DBS Talent & Salaris. Inrichten Digitale Loonstrook

Transcriptie

1 Copyright DBS Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvuldiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende.

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Mogelijke foutmeldingen... 9 Datum: Blad: 2

3 1. Inleiding Dit document bevat de informatie die nodig is om de Digitale Loonstrook in te richten in Talent & Salaris Client module. Wij stellen het zeer op prijs als u uw vragen en opmerkingen over dit document aan ons stuurt. Alle contactgegevens kunt u vinden op: Datum: Blad: 3

4 2. Voor het in gebruik nemen van de Digitale Loonstrook moeten de volgende stappen worden ondernomen: 1. Activering Vraag een code aan en activeer de mogelijkheid via Algemeen Activeer Modules 2. Bestandslocatie Leg de locatie vast waar de Loonstroken moeten worden opgeslagen via HRM Onderhoud HRM Dossierlocaties Elektronisch Dossier Digitale Loonstroken 3. instelling Het is mogelijk om de loonstrook als bijlage van een te sturen. Ook bestaat de mogelijkheid om de medeweker via op de hoogte te stellen dat loonstrook klaarstaat in het Elektronisch Dossier. Voor de verzending van de kan gebruik worden gemaakt van Outlook of de server. Dit is in te stellen via HRM Onderhoud HRM Instellingen Digitale Loonstrook server Datum: Blad: 4

5 U hebt de keuze uit drie verzendmethodes: Outlook Werkt uiteraard alleen wanneer u Outlook hebt geïnstalleerd. Om het versturen van ongewenste (spam) via Outlook tegen te gaan, heeft Microsoft een aantal obstakels aangebracht om te versturen via Outlook. Zo kan het gebeuren dat u elk bericht moet goedkeuren voordat het verzonden wordt. Met name bij veel berichten is deze keuze dan ook niet aan te raden. Exchange (2003 met Service Pack 1 of hoger) Werkt uiteraard alleen wanneer uw bedrijf gebruikmaakt van Microsoft Exchange als mailserver. Raadpleeg eventueel uw systeembeheerder. U kunt het uittesten door in de adresbalk van Internet Explorer te typen: Wanneer u Veilig hebt aangevinkt, vervangt u http door https. In bovenstaand voorbeeld wordt dit dus: Internet Explorer kan nu vragen om een gebruikersnaam en wachtwoord, maar mag geen melding geven omtrent certificaten. SMTP Werkt met de meeste mailservers. Alleen kan het zijn dat er bepaalde instellingen (relaying) op de server moeten worden gewijzigd. Opnieuw om spam te voorkomen. Als gebruik wordt gemaakt van de server dan moet de gebruiker die de loonstroken verstuurd een adres hebben. In te stellen via Algemeen Autorisatie Onderhoud bedrijf - <Bedrijfsnaam> - Gebruikers. Datum: Blad: 5

6 Als gebruik wordt gemaakt van Outlook zal de gebruiker die de loonstroken aanmaakt alle mails in zijn/haar verzonden items hebben staan. 4. Per werknemer moet worden aangegeven hoe hij/zij wil worden geïnformeerd dat er een digitale loonstrook is aangemaakt. Dit is in te stellen via DBS Talent & Salaris Onderhoud Werknemers Werknemer. Op het tabblad Werknemer Overig kunt u het veld Digitale sal. Afrekening instellen: Mogelijke waardes zijn: Datum: Blad: 6

7 Afdrukken (per post intern distribueren) met bijlage Kennisgeving via Kennisgeving via Te Doenlijst Doe niets De strook wordt geprint moet intern worden verstuurd Er wordt een naar de werknemer met als bijlage de loonstrook (in pdf-vorm) Er wordt een naar de werknemer gestuurd waarin hij wordt geïnformeerd dat de digitale loonstrook in zijn elektronisch dossier is opgenomen Er wordt in de Te Doen-lijst van de gebruiker die gekoppeld is aan de werknemer een melding geplaatst De werknemer wordt niet op de hoogte gesteld NB. In alle gevallen wordt de digitale loonstrook in het elektronische dossier van de werknemer geplaatst. Dit is van belang voor de vervolgacties. De standaardwaarde is Afdrukken (per post intern distribueren). Deze waardes zijn ook in te stellen via massamutaties werknemer. Als de werknemer via genotificeerd wil worden moet er wel een adres opgegeven zijn. Dit is in te stellen via de knop op het tabblad Personeel. 5. Het aanmaken van de digitale loonstrook wordt gedaan met het programma Salarisafrekening. Als gekozen wordt voor methode van verwerking Per werknemer wordt per werknemer een strook in zijn/haar elektronisch dossier geplaatst. (Als gekozen wordt voor Collectief worden de stroken gewoon afgedrukt.) Datum: Blad: 7

8 Als vervolgens op de knop wordt gedrukt vindt de verwerking plaats. Er moet eerst een fysieke printer worden gekozen voor het geval er werknemers zijn met de instelling Afdrukken (per post intern distribueren). Vervolgens moet er een PDF-printer worden gekozen. De digitale loonstrook wordt in PDF-formaat opgeslagen (zie Uitvoer naar PDF.doc in de documentation map op de DVD). Vervolgens moet er een map worden geselecteerd waar de PDF-bestanden tijdelijk worden opgeslagen. De bestanden worden initieel aangemaakt met een bestandsnaam die bestaat uit: Salarisstrook_bedrijfsnummer_werknemernummer_periode_achternaam.pdf bijvoorbeeld Salarisstrook_20_4_ _Janssens.pdf. Hierna wordt het bestand aangepast en de naam versleuteld om veiligheidsredenen. Na deze bewerking wordt de map met tijdelijke bestanden leeggemaakt. 6. Bij de werknemer kan tenslotte in het elektronisch dossier gecontroleerd worden of de digitale strook beschikbaar is. Datum: Blad: 8

9 3. Mogelijke foutmeldingen The system cannot locate the resource specified In dat geval hebt u bij de Instellingen Digitale Loonstrook aangegeven dat u Veilig (via https) wilt werken, terwijl u op uw mailserver geen https (SSL) gebruikt. Een andere mogelijkheid is dat u een niet-bestaande mailservernaam hebt ingevuld. Oplossing: verwijder het vinkje bij Veilig (via https), of richt uw mailserver in zodat het ook https gebruikt. Controleer ook of u de juiste mailservernaam hebt ingevuld. The download of the specified resource has failed In dat geval hebt u bij de Instellingen Digitale Loonstrook aangegeven dat u Veilig (via https) wilt werken, hebt u ook op de mailserver aangegeven dat u https (SLL) wilt gebruiken, maar is er iets mis met het certificaat. Mogelijk hebt u geen certificaat opgegeven, is het certificaat verlopen of is er iets mis met (een van de) oudercertificaten (meestal het rootcertificaat). Het probleem kan ook zijn dat (een van de) oudercertificaten (meestal het rootcertificaat) op de pc ontbreekt of niet meer geldig is. Een andere mogelijkheid is dat de servernaam van de mailserver niet overeenkomt met de servernaam zoals die in het SSL-certificaat staat vermeld. Oplossing: zorg dat u op de mailserver een geldig SSL-certificaat hebt opgegeven en dat ook het rootcertificaat geldig is. Zorg dat de pc s het SSL-certificaat vertrouwen door het rootcertificaat te imperteren. Zorg er tenslotte ook voor dat de servernaam overeenkomt met de naam in het SSL-certificaat. Test: Start Internet Explorer en vul in de adresbalk in: Hier dient u <mailserver> uiteraard te vervangen door de naam van uw mailserver. Wanneer er geen foutmeldingen of waarschuwingen verschijnen omtrent certificaten, dan is alles goed ingericht. --- Datum: Blad: 9