kennisdocument Werkkostenregeling

Transcriptie

1 kennisdocument Werkkostenregeling

2 Werkkostenregeling Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor iedere inhoudingsplichtige. Tot 1 januari 2015 kon gebruik worden gemaakt van het overgangsrecht, waardoor het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen van toepassing bleef. In dit themadossier worden de hoofdlijnen van de werkkostenregeling besproken zoals deze nu gelden. Ook de WKR tot 2015 komt aan bod. Voor en jurisprudentie alle links naar verwijzen almanakken, we u naar wetteksten, de kennisbank templates, FiscaalTotaal checklists en jurisprudentie verwijzen we u naar de kennisbank FiscaalTotaal Kijk voor meer informatie op 2

3 Inhoudsopgave In dit themadossier komen de volgende onderwerpen aan bod: 1 Hoofdlijnen en systematiek van de werkkostenregeling 2 Loon onder de werkkostenregeling 3 Gerichte vrijstellingen 4 Nihilwaarderingen 5 Vrije ruimte in de WKR 6 Concernregeling 7 Wijziging van arbeidsvoorwaarden 8 Administratie 9 De WKR tot 2015 Zie de themapagina over dit onderwerp voor links naar almanakken, wetteksten, templates, checklists, jurisprudentie etc. 3

4 1 Hoofdlijnen en systematiek van de werkkostenregeling Het systeem van de werkkostenregeling is ingevoerd als maatregel om de ingewikkelde regels rondom vergoedingen en verstrekkingen te vervangen door een simpel systeem. De WKR bevat een zogenoemde werkkostenruimte/vrije ruimte. Voor 2016 (en 2015) is deze bepaald op 1,2% van de fiscale loonsom. De werkgever is voor zijn rekening 80% belasting verschuldigd over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (inclusief btw) aan zijn werknemers, voor zover deze boven het vrije budget van 1,2% van de fiscale loonsom uitkomen. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of waarvoor een vrijstelling of nihilwaardering geldt, vallen niet onder de regeling en komen dus niet ten koste van de vrije ruimte. Ook de intermediaire kosten vallen niet in het budget van de vrije ruimte van 1,2%. De belangrijkste kenmerken van de werkkostenregeling zijn: een vast percentage van de loonsom kan onbelast worden vergoed en verstrekt; de werkgever hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie te registreren; de werkgever hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen; loon in natura moet tegen de factuurwaarde worden gewaardeerd. Op de volgende pagina is een schematisch overzicht opgenomen van loon onder de werkkostenregeling. 4

5 Geen loon of niet belast voor de loonheffingen Belastbaar loon voor de loonheffingen Vergoedingen en verstrekkingen die buiten de vrije ruimte blijven Eindheffingsloon: vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen voordelen buiten de dienstbetrekking vergoedingen voor intermediaire kosten vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon) verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt nihilwaarderingen auto van de zaak, behalve deel bijtelling over beveiligingsmaatregelen dienst)woning boetes vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten vergoedingen en verstrekkingen die niet als eindheffingsloon zijn aangewezen. Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets) loon dat is aangewezen als eindheffingsloon en onder een gerichte vrijstelling valt alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsloon. Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn de volgende verstrekkingen aan gepensioneerde werknemers: producten uit eigen bedrijf (tot 2015) verstrekkingen die ook aan werknemers worden geven, zoals een kerstpakket 2 Loon onder de werkkostenregeling Loonbelasting wordt geheven over het belastbare loon. Het is daarom van belang vast te stellen wanneer sprake is van loon. Het loonbegrip moet ruim worden opgevat. In welke vorm of onder welke naam het loon wordt genoten, is niet van belang. Loon is namelijk al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten (artikel 10 Wet LB 1964). Indien een voordeel wordt verstrekt op basis van een andere relatie dan de werkgever-werknemerrelatie, is geen sprake van loon. Indien bijvoorbeeld de werkgever de aflossing van een lening kwijtscheldt, is in beginsel sprake van loon. Echter, wanneer de werkgever als debiteur stelt dat de vordering niet meer te vorderen valt, verlaat de handeling de werkgever-werknemerrelatie en wordt dit een debiteur-crediteurrelatie, waardoor het voordeel (voor de werknemer) niet meer als loon is aan te merken. 5

6 3 Gerichte vrijstellingen Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen gerichte vrijstellingen die niet ten koste van de vrije ruimte komen voor zover ze blijven binnen de gestelde normen. Worden de normen overschreden, dan valt het bovenmatige deel in de vrije ruimte dan wel dient als loon te worden aangemerkt. De volgende vergoedingen en verstrekkingen zijn door de wetgever gericht vrijgesteld, limitatief opgesomd in artikel 31a tweede lid Wet LB Deze vergoedingen en verstrekkingen zijn voor de loonheffingen niet belast en hebben dus geen invloed op de vrije ruimte van 1,2%. Het gaat om vergoedingen en verstrekkingen voor: reiskosten (3.1 Fiscale wijzer WKR); onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden (3.2 Fiscale wijzer WKR); studiekosten (3.3 Fiscale wijzer WKR); verhuiskosten (3.4 Fiscale wijzer WKR); zakelijke verblijfskosten en zakelijke maaltijden (3.5 Fiscale wijzer WKR); vakliteratuur (3.6 Fiscale wijzer WKR); grensoverschrijdende kosten (3.7 Fiscale wijzer WKR); gerichten vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium (3.8 Fiscale wijzer WKR); werkplekgerelateerde gerichte vrijstellingen (3.9 Fiscale wijzer WKR); product eigen bedrijf (3.10 Fiscale wijzer WKR). Ook de 30%-regeling (zie themadossier 30%-regeling) valt onder de gerichte vrijstellingen. Voor gerichte vrijstellingen kan een vaste vergoeding worden toegekend als die wordt onderbouwd met een onderzoek (volgens de Belastingdienst van ten minste drie maanden) naar de werkelijke kosten. Is de vergoeding niet deugdelijk naar aard en veronderstelde omvang onderbouwd, dan valt deze automatisch onder de toepassing in de forfaitaire of vrije ruimte. 4 Nihilwaarderingen De nihilwaarderingen of werkplekvoorzieningen hebben betrekking op zaken die worden gebruikt of verbruikt op de werkplek. De werkplek is in ieder geval de plek waar gewerkt wordt. Verbruiken betekent consumeren, opmaken of iets dergelijks. Gebruiken houdt in dat een zaak ter beschikking wordt gesteld (dus eigendom blijft van de werkgever) op de werkplek. Tot 2015 gold dat indien een zaak, bijvoorbeeld een mobiele telefoon, ook buiten de werkplek kon worden gebruikt, er normeringen aan gekoppeld werden. Voor een laptop die op de werkplek ter beschikking werd gesteld en ook buiten de werkplek werd gebruikt, gold bijvoorbeeld dat die laptop voor minder dan 10% in privé mocht worden gebruikt, wilde de nihilwaardering van toepassing zijn. Met ingang van 2015 geldt voor computers, mobiele communicatiemiddelen, gereedschappen en dergelijke een ander regime: zie hierna. Van belang is dat voor voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt, geldt dat de nihilwaardering alleen van toepassing is als deze zaken ter beschikking worden gesteld. Dit geldt zowel voor de WKR 2014, maar dan voor alle voorzieningen, als voor WKR Voor de WKR 2015 is voor een aantal zaken ook de mo- 6

7 gelijkheid geboden om deze te vergoeden of te verstrekken. In het Belastingplan 2015 is opgenomen dat de staatssecretaris voor werkplekvoorzieningen kan bepalen dat deze (ook) onbelast blijven als ze worden vergoed of verstrekt. Het gaat dan om arbovoorzieningen die uit een Arbo-beleidsplan voorvloeien en hulpmiddelen die ook buiten de werkplek worden gebruikt en voor 90% zakelijk worden gebruikt. Wat onder hulpmiddelen precies wordt verstaan, is nog helemaal duidelijk, maar bijvoorbeeld de nietmachine en perforator die voor het thuiswerken worden gebruikt, vallen daaronder. Zoals gezegd kenden we tot 2015 het onderscheid in fiscale behandeling tussen computers en tablets enerzijds, en telefoons (waaronder smartphones) anderzijds. Met de introductie van het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium voor tools (waaronder worden verstaan mobiele communicatiemiddelen, computers, gereedschappen en dergelijke) wordt dit onderscheid weggenomen. Voor de zakelijke tablet geldt bijvoorbeeld dan niet langer de eis van minimaal 90% zakelijk gebruik. Met ingang van 2015 geldt voor deze tools een gerichte vrijstelling. Wanneer medewerkers voor het uitoefenen van hun functie gereedschappen, computers of mobiele communicatiemiddelen nodig hebben, mogen deze worden verstrekt zonder dat ze ten laste gaan van de forfaitaire ruimte. Voor werkgevers die in 2011, 2012 of 2013 bijvoorbeeld al tablets hebben verstrekt aan hun werknemers in verband met hun werk en over die tablets fiscaal hebben afgerekend, is het natuurlijk sneu dat het noodzakelijkheidscriterium geen terugwerkende kracht heeft. Wel is er een hofuitspraak die onder omstandigheden hulp kan bieden: zie Hof Amsterdam, 25 september 2014, nr. 13/00010, ECLI:NL:GHAMS:2014:3946. Het noodzakelijkheidscriterium heeft geen effect op de vergoedingen van kosten van de vaste telefoon thuis of van het internetabonnement thuis, dan wel verstrekking van deze zaken door de werkgever. Deze zijn en blijven onder de werkkostenregeling belast, al dan niet onder het werkkostenforfait of bij het loon van de werknemers (afhankelijk aanwijzing werkgever) en wel tegen de waarde economisch verkeer (factuurwaarde). Er zal steeds naar de omstandigheden van het geval moeten worden beoordeeld of aan het noodzakelijkheidscriterium is voldaan. Het oordeel van de werkgever over de noodzakelijkheid van een voorziening is daarbij het vertrekpunt. Het laat onverlet dat veel werk in theorie ook mogelijk kan zijn zonder deze voorziening of met een andere voorziening. Waar het om gaat is dat de werkgever zich in redelijkheid op het standpunt moet kunnen stellen dat de voorziening zonder meer nodig is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en dus overtuigend gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Zo zal een redelijk handelend werkgever in het algemeen geen tablet geven aan de schoonmaker, maar wel aan de vertegenwoordiger. In eerste instantie wordt het oordeel over de noodzakelijkheid aan de werkgever overgelaten, al wordt zijn oordeel geobjectiveerd met een redelijkheidstoets. Mocht er desalniettemin sprake zijn van gerede twijfel over de bedrijfsmatige afwegingen bij een vergoeding of verstrekking door een werkgever, dan ligt het vervolgens op de weg van de inspecteur om aannemelijk te maken dat de voorziening met een oogmerk van bevoordeling/beloning van de werknemer is gegeven. Waar in eerste instantie het oordeel van de werkgever dus bepalend is, geldt dat niet in de situatie waarin de werknemer tevens bestuurder of commissaris is van het lichaam waarvoor hij werkzaamheden verricht. In dat geval kunnen de hoedanigheid van werkgever en werknemer namelijk 7

8 nogal in elkaar overlopen. Dat zou dan afbreuk kunnen doen aan de zakelijkheid van de afwegingen van de werkgever. In dergelijke gevallen ligt het op de weg van de werkgever om desgevraagd aannemelijk te maken dat het gaat om een voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking gebruikelijke voorziening. De normbedragen staan in paragraaf van de Fiscale cijfers Vrije ruimte in de WKR De werkkostenregeling biedt werkgevers een forfaitaire (vrije) ruimte voor het doen van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers. Een werkgever kan zelf vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen die binnen de vrije ruimte vallen en de vergoeding/verstrekking kan per werknemer verschillen omdat van belang alleen is of het totaal binnen de vrije ruimte blijft. De vrije ruimte is vastgesteld op 1,2% in 2016 (en 2015) van de totale fiscale loonsom; wanneer het maximum van de vrije ruimte is bereikt, worden alle volgende vergoedingen belast in de vorm van een eindheffing van 80%. Voor de vrije ruimte wordt niet gekeken of het gaat om zakelijke kosten, er geldt alleen een gebruikelijkheidstoets: aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Bestaande vaste kostenvergoedingen kunnen dus alleen tot de vrije ruimte gaan behoren als zij ook gebruikelijk zijn (bestaande afspraken met de Belastingdienst worden collectief opgezegd). Aanscherping gebruikelijkheidstoets Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen de jaren vóór 2016 (2011 t/m 2015) en vanaf Per 2016 is het gebruikelijkheidscriterium aangescherpt omdat de eerdere wettekst het mogelijk maakte dat bijvoorbeeld bonussen onbelast bleven. Tot 2016 moest er volgens de letterlijke wettekst worden aangesloten bij de omvang van normale vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2016 moet aannemelijk zijn dat de werkgever een vergoeding of verstrekking van die omvang in de regel als eindheffingsbestanddeel zou aanmerken. Zie voor een toelichting op de gebruikelijkheidstoets de redactionelen Gebruikelijkheidstoets WKR wordt aangescherpt en Wat is nu de aanscherping van de gebruikelijkheidstoets WKR?. Met ingang van 2015 hoeft een werkgever nog maar één keer per jaar vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting in het kader van de WKR is. Tot 2015 moest dit per aangiftetijdvak. Dit lijkt absoluut een lastenverlichting, maar besef wel dat men nog steeds moet bijhouden welke vergoedingen en verstrekkingen worden aangewezen voor verwerking in de forfaitaire ruimte. Immers, het aanwijzen moet gebeuren voor het (fiscale) genietingsmoment. Dus strikt genomen verdwijnt alleen het afrekenen per aangiftetijdvak. Desalniettemin kan dat schelen. Het feit dat bij afrekening na afloop van het jaar de eventuele afdracht in de aangifte van januari van dat jaar moet worden verwerkt (en ingediend en betaald moet worden vóór eind februari van dat 8

9 jaar), betekent daarom dat de boekhouding van het jaar in kwestie, uiterlijk medio februari van het daaropvolgende jaar volledig bijgewerkt dient te zijn! Dit zal naar mogelijk voor sommige bedrijven in de praktijk voor problemen kunnen gaan zorgen. 6 Concernregeling Tot en met 2014 moet de werkkostenregeling per inhoudingsplichtige worden toegepast. Vanaf 1 januari 2015 wordt het mogelijk om de werkkostenregeling op concernniveau toe te passen. Wordt hiervoor gekozen, dan is het dus mogelijk om de overschrijding van de vrije ruimte bij een van de groepsvennootschappen te compenseren met de vrije ruimte die een andere groepsvennootschap nog over heeft. Bij toepassing van de concernregeling worden alle deelnemende inhoudingsplichtigen als één inhoudingsplichtige beschouwd. De concernvennootschap met de grootste fiscale loonsom zal de eventueel verschuldigde 80%-eindheffing moeten aangeven en afdragen, uiterlijk in het eerste loontijdvak van het daaropvolgende kalenderjaar. Lees verder in 10.2 Fiscale wijzer Werkkostenregeling Wijziging van arbeidsvoorwaarden Een van de knelpunten bij de werkkostenregeling zijn de bestaande arbeidsvoorwaarden van de werknemers. Stel dat de werkgever concludeert dat een aantal werknemersfaciliteiten onder de werkkostenregeling nogal duur uitvallen en dat de werkgever hierin wil snoeien. Wijziging van de arbeidsvoorwaarden is alleen mogelijk als de ondernemingsraad dan wel de kantonrechter toestemming verleent. De rechter hanteert de volgende regels bij wijziging van arbeidsvoorwaarden: wijziging met toestemming van de werknemer: de individuele werknemer moet de wijziging duidelijk hebben aanvaard anders geldt die voor hem niet. Volgens de Hoge Raad is een ondubbelzinnige instemming van de werknemer niet nodig als de werkgever aan zijn informatieplicht heeft voldaan (zie Hoge Raad maakt wijzigen pensioenregeling makkelijker); arbeidsvoorwaarden die op grond van een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding (kan ook in de CAO zijn waarnaar de arbeidsovereenkomst verwijst) kunnen worden gewijzigd zoals een tegemoetkoming in de kosten van een zorgverzekering: de werkgever moet aantonen dat de eenzijdige wijziging noodzakelijk is uit bedrijfseconomische of organisatorische overwegingen, bijvoorbeeld de continuïteit van de onderneming (zogenoemd zwaarwichtig belang); als de wijziging niet aan de werknemer wordt voorgelegd én een eenzijdig wijzigingsbeding ontbreekt, moet aan drie voorwaarden zijn voldaan: 1. een zwaarwichtig belang; 2. het wijzigingsvoorstel is redelijk; 3. van deze specifieke werknemer kan worden verlangd dat hij het voorstel aanvaardt. De laatste situatie kan nogal wat problemen opleveren en gevolgen kunnen per werknemer anders 9

10 uitvallen. Het is daarom raadzaam om in (bestaande) arbeidsovereenkomsten (alsnog) eenzijdige wijzigingsbedingen op te nemen! 8 Administratie Voor de invoering van de werkkostenregeling kunnen aanpassingen in de financiële administratie nodig zijn. Dat hangt vooral af van de grootte van het bedrijf in combinatie met de hoeveelheid arbeidsvoorwaarden. Bij grote bedrijven (meer dan 500 werknemers) is het aannemelijk dat er aparte grootboekrekeningen (of een verzamelgrootboekrekening) zullen moeten komen voor: Vergoedingen die onder het werkkostenforfait vallen, evenals de factuurbedragen van loon in natura dat op de factuurwaarde wordt gewaardeerd; waarderingen van verstrekt loon in natura (tenzij separaat bijgehouden). Daarbij zal rekening moeten worden gehouden met kosten waarvoor vooraf is bepaald dat die geheel of gedeeltelijk bij de werknemer worden belast; die moeten op andere grootboekrekeningen worden geboekt omdat die niet meetellen voor het werkkostenforfait. Voor middelgrote bedrijven (100 tot 500 werknemers) zal de aanpassing in de administratie vooral afhangen van de hoeveelheid arbeidsvoorwaarden. In de praktijk lijkt het ook voor deze bedrijven wenselijk om de administratie aan te passen aan de werkkostenregeling. Kleine bedrijven (tot 100 werknemers) kunnen over het algemeen uit de voeten met een extra boeking op twee aparte grootboekrekeningen (debet en credit) waarmee de posten worden opgenomen die in het forfait worden verwerkt. Deze extra (dubbele) boeking beïnvloedt de daadwerkelijke cijfers niet, waardoor die duidelijk blijven. De posten worden verder op dezelfde manier geboekt als onder het oude systeem. Het is dan ook van belang om te weten of de softwareleverancier van het boekhoudprogramma de nodige voorbereidingen voor de werkkostenregeling heeft getroffen. Ook extracomptabel kunnen de waarderingen van andere verstrekkingen in natura worden bijgehouden, hetzij waarde economisch verkeer (denk aan voordeel producten eigen werkgever) en lagere fiscale waarderingen (denk bijvoorbeeld aan verstrekte maaltijden). Ook in de salarisadministratie zullen aanpassingen moeten plaatsvinden, zoals het rekeningschema voor de journaalpost en het uit elkaar trekken van vaste kostenvergoedingen (hoewel de Belastingdienst heeft aangegeven dat dat voor hen niet hoeft). De intermediaire kosten en de gericht vrijgestelde kosten kunnen in beginsel geboekt blijven worden op de grootboekrekeningen als vanouds. De kosten en eventueel waarderingen die de vrije ruimte van het werkkostenregeling-forfait ingaan, moeten op een gescheiden grootboekrekening worden geboekt. Het enige dat de Belastingdienst verlangt, is dat na afloop van het jaar de kosten uit de administratie voortkomen die door aanwijzing in de vrije ruimte van het werkkostenregeling-forfait zijn terechtgekomen. 10

11 9 De WKR tot 2015 Tot het jaar 2015 was er nog een keuzemogelijkheid (keuzeregime). De vrije vergoedingen en vestrekkingen (zie hoofdstuk 10 Loon Almanak 2014) en de Werkkostenregeling zoals die gold in 2014 (zie hoofdstuk 11 Loon Almanak 2014) waren te kiezen. De basis van de Werkkostenregeling, zoals die in 2011 is geïntroduceerd, is ongewijzigd gebleven. Bepalen vrije ruimte Voor het bepalen van de vrije ruimte en het toetsen van vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kon worden gekozen uit drie methoden: 1 U schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar; 2 U schat de vrije ruimte op basis van het afgelopen kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar; 3 U berekent de vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar. Uit de administratie moet blijken voor welke methode is gekozen. Mobiele communicatiemiddelen Geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen worden op nihil gewaardeerd, mits deze voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt. Het gaat dan om mobiele telefoons, smartphones, BlackBerry s e.d. Als met het apparaat kan worden gecommuniceerd en het beeldscherm heeft een diagonaal van niet meer dan 7 inch (17,78 cm), dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat er sprake is van een telefoon. Als het scherm groter is, is het aan de werkgever om aannemelijk te maken dat er toch sprake is van een communicatiemiddel. Zie Loon Almanak Vrije ruimte in de loop der jaren 2015: 1,2% 2014: 1,5% 2013: 1,5% 2012: 1,4% 2011: 1,4% Géén concernregeling vóór 2015 Tot en met 2014 moet de werkkostenregeling per inhoudingsplichtige worden toegepast. Vanaf 1 januari 2015 is het mogelijk om de werkkostenregeling op concernniveau toe te passen. Wordt hiervoor gekozen, dan is het dus mogelijk om de overschrijding van de vrije ruimte bij een van de groepsvennootschappen te compenseren met de vrije ruimte die een andere groepsvennootschap nog over heeft. 11