Dcumentatie vr update SNDwin 12.40
I. Verbeteringen... 3 1. Test bij definitief afrekenen... 3 2. Tellers wissen nmgelijk... 3 3. Cntrle rekeningstelsel... 3 4. Ingave factuur - herberekenen... 4 5. Afbeken werkkapitaal bij manuele bewerking... 4 6. Beginbalans rubriek 400000 lijst detail per eigenaar... 4 7. Aangepaste prefbalans... 5 II. Nieuw... 6 1. Lijst eigenaars van een gebuw... 6 2. Exprt qutiteiten naar Excel... 6 3. Rapprtenbeheer... 8 4. Cmmunicatie-instellingen...19 5. Aangetekende briefwisseling...34 6. Briefwisseling via e-mail...37 7. Ttaalverzicht Briefwisseling...45 8. Nieuwe beschikbare samenvegvelden briefwisseling...45 9. Briefwisseling penen in MS Wrd...46 10. Individuele afrekening pslaan in dcumentenbeheer klant...47
I. Verbeteringen 1. Test bij definitief afrekenen Bij het definitief afrekening van een bekjaar is een cntrle ingebuwd die test f de peningsbalans in evenwicht is. Indien de peningsbalans niet in evenwicht is, wrdt nderstaand scherm afgedrukt. 2. Tellers wissen nmgelijk Op het verzicht van de gedefinieerde tellers is het niet meer mgelijk m een teller, waarp reeds gebekt werd, te verwijderen. 3. Cntrle rekeningstelsel Bij het tevegen van een nieuw rekeningnummer wrdt een cntrle uitgeverd waarbij getest wrdt p het aantal cijfers. Een kstenrekening met steeds uit 6 cijfers bestaan. Indien dit niet het geval is, zal nderstaand scherm verschijnen. Deze cntrle wrdt uitgeverd ter hgte van Gebuw Rekeningstelsel alsk bij Standaard rekeningstelsel Update SNDwin v12.40 3/48
4. Ingave factuur - herberekenen Bij het ingeven van een factuur, znder gebruik te maken van een standaardkst, is het niet meer mgelijk m p het gele sterretje (=herberekenen) te klikken. Dit icntje zal niet meer zichtbaar zijn. Alleen bij het beken van een factuur, waarbij een standaardkst werd geselecteerd, zal de prcedure van het herberekenen kunnen gebruikt wrden. (geel sterretje aanwezig) 5. Afbeken werkkapitaal bij manuele bewerking Het is nu k mgelijkheid m een werkkapitaal te laten afbeken bij het ingeven van een manuele bewerking. Dr het klikken p het icntje Afbeken Werkkapitaal / Reservefnds zal het verzicht getnd wrden van alle penstaande werkkapitalen en reservefndsen. Op die manier is het dus k mgelijk m p een snelle manier het werkkapitaal te laten afbeken. 6. Beginbalans rubriek 400000 lijst detail per eigenaar Nu bestaat de mgelijkheid m een lijst af te drukken van rubriek 400000 (klanten) van de beginbalans. Deze lijst vermeld per eigenaar het penstaand sald en eventueel ng te betalen reservefndsen en/f werkkapitalen. Het ttaal van deze lijst is gelijk aan het bedrag van rubriek 400000 p de peningsbalans. Via Bekhuding Balansen en RC Drukken RC Eigenaars wrdt nderstaand scherm afgedrukt. Dr het aanvinken van het veld Enkel beginsald s peride wrdt de detaillijst van rubriek 400000 afgedrukt. Update SNDwin v12.40 4/48
7. Aangepaste prefbalans Via Bekhuding Extra Cmptabiliteit Prefbalans wrdt de prefbalans van een bepaald gebuw en peride afgedrukt. De keuze Situatie vr f Situatie na afrekening is nieuw. Indien men de keuze vr afrekening kiest, wrdt de prefbalans vr afrekening afgedrukt. De rekening klanten tnt de situatie van de rekening klanten van het gekzen bekjaar (=penstaande bedragen), de individuele ksten wrden getnd en alle te verrekenen ksten/pbrengsten wrden gettaliseerd p de pst afrekening. Indien men de keuze na afrekening kiest, wrden alle te verdelen ksten/pbrengsten, de individuele ksten en de betaalde prvisies verrekend (=afrekening) en p de pst klanten geplaatst. Update SNDwin v12.40 5/48
II. Nieuw 1. Lijst eigenaars van een gebuw Via de tabel van de privatieven heb je k de keuze m een beperkte lijst van de eigenaars van het gebuw af te drukken, maw znder telefn en email gegevens. 2. Exprt qutiteiten naar Excel Via de tabel van de privatieven kan je de sleutelaandelen exprteren naar Excel. 2.1 Keuze Greperen per eigenaar? Indien de keuze greperen per eigenaar aangevinkt is, wrden de privatieven en hun qutiteiten gegrepeerd per eigenaar. (=systeem vrige versie SNDwin). Indien je de keuze greperen per eigenaar uitvinkt, wrdt er een exprt gemaakt per privatief. Update SNDwin v12.40 6/48
2.2 Template in Excel Nadat de exprt van de qutiteiten vltid is, heb je de mgelijkheid m deze exprtbestanden te penen in Excel f te kppelen met een Wrd-dcument. Nieuw is de mgelijkheid m dit te penen met een Excel-template. In de update is er standaard template vrzien, nl aanwezig.xlsx. (Dit is een.xlsx-dcument. Dit kan enkel gepend wrden met Excel2007 f hger) Nadat je de template gekzen hebt, druk je p de knp Openen met Excel en wrdt de template gepend in Excel. Om de actuele gegevens van de eigenaars in de lijst te zien, ga je naar: Update SNDwin v12.40 7/48
Daarna kan je in de Excel aanvullen wie aanwezig was f niet (0 f 1), wie vlmacht gegeven heeft, Autmatisch wrden de aantal eigenaars en hun aandelen tezamen geteld. Dit is een vrbeelddcument en kan altijd naar eigen wens aangepast wrden. 3. Rapprtenbeheer Het rapprtenbeheer werd verder verfijnd, zdat u ver uitgebreidere mgelijkheden beschikt vr het e-mailen van rapprten. Via Bestand Printer Rapprtenbeheer pent u het rapprtenbeheer vr de actieve gebruiker (Het centrale rapprtenbeheer kan u terugvinden via de utility SUTIL en dr vervlgens te kiezen vr Algemeen Rapprtenbeheer Rapprten ). 3.1 Detailfiche rapprt Op de detailfiche van een rapprt werden een aantal wijzigingen aangebracht: Achtergrnd: Een extra veld werd tegevegd, zdat het mgelijk is m een achtergrndfiguur te kppelen aan een rapprt. Oplssing Errr (36): Üll : Vermelding werd verwijderd van de rapprtfiche. Klm a : Een extra klm werd tegevegd, waar een gren vinkje verschijnt bij de bestemming waarvr de gekppelde achtergrnd van tepassing is. Knp Wijzigen : De knppen Insert, Change en Delete werden vervangen dr de knp Wijzigen, waarmee u de rapprtbestemmingen kunt aanpassen/definiëren. Update SNDwin v12.40 8/48
Figuur: Detailfiche Rapprt Update SNDwin v12.40 9/48
3.2 Achtergrnd rapprt Figuur: Detailfiche Rapprt Achtergrnd Achtergrndfiguur selecteren. Kppeling met de gekzen achtergrnd verwijderen. U kan een achtergrndfiguur kppelen aan een rapprt, zdat bij het afdrukken/ e-mailen/ van het rapprt deze figuur als achtergrnd van uw dcument wrdt gebruikt bv. een SEPA verschrijvingsfrmulier als achtergrnd plaatsen vr het versturen van een rappel. Achtergrndfiguur selecteren Standaard werden in het rapprtenbeheer reeds 2 achtergrndfiguren vrzien: Lege achtergrnd en SEPA verschrijvingsfrmulier. Markeer de gewenste achtergrnd in de tabel met afdrukachtergrnden en kies Selecteren. Bewaar vervlgens de rapprtfiche. Update SNDwin v12.40 10/48
Figuur: Tabel afdrukachtergrnden Nieuwe achtergrndfiguur tevegen U kan desgewenst aan de tabel afdrukachtergrnden nieuwe achtergrndfiguren tevegen bv. uw briefhfd. Opgelet! Indien u een achtergrndfiguur in SNDwin wenst te gebruiken, dan dient u deze in de map \BCI (f PdP)\data\kustimm\SNDwin\PRINTBGS te bewaren, bij vrkeur in.gif-frmaat (f.bmp f.jpg) met beperkte grtte. Update SNDwin v12.40 11/48
Figuur: Tabel afdrukachtergrnden Tevegen nieuwe achtergrnd Figuur: Fiche afdrukachtergrnd Naam: Kies een gepaste naam vr de achtergrnd. Afbeelding: Selecteer de gewenste achtergrndfiguur. Achtergrnd activeren vr een rapprtbestemming Zie k 1.3 Instellingen bestemming EMAIL Basisinstellingen bestemming. Update SNDwin v12.40 12/48
3.3 Instellingen bestemming EMAIL Figuur: Fiche rapprt Markeer in het verzicht van de bestemmingen de bestemming EMAIL en kies Wijzigen. Basisinstellingen bestemming Figuur: Fiche rapprtbestemming EMAIL Update SNDwin v12.40 13/48
Type: Selecteer het type dcument waarin u het rapprt vr de bestemming wenst te verwerken. Deze ptie is enkel beschikbaar vr de bestemming EMAIL. Opgelet! Indien u bij de bestemming EMAIL een achtergrnd in uw rapprt wenst p te nemen en u beschikt ver een versie MS Wrd 2003 f lager, dan dient u het type DOC te selecteren! Dcumentnaam: Wanneer u een bestemming anders dan PRINT aanvinkt, dan kan u hier vraf een dcumentnaam per taal kiezen, alsk de lcatie waar het dcument mag pgeslagen wrden. Bepaalt u vraf geen dcumentnaam, dan zal u dit steeds in een later stadium bij het pslaan dienen te den. Opgelet! De extensie van de gekzen dcumentnaam dient vereen te stemmen met het gekzen type bv. bij type PDF kiest u een dcumentnaam naam.pdf, bij type DOC kiest u een dcumentnaam naam.dc. Achtergrnd gebruiken: Vink deze ptie aan indien u de achtergrndfiguur naast het veld Achtergrnd wenst te gebruiken vr de gekzen bestemming. Cnfirmatie: Vink deze ptie aan indien u vr een geactiveerde bestemming, anders dan PRINT, vóór het pslaan cnfirmatie wenst te vragen vr de dcumentnaam waarnder u het afgedrukte rapprt wenst p te slaan. Indien bij een geactiveerde bestemming anders dan PRINT cnfirmatie niet aangevinkt staat en geen dcumentnaam werd ingevuld, dan zal u tch een dcumentnaam dienen p te geven bij het pslaan van het rapprt. Tn resultaat p scherm: Vr een geactiveerde bestemming, anders dan PRINT, kan u instellen dat het resultaat aan u getnd wrdt dr deze ptie aan te vinken. Opgelet! Indien u gebruik maakt van de nieuwe ptie m autmatisch het e-mailadres van de geadresseerde te laten invullen, dan raden wij aan m Tn resultaat p scherm aan te zetten. In dit geval zal er steeds een vrbeeld van uw e-mail p het scherm verschijnen en dient u ng manueel te bevestigen vr verzending, zniet wrdt de e-mail autmatisch verstuurd znder dat u ng cntrle kan uitefenen p de verzending. Rapprtbestemming is actief: Vink deze ptie aan m de bestemming vr het rapprt te activeren. Een bestemming is geactiveerd wanneer in de eerste klm een gren vinkje vr de bestemming wrdt weergegeven. Opgelet! U dient minimum één bestemming vr het gekzen rapprt aan te vinken! Update SNDwin v12.40 14/48
E-mailinstellingen Figuur: Fiche rapprtbestemming EMAIL Figuur: Fiche E-mailinstellingen Van: E-mailadres van de afzender. Update SNDwin v12.40 15/48
Aan: Mgelijkheden vr invulling: %EMAIL% = het e-mailadres van de geadresseerde wrdt autmatisch ingevuld indien beschikbaar. Deze ptie is enkel mgelijk wanneer het icntje zichtbaar is naast het veld Aan. Blanc = het e-mailadres van de geadresseerde dient ng manueel ingevuld te wrden vóór het versturen van de email CC: E-mailadres naar waar de e-mail in CC met wrden verstuurd. BCC: E-mailadres naar waar de e-mail in BCC met wrden verstuurd. Onderwerp: Vast nderwerp per taal dat bewaard blijft en dat autmatisch in elke e-mail van het rapprt zal wrden ingevuld. Bijgevegd: Mgelijkheid m één f meerdere bijlagen (gescheiden dr ;) vast te kppelen, zdat deze autmatisch in supplement wrden bijgevegd als de e-mail van het rapprt wrdt samengesteld. U kan de bijlage eenvudig met het lepje phalen en kppelen f verwijderen via het kruisje. Standaardtekst: U kan gebruik maken van de standaard afdrukteksten m vraf de inhud van uw e-mail te bepalen. Een standaard tekst kan u phalen via het lepje f verwijderen van de rapprtfiche via het kruisje. Autmatisch invullen e-mailadres geadresseerde Indien bij de e-mailinstellingen van het rapprt een markering verschijnt naast het veld Aan, dan is het mgelijk m autmatisch het e-mailadres van de geadresseerde te laten invullen bij het pmaken van de e-mail. Update SNDwin v12.40 16/48
Figuur: Fiche e-mail instellingen rapprt Het vlstaat m in het veld Aan de vermelding %EMAIL% in te vullen, m het e-mailadres van de geadresseerde autmatisch te laten vermelden. Het autmatisch e-mailen is mmenteel mgelijk vr vlgende types rapprten: Rappel Opgelet! Indien bij het autmatisch e-mailen de instelling Tn resultaat p scherm niet aangevinkt staat, dan wrdt de e-mail nmiddellijk verznden! Wij raden aan m Tn resultaat p scherm aan te vinken, zdat u vóór het verzenden ng uw e-mail kan bekijken. Standaard afdruktesten e-mail Via Bestand Standaard Afdrukteksten kan u vraf afdrukteksten aanmaken die gebruikt kunnen wrden als basistemplate vr de e-mails van uw rapprten. Update SNDwin v12.40 17/48
Figuur: Tabel Standaardteksten Bij de update werd een basisafdruktekst vr e-mail tegevegd met nr. 899. Deze template mvat een blanc e-mail. Om een nieuwe afdruktekst vr de e-mails aan te maken, vlstaat het m de afdruktekst nr. 899 te markeren, p de knp Kpiëren te klikken en vervlgens de gewenste tekst per taal in de afdruktekst te te vegen. Wanneer u de e-mailinstellingen p de rapprtfiche definieert, dan kan u de nieuwe afdruktest kppelen aan desbetreffende rapprt. Update SNDwin v12.40 18/48
4. Cmmunicatie-instellingen De cmmunicatie-instellingen zijn van tepassing p de briefwisseling, afdrukken van rappel (Prvisies Opmaken rappels) en via afrekening individueel GEGROEPEERD. 4.1 Cmmunicatie-instelling bij klant Via Bestand Klanten Inveren/Opvragen Keuze klant Cmmunicatie / Internet kan u de cmmunicatie-instellingen van de klant cnsulteren/wijzigen. Figuur: Fiche Klant Update SNDwin v12.40 19/48
Figuur: Fiche Klant Cmmunicatie / Internet Cmmunicatie-instellingen huidige klant wijzigen. Cmmunicatie-instellingen huidige klant verwijderen en terug p standaard plaatsen. U kan per klant bepalen he de cmmunicatie met deze klant dient uitgeverd te wrden: KEUZE BIJ OPMAAK DOCUMENT: Bij het gebruik van de cmmunicatieinstellingen zal vr afdrukrapprten standaard de cmmunicatie verlpen vlgens de instellingen van desbetreffend rapprt in het rapprtenbeheer. Bij het verwerken van het dcument zal eventueel een keuzevenster verschijnen (indien verschillende bestemmingen werden vrzien), waarin u de gewenste bestemming kan selecteren uit de bestemmingen die vr het rapprt werden geactiveerd. Vr de briefwisseling (via MS Wrd), zal standaard het dcument afgedrukt wrden. AFDRUK: Bij het gebruik van de cmmunicatie-instellingen zal vr deze klant: - Enkel een afdruk van alle rapprten gemaakt wrden, cfr. de rapprtinstellingen van de bestemming PRINT in het rapprtenbeheer. - Enkel een afdruk gemaakt wrden van de briefwisseling. E-MAIL: Bij het gebruik van de cmmunicatie-instellingen zal vr deze klant: - Enkel een e-mail van alle rapprten verstuurd wrden, cfr. de rapprtinstellingen van de bestemming EMAIL in het rapprtenbeheer. - Enkel een e-mail verstuurd wrden van de briefwisseling, cfr. de instellingen van het standaarddcument. AFDRUK + E-MAIL: Bij het gebruik van de cmmunicatie-instellingen zal vr deze klant: Update SNDwin v12.40 20/48
- Een afdruk en een e-mail van alle rapprten gemaakt wrden, cfr. de rapprtinstellingen van de bestemmingen PRINT en EMAIL in het rapprtenbeheer. - Een afdruk gemaakt wrden van de briefwisseling, alsk een e-mail verstuurd wrden, cfr. de instellingen van het standaarddcument. AANGEPASTE INSTELLING: Bij het gebruik van de cmmunicatie-instellingen zal vr deze klant de cmmunicatie-instelling gebruikt wrden die vr het specifieke rapprt f type briefwisseling werd pgegeven. Update SNDwin v12.40 21/48
4.2 Cmmunicatie-instellingen per klant per gebuw Via Bestand Gebuwen Inveren/Opvragen Keuze gebuw Privatieven Fiche Eigenaar kan u de cmmunicatie-instellingen van de klant per gebuw cnsulteren/wijzigen. Figuur: Fiche eigenaar Indien er geen specifieke instellingen gevnden werden per klant per gebuw, dan wrden de instellingen vergenmen van de klantenfiche van die eigenaar. Update SNDwin v12.40 22/48
4.3 Cmmunicatie-instellingen wijzigen Figuur: Fiche Klant Wijzigen cmmunicatie-instellingen AFDRUK Vink enkel de ptie afdruk aan indien u: Alle rapprten enkel wenst te laten afdrukken. De rapprten zullen afgedrukt wrden rekening hudend met de rapprtinstellingen vr de bestemming PRINT in het rapprtenbeheer. Alle briefwisseling enkel wenst te laten afdrukken. Bewaar de aangepaste instelling m deze te activeren. Update SNDwin v12.40 23/48
Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling - afdruk E-MAIL Vink enkel de ptie e-mail aan indien u: Alle rapprten enkel wenst te laten e-mailen. De rapprten zullen gemaild wrden rekening hudend met de rapprtinstellingen vr de bestemming EMAIL in het rapprtenbeheer f via de instellingen van het standaardrapprt briefwisseling. Alle briefwisseling enkel wenst te verzenden via e-mail. De briefwisseling zal gemaild wrden rekening hudend met de instellingen van het standaarddcument briefwisseling. Indien u de rapprten/briefwisseling steeds naar een ander e-mailadres, dan de mailadressen die bij het item E-mail p de klantenfiche werden ingevuld, wenst te laten versturen dan kan u dit e-mailadres in de cmmunicatie-instelling invullen. Opgelet! Indien u gebruik wenst te maken van de standaard mailadressen van de klantenfiche, dan dient u bij de cmmunicatie-instelling geen e-mailadres meer in te vullen. Bewaar de aangepaste instelling m deze te activeren. Update SNDwin v12.40 24/48
Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling e-mail AFDRUK + E-MAIL Vink zwel de ptie afdruk als de ptie e-mail aan indien u: Alle rapprten zwel wenst te laten afdrukken als e-mailen. De rapprten zullen afgedrukt en gemaild wrden rekening hudend met de rapprtinstellingen vr de bestemmingen PRINT en EMAIL in het rapprtenbeheer. Alle briefwisseling wenst te laten afdrukken en e-mailen. De briefwisseling zal gemaild wrden rekening hudend met de instellingen van het standaarddcument briefwisseling. Indien u de rapprten/briefwisseling steeds naar een ander e-mailadres, dan de mailadressen die bij het item E-mail p de klantenfiche werden ingevuld, wenst te laten versturen dan kan u dit e-mailadres in de cmmunicatie-instelling invullen. Opgelet! Indien u gebruik wenst te maken van de standaard mailadressen van de klantenfiche, dan dient u bij de cmmunicatie-instelling geen e-mailadres meer in te vullen. Bewaar de aangepaste instelling m deze te activeren. Update SNDwin v12.40 25/48
Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling afdruk + e-mail FAX Vink enkel de ptie fax aan indien u: Alle rapprten enkel wenst te laten afdrukken. De rapprten zullen afgedrukt wrden rekening hudend met de rapprtinstellingen vr de bestemming PRINT in het rapprtenbeheer. Alle briefwisseling enkel wenst te laten afdrukken. In de samenvegbestanden van de briefwisseling werd een extra veld tegevegd CFAX dat p 1 wrdt geplaatst indien u deze ptie aanvinkt. Dit veld kan gebruikt wrden m in de brieven autmatisch het wrdje FAX te laten verschijnen. Bewaar de aangepaste instelling m deze te activeren. Update SNDwin v12.40 26/48
Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling fax AFDRUK + E-MAIL + FAX Vink zwel de ptie afdruk, de ptie e-mail als de ptie fax aan indien u: Alle rapprten zwel wenst te laten afdrukken als e-mailen. De rapprten zullen afgedrukt en gemaild wrden rekening hudend met de rapprtinstellingen vr de bestemmingen PRINT en EMAIL in het rapprtenbeheer. Alle briefwisseling wenst te laten afdrukken en e-mailen. De briefwisseling zal gemaild wrden rekening hudend met de instellingen van het standaarddcument briefwisseling. In de samenvegbestanden van de briefwisseling werd een extra veld tegevegd CFAX dat p 1 wrdt geplaatst indien u deze ptie aanvinkt. Dit veld kan gebruikt wrden m in de brieven autmatisch het wrdje FAX te laten verschijnen. Indien u de rapprten/briefwisseling steeds naar een ander e-mailadres, dan de mailadressen die bij het item E-mail p de klantenfiche werden ingevuld, wenst te laten versturen dan kan u dit e-mailadres in de cmmunicatie-instelling invullen. Opgelet! Indien u gebruik wenst te maken van de standaard mailadressen van de klantenfiche, dan dient u bij de cmmunicatie-instelling geen e-mailadres meer in te vullen. Bewaar de aangepaste instelling m deze te activeren. Update SNDwin v12.40 27/48
Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling afdruk + e-mail + fax AANGEPASTE INSTELLING U kan desgewenst k per rapprt/type briefwisseling een andere cmmunicatieinstelling definiëren vr de klant. Vink hiervr de ptie aangepast aan en bepaal per rapprt/type briefwisseling de gewenste cmmunicatie-instelling. Update SNDwin v12.40 28/48
Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling aangepast per rapprt Rapprt: Rapprtnaam f type briefwisseling. De types briefwisseling wrden gemarkeerd met *BRIEF* vraan in de benaming. A: Indien een gren vinkje in deze klm, dan is de ptie afdruk vr dit rapprt actief. @: Indien een gren vinkje in deze klm, dan is de ptie e-mail vr dit rapprt actief. F: Indien een gren vinkje in deze klm, dan is de ptie fax vr dit rapprt actief. Alternatief e-mailadres: Indien de ptie e-mail actief is vr dit rapprt, dan wrdt in deze klm het eventuele alternatieve pgegeven e- mailadres getnd. U kan de cmmunicatie-instelling van een rapprt/type briefwisseling wijzigen, dr dit rapprt/type briefwisseling te selecteren en dit item vervlgens te Wijzigen. Bepaal vervlgens de gewenste instelling en bewaar de wijzigingen. Update SNDwin v12.40 29/48
Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling aangepast per rapprt/type briefwisseling wijzigen Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling per rapprt/type briefwisseling 4.4 Cmmunicatie-instellingen verwijderen U kan de cmmunicatie-instellingen van de klant eenvudig terug p de standaard instelling plaatsen dr p te klikken. Update SNDwin v12.40 30/48
Figuur: Fiche klant Cmmunicatie / Internet Verwijderen cmmunicatie-instelling Figuur: Verwijder cmmunicatie-instelling bevestigen Update SNDwin v12.40 31/48
4.5 In SNDwin de Cmmunicatie-instellingen gebruiken Drheen SNDwin zal u in bepaalde vensters een extra ptie wrden aangebden, nl. gebruik cmmunicatie-instellingen. Figuur: Opmaken rappels Overzicht nbetaalde prvisies Indien u vr het verwerken van deze dcumenten gebruik wenst te maken van de cmmunicatie-instellingen van de klant(en), dan kan u deze ptie aanvinken. Wanneer u deze ptie niet aanvinkt, dan zal bij de verwerking eventueel een keuzevenster verschijnen met de vr het rapprt in het rapprtenbeheer geactiveerde bestemmingen (indien meerdere bestemmingen vr het rapprt werden geactiveerd) fwel wrdt de briefwisseling via MS Wrd pgemaakt in afdrukbare versie. Update SNDwin v12.40 32/48
4.6 Standaardinstellingen cmmunicatie-instellingen Via Extra Instellingen Email kan u vr enkele vensters standaard de ptie gebruik cmmunicatie-instellingen aan- f uitvinken, zdat u deze niet telkens manueel met wijzigen. Figuur: Instellingen SNDwin Email Update SNDwin v12.40 33/48
5. Aangetekende briefwisseling U kan ervr pteren m vr de klanten autmatisch p de briefwisseling te laten vermelden dat deze aangetekend met verstuurd wrden. Hiervr dient u gebruik te maken van de aangepaste cmmunicatie-instellingen vr de klant. Ga p de klantenfiche naar het item Cmmunicatie / Internet. Figuur: Fiche klant Wijzig de cmmunicatie-instellingen van de klant. Update SNDwin v12.40 34/48
Figuur: Fiche klant Cmmunicatie / internet Selecteer de cmmunicatie-instelling Aangepast. Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling Update SNDwin v12.40 35/48
Selecteer het gewenste type briefwisseling f rapprt en kies Wijzigen. Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling Wijzig Aangepaste instelling Vink de ptie Aangetekend aan en bewaar de instellingen. Figuur: Fiche cmmunicatie-instelling per rapprt/type briefwisseling Bij het pmaken van de briefwisseling beschikt u in alle types briefwisseling ver een nieuw samenvegveld Aangetek, waarin per klant (p basis van de cmmunicatie-instellingen van deze klant) wrdt bijgehuden f de briefwisseling al dan niet aangetekend dient te gebeuren. U kan dit samenvegveld in uw briefwisseling tevegen, zdat de vermelding Aangetekend autmatisch p de gepaste brieven zal verschijnen in de taal van desbetreffende klant. Update SNDwin v12.40 36/48
6. Briefwisseling via e-mail!!!het autmatisch emailen van de briefwisseling werkt enkel in cmbinatie met MS Outlk!!! 6.1 E-mailinstellingen standaard dcument Via Bestand Briefwisseling Types pent u het verzicht van de standaarddcumenten briefwisseling in SNDwin. Figuur: Tabel Standaard Dcumenten U pent de detailfiche van een standaard dcument dr het dcument te selecteren en vervlgens Wijzigen te kiezen f te dubbelklikken p het dcument. Op de detailfiche van een standaard dcument werden 2 nieuwe velden tegevegd vr het verzenden van het dcument per e-mail: Achtergrnd: Het is mgelijk m een achtergrndfiguur te kppelen aan een standaard dcument. Bij het e-mailen van het standaard dcument zal de achtergrnd dan autmatisch tegevegd wrden. Standaardtekst: U kan gebruik maken van de standaard afdrukteksten m vraf de inhud van uw e-mail te bepalen. Een standaard tekst kan u phalen via het lepje f verwijderen van de fiche standaard dcument via het kruisje. Update SNDwin v12.40 37/48
Figuur: Detailfiche Standaard Dcument Opgelet! De instellingen vr e-mail wrden enkel gebruikt indien u bij het samenstellen van de briefwisseling gebruik maakt van de cmmunicatieinstellingen van de klant en daar de ptie e-mail heeft aangevinkt. Update SNDwin v12.40 38/48
Achtergrndfiguur briefwisseling Figuur: Detailfiche Standaard dcument Achtergrnd Achtergrndfiguur selecteren. Kppeling met de gekzen achtergrnd verwijderen. U kan een achtergrndfiguur kppelen aan uw standaard dcument, zdat bij het e-mailen van het dcument deze figuur als achtergrnd van uw dcument wrdt gebruikt bv. een SEPA verschrijvingsfrmulier als achtergrnd plaatsen vr het versturen van een afrekening. Achtergrndfiguur selecteren Standaard werden in het rapprtenbeheer reeds 2 achtergrndfiguren vrzien: Lege achtergrnd en SEPA verschrijvingsfrmulier. Markeer de gewenste achtergrnd in de tabel met afdrukachtergrnden en kies Selecteren. Bewaar vervlgens de fiche van het standaard dcument. Update SNDwin v12.40 39/48
Figuur: Tabel afdrukachtergrnden Nieuwe achtergrndfiguur tevegen U kan desgewenst aan de tabel afdrukachtergrnden nieuwe achtergrndfiguren tevegen bv. uw briefhfd. Opgelet! Indien u een achtergrndfiguur in SNDwin wenst te gebruiken, dan dient u deze in de map \BCI (f PdP)\data\kustimm\SNDwin\PRINTBGS te bewaren, bij vrkeur in.gif-frmaat (f.bmp f.jpg) met beperkte grtte. Update SNDwin v12.40 40/48
Figuur: Tabel afdrukachtergrnden Tevegen nieuwe achtergrnd Figuur: Fiche afdrukachtergrnd Naam: Kies een gepaste naam vr de achtergrnd. Afbeelding: Selecteer de gewenste achtergrndfiguur. Update SNDwin v12.40 41/48
Standaardtekst briefwisseling Indien u briefwisseling wenst te versturen via e-mail, dan wrdt het een blanc e-mail pgemaakt met desbetreffende dcument in bijlage. Via Bestand Standaard Afdrukteksten kan u vraf afdrukteksten aanmaken die gebruikt kunnen wrden als basistemplate vr uw e-mails van uw briefwisseling, zdat u geen blanc e-mail heft te versturen naar uw klant. Figuur: Tabel Standaardteksten Bij de update werd een basisafdruktekst vr e-mail tegevegd met nr. 899. Deze template mvat een blanc e-mail. Om een nieuwe afdruktekst vr de e-mails aan te maken, vlstaat het m de afdruktekst nr. 899 te markeren, p de knp Kpiëren te klikken en vervlgens de gewenste tekst per taal in de afdruktekst te te vegen. Wanneer u de e-mailinstellingen p de detailfiche van het standaard dcument definieert, dan kan u de nieuwe afdruktest kppelen aan desbetreffend standaard dcument. Update SNDwin v12.40 42/48
Samenstelling e-mail Bij het versturen van uw briefwisseling via e-mail, wrdt de e-mail samengesteld als vlgt: Aan: E-mailadres(sen) van de klantenfiche fwel alternatief e-mailadres van de cmmunicatie-instellingen van de klant. Onderwerp: De inhud van het veld Betreft wrdt in het nderwerp vergenmen in de taal van de klant. Vr brieven van het type Nieuwe prvisie wrdt de mschrijving van de pvraging in het nderwerp van de e-mail geplaatst. Figuur: Detailfiche Mailing Inhud e-mail: Standaard wrdt de e-mail pgemaakt met blanc inhud. U kan echter een standaard afdruktekst in de mailbdy laten pnemen cfr. de e-mailinstellingen van het gekzen standaard dcument briefwisseling. Update SNDwin v12.40 43/48
Bijlage: Het MS Wrd-dcument dat u wenst te e-mailen wrdt autmatisch in bijlage van de e-mail verwerkt. Indien u beschikt ver MS Wrd 2007 f hger en de ptie exprteren naar PDF werd geïnstalleerd, dan zal de bijlage een PDF-dcument zijn. Indien u beschikt ver een lagere versie MS Wrd f de ptie exprteren naar PDF werd niet geïnstalleerd, dan zal een beveiligd MS Wrd-dcument als bijlage wrden tegevegd. Naam van de bijlage = naam van het riginele MS Wrddcument. 6.2 Te versturen e-mails eerst tnen Indien u ervr pteert m briefwisseling via e-mail te versturen, dan kan u vr het effectief versturen van de e-mails een MS Wrd-dcument met alle te versturen e-mails (= Te versturen emails.dc) p het scherm laten tnen. Via Extra Instellingen Email pent u de standaardinstellingen vr het pmaken van de e-mailbriefwisseling in SNDwin. Vink de ptie Briefwisseling Te versturen EMAILS eerst tnen? aan, indien u het dcument met de e-mails wenst te cntrleren vóór het al dan niet versturen van de e-mails. Figuur: Instellingen SNDwin Email Nadat het dcument met de e-mails werd gepend, wrdt u gevraagd vr bevestiging van verzending van de e-mails. Update SNDwin v12.40 44/48
Figuur: Bevestiging Emails versturen Indien u Ja kiest, dan wrden alle e-mails gemaakt en nmiddellijk verstuurd. Indien u Nee kiest, dan wrden de e-mails niet verstuurd. Opgelet! Indien u de ptie Briefwisseling Te versturen EMAILS eerst tnen? niet hebt aangevinkt bij de standaard instellingen, dan wrden de e-mails nmiddellijk verstuurd bij het pmaken van de briefwisseling en hebt u dus geen cntrle meer ver de effectieve verzending van de e-mails. 7. Ttaalverzicht Briefwisseling In de histriek van de briefwisseling (via Bestand Briefwisseling Ttaalverzicht ) werden extra vermeldingen tegevegd m aan te duiden f een brief via Afdruk f Email werd verwerkt. Werkwijze histriek briefwisseling: Wanneer u de briefwisseling enkel afdrukt, dan verschijnt de vermelding Afdruk in de histriek p de fiche van de briefwisseling. Wanneer u de briefwisseling enkel verstuurd via e-mail, dan verschijnt de vermelding Email in de histriek p de fiche van de briefwisseling. Wanneer u de briefwisseling afdrukt en verstuurd via e-mail, dan zal de briefwisseling 2 x tegevegd wrden in de histriek: éénmaal met de vermelding Afdruk en éénmaal met de vermelding Email. 8. Nieuwe beschikbare samenvegvelden briefwisseling Bij het aanmaken van een briefwisseling type Individueel f Mailing, werden bijkmende samenvegvelden ter beschikking gesteld: Datum = Datum briefwisseling Privatief = Opsmming van de privatieven waarvan de klant huidige eigenaar is. Dit samenvegveld zal enkel een resultaat geven, indien bij het samenstellen van de briefwisseling k het gebuw werd geselecteerd. Update SNDwin v12.40 45/48
9. Briefwisseling penen in MS Wrd Bij het aanmaken van de briefwisseling is het mgelijk m dr te klikken naar MS Wrd m het gekzen standaarddcument ng te wijzigen. Opgelet! De samenvegbestanden wrden via deze drklikmgelijkheid niet pnieuw autmatisch gekppeld, zals bij het drklikken via Bestand Briefwisseling Types. Figuur: Opmaken mailing Update SNDwin v12.40 46/48
10. Individuele afrekening pslaan in dcumentenbeheer klant Bij de Afrekening Individuele afrekening knp gegrepeerd afdrukken, krijg je de mgelijkheid m de dcumenten per eigenaar p te slaan in het dcumentenbeheer van de klant. Indien het niet ndig is m de individuele afrekening af te drukken f dr te mailen, maar enkel de bedeling is m deze p te slaan in het dcumentenbeheer van de klant, dan vinkt u de ptie NIET afdrukken/versturen, ENKEL pslaan in dcumentenbeheer aan Onderstaand scherm krijg je nadat de gegrepeerde individuele afrekeningen aangemaakt werden en naargelang de keuze eventueel afgedrukt/gemaild werden. Update SNDwin v12.40 47/48
Je hebt de mgelijkheid m een type te selecteren waarnder de individuele afrekening gecatalgeerd met wrden in het dcumentenbeheer van de klant. Het type AFREKENING werd vr u autmatisch aangemaakt tijdens de update. (nieuwe types kunnen aangemaakt wrden via Bestand dcumentenbeheer Types nieuw type categrie Klant) Nadat je een type gekzen hebt, en dit mag bij de vlgende afrekeningen p dezelfde manier gecatalgeerd wrden, dan klik je p het knpje met de diskette. Hiermee wrdt deze instelling bewaard. Bij pslaan in map selecteer je de map waarin de individuele afrekeningen mgen bewaard wrden. (De naam van de dcumenten wrden autmatisch gekzen adhv: cde gebuw + bekjaar + datum en uur aanmaak + klantnummer. Dit kan dr de gebruiker niet gewijzigd wrden) De ptie alle individuele afrekeningen mgen geëxprteerd wrden duidt aan als de dcumenten (individuele afrekeningen) autmatisch met de vlgende exprt drgestuurd mgen wrden naar de website. Indien dit niet aangevinkt wrdt, wrden de dcumenten tegevegd in het dcumentenbeheer van de klant, maar wrden niet geëxprteerd. Eventueel met je dan manueel, eigenaar per eigenaar, de dcumenten aanvinken vr exprt. Als laatste kan je een mschrijving geven aan de dcumenten die gebruikt zal wrden m te te vegen aan het dcumentenbeheer en eventueel drgestuurd zal wrden naar de website. Onderstaand vrbeeld is een dcument die autmatisch tegevegd werd naar het gegrepeerd afdrukken van de individuele afrekening. Update SNDwin v12.40 48/48