archivering. Ibt marktonderzoek in opdracht van ZyLAB April 2015

Transcriptie

1 archivering Ibt marktonderzoek in opdracht van ZyLAB April 2015

2 Inhoudsopgave Pagina Onderzoeksmethodiek Management samenvatting Resultaten :ibt marktonderzoek 1 ste Jan Steenstraat 84a 1072 NP Amsterdam Netherlands 31 (0)

3 Onderzoeksmethodiek 1. In opdracht van ZyLAB heeft ibt marktonderzoek onderzoek verricht naar e- mail archivering bij organisaties dit naar aanleiding van de recente berichtgeving omtrent het gebruik van het privé adres van Hillary Clinton voor zakelijke correspondentie. 2. Het onderzoek is uitgevoerd onder organisaties met 200+ geautomatiseerde werkplekken. In totaal hebben 163 organisaties aan het onderzoek meegewerkt. Binnen elke organisatie is gesproken met diegene die (eind)verantwoordelijk is voor archivering. 3. Bij de steekproefbepaling is meer gewicht toegekend aan organisaties met werkplekken, om het mogelijk te maken hier afzonderlijke uitspraken over te doen. Dat betekent wel dat de resultaten zijn herwogen op basis van de feitelijke verhoudingen van aantal medewerkers van organisaties om uitspraken over alle 200+ bedrijven te doen. 3

4 Management samenvatting 1. Twee derde van de organisaties is van mening dat zij een duidelijk beleid binnen de organisatie hebben. Bijna de helft overlegt ook met collega s van andere afdelingen over het beleid. Naarmate de organisatie groter wordt, is er vaker sprake van een duidelijk beleid, waar ook andere afdelingen bij betrokken zijn of worden. 2. Werknemers mogen in overgrote meerderheid geen privé account gebruiken voor zakelijke (73% van de organisaties). geeft aan dat er geen probleem in wordt gezien (hoe kleiner de organisatie, hoe meer kans hierop), 8% geeft aan dat soms of onder voorwaarden wordt toegestaan en bijna heeft geen beleid hiervoor ongeacht de bedrijfsgrootte. 3. Bijna driekwart van de ondervraagde verantwoordelijken voor archivering heeft zelf een privé account op de telefoon staan. Gebruik van privé account door hen voor zakelijke verkeer vindt sporadisch plaats. 4

5 4. Een derde van de ondervraagde organisaties heeft op dit moment geen technische oplossing in huis voor het automatisch archiveren van . In de meeste gevallen wordt dit opgelost door geregeld back-ups te maken of het aan de gebruiker zelf over te laten hoe de mail te archiveren bedrijven hebben vaker al een oplossing gevonden. Het al dan niet hebben van een formeel beleid heeft geen invloed op het al dan niet hebben van een technische oplossing. 5. In geval van een juridisch onderzoek maakt ruim eenderde zich geen zorgen: ze verwachten geen onderzoek of issues, mocht het toch zover komen, dan is de verwachting dat er wordt goed of is gearchiveerd. Als er problemen worden verwacht, hebben deze te maken met de toegankelijkheid van de bestanden (formaat, locatie, etc) of met privacywetgeving. 6. Bijna de helft van de organisaties archiveert / maakt back ups op continue of dagelijkse basis. Daartegenover staat dat 1 op de 6 organisaties de afgelopen 15 jaar niet 1 keer de gearchiveerd heeft ongeacht de bedrijfsgrootte. 7. Bijna éénderde van de organisaties overweegt het archief naar de cloud/office 365 te migreren (of zit daar al) organisaties zelfs nog wat vaker. 5

6 Resultaten 6

7 Hebt u een duidelijk beleid binnen de organisatie? basis: n=163, organisaties met 200+ werknemers ja nee 10 9 Hoe groter de organisatie, hoe vaker een duidelijk beleid. Zegt men. Echter, beleid over gebruik van privé- accounts valt hier waarschijnlijk niet onder: ongeacht de organisatiegrootte heeft van de organisaties hier geen beleid voor of afspraken over gemaakt. 85% 8 66% 64% 65% % 36% 35% 15% Totaal < Aantal medewerkers 7

8 Overlegt u met collega's van andere afdelingen over het (wel of niet hebben van een) beleid voor archivering? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer Als er wordt overlegd: in de meest gevallen met MT of board. Bij grotere organisaties vaker ook met collega s van de IT afdeling % 4 25% 12% 15% 12% ja Juridische zaken HR IT Management Team / Board / Directie Anders, nl: 8

9 Mogen medewerkers binnen de organisatie privé-account gebruiken voor zakelijke mail? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer 10 ja Nee Soms/ondervoorwaarden Geen beleid/afspraken % 77% 64% 8 77% Bij driekwart van de organisaties niet toegestaan. En, wel beleid leidt vaker tot niet toestaan van gebruik privé account voor zakelijke mail. Soms/onder voorwaarden betekent: als er g d moet worden en het kan niet via de zakelijke mail, dan is het privé-account toegestaan. Vooral pragmatisch houden. 8% 9% 7% 6% 8% 11% 17% 12% 9% 9% 9% 11% 5% 5% 3% Totaal Wel beleid Geen beleid <500 werknemers werknemers werknemers 9

10 Hebt u zelf uw privé account op uw telefoon staan? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer respondent is (eind) verantwoordelijk voor beleid Veelal toch ook privé account op telefoon. Wordt wel minder bij grotere organisaties, maar nog steeds de meerderheid die wel privé account op de telefoon heeft. 8 72% 69% 76% 74% 6 58% 5 4 ja Wel beleid Geen beleid <500 werknemers werknemers werknemers 10

11 Zelf gebruiken van privé account voor zakelijke mail? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer respondent is (eind) verantwoordelijk voor beleid Als gebruik expliciet is toegestaan, wordt er beduidend vaker zakelijke mail via het privé e- mail account verstuurd. Wanneer het gebruik expliciet niet is toegestaan, wordt dit verbod door 3% van de respondenten (wel eens) genegeerd % ja Wel beleid Geen beleid 6% Gebruik prive e- mail account toegestaan 3% 2% 2% Gebruik prive e- mail account niet toegestaan Gebruik prive e- mail account onder voorwaarden toegestaan Geen beleid voor gebruik prive- account 11

12 Hebt u momenteel een (technische) oplossing in huis voor het automatisch archiveren van ? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer 10 Nee Nee, maar we zijn ons wel aan het oriënteren Ja Bijna de helft van de organisaties archiveert niet! Met name de organisaties met werknemers laten het afweten minder dan de helft archiveert . Organisaties die archiveren, doen dit overwegend op continue basis. 54% 55% 62% 5 45% 45% 4 35% 34% 11% 12% 8% Totaal -500 werknemers werknemers werknemers 12

13 Hoe wordt correspondentie dan gearchiveerd? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer totaal op elke 6 organisaties heeft de afgelopen 15 jaar niet 1 keer de e- mail gearchiveerd. Niet gearchiveerd, handmatig, alleen bij ontslag werknemer, etc % 19% 24% 11% Gedwongen door het stellen van een limiet aan de opslagcapaciteit van de mail boxen We maken geregeld back-ups Naar eigen inzicht van de werknemer Anders,... (doorvragen) 13

14 Wat zijn in het geval van zo'n onderzoek, waarbij alle relevante s overhandigd moeten worden, uw grootste zorgen? basis: n=163, bedrijven met 200+ werknemers Degenen zonder zorgen zijn ook veelal de organisaties die nu de archivering op orde zeggen te hebben % 31% 14% 7% 12% 16% 7% We moeten alle boxen handmatig doorzoeken Niet alle elementen van de s (bijlagen, metadata, publiek folders,.pst files, kalenders, contacten, notes etc.) z Onze (oudere) archieven zijn niet meer toegankelijk. De back-ups van onze archieven zijn moeilijk te doorzoeken Privacy wetgeving Geen zorgen Anders 14

15 al in Cloud / overweging naar de Cloud te emigreren? basis: n=163, organisaties met 200 medewerkers of meer % 28% 32% 39% ja Wel beleid Geen beleid <500 werknemers werknemers werknemers 15