OFFICE 365 Start Handleiding Meer info: Naast deze handleiding is er zeer veel informatie reeds voorhanden op het internet of door op het vraagteken te klikken in de Office 365 omgeving. Ook biedt Microsoft op de website veel snelle hulp aan en video s met diverse voorbeelden. Kijk hiervoor op http://bit.ly/1rmzamy ICT Christiaan Huygens College Vragen graag richten aan ict.rac@huygenscollege.nl
Inhoudsopgave Je nieuwe e-mailadres gebruiken... 2 E-mail (Outlook)... 3 Scherminstellingen... 4 Algemene instellingen... 5 Je wachtwoord wijzigen... 5 Een nieuwe bericht maken... 6 Agenda... 7 Contact Personen... 8 OneDrive... 9 OneDrive integratie in het Office pakket... 10
Vanaf 7 juli 2014 wordt je e-mail afgeleverd in een nieuwe mailbox van Office365. Alles uit je oude e- mail adres is dan overgezet; je e-mail, agenda en contactpersonen. Google Drive bestanden kunnen helaas toch niet omgezet worden. Deze zal je zelf over moeten zetten van Google Drive naar OneDrive. Voor tips kan je hiervoor altijd bij systeembeheer langskomen. Google-Drive kun je nog wel gebruiken, maar op een gegeven moment zal de toegang hiertoe verdwijnen. Hier krijg je in het nieuwe schooljaar nog een bericht over. Je nieuwe e-mailadres gebruiken Om je mail te lezen ga je vanaf 7 juli 2014 naar de site: http://login.microsoftonline.com Je ziet dan onderstaand inlogscherm: Log in met je e-mailadres en het wachtwoord dat je hebt gekregen. Het wachtwoord voor je nieuwe mailbox ontvang je een paar dagen van tevoren in je Gmail mailbox. Zodra je bent ingelogd is er bovenin je internet browser een blauw lint zichtbaar. Hier staan verschillende mogelijkheden om uit te kiezen: Outlook Zodra je daar op klikt kom je in je e-mailbox. Agenda Zodra je daar op klikt, worden je eigen persoonlijke agenda en/of gedeelde agenda s zichtbaar. Mensen Zodra je daar op klikt zijn al je contactpersonen zichtbaar. Dit is je adresboek. OneDrive Zodra je daar op klikt kom je in je online opslag omgeving. 2
E-mail (Outlook) We starten met de uitleg van de knop Outlook. Dit is namelijk je Huygens e-mailbox. Klik in het blauwe lint op Outlook. Je mailbox wordt nu geladen en zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Links zie je, net zoals in Gmail, je mappen of labels staan. In Office 365 heten deze categorieën. Je kunt een bericht meerdere categorieën geven. Klik met de rechtermuisknop op het bericht om meerdere toe te kennen: 3
Scherminstellingen Je kunt de weergave van je e-mailbox naar eigen wens aanpassen door rechtsboven in het lint op het tandwiel icoontje te klikken en dan voor Scherminstellingen te kiezen: Hieronder zie je een voorbeeld van instellingen die je kan aanpassen: 4
Algemene instellingen Binnen je mail is het mogelijk om nog meer instellingen naar eigen wens aan te passen of in te zien door rechtsboven in het lint op het tandwiel icoontje te klikken en dan voor Opties te kiezen: De volgende instellingen voor je mail account kom je dan bijvoorbeeld tegen: De mogelijkheid om een doorstuuradres in te vullen De mogelijkheid om afwezigheidsmeldingen aan te zetten De mogelijkheid om filters op berichten aan te maken en toe te passen De mogelijkheid om in te zien in welke distributiegroep je zit (dit zijn groepsadressen waar je lid van kan zijn, bijvoorbeeld een groep van alle docenten van de locatie RAC) Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden. Voor uitleg hierover kan je kijken op de site van Microsoft via http://bit.ly/1rmzamy. Je wachtwoord wijzigen Kies via het tandwiel-icoontje voor Instellingen voor Office 365. Je ziet dan onderstaand scherm waar je je wachtwoord kunt wijzigen: 5
Een nieuwe bericht maken Klik linksboven op de knop + nieuwe e-mail, zie het voorbeeld hieronder: Vervolgens zie een scherm zoals bijvoorbeeld hieronder: Alle leerlingen en het gehele personeel zitten voortaan in dezelfde mail omgeving. Dit betekent dat, als je in het Aan: veld het eerste gedeelte van de voornaam of achternaam typt en op zoeken klikt, er een lijst te zien is met gebruikers die binnen Office 365 bekend zijn. Dit werkt ook wanneer je de afkorting intikt van een medewerker of het eerste gedeelte van het leerlingnummer van een leerling. Let op dat bekende gebruikers leerlingen en personeelsleden van alle locaties van Het Huygens zijn. Tot slot is het ook mogelijk om op het woord Aan: te klikken. Vervolgens is je eigen adresboek zichtbaar. 6
Agenda Klik in het blauwe lint op Agenda. Waarschijnlijk wordt eerst nog gevraagd om de tijdzone te kiezen en daarna wordt je agenda geladen. Deze zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Deze agenda (en delen ervan) is vrijwel hetzelfde gebleven als bij Gmail. Dit betekent dat het ook weer mogelijk is om je agenda te delen, zie het knopje Delen rechtsboven naast het knopje Afdrukken. Degene met wie je de agenda deelt ontvangt dan een mail. In deze mail staat een knop Deze agenda toevoegen. Hiermee is het mogelijk om de agenda zichtbaar te maken in zijn/haar Office 365 omgeving. In die mail staat ook extra informatie om de agenda toe te voegen binnen andere mail programma s. 7
Contact Personen Klik in het blauwe lint op Mensen. Vervolgens verschijnt je eigen adresboek. Deze zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Al je Gmail contactpersonen zijn overgezet naar de nieuwe omgeving. Deze kan je in je adresboek terugvinden. Let op dat mailadressen van leerlingen veranderd zijn. Het nieuwe mailadres is nu leerlingnummer@leerling.huygenscollege.nl. De oude adressen kan je handmatig verwijderen. Er bestaat verder ook een All Users adresboek. Dit is een centraal adresboek waar alle leerlingen en personeelsleden van het gehele Huygens in staan. 8
OneDrive Klik in het blauwe lint op OneDrive. Vervolgens verschijnt je eigen online Office 365 opslag omgeving. Dit ziet er ongeveer uit als in onderstaand voorbeeld: Voorheen kon je ook gebruik maken van online opslag bij Google. Dit was je Google Drive. In de nieuwe omgeving heet deze online opslag OneDrive. De functie hiervan is dezelfde, namelijk het aanmaken, opslaan en delen van online documenten. Ook is het weer mogelijk om tegelijk in een document te werken. De meerwaarde van OneDrive is dat je niet enkel vanuit de online Word editor kan werken. Heb je Office 2010 of Office 2013 (ook wel Office Professional Plus of Office 365 genoemd), dan kun je rechtstreeks vanuit het Office pakket je documenten opslaan en openen vanuit je OneDrive. Ben je op een plek waar je geen Office pakket ter beschikking hebt of een verouderde versie, dan is het ook mogelijk documenten direct online te bewerken. Je klikt hiervoor op een bestand in je online OneDrive. Vervolgens opent een venster van Word Online, zie hieronder: De online editor is er voor Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote bestanden. 9
OneDrive integratie in het Office pakket Je OneDrive is direct te benaderen vanuit het Office pakket. In dit voorbeeld gebruiken we Word 2013, maar het werkt ook met Excel, PowerPoint, etc. Als je het Office pakket opent is er de mogelijkheid om aan te melden met je Microsoft account. Onze nieuwe mailomgeving zit nu bij Microsoft en je Huygens mailadres is hiermee automatisch ook een Microsoft account. Om aan te melden in je office pakket klik op Aanmelden in de rechterbovenhoek. Daarna kun je inloggen met je school e-mailadres. Het is hierna mogelijk om vanuit een Office programma op de PC een bestand te openen vanuit je OneDrive en/of op te slaan in je OneDrive. 10