MVO Forum Duurzaam aankopen en ketenbeheer 17 December 2012
Waarom duurzaam ketenbeheer?
Waarom duurzaam ketenbeheer? Enkele belangrijke noties Erkenning van zijn eigen maatchappelijke verantwoordelijkheid Eerlijke handelspraktijken Verantwoordelijkheid werkt door in de invloedssfeer van het bedrijf Stakeholders
Strategische aankoopfunctie Kwaliteit Innovatie Stakeholders Waardecreatie
Uw motivaties om duurzaam aan te kopen? Hoe zou duurzaam aankopen bijdragen tot -Stakeholdermanagement -Kwaliteit -Innovatie -Waardecreatie
I. Ketenbeheer Inzicht, risico s en opportuniteiten in uw keten
Product, dienst en toeleveringsketen
Product, dienst en toeleveringsketen
Analyse van uw toeleveringsketen Maak een overzicht van alle producten en diensten die u aankoopt Categoriseer uw aankopen: welke zijn de bealngrijkste product en dienstencategorieën die aankoopt. Geef aan of het gaat om strategische, operationele, product-dienst.
Uitgavenposten Business & Society Belgium 2011 Personeel 426.227 Salarissen, wettelijke bijdragen/ mobiliteit Diverse goederen en diensten 299.290 Details zie onder Diverse goederen en diensten Business & Society Belgium 2011 Activiteiten 122.434 Catering, zalen, animatie, logistiek Erelonen 70.434 ICT/ Fotograaf, speakers, Kantoor 47.736 Huur kantoren, documentatie en opleidingen, kantoorbenodigdheden Externe communicatie 46.750 Grafiek/drukwerk, redactie
Analyse van uw leveranciersbasis Ga na bij welk (type) leveranciers u aankoopt Ga ook na hoe uw keten er na de 1 e rang leveranciers uit ziet. In welke landen koopt u aan
Analyse van uw aanvoerketen Welk transport/logistiek komt er bij kijken? Wat gebeurt er met uw product of dienstverlening eens geleverd?
Risico s en opportuniteiten ID in functie van motivaties in functie van spend in functie van kenmerken van aankopen in functie van herkomst door stakeholders te raadplegen
Leveranciers/product Score risico s Mogelijke aandachtspunten Catering 5 aankoop voeding (labels, seizoen etc.), al dan niet afgewerkte producten, intern personeelsbeleid. Drukwerk 4 aankoop papier (FSC, PEFC)/inkten, energie Kantoormateriaal 4 Aankooppolitiek van leverancier, distributie, intern personeelsbeleid Huur kantoren 3 aankoop energie, afvalbeleid, schoonmaak, keuze voor materialen Reisagentschap 3 vluchten (aankoop, compensatie), ecotoerisme, duurzaam management hotels, Mobiliteit 2,5 welke wagens worden aangekocht, welke brandstofleveranciers als partner, IT dienstverlening 2 aankoop hardware, software en mobiliteit Huur zalen 2 afval en schoonmaak, bereikbaarheid Telefonie, internet 2 aankoop materialen en organisatie van netwerk (servers, technisch onderhoud etc.), energie Boekhouding 1 Consultancy 0 HR dienstverlening 0
II. Opmaak van een duurzaam aankoopbeleid 15 maart 2012
DA inbedden in uw duurzaamheidbeleid Missie Bestaande beleid
DA inbedden in uw aankoopproces
Aankoopproces Business & Society Opportuniteiten voor duurzaamheid I.Behoeftebepaling Er bestaat momenteel geen formele behoefteanalyse, zeker niet voor recurrente aankopen Het bestaande beleid rond de organisatie van duurzame events beïnvloedt bijvoorbeeld de aankopen. Systematisch, belangrijke aankopen en voor de recurrente aankopen. Volgende vragen komen aan bod: - Wat hebben we nodig? (Denk in functionaliteiten ipv in producten/diensten) - Kopen of huren? Life cycle thinking - In de formulering van de vereiste functionaliteiten kunnen sociale en ecologische specificaties worden opgenomen Deze fase in het aankoopproces wordt momenteel enkel in specifieke gevallen doorlopen. II.Informatieverzameling, marktverkenning (RFI) - Specificeer een aantal aankopen waarvoor een marktverkenning nuttig is. - Koppel dit evt aan de jaarlijkse behoeftebepaling - Vraag naar het duurzaamheidsbeleid bij de leveranciers zelf. Business & Society Belgium vraagt enkel voor bepaalde aankopen offertes aan, met name voor grote te besteden bedragen en in geval we niet vertrouwd zijn met de specifieke markt en relevante leveranciers. III.Aanvragen van offertes (RFP) - De behoeften worden vertaald naar duidelijke technische specificaties. Maak duidelijk aan welke economische, sociale en ecologische criteria een product/dienst moet voldoen. - Geef waar mogelijk aan op welke manier de economische, ecologische en sociale criteria doorwegen in de evaluatie en selectie. DA inbedden in uw aankoopproces IV.Evaluatie Selectie Voor bepaalde aankopen worden formele evaluaties gemaakt. - Offertes moeten voldoen aan enkele minimumcriteria die eerder werden vastgelegd. - Per offerte gewichten vastleggen voor specifieke criteria zoals het duurzaamheidsbeleid van de leverancier zelf. - Leveranciers die niet worden gekozen worden geïnformeerd over het waarom. V.Contract en uitvoering Business & Society Belgium respecteert betalingstermijnen waar mogelijk. We verkiezen - Communiceer duidelijk wat leveranciers mogen verwachten lange termijn relaties met onze leveranciers. Er is - Geef leveranciers feedback. geen formele controle op de kwaliteit van producten en diensten. - Geef aan op welke manier u kan helpen bij het verduurzamen van de operaties van de leverancier
Opmaak van aan DA beleid Collectieve initiatieven?
Opmaak van aan DA beleid Proces Formuleer een doelstelling en kader uw aankoopbeleid binnen de bredere strategie Consulteer uw externe stakeholders, betrek zeker leveranciers Consulteer uw interne stakeholders (aankopers, gebruikers, sales, ) Geef duidelijk aan hoe de keten zal worden beheerd en hoe duurzaamheidsperformantie zal doorwerken in de relaties met leveranciers Inhoud Respecteren van lokale en internationale wetgeving Definieer minimale sociale eisen waaraan leveranciers moeten voldoen. Hiervoor kan u zich baseren op de mensenrechten en de ILO. Definieer minimale ecologische eisen waaraan leveranciers moeten voldoen. Deze eisen hangen nauw samen met de eigenschappen van de aankoop, grijp terug naar uw risicoanalyse. Geef aan welke inspanningen uw bedrijf zelf levert op vlak van duurzaamheid. Wat kan uw leverancier van u verwachten?
Kennis en kunde van aankopers Begrip van duurzaamheid en risico s in de keten. Marktkennis ontwikkelen in richting van duurzame alternatieven welke beheersystemen bestaan er, duurzame databases, logo s, labels Objectieven en instrumenten
III. Evalueren en engageren van leveranciers 15 maart 2012
Source : Supply Chain Sustainability, UNGC & BSR 2010
Opvolging en controle = audits? Integreer duurzaamheid in de normale evaluatieprocedures, vb jaarlijks gesprek met # leveranciers, SLA, PLA, Self assessment (kost-werklast, betrouwbaarheid van gegevens) Audit (kost) Intern Extern
Leveranciers als stakeholder in innovatie
Axia Smart Chair all rights reserved by Bma Ergonomics 2012
Minimal energy content Show the environment impact with the energy content MJ/kg (GER-value) www.bma-ergonomics.com
gebruiksfase afdankingsfase recyclefase productiefase
Vraag en antwoord Wat zijn uw ervaringen? Waar vindt u opportuniteiten of obstakels voor duurzaam aankopen?
Vragen? Caroline.godts@businessandsociety.be 43