Request for Information (RFI)

Transcriptie

1 Vlaamse Gemeenschapscommissie Request for Information (RFI) HR-software Vlaamse Gemeenschapscommissie van operationeel naar strategisch human resources management VH blz 0 van 5

2 Inhoudstabel 1 Introductie DOELSTELLINGEN VAN DE HR AFDELING VERKLARING VAN VERTROUWELIJKHEID 3 2 Procedure ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DEELNAME RICHTLIJNEN VOOR HET GESCHREVEN VOORSTEL CONTACTGEGEVENS (RFI FASE) PLANNING 5 Vlaamse Gemeenschapscommissie

3 1 Introductie Het doel van deze RFI is een marktverkenning uit te voeren naar HRM systemen/pakketten, aanwezig op de Belgische markt, inclusief aanbod van processen en functionaliteiten, die mogelijk aan de behoeften zouden kunnen voldoen van de VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie). Het HRM systeem zal gebruikt worden in een streng gereglementeerde omgeving, waar een zekere flexibiliteit is vereist. De HRM afdeling beheert ongeveer 750 personeelsleden in België. 1.1 Doelstellingen van de HR afdeling De HRM afdeling wil hun processen beter integreren, automatiseren, flexibiliseren en communicatie verbeteren naar externe afdelingen en hun werknemers. De focus ligt hierbij op de volgende, high-level TO-BE HRM processen/modules: Human Resources: personeelsplanning, elektronisch dossier, administratie Loonverwerking Loonberekeningsmodule Werving & Selectie Performance Management Selfservice voor medewerkers/leidinggevenden Document Management Reporting/Analytics Verlof, verzuim en personeelsregistratie Sociale dienstverlening Budgettering Er wordt verwacht dat het Human Resource Management Systeem een grote verbetering zal worden voor de HR afdeling en dat deze HR modules geïntegreerd zijn. Alsook moeten de modules onderhoudbaar, schaalbaar en flexibel zijn aan wijzigingen binnen de wetgeving en behoeftes van de HR afdeling/personeel: voornamelijk naar loon/weddebeheer, budgettering, extra reporting (reporting van de brondata, in combinatie met complexere business regels en/of in opdracht van andere overheden, Nederlandstalige helpdesk, Nederlandstalige menu s. Omwille van privacy, moet alle data, opgeslagen en gegenereerd door het HR systeem, ter plaatse bij klant kunnen worden opgeslagen. Cloud-gebaseerde oplossingen zijn aldus geen optie. Vlaamse Gemeenschapscommissie bladzijde 2 van 5

4 1.2 Verklaring van vertrouwelijkheid De inhoud van dit document is vertrouwelijk. Hierbij is het niet toegelaten om de verstrekte informatie te gebruiken, te kopiëren en/of te reproduceren. Alsook de verbale en/of schriftelijke communicatie van deze marktconsultatie is niet toegestaan. Leveranciers die beslissen om niet in te gaan op deze marktconsultatie worden verzocht om alle ontvangen informatie te vernietigen. Vlaamse Gemeenschapscommissie bladzijde 3 van 5

5 2 Procedure 2.1 Algemene voorwaarden voor deelname Het enige doel van deze marktconsultatie voor VGC, is om inzichten en informatie te verzamelen, VGC zal geen kosten van een leverancier/aanbieder vergoeden, tijdens het uitvoeren van deze marktconsultatie, Deelname aan deze marktconsultatie is op vrijwillige basis en zonder verdere contractuele verplichting aan een leverancier, Deze marktconsultatie houdt geen verplichting aan de zijde van VGC, wat betreft eventuele toekomstige projecten, overheidsopdracht(en) of contract(en), Alle informatie en documentatie uit de marktverkenning wordt geconsolideerd in een overzichtsdocument/synthesedocument en ter beschikking gesteld tijdens de (eventueel) navolgende overheidsopdracht, Deelnemers aan de marktverkenning kunnen ook deelnemen aan de (eventueel) navolgende overheidsopdracht, 2.2 Richtlijnen voor het geschreven voorstel Gelieve uw reactie per op te sturen vóór de uiterste datum vermeld in paragraaf 2.4 naar het adressen vermeld in 2.3 Contactgegevens (RFI fase), gebruik makend van volgende documenten: o Doc 2 - RFI_Antwoordformulier aanbieder HRM systeem algemeen - (Word), o Doc 3 - RFI _Antwoordformulier aanbieder - HRM systeem specifiek - (Excel), Doc 4 RFI_Begrippenlijst, Doc 5 RFI_Behoefte analyse en Doc 6 RFI_Procesbeschrijvingen beschrijven de behoeften naar HR-ondersteuning en dienen als informatie voor het invullen van de beide antwoordformulieren, Doc 7 - Mindmaps RFI_- HRM systeem (folder) geeft een volledig overzicht van behoeften naar software ondersteuning, Richtlijnen voor het invullen van Doc 2 en Doc 3 staan aangegeven in deze documenten, Een harde/geprinte kopie is niet vereist, Gelieve in het Nederlands te antwoorden op deze marktconsultatie en ook alle bijhorende Nederlandstalige (aangegeven) documenten gebruiken, Geef prioriteit aan de opgesomde onderwerpen en vragen. Extra informatie is toegestaan en welkom indien relevant, Het is toegestaan om te verwijzen naar toegevoegde bijlagen. Bijvoorbeeld handleidingen, brochures of ander ondersteunend materiaal, o Een overzicht van al deze bijlagen vult u aan binnen Doc 2 RFI_Antwoordformulier aanbieder HRM systeem algemeen - (Word), o Maak een duidelijke verwijzing (vb. "zie paragraaf X op pagina Y in de brochure "), Stuur uw antwoord op in MS Office -formaat (Word, Excel of andere relevante programma s). Wij begrijpen dat brochures en andere ondersteunende bijlagen enkel beschikbaar zijn in PDF formaat. Vlaamse Gemeenschapscommissie bladzijde 4 van 5

6 2.3 Contactgegevens (RFI fase) Adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Personeel en HRM Emile Jacqmainlaan Brussel Contact: 2.4 Planning Hieronder staat de planning aangegeven voor het RFI proces. Datum 2016 Omschrijving Referentie Document 15/6/2016 Bekendmaking RFI HRM systeem 15/7/2016 Afsluiten forum voor vragen 22/7/2016 Beantwoorden vragen op forum 29/7/2016 Inleveren antwoorden op RFI HRM systeem door aanbieders D1 D4 D5 D6 D7 D2 Doc 1 - RFI_Marktverkenning - HRM systeem Doc 4 RFI_Begrippenlijst Doc 5 - RFI_Behoefteanalyse Doc 6 RFI_Procesbeschrijvingen Mindmaps RFI_HRM systeem Doc 2 RFI_Antwoordformulier aanbieder - HRM systeem algemeen (Word) D3 Doc 3 RFI_Antwoordformulier aanbieder - HRM systeem specifiek (Excel) Tabel 1: Overzicht documenten RFI HRM systeem Vlaamse Gemeenschapscommissie bladzijde 5 van 5