Nota van inlichtingen Request For Information (RFI) Digitaal Risico Inventarisatie en Evaluatie instrument

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen Request For Information (RFI) Digitaal Risico Inventarisatie en Evaluatie instrument Schriftelijke vragen: 1. Mag uit de RFI documentatie worden afgeleid dat de projectgroep uitsluitend de aanschaf en implementatie van een bestaand standaard DigiRi product overweegt, en daarbij een mogelijke oplossing uitsluit dat (deels of geheel) uit maatwerk software bestaat? Antwoord 1 Nee, het is zeker niet zo dat alleen gezocht wordt naar een standaard oplossing. Gezien de ontwikkelingen in de veiligheidsregio s verwachten wij echter dat een bestaande oplossing in eerste instantie op meer draagvlak kan rekenen waardoor de kans ook groter is dat Brandweer Nederland de DigiRi geïmplementeerd krijgt. Omdat ook het vergroten van veiligheidsbewustzijn een belangrijk aandachtspunt is, zijn we ook op zoek naar manieren om de DigiRi in te zetten voor het vergroten van dat veiligheidsbewustzijn op de werkvloer. 2. Er wordt gesproken over (aantallen) licenties; moet ik deze beschouwen als een licentie op het niveau van Veiligheidsregio? Ofwel; 10 licenties staat gelijk aan 10 veiligheidsregio s? Antwoord 2 Een licentie per regio, met hierin verschillende gebruikers (zie vraag 7) is een mogelijkheid, maar een dergelijke invulling komt pas ter sprake bij een eventuele aanbesteding. Brandweer Nederland heeft geen bevoegdheid om names de 25 veiligheidsregio s een DigiRi aan te schaffen. Via de rapportage over de DigiRi geven wij wel een belangrijk advies. Op basis van dat advies kunnen veiligheidsregio s (mogelijk in gezamenlijkheid) komen tot de aanschaf van en DigiRi. 1

2 3. Bij de opleidingskosten wordt gevraagd om deze per persoon uit te splitsen; de werkwijze van Raatwerk is vaak dat er een interne groep medewerkers van onze klanten (zoals Brandweer Amsterdam-Amstelland, Belastingdienst) volledig vaardig en deskundig wordt gemaakt en dat deze interne kerngroep vervolgens de andere gebruikers instrueert en opleidt. Per Veiligheidsregio kan dit prima worden opgezet; echter, dan spreek ik niet meer over een opleidingsprijs per persoon maar per veiligheidsregio. Is het voldoende duidelijk als ik dit op deze wijze omschrijf in het vragenformulier? Antwoord 3 Nee, gelieve zoals gevraagd in het antwoordformulier een prijs voor opleiding per persoon te geven. Het is in deze fase niet duidelijk hoeveel personen men (per regio) wil opleiden. De werkwijze die u beschrijft, een kerngroep die gebruikers opleidt, is een mogelijkheid maar zal pas relevant worden bij een (eventuele) aanbesteding. 4. Antwoordformulier vraag A.2. De communicatie vindt plaats in het Nederlands en met het Nederlandse kantoor, hoe belangrijk is het voor de IFV dat een software oplossing Nederlandstalig is opgesteld? Antwoord 4 Omdat wij er van uit gaan dat niet iedereen even vaardig is in het lezen en interpreteren van technisch Engels, gaat de voorkeur op in deze RFI fase uit naar Nederlands. 5. Antwoordformulier vraag C.1. heeft een Cloud oplossing de voorkeur van het IFV? En zo ja wat zijn hier de zwaarst wegende redenen voor? Antwoord 5 Nee, een Cloud oplossing heeft in deze RFI fase niet expliciet de voorkeur en en hangt tevens af van wat de markt kan bieden. De behoefte is dat het werken aan een veilige werkomgeving een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle medewerkers. Bereikbaarheid en beschikbaarheid van de digitale omgeving voor alle medewerkers heeft in die zin wel de aandacht. 2

3 6. Antwoordformulier vraag C.5. Zijn er momenteel al databases in gebruik? En zo ja hoe veel en wat wordt hier in vastgelegd, moet deze data overgenomen worden in de nieuwe software of opnieuw worden opgebouwd/ samengevoegd/ opgeschoond. Bijvoorbeeld data betreffende; regelgeving, classificering. Antwoord 6 Als er al databases gebruikt worden dan betreft het informatie opgeslagen met Excel bestanden. Het zijn met name de vragenlijsten per thema / per locatie die ingevoerd moeten worden. 7. Antwoordformulier vraag C.6. Welke niveaus en rollen zijn er te onderscheiden binnen de organisatie die het DiGiRi gaat gebruiken en hoe veel medewerkers zijn dit ongeveer per niveau/rol. Antwoord 7 Directie / (midden) management: 5 (per regio) Inhoudelijk deskundige (arbodeskundige): 4 tot 8 (per regio) Gebruikers (teamleiders, andere professionals): 30 tot 60 per regio 8. Antwoordformulier vraag D.1. Kunt u ons inzicht geven in de veiligheidregio s en hoe deze organisatie er uit ziet met het aantal medewerkers en aansturingsmodel. Of te wel, kunt u ons inzicht verschaffen in de omvang van de organisatie en hun rol die bij een eventuele uitrol betrokken zijn. Antwoord 8 Info over de top en brandweer NL: Info over de VR zelf via: 3

4 9. Men heeft een (statische) arbocatalogus te vinden op: Is het de bedoeling dat de RI&E en de Arbocatalogus één instrument gaan vormen? Vanuit de praktijk weten we dat dit een goede stap is om te doen. Antwoord 9 De RI&E is één van de onderdelen van de Arbocatalogus Brandweer. Vanzelfspekend worden er connecties gelegd tussen de verschillende onderdelen van de AC. Deze RFI richt zich echter specifiek op de techniek/het systeem en niet op de inhoud. Zie antwoord Klopt het dat de Request for Information uitsluitend gaat over het beschikbaar hebben en het kunnen leveren van een digitaal instrument zonder inhoud? Antwoord 10 Ja. Wij zijn ons er van bewust dat instrument en vulling twee delen zijn van het eindproduct. Een mogelijkheid is dat de inhoud (vragenlijsten) worden aangeleverd vanuit de individuele veiligheidsregio s en de gezamelijke vakgroep arbeidsveiligheid van Brandweer Nederland. 11. De RFI lijkt zich sterk te richten op aankoop van bestaand RI&E instrumentarium, terwijl er ook wordt gesproken over het opstellen van een Programma van Eisen (PVE). Wij kunnen ons goed voorstellen dat uit die fase (PVE) pas duidelijk wordt welke aanpak het beste past: gebruik maken van standaardpakketten, maatwerk of een combinatie. Hoe kijkt u daar tegenaan? Antwoord 11 De keuze om een standaard pakket, maatwerk of combinatie in te kopen moet inderdaad nog gemaakt worden en is mede afhankelijk van de respons uit de RFI. Het bestaand instrumentarium is niet geheel zonder klachten. Het is te complex, arbeidsintensief en niet iedereen kan er mee uit de voeten. Dat heeft geleid tot ideeën over hoe een RI&E dienstbaar kan zijn aan de brandweer, enerzijds in het verlengde van de oorspronkelijk functionaliteit maar anderzijds ook met een ander doel in gedachte (meer als een dynamisch instrument om de veiligheidsdialoog op gang te houden). 4

5 Naast dat er dus een traditionele manier is van werken met het RI&E-instrumentarium (één of enkele arbodeskundigen toetsen de organisatie) wil de brandweer het veiligheidsbewustzijn ook vergroten door medewerkers de ruimte te geven om ook een organisatieonderdeel te kunnen beoordelen op veiligheid. Het gebruik van de DigiRi op de werkvloer betekent dat er eisen / wensen zijn t.a.v. bijvoorbeeld flexibiliteit (modulair), toegankelijkheid en complexiteit (mate van gewenste deskundigheid om er mee te kunnen werken). 12. wat is uw visie over de RI&E, met name het doel en de werkwijze? Denk bijvoorbeeld aan mate van betrokkenheid bij het opstellen van de RI&E (door de vragenlijsten zoveel mogelijk op de vloer te laten invullen), dynamische RI&E, RI&E nieuwe stijl, volledigheid RI&E en de RI&E als onderdeel van een beheersinstrument (met bijv meldingen ongevallen en klachten). Antwoord 12 Zie de antwoorden bij vraag 1 en vraag 11 5