gereserveerd op de mailserver. Dat verklaart waarom de omvang van je mailbox beperkt is. Je kunt ofwel rechtstreeks vanaf je computer met behulp van een software-interface ofwel via een webserver contact maken met deze mailserver. Rechtstreeks verbinding maken met een mailserver Dit is kinderspel. Je computer is aangesloten op hetzelfde netwerk als de mailserver, namelijk het internet. De e-mailsoftware die je op je computer hebt geïnstalleerd, moet precies weten welke mailserver je gebruikt en moet ook je e-mailadres kennen om toegang te hebben tot de mailserver en de inhoud van je mailbox te kunnen controleren. Het grote nadeel van dit systeem is dat je alleen vanaf je computer met een specifieke configuratie verbinding met de mailserver kunt maken. Wanneer je nieuwe e-mailsoftware installeert, moet je deze software configureren met je e-mailadres en de mailserver. Met dit systeem heb je vanaf een andere computer ook geen toegang tot je mailbox. Aan de andere 8
kant is het wel een veilig systeem omdat de kans dat iemand anders zich toegang verschaft tot je mailbox erg klein is. Dit systeem wordt vooral gebruikt door grote ondernemingen die hun eigen domeinnaam hebben. (bijv. @chello.com of @ibm.com). Via een webserver verbinding maken met een mailserver Je kunt rechtstreeks verbinding maken met de mailserver maar ook via een webserver. Het grote voordeel van dit systeem is dat de webserver zich op het WWW bevindt waardoor je met een browser vanaf elke computer die is aangesloten op het internet toegang heeft tot de webserver. Veel websites bieden deze service gratis aan (bijv. www.yahoo.com, www.hotmail.com en www.altavista.com), maar sommige internetproviders of multinationals bieden zowel rechtstreekse toegang als toegang via een webserver aan, zodat gebruikers toegang tot hun mailbox hebben vanaf hun eigen computer of via een andere computer middels een browser. Dit is met name interessant voor werknemers die telewerken. De toegang tot de mailbox is uiteraard beveiligd met gebruikersnamen en wachtwoorden. Extra informatie Een vergelijking maken tussen e-mailservices De belangrijkste criteria om e-mailservices met elkaar te vergelijken zijn: - De kosten: is de mailservice gratis, maakt hij deel uit van het pakket van de internetprovider of betalen de bedrijven die op het scherm adverteren terwijl jij je mailbox gebruikt? - De maximale omvang van je mailbox en de e-mailberichten die je mag versturen - De indeling van het e-mailadres - Het aantal aliassen dat je mag gebruiken - Toegang via een webserver of rechtstreeks - Beveiliging: zijn de mail- en webservers beveiligd tegen spam en/of virussen? 9
Onthoud het volgende!! E-mail is de afkorting van 'electronic mail' of elektronische post. Een e- mailbericht is een bericht dat tussen twee computers over het internet wordt uitgewisseld.! Een e-mailbericht heeft een koptekst (To/From, Cc, Bcc en Subject) en een hoofdtekst. Aan e-mailberichten kunnen bijlagen (attachments) gehecht worden die uit allerlei bestanden kunnen bestaan (bijv. Word, Excel enzovoort).! Het e-mailbericht (koptekst en hoofdtekst) moet in ASCII-code worden geschreven. Het gebruik van tekens met accenten in de koptekst wordt sterk afgeraden. Om tekens met accenten te gebruiken of om bijlagen te versturen moet u over MIME of BinHex beschikken.! De indeling van een e-mailadres is: naam gebruiker@domeinnaam.toplevel_domein.! Naast standaard e-mailadressen kun je ook aliassen en mailinglijsten gebruiken.! Om te kunnen e-mailen heb je een e-mailaccount op een mailserver nodig waarmee je rechtstreeks of via een webserver verbinding kunt maken. 10
Hoe werkt e-mail? De e-mailservice is gebaseerd op het client / server-model en maakt gebruik van de TCP/IPstandaard. Client / server Mailberichten die je ontvangt staan niet op je eigen computer, hoewel vaak alles in het werk wordt gesteld om je van het tegendeel te overtuigen. Je mailberichten worden opgeslagen op een mailserver. Wanneer je je mailbox opent, zie je de berichten die voor je zijn binnengekomen. De mailbox wordt bewaard op de mailserver. De mailbox is beveiligd met een gebruikersnaam en een wachtwoord. chello map Submap gebruiker 1 Submap verwijderd Submap verzonden Submap inbox Bericht 1 bestand Bericht 2 bestand etc. submap gebruiker2 Submap verwijderd Submap inbox etc. Wanneer gebruikers hun mailbox controleren (middels software op hun pc of een website), downloaden ze de inhoud van hun mailbox naar hun computer. De inhoud bestaat uit bestandsnamen die zijn verdeeld in een directory met mappen en submappen. Veel voorkomende mappen van een mailbox zijn: - De inbox map: ontvangen berichten - De sent map: verzonden berichten - De deleted map: verwijderde berichten Wanneer een gebruiker een bericht leest, dan leest hij/zij een bestand dat van de mailserver is gedownload naar zijn/haar computer. Omgekeerd, als een gebruiker een e-mailbericht verstuurt, stuurt hij/zij dat naar de mailserver die op zijn beurt het bericht over het internet verstuurt. Het bericht komt op een andere mailserver terecht waar het bericht bewaard wordt voor de geadresseerde. Vervolgens downloadt de geadresseerde het bericht om het te lezen. 11
Extra informatie Wanneer je computer dienst doet als mailserver Sommige gebruikers ontvangen e-mailberichten rechtstreeks op hun computer. In die gevallen doet de computer dienst als mailserver. Om een computer om te vormen tot een mailserver, moet je een mailservertoepassing installeren EN een domeinnaam hebben. De mailserver moet altijd aan staan (om op elk moment e-mailberichten te kunnen ontvangen) en moet over een grote opslagcapaciteit beschikken om veel berichten te kunnen ontvangen. 12
Protocollen De belangrijkste mailprotocollen zijn SMTP, POP en IMAP. Deze protocollen regelen de client / server-communicatie die in de vorige paragraaf beschreven wordt. Aangezien e- mailberichten via het internet verstuurd worden, vallen deze protocollen binnen het pakket TCP/IP-protocollen. SMTP SMTP (Simple Mail Transport Protocoll) regelt de communicatie tussen twee mailservers: die van de afzender en die van de geadresseerde. SMTP is een zogenaamd punt-tot-puntprotocol omdat het twee punten met elkaar verbindt: twee servers die zijn aangesloten op het internet. Het is een 'aangesloten protocol': de servers moeten zijn aangesloten en de verbinding moet correct functioneren. POP en IMAP POP (Post Office Protocoll) en IMAP (Interactive Mail Access Protocoll) regelen de communicatie tussen de mailserver en de computer van de gebruiker. Voor het downloaden van e-mailberichten is een van deze twee protocollen nodig. Het grootste verschil tussen POP en IMAP zit 'm in de manier waarop de toegang tot de mailbox is georganiseerd: met IMAP kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd gebruik maken van de mailbox, terwijl bij POP telkens slechts één gebruiker toegang heeft tot de mailbox. POP en IMAP worden steeds geschreven in combinatie met een cijfer (POP3, IMAP4). Dit cijfer geeft de versie van het protocol aan. Poort Net als alle andere protocollen hebben mailprotocollen een logische-poortnummer dat computers in staat stelt de juiste service uit te voeren bij het ontvangen van gegevensblokken. Veelgebruikte poortnummers voor SMTP, POP en IMAP zijn: - SMTP: poort 25 - POP2: poort 109 - POP3: poort 110 - IMAP4: poort 143 13
Extra informatie Beveiliging van e-mailberichten Van cruciaal belang bij mailservers, en in het bijzonder POP3-servers, is de beveiliging van de e-mailberichten. Wachtwoorden, gebruikersnamen en e-mailberichten worden samen bewaard op mailservers. Je kunt je berichten op twee manieren beveiligen: 1) Door een bewijs van aflevering te vragen (een zogenaamde delivery receipt ). Dit bewijs toont de mailadressen waarop het bericht afgeleverd is en of het bericht tijdens de verzending niet door iemand anders dan de geadresseerde gelezen is. 2) Door je berichten te coderen middels een digitale handtekening. Bijvoorbeeld met PGP (Pretty Good Privacy), een van de meest bekende coderingsprogramma's. Onthoud het volgende!! E-mail werkt volgens het client / server-model. De computers van de gebruikers zijn clients die aangesloten zijn op mailservers of webservers. E- mailprotocollen maken deel uit van de TCP/IP-protocollen.! De mailservers (webservers) van de geadresseerde en de afzender communiceren middels het SMTP-protocol.! Voor het downloaden/uploaden van de inhoud van de mailbox maken clientcomputers gebruik van het POP- of het IMAP-protocol. 14
De nieuwsservice configureren E-mail is een van de vele manieren om via het internet te communiceren. Om goed te communiceren moet zowel de internetaansluiting als de mailsoftware correct geconfigureerd zijn. In deze cursus gaan we ervan uit dat de internetaansluiting naar behoren functioneert. Via een webserver toegang krijgen tot de nieuwsservice Als je een e-mailaccount op een webserver wilt gebruiken, dan volstaat het dat je over een browser beschikt en heb je geen specifieke configuratie nodig. Je verkrijgt toegang tot de webserver door eenvoudigweg je gebruikersnaam en wachtwoord in te typen. Nieuwssoftware Er zijn verschillende toepassingen waarmee je e-mailberichten kunt verzenden en ontvangen. De belangrijkste toepassingen zijn Outlook, Outlook Express, Netscape Messenger, Eudora en Pegasus. Je e-mailaccount configureren Wat moet je weten om je emailaccount correct in te stellen? Op basis van wat we tot dusver hebben besproken, moet je het volgende weten: - Je e-mailadres (bijv. jpaul@chello.nl) - De naam van de SMTP-mailserver - Het protocol dat gebruikt wordt (POP3 of IMAP4) De e-mailopties configureren Hieronder staan enkele voorbeelden van voorkeurinstellingen die je kunt vastleggen in het e- mailprogramma dat je gebruikt: - Het uiterlijk: lettertype, kleuren - Automatische handelingen: handtekening toevoegen, kopieën bewaren van verzonden berichten, regelmatig archieven aanleggen - De waarschuwing: bijv. een geluid afspelen wanneer er een e-mailbericht is binnengekomen. - De synchronisatie: regels definiëren voor het schrijven van mailberichten wanneer je niet in verbinding staat met het internet. - De verversingsfrequentie Extra informatie Met e-mailsoftware toegang krijgen tot mailservers op het web Je kunt e-mailsoftware ook zo instellen dat je toegang hebt tot mailservers op het web. Je moet dan een account aanmaken op een webserver en de gegevens daarvan invoeren in de software. Vaak is het echter onmogelijk deze gegevens on line op te vragen. 15
Extra informatie Een vergelijking maken tussen e-mailprogramma's De belangrijkste criteria om e-mailprogramma's met elkaar te vergelijken zijn: - Gebruiksgemak - Of de software compatibel is met het gebruikte besturingssysteem - Ondersteuning voor mailberichten gecodeerd met MIME / BinHex - Mogelijkheid om meerdere accounts te beheren - De kosten: is het e-mailprogramma gratis, wordt het bij het besturingssysteem geleverd of dient er vooruit betaald te worden - Ondersteuning: helpdesk, online, documentatie Onthoud het volgende!! Om een e-mailaccount te configureren heb je de volgende informatie nodig: een e-mailadres, de naam van de SMTP-server en het gebruikte protocol (POP of IMAP).! E-mailprogramma's kunnen worden afgestemd op de wensen van de gebruiker: de interface kan worden aangepast, alsmede de uitvoering van een aantal automatische handelingen, waaronder het vertragen van de verversingsfrequentie. 16
Problemen oplossen De meest voorkomende e-mailproblemen zijn het niet kunnen bereiken van de mailbox en het niet kunnen verzenden of ontvangen van e-mailberichten. Je hebt geen toegang tot de mailbox Als je internetaansluiting correct functioneert, is het probleem mogelijk te wijten aan: - de configuratie van de software of - de mailserver. Je kunt geen e-mailberichten verzenden E-mailberichten worden teruggekaatst' (bounce back) met een foutmelding Wanneer een e-mailbericht wordt teruggekaatst, wordt de reden daarvan vermeld in het onderwerpveld en in de hoofdtekst van het mailbericht. De twee meest voorkomende oorzaken van een overdrachtsfout zijn: - De domeinnaam in het e-mailadres is onbekend - Het domein herkent de naam van de geadresseerde niet In beide gevallen kan de mailbox van de geadresseerde niet worden gevonden. Problemen met bijlagen Er ontbreken bijlagen of sommige bijlagen zijn vervangen door andere bestanden De twee belangrijkste oorzaken voor problemen met bijlagen zijn: - De mailserver weigert uit veiligheidsoverwegingen bepaalde bestanden door te sturen (de server heeft bijvoorbeeld een virus ontdekt) of de mailserver wil ruimte uitsparen. Deze situaties doen zich vaak voor in bedrijven waar de de mailserver zo is geconfigureerd dat *.exe-bestanden (uitvoerbare bestanden) of bestanden die een bepaalde omvang overschrijden automatisch geannuleerd worden. Een mogelijke oplossing is het hernoemen van het bestand of het comprimeren van het bestand met WinZip (dat een *.zip-bestand aanmaakt). (als er in een bijlage een virus ontdekt wordt, wordt dat bestand automatisch vervangen door een veilig bestand. Afhankelijk van de antivirussoftware, verschijnt er een bericht met een korte toelichting, bijvoorbeeld virus detected.) - Het e-mailbericht in combinatie met de bijlagen overschrijdt de omvang die is toegestaan door uw mailbox. De bijlagen zijn niet leesbaar De bijlagen zijn beschadigd Het is mogelijk dat een bestand tijdens de overdracht beschadigd wordt. Er is dan iets fout gegaan, er zijn gegevens verloren gegaan of er hebben zich een aantal problemen voorgedaan met het bestand. De enige manier om de bijlagen correct te ontvangen is ze door de afzender opnieuw te laten verzenden. 17
Compatibiliteit van software We hebben geleerd dat tekens met accenten alleen gebruikt mogen worden als zowel de computer van de afzender als die van de geadresseerde over het MIME-coderingssysteem beschikken. Er kunnen zich ook problemen voordoen als de afzender en de geadresseerde verschillende besturingssystemen en toepassingen gebruiken. Als bijvoorbeeld: - de ontvangen bijlage is een bestand dat gemaakt is met een toepassing die niet op je computer staat (je moet bijvoorbeeld over Microsoft Excel beschikken om *.xls-bestanden te lezen) of de afzender en de geadresseerde hebben uiteenlopende versies van de toepassing op hun computer staan... Gebruikers moeten dan hun toevlucht nemen tot een andere toepassing om het bestand te lezen. Vaak gaat dat gepaard met verlies van bepaalde informatie, bijvoorbeeld de opmaak. - de bijlage is een bestand dat gecomprimeerd werd met een toepassing die niet op je computer staat (zo heb je bijvoorbeeld WinZip nodig om *.zip-bestanden te decomprimeren). - de bijlage is een bestand dat gemaakt werd op een computer met een ander besturingssysteem dan het jouwe. Je kunt geen e-mailberichten verzenden Het is moeilijk vast te stellen of je gewoonweg geen e-mailberichten ontvangt, dan wel dat je geen e-mailberichten kunt ontvangen. Stel dat je zeker weet dat je een e-mailbericht ontvangen hebt, maar het verschijnt niet in je inbox (je hebt bijvoorbeeld een bericht naar jezelf gestuurd). Mogelijke oorzaken: - de mailserver heeft het bericht dat je verstuurd hebt niet ontvangen (dit is doorgaans te wijten aan het drukke internetverkeer of routeringsproblemen). - de software die spam wegfiltert heeft abusievelijk je e-mailbericht verwijderd (vermijd het gebruik van het $-teken in het onderwerpveld, omdat dit teken de antispamsoftware kan inschakelen). Wat kun je in deze gevallen doen? - Je kunt de inhoud van je mailbox 'verversen' (opnieuw controleren): je computer downloadt je mailbox van de mailserver wanneer je verbinding maakt met de mailserver en, afhankelijk van de instellingen van uw e-mailprogramma, wordt de inhoud van je mailbox op geregelde tijdstippen ververst. Als je vóór de volgende automatische download wilt controleren of je nieuwe e-mailberichten ontvangen hebt, dan activeer je de verversingsfunctie (doorgaans door op Send/Receive te klikken). 18
Onthoud het volgende!! Als een gebruiker geen toegang heeft tot zijn/haar mailbox, is dat mogelijk te wijten aan: - een instelling in het e-mailprogramma of - de mailserver.! Als een gebruiker geen e-mailberichten kan verzenden, is dit mogelijk te wijten aan een probleem in het e-mailadres.! Gebruikers die problemen ondervinden met bijlagen zullen merken dat deze vaak te wijten zijn aan: - de configuratie van de mailserver, - de inschakeling van een antivirusprogramma, - beschadigde bijlagen, - niet-compatibele software, of - de omvang van het e-mailbericht (met inbegrip van de bijlage).! Gebruikers die geen e-mailberichten ontvangen, kunnen het probleem vaak oplossen door de inhoud van hun mailbox te verversen. Het niet kunnen ontvangen van e-mailberichten kan te wijten zijn aan: - een opstopping op het internet of - de inschakeling van het antispamprogramma. 19
Netiquette Netiquette (of Network Etiquette ) is een verzameling gedragsregels voor het internet. De gedragsregels inzake e-mailberichten schrijven onder meer het volgende voor: - Beperk de omvang van je mailbox door overbodige e-mailberichten te verwijderen: je deelt de mailserver met andere gebruikers en de ruimte van de mailserver is uiteraard niet onbeperkt groot. Als je al je e-mailberichten wilt bewaren, dan kun je dat het beste op een andere server of op je harde schijf doen. - Neem geen vertrouwelijke informatie op in e-mailberichten; denk eraan dat het vertrouwelijke karakter van e-mailberichten geschonden kan worden. Bovendien kan de wetgeving inzake privacy en eigendom van e-mailberichten van land tot land verschillen.. - Houd het aantal mailinglijsten waarop je je inschrijft beperkt. Zo vermijd je dat je binnen 24 uur meer dan de toegestane omvang aan e-mailberichten ontvangt. - Gebruik een geldig e-mailadres wanneer je grote bijlagen verstuurt: als het adres fout is, wordt het bericht samen met de bijlage teruggestuurd. Het bericht legt dan voor niks twee keer de afstand af! - Schrijf steeds een onderwerp in het onderwerpveld: sommige gebruikers, bijvoorbeeld gebruikers van IMAP-servers en gebruikers van bepaalde mailservers op het web, raadplegen het onderwerpveld alvorens het volledige bericht te downloaden. Onthoud het volgende!! Netiquette is een leidraad voor goed gedrag tijdens het gebruik van het internet. Het is gebaseerd op een aantal algemene beleefdheidsregels en een begrip van de technische beperkingen van en de gebruiken op het internet.! De netiquette van het e-mailen schrijft voor dat: - Gebruikers de omvang van hun mailbox beperkt moeten houden - Gebruikers beter geen vertrouwelijke informatie kunnen versturen - Gebruikers zich beter niet op te veel mailinglijsten tegelijkertijd kunnen inschrijven - Gebruikers ervoor moeten zorgen dat ze het juiste e-mailadres ingevoerd hebben wanneer ze zware e-mailberichten versturen - Gebruikers moeten in het onderwerpveld beknopt beschrijven waarover het e-mailbericht gaat 20
Test jezelf Sommige vragen kunnen meerdere correcte antwoorden hebben. 1. Waarom wordt het gebruik van tekens met accenten in e-mailberichten afgeraden? a. Het maakt het e-mailbericht groter. b. De mailservers bevinden zich in het Verenigd Koninkrijk en Engelsen gebruiken geen tekens met accenten. c. Omdat sommige software niet compatibel is, kunnen er problemen ontstaan met de berichten. 2. De e-mailservice is gebaseerd op het client / server-model omdat a. gebruikers van e-mail vaak ook klant zijn bij een internetprovider. b. verkopers vaak gebruik maken van e-mailberichten om klanten te bereiken. c. e-mailberichten opgeslagen worden op specifieke computers die 'servers' genoemd worden. 3. De belangrijkste protocollen die gebruikt worden voor e-mailservice zijn a. POP, IMAP en SMTP. b. onderdeel van de TCP/IP-suite. c. NNTP, IRC en ICQ. 4. Om e-mailsoftware te configureren heb je de volgende gegevens nodig: a. Het land waar de mailserver zich bevindt. b. De naam van de mailserver. c. De capaciteit van de mailserver. 5. Er belt een klant op die geen toegang heeft tot zijn mailbox. Welke vraag stel je deze klant? a. Kunt u surfen op het web? b. Hebt u al een ander e-mailadres geprobeerd? c. Hebt u al geprobeerd de inhoud van uw inbox te verversen? 6. Wat zijn de belangrijkste regels van de netiquette? a. Beperk de omvang van je mailbox, schrijf korte e-mailberichten en vermijd tekens met accenten. b. Beperk de omvang van je mailbox, stuur zo weinig mogelijk bijlagen en wees vriendelijk. c. Beperk de omvang van je mailbox, vermeld steeds het onderwerp van het bericht in het onderwerpveld, en stuur geen berichten met een vertrouwelijke inhoud. 21
Samenvatting In deze cursus zijn de volgende hoofdpunten besproken: Wat is e-mail?! E-mail is de afkorting van 'electronic mail' of elektronische post. Een e-mailbericht is een bericht dat tussen twee computers over het internet uitgewisseld wordt.! E-mailberichten hebben een koptekst (To/From, Cc, Bcc en Subject) en een hoofdtekst. E-mailberichten kunnen worden verstuurd met bijlagen, bestanden die met een toepassing gemaakt zijn.! Het e-mailbericht (kop- en hoofdtekst) moet in ASCII-code geschreven worden. Het gebruik van tekens met accenten in de koptekst wordt sterk afgeraden. Om tekens met accenten te gebruiken of om bijlagen te versturen moet u over MIME of BinHex beschikken.! De indeling van een e-mailadres is naam gebruiker@domeinnaam.top-level_domein.! Ter vervanging van standaard e-mailadressen kunnen aliassen en mailinglijsten gebruikt worden.! Om te kunnen e-mailen, heb je een e-mailaccount nodig op een mailserver. Je kunt rechtstreeks verbinding maken met deze mailserver of via een webserver. Hoe werkt de e-mailservice?! De e-mailservice is gebaseerd op het client / server-model - de computers van de gebruikers zijn clients die aangesloten zijn op mailservers of webservers. De service is geënt op de TCP/IP-standaard.! De mailservers (webservers) van de geadresseerde en de afzender communiceren middels het SMTP-protocol.! Clientcomputers downloaden/uploaden de mailbox van de gebruikers middels het POP- of het IMAP-protocol. De nieuwsservice configureren! Voor het configureren van een e-mailaccount heb je onder meer de volgende gegevens nodig: een geldig e-mailadres, de naam van de SMTP-server en de naam van het protocol dat gebruikt wordt (POP of IMAP).! Het configureren van de e-mailsoftware stelt gebruikers in staat de interface naar eigen smaak te configureren en automatische handelingen (bijvoorbeeld het verversen van de mailbox) te wijzigen. Problemen oplossen! Als een gebruiker geen toegang heeft tot zijn/haar mailbox, is dat mogelijk te wijten aan: - een probleem met een e-mailprogramma-instelling of - de mailserver.! Als een gebruiker geen e-mailberichten kan verzenden, is dit mogelijk te wijten aan een probleem in het e-mailadres.! Als het probleem de bijlage betreft, is dit mogelijk te wijten aan: - de configuratie van de mailserver, - de inschakeling van een antivirusprogramma, - een beschadiging van de bijlage, - niet-compatibele software, of - de omvang van het e-mailbericht.! Als een gebruiker geen e-mailberichten kan ontvangen, is dit mogelijk te wijten aan: - het sinds lange tijd niet meer verversen van de mailbox, - een opstopping op het internet of - de inschakeling van het antispamprogramma. 22
Netiquette! Netiquette is een verzameling algemeen geaccepteerde gedragsregels voor internetgebruikers.! De netiquette van het e-mailen schrijft voor dat: - Gebruikers de omvang van hun mailbox beperkt moeten houden - Gebruikers beter geen vertrouwelijke informatie kunnen versturen - Gebruikers zich beter niet op te veel mailinglijsten tegelijkertijd kunnen inschrijven - Gebruikers ervoor moeten zorgen dat ze het juiste e-mailadres ingevoerd hebben wanneer ze zware e-mailberichten versturen - Gebruikers altijd een onderwerp moeten schrijven in het onderwerpveld 23
Links Het internet is een schier onuitputtelijke bron van informatie. Als je meer wilt weten over het versturen en ontvangen van e-mailberichten dan vind je ongetwijfeld meer informatie op het internet. Hieronder staan een aantal links waarmee je aan de slag kunt! Voor meer informatie:! http://www.learnthenet.com/english/html/20how.htm Algemene informatie over e-mail: praktische informatie en wat grondbeginselen! http://www.webfoot.com/advice/email.top.html Hoe schrijf je e-mailberichten Appendix B geeft informatie over domeinnamen! http://email.about.com/library/weekly/aa051797.htm Netiquette! http://www.pbmgames.co.uk/pbmgamesindex.html Play By Mail! http://www.nursingworld.org/listserv/ Listservs! http://everythingemail.net/email_news.html Nieuwsgroepen Verwijzingen in dit cursusboek http://tantalo.net/ports/index.php Veelgebruikte poortnummers voor protocollen http://www.perso-internet.com http://www.mail.st http://signup.domaindirect.com/cgi-bin/info.cgi?do=index&pageid=aboutemail Service voor gepersonaliseerde e-mailadressen Request for comments (RFC): SMTP, POP, and IMAP 24
Antwoorden op de vragen bij Test jezelf! Hier vind je de antwoorden op de vragen die gesteld zijn in de hoofdstukken Test jezelf van dit werkboek. Mocht je vragen hebben betreffende deze antwoorden, dan kun je contact opnemen met je docent. Fijn dat je de chelloacademy hebt gebruikt. :) 1. Waarom wordt het gebruik van tekens met accenten in e-mailberichten afgeraden? c. Omdat sommige software niet compatibel is, kunnen er problemen ontstaan met de berichten. 2. De e-mailservice is gebaseerd op het client / server-model omdat c. e-mailberichten opgeslagen worden op specifieke computers die 'servers' genoemd worden. 3. De belangrijkste protocollen in verband met de e-mailservice zijn: a. POP, IMAP en SMTP. b. onderdeel van de TCP/IP-suite. 4. Om e-mailsoftware te configureren hebt u de volgende gegevens nodig: b. De naam van de mailserver. 5. Er belt een klant op die geen toegang heeft tot zijn mailbox. Welke vraag stel je deze klant? a. Kunt u surfen op het web? 6. Wat zijn de belangrijkste regels van de netiquette? c. Beperk de omvang van je mailbox, vermeld steeds het onderwerp van het bericht in het onderwerpveld, en stuur geen berichten met een vertrouwelijke inhoud. 25