Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.nl
Belangrijkste voordelen Rendementsverhogend door centrale en gestructureerde opslag van documenten. Plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk. Veilige opslag van bedrijfskritische informatie. Professionelere manier van werken, in lijn met Het Nieuwe Werken. Groeipad mogelijk naar bedrijfsbreed collaboratieplatform. Samenvatting De is ontworpen met als doelstelling het realiseren van een centrale, beveiligde en plaats- en tijdonafhankelijke opslag van belangrijke bedrijfsdocumenten en informatie. Bij een hoop organisatie wordt er nog steeds op papier vertrouwd als medium voor de opslag en distributie van informatie. Dit ondanks het feit dat papier een relatief traag bewegend en statisch medium is. Deze beperking zorgen ervoor dat documenten welke digitaal worden geproduceerd steeds vaker als digitaal document worden opgeslagen naast de nog steeds bestaande papier documentstroom. De richt zich op de opslag, het beheer, het toegankelijk maken en het delen van informatie die is vastgelegd in zowel papieren als digitale bestaande. Door een centrale opslag van alle bedrijfskritische en relevante documenten wordt deze informatie op eenvoudige wijze toegankelijk voor uw medewerkers. Door de gestructureerde opslag en creatie van doorzoekbare bestanden wordt de tijd die gespendeerd wordt aan het zoeken en vinden van documenten geminimaliseerd, zijn alleen de documenten beschikbaar voor degenen die daartoe recht hebben en wordt er een veilige opslag gecreëerd voor het intellectueel kapitaal van uw organisatie. 2
Introductie Ondanks de beperkingen van communiceren via papieren documenten, wordt er binnen het bedrijfsleven nog steeds op grote schaal van deze manier van werken gebruik gemaakt. De gemiddelde organisatie heeft enorme hoeveelheden papier in dossiers, archieven, bureauladen en op werkplekken van verschillende medewerkers. Deze ongestructureerde manier van werken zorgt ervoor dat de toegankelijkheid van informatie beperkt is, er veel gekopieerd wordt met risico op verschillende versies en dat het zoeken en terugvinden van de informatie veel tijd in beslag kan nemen. Aangezien bedrijven steeds meer onder druk staan het rendement en de professionaliteit van de organisatie te optimaliseren, is er de in het leven geroepen die op dit onderdeel een wezenlijke bijdrage kan leveren aan de verbetering van uw werkproces. Het Nieuwe Werken De manier van werken van de gemiddelde (informatie)werker is de laatste tijd aan hevige veranderingen onderhevig en heeft nog een flinke stroomversnelling voor de boeg. Informatie en de toegang daartoe is cruciaal geworden om op een snelle en accurate manier beslissingen te kunnen nemen en bedrijfsprocessen snel en efficiënt te kunnen inrichten. Met deze ontwikkeling in het achterhoofd, is het niet merkwaardig dat de relatief langzame en plaatsgebonden manier van document opslag en distributie zoals eerder beschreven, niet aansluit op deze verandering in de manier waarop medewerkers hun werk doen. De toegang tot informatie, de mogelijkheid deze plaats- en tijdonafhankelijk te delen en de waarboring of opslag ervan zullen de komende tijd flinke veranderingen doormaken, waaraan de bedraagt. Hoe werkt het? De realiseert een oplossing waarbij alle bedrijfsinformatie op een centrale plaats, digitaal wordt opgeslagen. Alle papieren documenten kunnen worden gescand en opgenomen in deze nieuwe omgeving, evenals de documenten die alle digitaal zijn. Door deze centrale opslag is de informatie altijd en overal beschikbaar voor de medewerkers, klanten of partners welke daar recht toe hebben en zijn al uw bedrijfsdocumenten op veilige wijze gewaarborgd in het systeem Daarnaast worden alle stukken die worden opgenomen in het systeem doorzoekbaar gemaakt en volgens een logische mapindeling opgeslagen. Informatie is dus altijd terug te vonden, via de boomstructuur of via het gebruik van zoektermen op dezelfde manier zoals u die van Google kent. dat medewerkers van de werkplek weg hoeven om de post door de organisatie te distribueren. Vanuit de opgeslagen locatie in het post beheer systeem wordt er naar de gebruiker waarvoor de post bedoeld is een e-mail verstuurd met daarin een link naar het 3
Voor wie is het? De levert voor willekeurig organisatie voordelen op in termen van tijdsbesparingen, veiligheid, klanttevredenheid en werkplekprofessionaliteit. Organisaties welke in het bijzonder profiteren zijn bedrijven waar nu een papier archief wordt onderhouden waarin regelmatig iets moet worden teruggezocht, bedrijven met meerdere locaties, bedrijven met veel papier- en informatieintensieve processen en bedrijven waar medewerkers mobiel of thuis werken. 4
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Florian Meulbroek (florian.meulbroek@opendocs.nl) Open Docs bv Het Wielsem 10 5231 BW s-hertogenbosch +31 (0) 736 409 304 info@opendocs.nl www.opendocs.nl 5