Werkkostenregeling; waar moet u op letten bij de overgang?

Transcriptie

1 Kennisdocument Werkkostenregeling; waar moet u op letten bij de overgang? Per 1 januari 2011 heeft de werkkostenregeling ingevoerd. Met ingang van 2015 is de toepassing van de werkkostenregeling (WKR) voor iedere inhoudingsplichtige verplicht. En vervangt de werkkostenregeling het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen en de vaste kostenvergoedingen. Tot die tijd mag gebruik worden gemaakt van het overgangsrecht, waarin is bepaald dat het oude systeem van toepassing blijft. In dit kennisdocument worden de hoofdlijnen van de werkkostenregeling behandeld en wordt kort aangegeven waar u op moet letten bij de overgang naar de werkkostenregeling.

2 Inhoud: 1. De overgangsregeling 2. Hoofdlijnen van de werkkostenregeling 3. Het loonbegrip vanaf Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen 5. De vrije ruimte 6. Wijziging van arbeidsvoorwaarden 1. De overgangsregeling (11.5 Loon Almanak 2013) De invoering van de werkkostenregeling vereist dat de werkgever zijn huidige arbeidsvoorwaarden eens goed doorneemt om een juiste keuze te kunnen maken. Ook moet de administratie worden aangepast om het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen makkelijk te kunnen afleiden en aan het fiscale loon te kunnen koppelen. Daarom is besloten dat de werkkostenregeling uiterlijk 2015 voor alle werkgevers geldt en dat werkgevers voor 2011, 2012, 2013 en 2014 zelf kunnen kiezen of zij dat jaar nog de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijven gebruiken of de werkkostenregeling. Voor elk jaar kan een afzonderlijke keuze worden gemaakt. Werkgevers die in de loop van een jaar starten, kunnen bij het begin van hun inhoudingsplicht kiezen. De keuze blijkt uit de administratie van de werkgever; hij hoeft deze keuze niet bij de Belastingdienst te melden. 2. Hoofdlijnen van de werkkostenregeling (11.1 Loon Almanak 2013) De werkkostenregeling geldt voor vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren; vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of waarvoor een vrijstelling bestaat, vallen dus niet onder de regeling en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Een aantal vergoedingen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een kilometervergoeding) vallen onder een gerichte vrijstelling dan wel kunnen op nihil worden gewaardeerd (zie 4. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen); deze hebben geen gevolgen voor de vrije ruimte. Voor de vergoedingen en verstrekkingen die loon vormen en niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, moet (op één uitzondering na, zie zie 4. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen) een keuze worden gemaakt. De werkgever kan de vergoeding of verstrekking: - verrekenen met het nettoloon van de werknemer; - belasten als normaal loon (werknemer betaalt de belastingheffing); - bruteren (werkgever neemt de belasting en premieheffing voor zijn rekening); - verrekenen in de forfaitaire ruimte (1,5%); - door middel van een combinatie van bovenstaande vier mogelijkheden verrekenen; - afschaffen. Op zoek naar betrouwbare en actuele fiscale informatie en tools? Ga naar 2

3 Om deze keuze te kunnen maken moet de werkgever de volgende stappen doorlopen: - stel vast van welke vergoedingen/verstrekkingen en vaste kostenvergoedingen de werknemers gebruik kunnen maken. Dit vereist soms het uitpluizen van de administratie naar verborgen posten, zoals doorbelaste kosten; - beslis welke van deze arbeidsvoorwaarden echt nodig zijn en behouden kunnen blijven; - bereken welke arbeidsvoorwaarden het beste in de vrije ruimte kunnen vallen. Denk hierbij ook aan de eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte; wordt deze werknemersfaciliteit dan niet opeens te duur? - onderneem eventueel actie om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen (zie 6. Wijziging van arbeidsvoorwaarden). Let op! Onder de werkkostenregeling moet loon in natura (ook producten uit het eigen bedrijf) worden gewaardeerd op het bedrag inclusief BTW van de inkoopfactuur; de besparingswaarde geldt niet meer. De waarde in het economisch verkeer geldt alleen als een factuur ontbreekt of de factuur is uitgegeven door een verbonden vennootschap. Bepaalde normbedragen zoals voor kantinemaaltijden blijven deels in stand. Omdat inclusief BTW moet worden gerekend, is het raadzaam om de administratie zo in te richten dat een eventuele BTW-berekening makkelijk kan worden gemaakt (bijvoorbeeld een tariefcode). De werkkostenregeling moet per inhoudingsplichtige worden getoetst, ook als sprake is van een Samenhangende Groep Inhoudingsplichtigen (SGI; Loon Almanak 2013). Hieronder is een schematisch overzicht opgenomen van loon onder de werkkostenregeling. Geen loon of niet belast voor de loonheffingen Belastbaar loon voor de loonheffingen Vergoedingen en verstrekkingen die buiten de vrije ruimte blijven Eindheffingsloon: vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen voordelen buiten de dienstbetrekking vergoedingen voor intermediaire kosten vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon) verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur) waarde betaalt nihilwaarderingen auto van de zaak (dienst)woning boetes vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten vergoedingen en verstrekkingen die niet als eindheffingsloon zijn aangewezen. Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn. deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets) loon dat is aangewezen als eindheffingsloon en onder een gerichte vrijstelling valt alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsloon. Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn. de volgende 2 verstrekkingen aan gepensioneerde werknemers: producten uit eigen bedrijf verstrekkingen die ook aan werknemers worden geven, zoals een kerstpakket Op zoek naar betrouwbare en actuele fiscale informatie en tools? Ga naar 3

4 3. Het loonbegrip vanaf 2011 (11.2 Loon Almanak 2013) Vanaf 2011 wordt het loonbegrip in de wettekst uitgebreid met de zinssnede: daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Tot 2011 werd vanuit de individuele werknemer gekeken naar vergoedingen en verstrekkingen, vanaf 2011 wordt vanuit de werkgever (collectief) beoordeeld of sprake is van tot het loon behorende vergoedingen en verstrekkingen. Het toegevoegde deel aan de definitie van het loonbegrip leidt tot veel discussie. Volgens de Raad van State heeft het toegevoegde deel tot gevolg dat het loonbegrip is uitgebreid. De staatssecretaris ontkent dat in alle toonaarden. Toch heeft de staatssecretaris gemeend het loonbegrip te moeten verduidelijken (zie besluit van 25 november 2011, nr. BLKB2011/1828M. Door het nieuwe loonbegrip neemt het belang van de zogenoemde intermediaire kosten ( Loon Almanak 2013) toe. Dit zijn kosten die de werknemer geacht kan worden voor de werkgever te hebben betaald zoals het uit eigen zak betalen van benzine omdat de verstrekte tankpas niet werkt. Ook etentjes met relaties of representatie kosten vallen onder intermediaire kosten. Ook onder de werkkostenregeling is een vaste vergoeding voor intermediaire kosten mogelijk, maar er gelden extra voorwaarden (besluit nr. BLKB2011/1828M). Als loon wordt aangemerkt (deze posten blijven dus buiten de vrije ruimte en de eindheffing): - regulier loon; - de auto van de zaak; - de dienstwoning; - boetes; - vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten; - het deel van vergoedingen en verstrekkingen dat niet gebruikelijk is (zie 5. De vrije ruimte); - als de werkgever hiervoor kiest: het bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen (hoeven niet verplicht in de vrije ruimte te worden gebracht). Naast de intermediaire kosten vallen (nog steeds) buiten het loonbegrip: - voordelen die niet aan de dienstbetrekking kunnen worden toegerekend; - vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon); - verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de werkelijke waarde betaalt. Op zoek naar betrouwbare en actuele fiscale informatie en tools? Ga naar 4

5 4. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen ( en Loon Almanak 2013) In de werkkostenregeling zijn gerichte vrijstellingen opgenomen voor vergoedingen die als zakelijk worden aangemerkt zoals vervoer en reiskosten, scholing en tijdelijke verblijfskosten en maaltijdkosten in het kader van de dienstbetrekking (buiten de werkplek). Ook de 30%-regeling valt onder de gerichte vrijstellingen. Voor gerichte vrijstellingen kan een vaste vergoeding worden toegekend als die wordt onderbouwd met een onderzoek (volgens de Belastingdienst van ten minste drie maanden) naar de werkelijke kosten. Als de werkgever al een vaste kostenvergoeding heeft die recentelijk deugdelijk is onderbouwd, mag deze onderbouwing ook worden toegepast voor de werkkostenregeling. Is de vergoeding niet deugdelijk onderbouwd, dan valt deze automatisch onder de toepassing in de forfaitaire of vrije ruimte. De nihilwaarderingen of werkplekvoorzieningen hebben betrekking op zaken die worden gebruikt of verbruikt op de werkplek. De werkplek is in ieder geval de plek waar gewerkt wordt. Verbruiken betekent consumeren, opmaken of iets dergelijks. Gebruiken houdt in dat een zaak ter beschikking wordt gesteld (dus eigendom blijft van de werkgever) op de werkplek. Indien de zaak, bijvoorbeeld een mobiele telefoon, ook buiten de werkplek kan worden gebruikt, dan zijn er normeringen aan gekoppeld. Voor een laptop die op de werkplek ter beschikking is gesteld en ook buiten de werkplek wordt gebruikt, geldt bijvoorbeeld dat die laptop voor minder dan 10% in privé mag worden gebruikt, wil de nihilwaardering van toepassing zijn. Er zijn tot nu toe twaalf nihilwaarderingen, waarbij in elk geval de verstrekking van mobiele telefoons en smartphones per 2014 niet meer op nihil kan worden gewaardeerd. Alleen als deze zaken ter beschikking worden gesteld en voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt, geldt de nihilwaardering wel. Op zoek naar betrouwbare en actuele fiscale informatie en tools? Ga naar 5

6 5. De vrije ruimte (11.4 Loon Almanak 2013) De werkkostenregeling biedt werkgevers een forfaitaire (vrije) ruimte voor het doen van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers. Een werkgever kan zelf vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen die binnen de vrije ruimte vallen en de vergoeding/verstrekking kan per werknemer verschillen omdat van belang alleen is of het totaal binnen de vrije ruimte blijft. De vrije ruimte is voor 2013 vastgesteld op 1,5% (2012: 1,4%) van de totale fiscale loonsom; wanneer het maximum van de vrije ruimte is bereikt, worden alle volgende vergoedingen belast in de vorm van een eindheffing van 80%. De vrije ruimte geldt uitsluitend voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, maar de volgende twee verstrekkingen aan gepensioneerden verminderen wél de vrije ruimte terwijl hun loon niet in de berekening van de vrije ruimte wordt meegenomen: - producten uit het eigen bedrijf en; - verstrekkingen die werknemers ook ontvangen zoals een kerstpakket. Voor het bepalen van de vrije ruimte en het toetsen van vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kan worden gekozen uit drie methoden: Voor de vrije ruimte wordt niet gekeken of het gaat om zakelijke kosten, er geldt alleen een gebruikelijkheidstoets: aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Bestaande vaste kostenvergoedingen kunnen dus alleen tot de vrije ruimte gaan behoren als zij ook gebruikelijk zijn (bestaande afspraken met de Belastingdienst worden collectief opgezegd). 1. U schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar; 2. U schat de vrije ruimte op basis van het afgelopen kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar; 3. U berekent de vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar. Uit de administratie moet blijken voor welke methode is gekozen. Op zoek naar betrouwbare en actuele fiscale informatie en tools? Ga naar 6

7 6. Wijziging van arbeidsvoorwaarden Een van de knelpunten bij de werkkostenregeling zijn de bestaande arbeidsvoorwaarden van de werknemers. Stel dat de werkgever concludeert dat een aantal werknemersfaciliteiten onder de werkkostenregeling nogal duur uitvallen en dat de werkgever hierin wil snoeien. Wijziging van de arbeidsvoorwaarden is alleen mogelijk als de ondernemingsraad dan wel de kantonrechter toestemming verleent. De rechter hanteert de volgende regels bij wijziging van arbeidsvoorwaarden: - wijziging met toestemming van de werknemer: de individuele werknemer moet de wijziging duidelijk hebben aanvaard anders geldt die voor hem niet. Volgens de Hoge Raad is een ondubbelzinnige instemming van de werknemer niet nodig als de werkgever aan zijn informatieplicht heeft voldaan; - arbeidsvoorwaarden die op grond van een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding (kan ook in de CAO zijn waarnaar de arbeidsovereenkomst verwijst) kunnen worden gewijzigd zoals een tegemoetkoming in de kosten van een zorgverzekering: de werkgever moet aantonen dat de eenzijdige wijziging noodzakelijk is uit bedrijfseconomische of organisatorische overwegingen, bijvoorbeeld de continuïteit van de onderneming (zogenoemd zwaarwichtig belang); - als de wijziging niet aan de werknemer wordt voorgelegd én een eenzijdig wijzigingsbeding ontbreekt, moet aan drie voorwaarden zijn voldaan: 1. een zwaarwichtig belang; 2. het wijzigingsvoorstel is redelijk; 3. van deze specifieke werknemer kan worden verlangd dat hij het voorstel aanvaardt. De laatste situatie kan nogal wat problemen opleveren en gevolgen kunnen per werknemer anders uitvallen. Het is daarom raadzaam om in (bestaande) arbeidsovereenkomsten (alsnog) eenzijdige wijzigingsbedingen op te nemen! Kijk voor meer informatie op Op zoek naar betrouwbare en actuele fiscale informatie en tools? Ga naar 7