Profiel Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur 14 juli 2015 Opdrachtgever Gemeente Papendrecht Voor meer informatie over de functie Manon min, adviseur Leeuwendaal Telefoon (070) 414 27 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 1.1 Drechtsteden 4 2 De functie Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur 5 2.1 Taken en verantwoordelijkheden 5 3 De gewenste capaciteiten 7 4 De arbeidsvoorwaarden 8 5 De selectieprocedure 9 Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 2 van 12
1 De organisatie Papendrecht is met 32.000 inwoners een mooie gemeente met veel voorzieningen. De leefomgeving is comfortabel, dicht bij de grotere stedelijke voorzieningen, maar in de rustige sfeer van een dorp. Het woning- en winkelaanbod is goed, in Papendrecht is veel werkgelegenheid en het is een prima gemeente om in te leven. De bereikbaarheid via water en wegen is goed, hetgeen de gemeente mede aantrekkelijk maakt voor de vestiging van grote bedrijven. Samenwerking vindt plaats met inwoners, bedrijven en instellingen en op regionaal niveau: als een spin in het web van intergemeentelijke en maatschappelijke samenwerking. Daarbij acteert Papendrecht ondernemend, praktisch, actief, open, verbindend, nuchter, zorgvuldig vanuit een naar buiten gerichte blik en met de bedoeling te kunnen sturen waar nodig. Missie De gemeente Papendrecht is een open en gemakkelijk toegankelijke organisatie die gericht is op wat de samenleving wil en verantwoordelijkheid geeft en neemt; inwoners, bedrijven en instellingen en inwoners nemen initiatief voor de eigen leefomgeving. Het bestuur en de ambtelijke organisatie faciliteren waar nodig en mogelijk. Visie Papendrecht streeft naar een comfortabele leefomgeving voor iedereen, of je nu in Papendrecht werkt, woont, recreëert of verblijft. Dat wordt gerealiseerd door op het gebied van ruimte, economie en samenleving maatregelen te nemen om die leefomgeving te behouden en te verbeteren. Dit doet Papendrecht niet alleen. Samenwerking in de regio en met inwoners, bedrijven en instellingen als onderdelen van de maatschappij wordt bevorderd. De wil is aanwezig om verder ambtelijk samen te werken zonder de grenzen van de eigenheid te overschrijden. De meest complexe vraagstukken worden zelfs bovenregionaal ingestoken. De maatschappelijke opgaven zijn immers te complex geworden om als gemeente alleen op te pakken. Daarnaast vindt Papendrecht dat de maatschappij ook zelf ondernemend is. Initiatieven komen steeds vaker vanuit de samenleving, waarbij de gemeente ondersteunt, prikkelt, stuurt en daar waar nodig de regie neemt. De gemeente is dienstverlenend en betrokken, en op basis daarvan zal het steeds vaker hun rol zijn om te faciliteren en niet alles te regelen. Het adaptief vermogen wordt aangesproken aan en men streeft voortdurend naar innovatie, waarmee Papendrecht zich wil onderscheiden. Men houdt zich aan de wet en voert wettelijke taken uit en bestuurt op integere wijze. Integriteit wordt ook gevraagd van de ambtenaren. Bovenstaande vraagt om doorontwikkeling van de organisatie. Naast regionale impulsen zijn ook intern organisatorische overwegingen van betekenis. De hoofdlijnen van de doorontwikkeling zijn via een aantal lijnen te beschrijven: Versterken wisselwerking tussen bestuur en samenleving. Bevorderen van ontwikkeling van medewerkers. Medewerkers gaan steeds meer in regionaal verband samenwerken. Dit vraagt om competenties die mogelijk nog verder ontwikkeld moeten worden. Opdrachtgericht werken wordt steeds belangrijker. De komende jaren zal sprake zijn van organische aanpassngen waarbij de structuur niet in beton gegoten is. Onzekerheden worden een vaste waarde waardoor flexibiliteit essentieel is. Het ambtelijk apparaat wordt hierop gericht. Er wordt een houding gevraagd van bestuur én medewerkers waarbij zij meer organisatorisch adaptief denken en handelen. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 3 van 12
1.1 Drechtsteden De Drechtsteden bestaan uit zes gemeenten (rond de 270.000 inwoners) die samen een aaneengesloten stedelijk gebied vormen aan de zuidrand van de Randstad. Ze werken vernieuwend en effectief samen. Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht trekken samen op, maar maken ook nadrukkelijk hun eigen keuzes. De Drechtsteden zijn Samen stad aan het water. De regio is toonaangevend in de maritieme sector en wil haar strategische positie op de as Rotterdam-Antwerpen verder uitbouwen. Door samen te werken kunnen de Drechtsteden méér doen met minder. Maar ook samen bouwen aan een sterke regio waarin het prettig wonen, werken en recreeren is. De Drechtsteden werken samen aan: Versterken van de economische kracht. Aantrekkelijker maken van het gebied/de regio. Zorg voor en zelfredzaamheid van de inwoners (sociale kracht). Hoe de samenwerking vorm krijgt verschilt per onderwerp. Soms houden de zes gemeenten elkaar op de hoogte en wisselen ze kennis uit. Een andere keer is er sprake van meer regionale coordinatie en worden zaken ook echt besloten en uitgevoerd op regionaal niveau. Op vier niveaus werken de gemeenten met elkaar samen: 1 Een aantal taken wordt regionaal opgepakt en niet meer gemeentelijk. Deze samenwerking is vastgelegd in een Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD). De GRD (ontstaan eind 2006 met inmiddels 800 medewerkers) zorgt voor efficiente en effectieve uitvoering van taken die door de Drechtstedengemeenten zijn op- of overgedragen. Daarnaast behartigt zij de gemeenschappelijke belangen daar waar dossiers een (boven) regionaal karakter hebben. 2 Op bestuurlijk niveau besluiten ze samen over voorgesteld regionaal beleid en projecten. Het algemeen bestuur van de Drechtsteden wordt gevormd door de Drechtraad. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de 6 gemeenteraden. De leden van de Drechtraad worden ondersteund door de regiogriffie. De Drechtraad benoemt het Drechtstedenbestuur. De Drechtraad en het Drechtstedenbestuur worden ondersteunt door bureau Drechtsteden. Tevens organiseert dit bureau de bestuurlijke besluitvorming. 3 Ambtenaren uit de verschillende gemeenten werken op diverse taakvelden met elkaar samen. De zes gemeentesecretarissen van de afzonderlijke gemeenten en de secretaris Drechtsteden werken samen aan de ambitie om samenwerking te optimaliseren in het Overleg Netwerksecretarissen Drechtsteden (ONS-D). 4 De gemeenten werken ook samen met andere overheden en publieke partijen buiten de Drechtsteden. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 4 van 12
2 De functie Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur In de gemeentelijke organisatie vervult de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur (Secretaris) een (strategische) spilfunctie tussen het College en de ambtelijke organisatie. Hij-zij heeft binnen het College een adviserende rol én staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie (200 medewerkers). De Secretaris geeft leiding aan een MT van vijf afdelingshoofden. De eindverantwoordelijkheid voor de organisatie veronderstelt een aansturende en leidinggevende positie. De eindverantwoordelijkheid voor ambtelijke voorstellen ligt zowel inhoudelijk als procedureel bij de Secretaris. Van hem/haar wordt gevoel voor de politiek-bestuurlijke dimensie van het lokale bestuur verwacht, zonder dat dit leidt tot aantasting van het primaat van de politiek of leidt tot politiek gekleurde adviezen vanuit de ambtelijke organisatie. Naast de interne focus heeft de Secretaris ook een essentiele rol in het bevorderen van de externe samenwerking. Naast de rol van algemeen directeur van de ambtelijke organisatie vervult de Secretaris samen met de 5 andere secretarissen van de Drechtsteden, ook een essentiele rol in ONS-D. De Secretaris van de gemeente Papendrecht heeft de volgende prioriteiten: Vervullen van een voortrekkersrol in de doorontwikkeling van de organisatie van Papendrecht mede in het licht van de veranderende rol van de overheid. De organisatie is continu in beweging. Dit vraagt om een grotere mate van zakelijkheid en flexibiliteit. De samenwerking van het MT als team is hierin een belangrijke factor. Daarnaast is eigenaarschap en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers de sleutel tot succes. Dit moet verder ontwikkeld worden. Papendrecht stevig profileren en positioneren in de regio Drechtsteden - en wanneer dit leidt tot een meerwaarde voor Papendrecht, verdere samenwerking zoeken met de andere gemeenten in de Drechtsteden of in de Alblasserwaard. Het creeren van helderheid in rollen tussen bestuur (Gemeenterraad en College) en ambtelijke organisatie. Stimuleren van buiten naar binnen denken; meer zaken bij samenleving neerleggen en meer loslaten. 2.1 Taken en verantwoordelijkheden Als gemeentesecretaris Eerste adviseur van het college. Deelnemer aan de beraadslagingen en bewaker van de voorbereiding, uitvoerbaarheid en consistentie van de collegebesluiten. Vertaler van de bestuursbesluiten naar de ambtelijke organisatie en bewaker van de voortgang. Integere en betrouwbare sparringpartner voor het college als totaliteit en de individuele collegeleden. Constructieve tandem-relatie met de burgemeester. Als algemeen directeur Eindverantwoordelijk directeur van de ambtelijke organisatie. Eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de integrale beleidsadvisering aan het bestuur. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 5 van 12
Eindverantwoordelijk voor de realisatie van de bestuurlijke beleidsdoelen en de uitvoering van de vastgestelde plannen. Stuurt actief in de ambtelijke voorbereiding van bovenlokale (waaronder regionale) vraagstukken en staat voor de belangen van Papendrecht. Eindverantwoordelijk voor het in gang zetten en de verdere ontwikkeling van de organisatie. Leidt het managementoverleg (voorzitter MT bestaande uit 5 afdelingshoofden) en heeft oog voor een evenwichtige agendering van relevante strategische en going concern onderwerpen. Neemt deel aan het driehoeksoverleg met burgemeester en griffier; bevordert en draagt bij aan de samenwerking tussen raad, college, griffie en ambtelijke organisatie. (Formeel) bestuurder in de zin van de WOR Bewaakt en stimuleert effectieve en efficiente dienstverlening van de organisatie aan burgers, instellingen en bedrijven. Bespreekt en ontwikkelt desgewenst de samenwerking met omliggende gemeenten en andere samenwerkingsvormen of verbonden partijen. Draagt zorg voor de juiste balans tussen de belangen van de organisatie en haar medewerkers. Creeert rust en vertrouwen in de organisatie. Bewaakt de voortgang van de concernplanning vanuit strategisch perspectief en belang voor college en gemeenteraad. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 6 van 12
3 De gewenste capaciteiten De gemeente Papendrecht zoekt op hoofdlijnen een Secretaris met de volgende kenmerken: Toont lef; durft door te pakken. Is verbindend. Heeft een sterke externe orientatie. Geeft ruimte en vertrouwen. Stimuleert het delen van verantwoordelijkheden. Is creatief. Is helder en transparant. Heeft (zelf)reflectie. Is Lenigvan geest. Is hard op resultaat (zakelijke blik) en zacht op de relatie. Is authentiek. Competenties: Doortastend Strategisch kunnen opereren in lokale en bovenlokale verbanden Groot adaptief vermogen Innovatief Coachend vermogen Bestuurssensitiviteit Ervaring: Academisch werk- en denkniveau. In een strategische managementpositie en affiniteit/ervaring met de politiek. In het leiden van een (cultuur)veranderingstraject. Met regionale samenwerking. In het schakelen in een bestuurlijk krachtenveld met diverse belangen. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 7 van 12
4 De arbeidsvoorwaarden De functie van Gemeentesecretaris/Algemeen directeur is gewaardeerd in schaal 15 van de cao voor gemeenteambtenaren (maximaal 6.805,-- bruto per maand). De invulling van de functie is eerst voor een periode van drie jaar. Na die periode vindt een afweging plaats over de voortzetting van het dienstverband. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 8 van 12
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken met kandidaten door de adviseur van Leeuwendaal. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de gemeente Papendrecht. De selectiecommissie beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Gemeente Papendrecht. Kandidaten voeren gesprekken met de selectie- en adviescommissie. Na de tweede ronde vindt (eventueel) het assessmentonderzoek plaats gevolgd door een onafhankelijke preemployment screeningsprocedure bij CV-OK (een samenwerkingspartner van Leeuwendaal). Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats, wint Leeuwendaal referenties in en wordt de kandidaat in dienst genomen. In verband met de vakantieperiode hanteren we een langere resonsperiode. De CV s worden beoordeeld na 10 augustus. Vanaf 10 augustus kunt u ook telefonisch informatie opvragen indien wenselijk. Gestreefd wordt naar een afronding van de procedure voor 1 oktober 2015. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 9 van 12
Bijlage: Profiel opgesteld door gemeente Papendrecht. PROFIEL FUNCTIE GEMEENTESECRETARIS / ALGEMEEN DIRECTEUR 1. Taken gemeentesecretaris / algemeen directeur ( verder te noemen: secretaris) - Vervult de formele en functionele rol en de taak van secretaris ten behoeve van het college en burgemeester (als bestuursorgaan) (1 e adviseur van het college). - Stimuleert adequate (in)formele verhoudingen en rollen/taken behorende bij de functie van collegelid en portefeuillehouder. - Stimuleert en draagt bij aan een goede werking van het lokale driehoeksoverleg i.c. samenwerking tussen de burgemeester, de griffier en secretaris. - Treedt op als algemeen directeur voor de ambtelijke organisatie in directe samenspraak met de locosecretaris. - Coacht waar nodig de locosecretaris met betrekking tot de taak om de kwaliteit van de ambtelijke organisatie, met betrekking tot de advisering en de dienstverlening, daar waar nodig planmatig en actief te verbeteren. - Stimuleert MT-leden/afdelingshoofden actief ten aanzien van de integrale samenwerking. - Creëert rust en vertrouwen in de organisatie. - Stuurt actief in de ambtelijke voorbereiding van bovenlokale (waaronder regionale) vraagstukken en staat voor de belangen van de gemeente Papendrecht. - Heeft een actieve stimulerende rol in de doorontwikkeling van de organisatie van Papendrecht, waarbij rekening wordt gehouden met ontwikkelingen en intergemeentelijke samenwerking (brengt zo mogelijk zelf actief regionale verbindingen aan). - Geeft vanuit een gedeelde visie richting en koers aan het MT en de organisatie. - Stimuleert groei en ontwikkeling in brede zin in de organisatie. - Stimuleert bestuurlijke ontwikkelingen (waaronder bestuurlijke vernieuwing). - Stimuleert de organisatie in het van buiten naar binnen denken en handelen en geeft daarin zelf het goede voorbeeld. - Bewaakt de voortgang van de concernplanning vanuit strategisch perspectief en belang voor college en gemeenteraad. - Zet en houdt Papendrecht in bovenlokale verbanden op de kaart. 2. Kwaliteitseisen - Academisch werk- en denkniveau. - Kennis van bestuurlijke verhoudingen en processen en ervaring in bestuurlijk adviseren. - Heeft een externe gerichtheid, zowel naar de regio als verder bovenlokaal en zeker ook naar de samenleving. - Heeft aantoonbare ervaring in het coachen van bestuurders en managers. - Heeft een politieke antenne, maar weet dit te scheiden van bestuurlijke advisering. - Is in staat collegiaal bestuur te bevorderen en adviseert op een wijze passend bij de bestuursstijl. - Heeft als zodanig aantoonbare ervaring op een niveau dat gelijk staat aan de maat en de schaal van de opgaven van de gemeente Papendrecht. - Heeft ervaring met organisatie- en cultuurveranderingen. - Geeft leiding op hoofdlijnen (voorwaardenscheppend en toetsend). - Draagt visie en besluiten actief uit met als doel dat mensen de redenatielijn ervan begrijpen en vertrouwen hebben in een consistente aanpak op langere termijn. - Is een procesmanager met aandacht voor resultaat, proces en mens (verbindend leiderschap). - Is transparant in het maken van keuzes en legt hierover op de juiste plaats verantwoording af (professionaliteit). 3. Competenties Het managementteam heeft een voorstel gedaan ten aanzien van de competenties die de secretaris in Papendrecht zou moeten hebben in aanvulling op de standaard bij de functie behorende competenties. Van belang is dat aantoonbaar wordt gewerkt aan persoonlijke ontwikkeling op het vlak van de vereiste competenties. Het gaat dan om de volgende zaken: Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 10 van 12
- Doortastendheid, stevigheid - (bestuurlijke) standvastigheid - Strategisch kunnen opereren in lokale en bovenlokale verbanden - Flexibel en verbindend zijn - Souplesse hebben en die eigenschap ook zichtbaar bezitten - Groot adaptief vermogen - Innovatieve kracht - Onafhankelijk en kritisch kunnen denken Assertiviteit Voor eigen mening (of belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs indien er vanuit de (bestuurlijke) omgeving druk wordt uitgeoefend om dit niet te doen. Gedragsindicatoren: - slaagt er in om in situaties van grote druk en manipulatie op een respectvolle en vasthoudende wijze zijn/haar eigen standpunt te verdedigen; - bespreekt meningsverschillen zonder het conflict uit de weg te gaan; - verwerpt onaanvaardbare voorstellen op een respectvolle, doch besliste manier. Adviesvaardigheden Problemen en vraagstukken van interne en externe actoren analyseren, oplossingen aandragen en hierover helder communiceren, rekening houdend met situaties, belangen en behoeften van partijen. Leggen en onderhouden van relaties. Gedragsindicatoren: - beïnvloedt het gesprek en de sfeer door gevoelens te benoemen, stuurt het gesprek in de juiste richting en houdt de relatie goed; - gaat bewust om met verschillende normen en waarden van diverse partijen; schakelt eenvoudig van expert- naar procesrol en andersom; - structureert, reflecteert, vraagt door en helpt zodoende ook anderen om tot oplossingen of alternatieven te komen. Voortgangsbewaking Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken of activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen. Gedragsindicatoren: - stelt meetbare strategische doelstellingen op en definieert resultaten op (middel)lange termijn; maakt de voorwaarden duidelijk die nodig zijn om deze resultaten te bereiken en vult deze in (mede in relatie tot de concernplanning/roadmap); - zorgt voor heldere structuren, taakverdeling en procedures die een effectieve en efficiënte inzet van medewerkers en/of betrokken (externe) partijen bevordert; - spreekt zichzelf en anderen tijdig en regelmatig aan op het nakomen van afspraken en het realiseren van doelstellingen. Achterhaalt achterliggende oorzaak bij niet nakomen van afspraken. Overtuigingskracht Proberen anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en trachten instemming te verkrijgen door gebruik te maken van de juiste argumenten en methode. Gedragsindicatoren: - draagt binnen de organisatie bij aan het leren en waarderen van logische en heldere argumentatie en weet op alle niveaus door zijn/haar eigen stijl van argumenteren regelmatig anderen voor zijn/haar standpunt te winnen; - stelt zich op als een charismatische persoonlijkheid; - benoemt verschillen en overeenkomsten in meningen en doet voorstellen voor een gezamenlijk standpunt; Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 11 van 12
- wisselt relatiegericht van communicatieniveau en invloedstijl om zwaarwegende (belangen)tegenstellingen of conflicten te overbruggen en om invloed te laten gelden. Coachen Richting en sturing geven aan een persoon in het kader van diens taakvervulling. Stijl van coachen aanpassen aan persoon en situatie zodat betrokken persoon zich optimaal kan ontwikkelen. Stuurt zodanig aan, dat de vaardigheden en talenten van anderen worden ontwikkeld en verbeterd. Gedragsindicatoren: - bewaakt de professionele groei van personen en stelt plannen op om deze groei te bevorderen; - creëert een cultuur waarin personen verdere ontwikkeling nastreven; - stimuleert de verdere ontwikkeling van personen. Samenwerken Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of probleemoplossing, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Gedragsindicatoren: - laat zien oog te hebben voor groepsprocessen en geeft hierin sturing; - gaat constructief om met onderlinge spanningen; - stelt regels voor de procesgang en besluitvorming; - draagt zorg voor de overlegstructuur. Bestuurssensitiviteit Anticiperen op en onderkennen van het belang van gebeurtenissen die van invloed zijn op het bestaande beleid en het handelen van politiek-bestuurlijke verantwoordelijken. Gedragsindicatoren - anticipeert en handelt actief wanneer de belangen van de organisatie en/of van bestuurders in het geding dreigen te komen/zijn; - heeft een goed oog voor de partijpolitieke aspecten en de verhoudingen in bestuur en ambtelijke top ingeval van relevante ontwikkelingen en gebeurtenissen; - taxeert tijdig en juist verschuivingen in belangen en inhoudelijke standpunten, ook indien deze zich op langere termijn voordoen. 4. Diversen Nevenfuncties Nevenfuncties zijn voor de secretaris mogelijk. Uiteraard dienen nevenfuncties gemeld te worden en mogen de nevenfuncties niet strijdig zijn met de belangen van de gemeente(lijke organisatie). Wel is het zo dat sprake moet zijn van politieke ongebondenheid en neutraliteit in het functioneren. Zichtbaarheid Verwacht wordt dat de secretaris regelmatig aanwezig is in de samenleving op de relevante momenten en de overige medewerkers stimuleert dat ook te doen. Het gaat erom zichtbaar te zijn in de samenleving. Dit zonder dat sprake is van een verhuisplicht. Periodiciteit In het algemeen is het zo dat de functie van de secretaris geen oneindige houdbaarheid heeft. De periode is lastig te bepalen, maar door veranderende contexten in samenleving en college is tijdelijkheid en kunnen veranderen in de functie van belang. Geopteerd wordt van een invulling van de functie voor een periode van drie jaar. Na deze periode kan worden bezien of een volgende periode van drie jaren opportuun is. In overleg wordt de optie van parttime werken in overweging genomen. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur/gemeente Papendrecht/profiel/10 juli 2015 12 van 12