Juridische aspecten bij BYOD

Transcriptie

1 28 juni 2012 Juridische aspecten bij BYOD Seminar BYOD: employee IT outsourcing? Joost Linnemann

2

3

4

5 welke juridische issues spelen dan? arbeidsrechtelijk / afspraken met de medewerker privacy beveiliging arbeidsomstandigheden fiscaal aan de achterkant softwareleveranciers leveranciers outsourcing en managed services en een enkel onverwacht issue.

6

7 welke vormen zijn er? smuggle your own device choose your own device bring your own device juridische aspecten nogal verschillend wat betreft: invloed en betrokkenheid werkgever heeft de werkgever überhaupt nog eigen devices? eigendom / fiscale behandeling

8 arbeidsrechtelijke aspecten betrokkenheid OR bij BYOD-regeling? wijziging secundaire arbeidsvoorwaarden zorgplicht van de werkgever bevoegdheid werkgever om controle uit te oefenen en in te grijpen in de privésfeer van de werknemer

9 afspraken met de werknemer eigendom en bijdrage eisen aan device, mede in het licht van functionele eisen arbeidsomstandigheden beveiliging eisen aan netwerk onderhoud en reparatie technology refresh controle op naleving van afspraken en policies

10 beveiliging verplichting tot beveiliging persoonsgegevens: wet bescherming persoonsgegevens sectoraal verplichting om schending van beveiliging te melden specifieke regelingen algemene meldingsplicht in privacyverordening

11 oplossingen niet altijd juridisch. de oplossing voor een juridisch probleem is niet altijd juridisch gebruik van technische maatregelen vaak effectiever: identiteit- en toegangscontrole centraal afdwingen van lokale beveiligingsmaatregelen maatregelen tegen virussen en malware wissen tijdelijke bestanden centrale device-afhankelijke configuratie desktop-virtualisatie op afstand wipen van devices

12 fiscale aspecten onderscheid communicatiemiddelen en computers smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) zijn communicatiemiddelen smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm), zoals tablets, zijn computers

13 oude regeling: communicatiemiddelen voor meer dan 10% zakelijk: de vergoedingen of verstrekkingen van internet, telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone) zijn onbelast, hetzelfde geldt voor ter beschikking stelling voor minder dan 10% zakelijk: de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is loon voor alle loonheffingen bij vergoeding is de hele vergoeding loon bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon bij terbeschikkingstelling zijn de gemaakte kosten loon

14 oude regeling: computers voor meer dan 90% zakelijk: de vergoedingen, verstrekking of het beschikbaar stellen de computer is onbelast. Als de kostprijs inclusief BTW minder is dan 450, mag het hele bedrag onbelast verstrek worden en anders enkel de jaarlijkse afschrijving van het apparaat voor meer dan 10% privé: dan is er sprake van loon. Een vergoeding moet dan tot het loon worden gerekend tegen de waarde in het economische verkeer.

15 werkkostenregeling de werkkostenregeling maakt het voor de werkgever mogelijk zaken onbelast aan de werknemer te geven in de zogenaamde vrije ruimte in de vrije ruimte onbelast vergoed vrije ruimte echter zeer beperkt: 1,4 % van het fiscaal loon eenvoudig aan de werkkostenregeling is dat de werkgever niet meer hoeft te controleren of de werknemer bijvoorbeeld zijn telefoon zakelijk gebruikt

16 werkkostenregeling communicatiemiddelen de werkgever kan onbelast een communicatiemiddel ter beschikking stellen als de werknemer aan de volgende voorwaarden voldoet de werknemer gebruikt deze communicatiemiddelen voor meer dan 10% zakelijk de werknemer gebruikt deze communicatiemiddelen (gedeeltelijk) op de werkplek

17 werkkostenregeling computers de werkgever kan onbelast een computer ter beschikking stellen als de werknemer aan de volgende voorwaarden voldoet de werknemer gebruikt deze computer voor meer dan 90% zakelijk de werknemer gebruikt deze communicatiemiddelen (gedeeltelijk) op de werkplek

18 arbeidsomstandigheden internationale en nationale regelingen internationaal ILO verdrag EU richtlijn beeldschermwerk (vanaf 2 uur p/d) nationaal arbowet arbobesluit beleidsregels arbobesluit

19 de achterkant volume licentieregelingen mogelijk niet toegesneden op gebruik op verschillende devices desktopvirtualisatie uitbesteed beheer zal veelal niet voorzien in BYOD-regeling zal vrijwel steeds tot aanpassing van overeenkomsten moeten leiden is dit nu meer of minder werk? employee outsourcing?