*Z01D2CC2F31* nummer : 43 onderwerp : Het aangaan van een nieuwe dienstverleningsovereenkomst inzake Afvalinzameling en BOR taken tussen gemeente Heemskerk en N.V. HVC Aan de raad, Inleiding De huidige overeenkomst voor de afvalinzameling, verwerking en BOR taken eindigt op 31 december 2016. De colleges van de gemeenten Heemskerk, Beverwijk en Velsen hebben de intentie om met N.V. HVC door te gaan. Een belangrijke waarde van HVC als dienstverlener, is de bewezen kwaliteit van hun klantenservice en hun meebewegende houding om te werken naar contract dat voor de gemeenten toekomstbestendig, inzichtelijk en werkbaar is. De ervaring vanuit de oude overeenkomst en de opmerkingen en aanbevelingen vanuit de commissievergaderingen zijn gebruikt om uitgangspunten op te stellen, welke zijn verwerkt in de nieuwe dienstverleningsovereenkomst (DVO). Onderwerp voor discussie zijn dan ook geweest, contract duur, prikkels, milieudoelstellingen, benchmarks en meer. Toelichting/motivering/risico s De DVO bestaat uit 3 delen en is zowel intern als extern getoetst. Deel I Hierin staan onder andere zaken vastgelegd over de wijze van vergoeding, contractduur, wijzigingen van de overeenkomst etc. Dit deel is mede tot stand gekomen door zowel externe juridische deskundigheid* als interne deskundigheid vanuit de IJmond juristen. Deel II Bevat productbladen waarin alle dienstverlening uitgebreid in is vastgelegd. Ook hier heeft een externe deskundige** zijn inbreng gehad. Interpretaties of onduidelijkheden over de dienstverlening zijn met de komst van de productbladen weggenomen. Deel III Hierin staan de tarieven van het contract. Gemeenten betalen wat zij werkelijk afnemen. De financiële paragraaf is getoetst aan landelijke benchmarks en door een externe adviseur***, ook is een accountantscontrole**** afgegeven over de juistheid en volledigheid van de door HVC bepaalde tarieven en gehanteerde eenheden. * Pot Jonker advocaten, dhr. J.C. Binnerts ** Veenhuizen Consult, dhr. M. Veenhuizen *** Buiten organisatieadvies, dhr. H. Mogezomp en dhr. J. Beldman Rapport: Beoordeling marktconformiteit tarieven HVC **** IPA-ACON, dhr. P. Peters De DVO heeft een looptijd van 8 jaren. Gekozen is voor een contract met bepaalde tijd, zodoende kan zonder reden van opgave het contract stop gezet worden met een opzegtermijn van 2 jaar tegen het einde van de dan geldende looptijd. Tussentijds is het mogelijk het contract te ontbinden, de ontbindingsgronden zijn terug te lezen in artikel 7 van DVO deel I. Elke 4 jaar wordt de overeenkomst geëvalueerd. Op basis van de evaluatie zal gekozen worden de overeenkomst te verlengen met 4 jaren of (op onderdelen) op te zeggen. BIRB/2016/2425 1
De opbouw van het contract is eenvoudig, transparant en duidelijk. Het is een toekomstbestendig en dusdanig flexibel DVO dat aanpassingen of beleidswijzigingen op het gebied van verhogen van het hergebruik van materiaal en verlagen restafval makkelijk en snel kunnen worden doorgevoerd. Daarnaast zijn er waarborgen opgenomen om het contract zo nodig bij te kunnen sturen. Er zijn afspraken gemaakt over een structurele evaluatie, waarin benchmarking en klantentevredenheidsonderzoeken centraal staan. Ook is opgenomen dat de uitkomsten van de benchmark direct aanleiding kunnen geven tot het doen van aanvullende voorstellen op het gebied van materiaalhergebruik. In de overeenkomst zijn de taken en verantwoordelijkheden van HVC en de gemeente omschreven en de overeengekomen kwaliteit, prestatie indicatoren en de wijze van afrekening. Gedurende de contractperiode kunnen in overleg producten gewijzigd, toegevoegd of teruggenomen worden. De bedragen in het DVO voor het afvalbeheer zijn uitgesplitst naar algemene kosten, inzamelkosten en verwerkingskosten en op basis van werkelijke tonnages. De bedragen voor de BOR taken zijn uitgesplitst per taak en zijn op basis van werkelijke eenheden. Gemeenten betalen in het DVO alleen voor wat zij werkelijk afnemen. De kosten zijn marktconform bevonden, met uitzondering van de algemene kosten*. Verder is naar voren gekomen dat de kosten voor het afvalbrengstation hoger zijn dan bij vergelijkbare gemeenten, dit komt doordat er voor Heemskerk, Beverwijk en Velsen twee volwaardige afvalbrengstations zijn terwijl één afvalbrengstation voldoende capaciteit biedt voor het totaal aantal woonhuisaansluitingen binnen de IJmondgemeenten. Daarnaast is opmerkelijk dat de kosten voor inzameling van het restafval in Heemskerk duurder zijn dan vergelijkbare gemeenten, dit heeft te maken met het grote aanbod aan restafval en de gemaakte keuze voor relatief dure ondergrondse containers als inzamelmiddel bij laagbouwwoningen. De kosten van inzameling kunnen lager worden naarmate er minder restafval wordt aangeboden en meer grondstoffen als papier en kunststof verpakkingen apart worden ingezameld en door mogelijk een aanpassing in het inzamelsysteem. Op verzoek van onze gemeente heeft HVC een voorstel gedaan om, via maatregelen uit haar programma Meerwaarde uit afval voor de gehele gemeente, een besparing te realiseren, waarmee de prijsaanbieding aansluit bij het landelijk gemiddelde per woonhuisaansluiting. Een bijkomend voordeel van invoering van deze maatregelen is dat de landelijke milieudoelstelling hierdoor benaderd worden. Op grond van bovenstaande overwegingen stellen wij vast dat aan de belangrijkste randvoorwaarden is voldaan in de nieuwe DVO aanbieding van HVC. Dit, te samen met de aanvullende voorstellen van HVC tot kostenbesparingen voor gemeente, brengt ons tot het voornemen de nieuwe DVO met HVC aan te gaan. *zie meer informatie over de algemene kosten in hoofdstuk financiën. Ter informatie Voor een uitgebreide rapportage over de gewijzigde dienstverlening verwijzen wij u naar de memo nieuw DVO tussen Heemskerk en NV HVC voor de afvalinzameling en BOR taken welke is gepubliceerd bij de vergaderstukken. BIRB/2016/2425 2
Alternatieven Het is mogelijk het voorliggende contract (op onderdelen) niet aan te gaan. Voor de taken waar geen overeenkomst voor wordt gesloten zal een alternatief gevonden moeten worden. In voorkomende gevallen betekent het dat als een taak die niet langer door HVC wordt uitgevoerd het personeel en materieel betrokken bij die taak terugkomt naar Heemskerk. Deze mensen en middelen kan Heemskerk inzetten om de taak op een andere wijze uit te (laten) voeren. Risico s Het kan dat gemeente Beverwijk en/of Velsen een ander besluit neemt over de aangeboden DVO dan Heemskerk. In die situatie zullen er aanvullende afspraken gemaakt worden over die onderdelen van het contract die gebaseerd zijn op samenwerking en deelgebruik. Op die onderdelen kan het leiden tot aanvullende afspraken en andere prijzen voor de aangeboden dienstverlening. Er zijn onderdelen van de DVO die ook door andere aanbieders uitgevoerd kunnen worden. De voorbereiding van een overgang naar een andere aanbieder, vergt op onderdelen een uitgebreide voorbereidingstijd. Opmerkingen vanuit de raadscommissie FFE d.d. 21 april jl. In de raadscommissie ontstond het beeld dat de raad van Heemskerk: 1. Zich uit zou willen spreken over het salaris van de algemeen directeur HVC dat te hoog is; 2. Zich uit zou willen spreken over de te hoge Algemene kosten; 3. Het DVO zou willen aanpassen dat; a. Investeringskosten in principe bij HVC liggen; b. De prikkel wordt ingebouwd dat Meerwaarde uit Afval zo spoedig mogelijk wordt geïmplementeerd; c. De looptijd en / of opzegtermijn worden aangepast. Financiën Algemeen De prijsaanbieding van HVC kent zowel een voordeel op de huidige uitvoeringsovereenkomst als op de gemeentelijke begroting voor de kosten afvalbeheer en de kosten beheer openbare ruimte (BOR). Tabel 1. Vergelijking UVO 2007 met DVO 2017 - kostenstructuur 2016 Afval kosten BOR kosten totaal: Uitvoeringsovereenkomst 2007 100% 4.449.073,00 100% 1.061.013,00 5.510.086,00 Dienstverleningsovereenkomst 2017 100% 3.952.022,34 100% 944.967,33 4.896.989,67 Verschil: 497.050,66 116.045,67 613.096,33 In tabel 1 zien we het voordeel dat de DVO 2017 oplevert in de huidige kostenstructuur. Het voordeel wordt behaald uit het vervallen van de prijs compensatie voor de verkregen goodwill, de afrekening op basis van werkelijke woonhuisaansluitingen, het vervallen van de bovenmatige loonsom en de werkelijke inzet van HVC in gemeente Heemskerk. Het uit de onderhandelingen behaalde voordeel op afvalbakkenbeheer à 20 duizend euro is verwerkt in tabel 1. BIRB/2016/2425 3
Uitwerking op de Afvalstoffenheffing Tabel 2. Begroting Afvalstoffenheffing - prijspeil 2017 UVO 2007 DVO 2017 Verschil: Totale kosten 5.153.050,23 4.694.643,93 458.406,29 Totale opbrengsten* 4.832.283,00 4.832.283,00 - Kostendekkendheid 92,22% 103,30% 9,16% Terug naar bewoners (per WHA): 0,00 8,86 Onttrekken uit de Algemene Reserve 407.779,04 - Het contract van HVC beslaat ongeveer 80% van de totale kosten afvalstoffenheffing. Het daadwerkelijke voordeel van het aangaan van het nieuwe contract is in tabel 2 berekend. Voor de begroting 2017, is de kostenstructuur 2016 omgerekend naar 2017. Voor de berekening zijn de opbrengsten (de inkomsten via de afvalstoffenheffing) gelijk gebleven aan de inkomsten van 2016*. * Opbrengsten zijn niet geïndexeerd en aangepast naar het werkelijk woningaantal per 1-1-2017. In tabel 2 is te zien dat wanneer de UVO 2007 in 2017 zou doorlopen de afvalstoffenheffing slechts ca. 92% kostendekkend is. Het tekort van bijna 8% dient dan aangevuld te worden door een onttrekking uit de algemene reserve of door de afvalstoffenheffing te verhogen. Het nieuwe DVO 2017 geeft een kostendekkendheid van ca. 103%, waardoor de afvalstoffenheffing verlaagt kan worden met bijna 9 euro (nog niet toegerekend naar één of meerpersoonshuishouden). In de nieuwe DVO 2017 wordt geen eenmalig bedrag aan goodwill uitgekeerd, maar is gekozen voor lage tarieven. De nieuwe DVO kent een voordeel van 154.341 euro (= 8,86 euro x 17.420 woonhuisaansluitingen per 1-1-2017) op de begroting van de afvalstoffenheffing. Het feitelijke voordelige financiële verschil van de DVO 2017 ten op zichtte van de UVO 2007 bedraagt 562.120 euro in de begroting (= 154.341 euro + de noodzakelijke onttrekking van 407.779 euro uit de Algemene Reserve wanneer de UVO 2007 zou doorlopen in 2017). In de toekomst, lager tarief In DVO deel I is het Addendum bijgesloten waarin wordt aangegeven dat het mogelijk is om op kort termijn de afvalstoffenheffing nog verder te kunnen laten dalen wanneer de gemeente de maatregelen Meerwaarde uit afval zouden doorvoeren. Onder de streep zouden deze maatregelen een kostenbesparing kunnen opleveren van ca. 26 euro per woonhuisaansluiting op de totale DVO kosten. De algemene kosten van HVC zijn hoger dan de bandbreedte van de markt, een verklaring hiervoor ligt in de hoge service welke HVC levert, voorbeelden hiervan zijn de projecten 100-100-100 en meerwaarde uit afval. Een verlaging van de algemene kosten zal via het aandeelhouderschap (voor Heemskerk via de gemeenschappelijke regeling Afvalschap IJmond Zaanstad, ook wel gr AIJZ) van HVC als onderwerp van bespreking ingebracht moeten worden. Relatie met regionale samenwerking De gemeenten Heemskerk, Beverwijk en Velsen hebben samen met HVC een projectorganisatie vastgesteld die het proces heeft begeleid. De stuurgroep bestaat uit de portefeuillehouders en vertegenwoordigers van HVC. De projectgroep bestaande uit afdeling- en bureauhoofden van de gemeenten en HVC. Voor de uitwerking zijn enkele werkgroepen gevormd die bestonden uit gemeentelijke beleidsadviseurs en HVC adviseurs. In het afgelopen halve jaar heeft een intensieve samenwerking tussen betrokken partijen plaatsgevonden, hetgeen uiteindelijk heeft geleid tot de nieuwe DVO met HVC. BIRB/2016/2425 4
Conclusie c.q. voorstel Geconcludeerd kan worden dat de nieuwe DVO: - een uitwerking is van het eerder raadsbesluit; - conform is aan de door de IJmondcommissie en afzonderlijke raden meegegeven uitgangspunten, zoals contract niet te lang of te kort, liever lage lasten voor burger dan bedrag ineens, geen methodiek bovenmatige loonsom, goed kijken naar methodiek woonhuisaansluitingen. ; - belangrijke financiële voordelen biedt en daarnaast marktconform is verklaard; - de kwalitatief goede dienstverlening voort zet met veel flexibiliteit; - een verlaging van de afvalstoffenheffing op termijn mogelijk maakt; - zekerheid biedt voor een gedegen contract, daar een aanbestedingstraject een zekere mate van risico s met zich meebrengt. Voorgesteld wordt de wensen en bedenkingen kenbaar te maken en het voorgenomen besluit van ons college over te nemen inzake de nieuwe DVO aan te gaan voor de Afvalinzameling, verwerking en BOR taken tussen gemeente Heemskerk en N.V. HVC met ingang van 1 januari 2017. Beslispunten 1. Geheimhouding te bekrachtigen op de bijlagen; DVO Deel III: Tarievenoverzicht producten BHV gemeenten Heemskerk, Beoordeling marktconformiteit tarieven HVC, Benchmark Huishoudelijk afval Peiljaar 2015 Management rapportage Gemeenten Heemskerk en Benchmark Huishoudelijk afval Peiljaar 2014 werkrapportage HVC gemeenten. 2. Als zienswijze op het besluit van het college, om de nieuwe DVO inzake Afvalinzameling, verwerking en BOR taken tussen gemeente Heemskerk en N.V. HVC aan te gaan met ingang van 1 januari 2017, de volgende punten nader uit te werken: a. Zich uit te spreken over het salaris van de algemeen directeur HVC dat te hoog is; b. Zich uit te spreken over de te hoge Algemene kosten; c. In het DVO aan te passen dat; i. Investeringskosten in principe bij HVC liggen; ii. De prikkel wordt ingebouwd dat Meerwaarde uit Afval zo spoedig mogelijk wordt geïmplementeerd; iii. De looptijd en / of opzegtermijn worden aangepast. Verdere procedure besluitvorming Wanneer de raad haar wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt op het voorgenomen besluit van het college betreffende het aangaan van de dienstverleningsovereenkomst, zal het college een definitief besluit nemen waarin de eventuele opmerkingen en bedenkingen van de raad meegenomen kunnen worden. Heemskerk, 31 mei 2016 Burgemeester en wethouders van Heemskerk, de secretaris, de burgemeester, BIRB/2016/2425 5
De raad van de gemeente Heemskerk; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 31 mei 2016, nummer 43; gehoord de commissie FFE; b e s l u i t : 1. Geheimhouding te bekrachtigen op de bijlagen; DVO Deel III: Tarievenoverzicht producten BHV gemeenten Heemskerk, Beoordeling marktconformiteit tarieven HVC, Benchmark Huishoudelijk afval Peiljaar 2015 Management rapportage Gemeenten Heemskerk en Benchmark Huishoudelijk afval Peiljaar 2014 werkrapportage HVC gemeenten. 2. Als zienswijze op het besluit van het college, om de nieuwe DVO inzake Afvalinzameling, verwerking en BOR taken tussen gemeente Heemskerk en N.V. HVC aan te gaan met ingang van 1 januari 2017, de volgende punten nader uit te werken: a. Zich uit te spreken over het salaris van de algemeen directeur HVC dat te hoog is; b. Zich uit te spreken over de te hoge Algemene kosten; c. In het DVO aan te passen dat; i. Investeringskosten in principe bij HVC liggen; ii. De prikkel wordt ingebouwd dat Meerwaarde uit Afval zo spoedig mogelijk wordt geïmplementeerd; iii. De looptijd en / of opzegtermijn worden aangepast. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Heemskerk in zijn openbare vergadering van 6 juli 2016 de raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, BIRB/2016/2425 6