Het onafhankelijke Platform Over Het Nieuwe Werken heeft in het voorjaar van 2015 voor de vijfde maal de Nationale Enquête Over Het Nieuwe Werken gehouden. In totaal deden 5300 professionals hieraan mee, vooral op gebied van HRM, openbaar bestuur, overheid, facilitair en algemeen management. Belangrijkste onderzoeksvraag: wat heeft Het Nieuwe Werken opgeleverd?
1 Win-win HNW: minder kosten, meer tevreden werknemers Het gros van de organisaties is anno 2015 min of meer bezig met Het Nieuwe Werken of bereidt de invoering ervan voor. Wat voor organisatievorm het precies moet hebben, lijkt niet zo belangrijk meer. Het gaat vooral om nieuwe manieren van samenwerken. De belangrijkste vraag is dan ook: wat heeft Het Nieuwe Werken eigenlijk tot nog toe opgeleverd? Naast kostenbesparing leidt Het Nieuwe Werken tot meer tevreden medewerkers, die met meer energie en plezier werken. Kortom, een win-winsituatie voor zowel werknemers als werkgevers. Dat blijkt uit de Nationale Enquête Over Het Nieuwe Werken, die dit jaar voor de vijfde keer is uitgevoerd. Er deden dit jaar weer meer professionals mee dan voorgaande jaren: bijna 5300. Ingeburgerd Dat Het Nieuwe Werken (HNW) allang niet nieuw meer is bleek al uit de voorgaande edities van de Nationale Enquête Over Het Nieuwe Werken. Ruim de helft van de organisaties (56 procent) werkt geheel of voor een belangrijk deel volgens de principes van Het Nieuwe Werken. Dat is veel meer dan tijdens het onderzoek van vorig jaar (36 procent). Opvallend is dat bijna een derde van de ondervraagde professionals zegt dat hun organisatie sinds twee jaar werkt met Het Nieuwe Werken en bijna een kwart al langer dan vijf jaar. Kostenbesparing De allerbelangrijkste reden voor organisaties om Het Nieuwe Werken in te voeren, is om kosten te besparen op de huisvesting; 56 procent van de professionals beaamt dat. De behoefte om te besparen met HNW lijkt de afgelopen drie jaar alleen maar groter te zijn geworden. In 2013 noemde nog 38 procent van de professionals dit als reden, vorig jaar was dat 46 procent. Hoe groter het bedrijf, des te groter deze behoefte, zo lijkt het. Bij bedrijven groter dan 500 werknemers noemde 39 procent van de professionals kostenbesparing als reden om HNW in te voeren, bij bedrijven kleiner dan 100 medewerkers was dat maar 16 procent. Naast financiële besparingen wordt Het Nieuwe Werken ook ingevoerd voor redenen die meer met duurzame inzetbaarheid te maken hebben. Zo zegt 34 procent meer verantwoordelijkheid te willen geven aan werknemers en om tegemoet komen aan de wensen van de werknemers (30 procent). Verder wordt nog aantrekkelijk werkgeverschap (20 procent) en productiviteitsverhoging (17 procent) als reden genoemd.
2 Wat levert het nu op? Nu HNW aardig ingeburgerd raakt bij organisaties is het dus tijd om de balans op te maken. Wat levert het nu eigenlijk op? De enquête laat zien dat de belangrijkste reden om Het Nieuwe Werken in te voeren niet voor niets is. Kostenbesparing wordt genoemd als het belangrijkste resultaat (50 procent van de professionals). Daarnaast zijn ook meer tevreden werknemers (35 procent) en meer verantwoordelijkheidsgevoel bij de medewerkers (32 procent) belangrijke opbrengsten. Andere duidelijke pluspunten zijn aantrekkelijk werkgeverschap en verhoging van de productiviteit (beide 16 procent). Volgens een kleine 8 procent van de ondervraagden levert invoering van Het Nieuwe Werken helemaal niets op. Bij de echte pioniers, de bedrijven die al meer dan tien jaar bezig zijn met Het Nieuwe Werken, is kostenbesparing niet de belangrijkste opbrengst. Zij noemen vooral verantwoordelijkheid als belangrijkste opbrengst van HNW voor hun organisatie. Ook verschilt het per branche. Zo is in de industrie, detailhandel en zakelijke dienstverlening werknemerstevredenheid belangrijker dan kostenbesparing. En hoe zit het met de werknemers? Worden die nu blijer van al die nieuwe manieren van werken? Opvallend is dat slechts 36 procent zegt meer betrokken te zijn geworden bij hun werk dankzij HNW. Daarentegen zegt 64 procent meer energie te hebben gekregen, 69 procent is er productiever door geworden, 88 procent heeft er meer vrijheid door gekregen en 66 procent vindt het werk plezieriger geworden. Het Nieuwe Werken heeft dus beslist een positieve invloed op het welzijn van medewerkers.
3 Stijl van leidinggeven Hoe zit het met managers? Kunnen zij zich aanpassen aan de nieuwe manier van omgaan met hun medewerkers? Van werken op afstand tot meer sturen op output? Een overgrote meerderheid (79,5 procent) van de respondenten zegt dat de leidinggevende geen moeite heeft gehad met de invoering van Het Nieuwe Werken. Dat is dan weer goed te verklaren omdat, opvallend genoeg, de stijl van leidinggeven volgens de meesten dan ook niet is veranderd na de invoering. Slechts een derde zegt dat hun managers anders zijn gaan leidinggeven. Het gaat dan vooral om meer resultaatgericht (49 procent), meer coachend (28 procent) en meer hiërarchisch (9 procent) leidinggeven.
4 Veel respondenten zeggen dat de baas meer controlerend en op afstand is gaan werken. Soms lijkt het daarom meer om controle op lijstjes te gaan dan om mensen; anderen zeggen weer extra vertrouwen te genieten. Het is veel kouder en taak- en resultaatgericht. Je werkt niet meer voor een persoon, maar realiseert een taak voor het bedrijf. Een andere respondent: De contactmomenten met leidinggevenden staan in het teken van knelpunten bespreken om te helpen die op te lossen. Anderen vinden het juist weer het tegenovergestelde: Het was al mensgericht, nu heeft het nóg meer dat accent, ook van andere middelmanagers. Het zoemt meer! Dat de stijl van leidinggeven niet verandert, is opvallend, zegt Henny van Egmond, partner bij Yolk organisatie-advies. Hij adviseert bedrijven al jaren over de beste manier om met HNW om te gaan. Nieuwe manieren van leidinggeven zijn juist hartstikke noodzakelijk, anders verandert er nog niet veel. Ik denk dat in veel gevallen het doel alleen kostenbesparing is. Dat is bijvoorbeeld vaak het geval in gemeentehuizen, waar ze kleiner moeten gaan werken. De stijl van het leidinggeven blijft dan vaak hetzelfde. Kostenbesparing alleen is zó twintigste eeuws Volgens Van Egmond zijn er juist steeds meer signalen vanuit bedrijven dat ze bezig zijn met het veranderen van het businessmodel als reactie op veranderingen in de markt. Organisaties moeten gaan nadenken hoe ze in de toekomst toegevoegde waarde kunnen hebben. Daarom moeten ze hun huidige manier van werken aanpassen. Dat zou dus een reden zijn om nieuwe manieren van werken in te voeren. Kostenbesparing alleen is zo twintigste eeuws. Ik snap het wel, maar het is geen zinvolle strategie. Kosten komen niet direct overeen met opbrengsten. Verandering bijbenen Het is volgens Van Egmond ook opvallend dat de betrokkenheid van werknemers niet toeneemt bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Als je de stijl van leidinggeven niet aanpast, HNW alleen invoert voor kostenbesparing en geen betrokkenheid hebt van je werknemers heb je bij elkaar een giftige cocktail. Dan ga je problemen creëren. Wil je snel succesvol zijn, dan moet je snel kunnen veranderen. Daar heb je betrokken werknemers voor nodig, mensen die de verandering snel kunnen omarmen. Het Nieuwe Werken heeft eigen verantwoordelijkheid nodig, veel vertrouwen en veel betrokkenheid. Anders zijn organisaties nooit in staat verandering bij te benen. Als je alleen kostenbesparing gebruikt als reden ben je met de verkeerde dingen bezig en loop je juist risico s in deze veranderende tijd. Als dit niet leidt tot betrokkenheid en dus tot betere prestaties heb je ook geen hogere productiviteit. Samenwerken Hoe zit het met die nieuwe manieren van werken? Heeft HNW nu ook betere manieren van samenwerken opgeleverd? Niet echt, is het duidelijke antwoord. Slechts een op de vijf respondenten zegt dat de samenwerking is verbeterd sinds de
5 implementatie van Het Nieuwe Werken. Bijna de helft vindt dat het niet is veranderd en een kleine 20 procent kan er nog niets over zeggen omdat het pas net is ingevoerd. Wel is de samenwerking voor de meeste mensen prettiger geworden. Bijna de helft (46 procent) van de specialisten en managers is anders gaan samenwerken sinds Het Nieuwe Werken is ingevoerd. Er wordt meer gewerkt op basis van vertrouwen en output, mensen zijn meer verantwoordelijkheid gaan nemen voor deadlines en hebben beter leren omgaan met tijd en productiviteit. Er wordt bewuster samenwerking gezocht met de collega's waarmee de 'klus' geklaard moet worden, bewuster gezocht naar momenten van samenwerken en bewuster gekeken naar het indelen van tijd en plaats. Agenda s worden beter bewaakt en chats en video- en teleconferenties zijn inmiddels normaal geworden. Door de nieuwe manieren van samenwerken verandert ook het contact met collega s. Die wordt creatiever, effectiever en efficiënter. Niet alleen door gebruik van technologie maar omdat het op een ander niveau komt. Het gaat meer om coachen richting elkaar. De contacten met collega's worden sneller persoonlijk, zegt een van de respondenten. Een ander: Er is meer openheid en behoefte om samen te werken. Oorzaak: de stimulans en noodzaak door invoering van een gezamenlijk nieuw systeem om meer samen te doen. Voorheen werkte iedereen vanuit de 'eigen' locatie. Nu is het gewoon elkaar buiten de eigen locatie te zien. Ook voel ik me hierdoor meer welkom op locaties waar ik voorheen nooit kwam. We kennen elkaar daardoor beter. Ook al wordt er meer op afstand gewerkt, toch blijkt dat hoe complexer de vraagstukken zijn hoe groter de behoefte is om weer samen te komen, aldus een onderzoek van TNO Delft. Henny van Egmond: Brainstormen werkt nu eenmaal het beste als je elkaar in de ogen kunt kijken. Het begint met vertrouwen Nog steeds is vertrouwen het centrale begrip bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Daarmee begint het, zegt 70 procent van de professionals. Dat is even veel als in de voorgaande jaren. Verder zijn ook de beschikbaarheid van de juiste technologie (51 procent), een heldere visie en strategie (30 procent) en de juiste bedrijfscultuur (27 procent) belangrijk bij het starten met Het Nieuwe Werken. De grootste uitdagingen zitten volgens de ondervraagden in de communicatie vanuit management richting medewerkers over wat HNW precies is, hoe het wordt ingevoerd en wat er van hen wordt verwacht. Er moet een heldere visie komen waarom we het gaan doen, wat het moet opleveren en of dat alles binnen een bepaalde termijn ook is gerealiseerd, zegt een van de professionals. Medewerkers moeten worden gemotiveerd om in de trein te stappen, afdelingen en teams
6 moeten structureel met elkaar in gesprek blijven om informatie uit te wisselen en er moet aandacht zijn voor de sociale kant van het samenwerken. Andere genoemde uitdagingen bij Het Nieuwe Werken blijven de werk-privé balans, de sociale cohesie en de betrokkenheid. Vooral voor het met elkaar kunnen sparren over vraagstukken is de ander nodig. Je kunt wel een gerichte vraag stellen als je collega thuiswerkt maar het spel van vraag en antwoord, non-verbale signalen, het zoeken naar, is moeilijker. Maar ook leidinggevenden moeten het leren, vinden de respondenten. Managers vinden het niet altijd makkelijk om hun medewerkers aan te sturen. Sturen op output, hoe doe je dat? Ook moeten ze wel zelf meedoen. Zolang de top zich in bestuurs- en directiekamers blijft opsluiten en als digibeten blijft leunen op hun secretaresses is er nog een lange weg te gaan, merkt een van de professionals op. Niet overal gaat de invoering van Het Nieuwe Werken dan ook even soepel. Van de respondenten die hebben aangegeven HNW nog niet te hebben ingevoerd, zegt 38,4 procent dat de organisatie er wel mee bezig is, maar dat het is nog niet ingevoerd. Onze organisatie is er wel mee bezig. Echter de meeste medewerkers en het management zijn nog old school. Daardoor duurt het lang, verklaart een van de ondervraagden. Een kwart van de respondenten geeft als reden daarvoor op dat het niet (meer) past bij hun organisatie. In branches als de zorg en de hotellerie past HNW gewoon niet. Ook bij het rijk duurt het allemaal wat langer, zegt een ambtenaar die meedoet aan de enquête. Bij gemeenten zit decentralisatie van veel centrale overheidstaken naar de gemeenten in de weg, zegt een andere ambtenaar. Dit veroorzaakt eveneens veel veranderingen en vertroebelt de ontwikkeling van HNW. Flexibiliteit en vrijheid Maar wat is Het Nieuwe Werken dan precies? De term zelf staat ook steeds vaker ter discussie en krijgt andere namen, zoals anders werken of genetwerkt samenwerken'. Van de typeringen om het begrip te omschrijven werden flexibiliteit en vrijheid veruit het vaakst benoemd (75 procent), gevolgd door nieuwe manieren van samenwerken (34 procent) en veranderende organisatievormen (27 procent). Vrijheid is voor sommigen 24/7 overal, ook buiten bedrijf, kunnen werken, voor anderen is het juist het samenwerken. Het gaat niet meer om aanwezigheid maar om bereikbaarheid. Een soort virtuele aanwezigheid. het vraagt in die zin dus ook meer vertrouwen in elkaar. Je kunt er niet meer van uitgaan dat collega's standaard op kantoor zijn. Dus webex, webmeetings, screensharen is een andere, nieuwe invulling van toch kennis met elkaar delen. Opvallend is dat nieuwe technologie (17 procent) en de toekomst van werk (15 procent) beduidend minder belangrijk zijn bij Het Nieuwe Werken dan in voorgaande
7 jaren. Toch heeft technologie het wel mogelijk gemaakt, zeggen meerdere mensen. HNW is in mijn optiek niet meer dan meegaan met de tijd. De huidige tijd heeft het met technologie mogelijk gemaakt om plaats-, apparaat- en tijdonafhankelijk te werken. Daar moeten we met zijn allen mee leren omgaan. Thuiswerken Ruim de helft (54,1 procent) van de werknemers werkt 1 tot 2 dagen in de week thuis, terwijl 13 procent zegt meer dan de helft van de week thuis te werken. Dat is meer dan voorgaande jaren. Vorig jaar was dat nog 44 procent, in 2013 39 procent en het jaar daarvoor 32 procent. Voor 1 op de 3 werknemers is thuiswerken echter nog steeds zeer beperkt mogelijk, terwijl 3,6 procent zegt nooit te kunnen thuiswerken. Thuiswerken is voor sommigen dan ook vooral iets wat s avonds en in het weekeinde gebeurt. Bij iets meer dan de helft is dat aandeel thuiswerken groter geworden in vergelijking met drie jaar geleden. De flexibiliteit en vrijheid blijkt wel uit het feit dat bijna 78 procent van de mensen in dit onderzoek zegt zelf te beslissen waar ze hun werk doen. 68 procent beslist zelf wanneer ze hun werk doen en bijna 60 procent werkt op diverse plekken buiten het pand van de werkgever. Vorig jaar zei 62 procent zelf te beslissen waar en wanneer ze hun werk doen. Ook buiten kantooruren werken is normaal aan het worden: 64 procent van de professionals werkt regelmatig s avonds en in het weekeinde, iets meer dan voorgaande jaren. Wel zegt bijna de helft van de specialisten dat thuiswerken prima is, maar dat het weekeinde werkvrij is. Ruim 97 procent zegt de verantwoordelijkheid van HNW aan te kunnen, 85 procent zegt dat de meesten van de collega's dat ook kunnen. Werken in vrijheid betekent ook dat werk en privé steeds meer door elkaar lopen. Voor 83 procent van de professionals levert dat alleen voordelen op. Twee derde van hen zegt dan ook dat dit geen extra stress oplevert.
8 Afstand tot de werkvloer Toch levert thuiswerken nog altijd twijfels op. Zo twijfelen collega s op kantoor of de thuiswerkers wel echt hun best doen. Of dat die thuiswerkers zich minder betrokken voelen bij de organisatie, ver weg van de collega s en de baas. In de werkelijkheid valt dat mee. Slechts een kwart van de mensen twijfelt wel eens of collega's wel echt werken als ze dat buiten zicht doen. Een op de vijf professionals stelt dat HNW heeft gezorgd voor vervreemding van de organisatie. Dat was in 2012 nog 31 en vorig jaar 27 procent. Toch vindt bijna een op de drie professionals dat HNW heeft gezorgd voor verzakelijking van de verhoudingen en bijna de helft vindt dat HNW niet heeft gezorgd voor meer openheid en transparantie. Collega s zijn de belangrijkste reden om naar het werk te gaan Hoe belangrijk de collega s zijn voor ons, wordt maar weer eens onderstreept: 86 procent van de ondervraagde professionals noemt de collega s dé belangrijkste reden om naar werk te gaan. Ze geven ons inspiratie (44 procent) en gezelligheid (20 procent). De tweede reden om naar kantoor te gaan is om zichtbaar te zijn en jezelf te profileren (47 procent), zowel naar de baas toe als richting collega s. Opvallend is dat 81 procent zegt regelmatig zelf contact te zoeken met collega s als ze niet op kantoor werken. Bijna driekwart zegt toch regelmatig naar het werk te komen, ook al mogen ze de hele week thuiswerken. En dat terwijl toch 89 procent van de respondenten zegt dat hun manager hen helemaal vertrouwt als ze thuiswerken. Als ik niet zichtbaar ben, vlieg ik er straks als eerste uit Dat mensen regelmatig naar kantoor komen, heeft te maken met onzekerheid, verklaart Henny van Egmond. In veel sectoren zijn ontslagen gevallen. Ik heb het gezien op een groot kantoor waar de helft van de medewerkers thuiswerkte. Daar steeg de bezettingsgraad toch weer van 70 naar 90 procent. Dat is echt het gevolg van die onzekerheid: als ik niet zichtbaar ben, vlieg ik er straks als eerste uit. Overigens vindt 60 procent het goed dat de baas meer hun output controleert wanneer ze buiten kantoor werken. Dit moet niet worden vastgelegd in beleid of regelgeving, zoals bijvoorbeeld de nieuwe Wet flexibel werken die waarschijnlijk dit jaar in werking treedt. Ruim de helft (52 procent) van de professionals vindt namelijk dat je HNW volledig vrij moet laten. Een formeel besluitvormingsproces of een medewerker flexibel kan werken is niet nodig; je regelt het onderling. Veel van de doelen worden gehaald. Kostenbesparing en meer tevreden werknemers. Toch geven de resultaten van dit onderzoek ook een waarschuwing, stelt Van Egmond. De afgelopen twintig jaar hebben we vooral op medewerkerstevredenheid gestuurd. Nu moeten we gaan sturen op medewerkersbevlogenheid. Je moet je serieus zorgen maken als je medewerkers minder betrokken raken. Zeker als dat afneemt door besparingen in de huisvesting.
9 Over het onderzoek Voor de vijfde keer heeft het onafhankelijke Platform Over Het Nieuwe Werken de Nationale Enquête Over Het Nieuwe Werken gehouden. In de maand april hebben een kleine 5300 deelnemers, werkzaam bij de overheid, in het onderwijs, de culturele en welzijnssector en in het bedrijfsleven hun opvattingen over het onderwerp kenbaar gemaakt. Het zijn vooral kennisspecialisten en managers die zich met het onderwerp bezighouden. Ze werken op HRM (20 procent), bij het openbaar bestuur en de overheid (17), op facility management (9) en in het algemeen management (8). Ruim de helft van de respondenten is kennisspecialist/professional, 34 procent is manager en 14 procent werkt faciliterend/ondersteunend. De meeste mensen die meededen aan het onderzoek werken bij grote ondernemingen van 500 werknemers en meer (55 procent). Nog geen kwart van hen werkt bij kleinere ondernemingen van 100 werknemers of minder. De meeste respondenten werken bij de overheid (35 procent), in de zakelijke dienstverlening (13 procent) en onderwijs, cultuur en welzijn (10 procent). Over het algemeen gaat het om de meer ervaren professionals en managers en 71 procent is 45 jaar of ouder. Over het Platform Over Het Nieuwe Werken Het platform Over Het Nieuwe Werken van Vakmedianet wil zoveel mogelijk mensen informeren over werken onafhankelijk van tijd en plaats, inclusief alles wat daarbij komt kijken op de gebieden ICT, HR en facility. Het Platform organiseert jaarlijks een congres en een scala aan opleidingen, seminars en masterclasses. Meer informatie hierover op: Overhetnieuwewerken.nl
10 Bijlage: cijfers HNW door de jaren heen Als ik buiten kantoor werk, vind ik het goed dat mijn manager mijn output meer controleert Bij HNW gaat het vooral om kostenbesparing (niet dezelfde formuleringen door de jaren) 2012 2013 2014 2015 70,00% 60,00% 60,00% 38,00% 46,00% 56,00% Door HNW zijn mensen minder betrokken bij de organisatie 33,00% 27,00% 20,00% HNW is de toekomst van het werken 42,00% 17,00% 15,00% Ik beslis grotendeels zelf waar en wanneer ik werk (niet dezelfde formulering door de jaren heen) Ik twijfel eerlijk gezegd wel eens of mijn collega's wel echt werken als ik ze niet zie 54,00% 61,00% 62,00% 68,00% 31,00% 29,00% 27,00% 26,00% Ik werk gemiddeld een dag per drie dagen thuis 7,50% 10,00% 10,00% 54,00% Ik werk gemiddeld een tot twee dagen per week thuis 39,00% 44,00% 54,00% Ik werk regelmatig 's avonds of in het weekend 55,00% 60,00% 60,00% 64,00% Invoeren van Het Nieuwe Werken begint met vertrouwen in medewerkers Mijn organisatie heeft Het Nieuwe Werken al geïntroduceerd/werkt geheel of deels met HNW 68,00% 70,00% 69,00% 70,00% 38,00% 36,00% 56,00% Wij hebben binnen 2 jaar HNW ingevoerd 26,00% 18,00% 19,00% 32,00% Wat levert HNW nu eigenlijk op: Kostenbesparing 50,00% Wat levert HNW nu eigenlijk op: Meer tevreden werknemers 35,00% Wat levert HNW nu eigenlijk op: Meer verantwoordelijkheid bij de werknemers 32,00%