Werkkosten- regeling. Hoofdstuk 2.7. Sociaal-economische en maatschappelijke ontwikkelingen

Transcriptie

1 Werkkosten- regeling Hoofdstuk 2.7 Sociaal-economische en maatschappelijke ontwikkelingen

2 Inleiding Kerstpakket, werkkleding en een fiets; het zijn voorbeelden van extra s die werkgevers aan hun personeel fiscaal vriendelijk mogen verstrekken. Deze fiscale voordelen houden echter op te bestaan. Hiervoor in de plaats is de zogenoemde werkkostenregeling (WKR) gekomen. Het toepassen van de WKR kan sinds De oude fiscale voordelen mogen echter uiterlijk tot 1 januari 2015 worden toegepast. Werkgevers die hun werknemers tegemoet willen komen door bepaalde werkgerelateerde zaken te vergoeden of te schenken, hadden onder de oude regeling te maken met een veelheid aan regels. Met de invoering van de WKR beoogt de overheid de hoeveelheid regelingen aanzienlijk terug te brengen. Achtergronden In het jaar 2009 werd de WKR voor het eerst geïntroduceerd als vervanging voor het bestaande systeem van vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting. De beoogde verplichte ingangsdatum was 1 januari De WKR ontmoette van meet af aan weinig sympathie, wat geleid heeft tot een wijziging en verduidelijking van de regeling in wetten en uitvoeringsregelingen. Dit had tot gevolg dat de verplichte ingangsdatum van de WKR, telkens weer werd opgeschoven. Na publicatie van een verkenningsrapport Aan het werk met de werkkostenregeling in het begin van het jaar 2013, het tot stand komen van een internetconsultatie in de loop van 2013 en het verschijnen van een brief van de staatssecretaris van Financiën op 3 juli 2014, geldt 1 januari 2015 als verplichte ingangsdatum voor de WKR. In het kader van administratieve lastenverlichting wordt met de invoering van de WKR beoogd de fijnmazige wet- en regelgeving met betrekking tot de vergoedingen en verstrekkingen in het bestaande systeem aan banden te leggen. Het systeem van de WKR De aanduiding WKR geeft aan dat het gaat om kosten die een werknemer maakt in het kader van een dienstbetrekking en heeft een vast karakter. Het uitgangspunt van de WKR is dat iedere inhoudingsplichtige voor de loonbelasting, de werkgever, aan zijn werknemers tot maximaal 1,2 procent van de totale loonsom onbelast vergoedingen en verstrekkingen kan bieden. Boven dit bedrag vindt er een eindheffing plaats van 80 procent. Eindheffing houdt in dat de werkgever de verschuldigde loonbelasting voor zijn rekening neemt en deze niet inhoudt op het loon. Met de invoering van de WKR is het loonbegrip aangepast. De hoofdregel is dat alle vergoedingen en verstrekkingen tot het te belasten loon worden gerekend, ongeacht of deze strekken tot het vervullen van een zakelijk belang of een privébelang. Om te voorkomen dat bepaalde personeelsvoorzieningen met een overwegend zakelijk karakter ten laste van de vrije ruimte moeten komen, kent de WKR diverse zogenoemde gerichte vrijstellingen. Deze personeelsvoorzieningen blijven onbelast en vullen de vrije ruimte niet. Daarnaast kent de WKR nog een aantal forfaitaire waarderingsmogelijkheden, zoals voor bijvoorbeeld kantinemaaltijden, en een aantal nihilwaarderingen. De nihilwaarderingen gelden voor bepaalde voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek van de werknemer worden gebruikt. De WKR leidt in haar huidige vorm al tot een vermindering van de administratieve lasten doordat voor voorzieningen waarvoor van de vrije ruimte gebruikgemaakt wordt geen vastleggingen meer op werknemersniveau vereist zijn. In zijn brief van 3 juli 2014 schrijft de staatssecretaris dat het nu zaak is om ook de administratieve lasten zoals die in de praktijk ervaren worden zo veel mogelijk weg te nemen. Om de praktijk tegemoet te komen, worden er vijf maatregelen voorgesteld die daaraan kunnen bijdragen: 1. beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium; 2. jaarlijkse afrekensystematiek; 3. concernregeling; 4. vrijstelling voor branche-eigen producten; 5. wegnemen van onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Hierna zullen de hiervoor genoemde maatregelen kort worden toegelicht. 1. Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium Het noodzakelijkheidscriterium is een open norm die ervan uitgaat dat hetgeen een werkgever in het kader van zijn bedrijfsvoering aan voorzieningen noodzakelijk acht, aan de werknemer kan worden verstrekt zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Dit is tegelijkertijd het voordeel en de zwakte van het noodzakelijkheidscriterium. Het voordeel zit in de geboden flexibiliteit en de goede aansluiting bij de praktijk. De zwakte is dat voor dit deel ten principale wordt afgestapt van het beginsel dat privévoordeel belast wordt. In het Belastingplan 2015 wordt het noodzakelijkheidscriterium uitgelegd als zonder meer nodig. Het noodzakelijkheidscriteri- Nota Arbeidsvoorwaardenbeleid

3 um wordt voorlopig alleen geïntroduceerd voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. De gedachte hierbij is dat op deze manier binnen een overzichtelijk terrein in de praktijk en in de uitvoering ervaring kan worden opgedaan met dit nieuwe criterium. Bovendien kunnen zo de veelvuldig in de in 2013 gehouden consultatie genoemde problemen worden opgelost die spelen bij het onderscheid in de zakelijk gebruikseis tussen de portable computer, de tablet met een diameter groter dan 7 inch (>90 procent zakelijk gebruik) en de kleinere tablet, de smartphone en de mobiele telefoon (>10 procent zakelijk gebruik). 2. Jaarlijkse afrekensystematiek De afrekensystematiek wat betreft de vergoedingen en verstrekkingen kan worden vereenvoudigd door te bepalen dat de inhoudingsplichtige voortaan nog maar één keer per jaar hoeft vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting in het kader van de WKR is. Hierdoor zal het niet meer nodig zijn om per aangiftetijdvak te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. De inhoudingsplichtige kan als het kalenderjaar is afgelopen met betrekking tot alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat kalenderjaar in één keer toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden en de eventueel verschuldigde belasting in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar afdragen. Dit is een vermindering van de administratieve lasten voor inhoudingsplichtigen. 3. Concernregeling Door de introductie van de zogenoemde concernregeling wordt als het ware een collectieve generieke vrijstelling (vrije ruimte) gecreëerd waaruit alle daartoe door de betrokken inhoudingsplichtigen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij kunnen worden vergoed en verstrekt. Dit heeft tot gevolg dat binnen concernverhoudingen niet langer een splitsing hoeft te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die deels ten behoeve van werknemers van het ene concernonderdeel komen en deels ten behoeve van een ander. 5. Wegnemen van het onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen Uitgangspunt in de systematiek van de WKR is om alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onder te brengen in de vrije ruimte. Naast een uitzondering voor de gerichte vrijstellingen is een uitzondering gemaakt voor voorzieningen die mede op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. In de praktijk blijkt het namelijk buitengewoon lastig om voor deze voorzieningen een waardering te bepalen en het gebruik of verbruik vast te stellen. Om te vermijden dat bijvoorbeeld de waarde van consumpties op de werkplek of van de fitness in het bedrijfspand moet worden bepaald en het gebruik vastgesteld moet worden is de nihilwaardering ingevoerd. Zo is onderscheid ontstaan tussen voorzieningen die ter beschikking worden gesteld om op de werkplek te gebruiken en voorzieningen die op een andere manier worden verstrekt of vergoed. De vereenvoudigingsgedachte achter de WKR brengt mee dat, ongeacht of sprake is van een ter beschikking gestelde voorziening of een vergoeding of verstrekking, geen vastleggingen op werknemersniveau in de loonadministratie meer vereist zijn. Met deze versoepeling wordt een oplossing geboden voor de wijze waarop een voorziening aan het personeel toekomt. Hoewel weliswaar uit de brief van 3 juli 2014 van de staatssecretaris niet blijkt om welke voorzieningen het gaat, is denkbaar dat het gaat om de hulpmiddelen, zoals de laptop, smartphone en tablet, waarvoor het eerdergenoemde noodzakelijkheidscriterium gaat gelden. Daarnaast zou het kunnen gaan om werkkleding. Of deze voorzieningen dan worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld, maakt dan niet meer uit. 4. Vrijstelling voor branche-eigen producten Door de bestaande regeling voor personeelskorting in het bestaande systeem in de vorm van een gerichte vrijstelling in de WKR te continueren, wordt tegemoet gekomen aan werkgevers met relatief veel deeltijders en daardoor een relatief lage loonsom zoals dat in de detailhandel veel voorkomt. Door deze lage loonsom hebben zij een relatief kleine vrije ruimte terwijl de kosten van vergoedingen en verstrekkingen niet automatisch lager zijn. 40 Nota Arbeidsvoorwaardenbeleid 2015

4 Visie RMU De RMU meent dat met de verplichte invoering van de WKR goed nagedacht moet worden over de inrichting van het arbeidsvoorwaardenbeleid. Werkgevers zullen moeten inschatten hoeveel vrije ruimte zij hebben en of deze voldoende financiële ruimte biedt voor het beleid dat zij willen voeren. Het gevolg van het invoeren van de WKR betekent (hoogstwaarschijnlijk) dat de loonadministratie opnieuw moet worden ingericht. Bovendien blijven alleen eventuele afspraken tussen de Belastingdienst en werkgevers gelden over vergoedingen en verstrekkingen die binnen de WKR gerichte vrijstellingen zijn. Alle andere afspraken vervallen. Wat de RMU betreft brengt de verplichte invoering van de WKR met zich mee dat declaratieregels in organisaties moeten worden getoetst en er eventuele nieuwe afspraken gemaakt moeten worden over de vaste kostenvergoedingen, al dan niet in cao-verband. Wat de RMU betreft is de WKR in de basis voor werkgevers eenvoudig en transparant. Als gevolg van het opnemen van nihilwaarderingen en de introductie van gerichte vrijstellingen is echter een stelsel ontstaan dat niet uitblinkt in overzichtelijkheid en eenvoud. Zowel vanuit de praktijk als in de literatuur zijn in de loop van de tijd diverse knelpunten naar voren gebracht. Het draait steeds om de vraag wat tot het loon gerekend moet worden, en hoe de uitzonderingen daarop vorm krijgen. De keuze is tweeledig, of met gedetailleerde wet- en regelgeving, of met een meer open norm. Met onder meer de introductie van een beperkt noodzakelijkheidscriterium meent de staatssecretaris dat de belangrijkste knelpunten rond de WKR vrijwel geheel worden weggenomen en de uitvoerbaarheid van de regeling daarmee verbeterd wordt. Helaas ontbreekt echter wel meer duidelijkheid over de nieuwe gerichte vrijstelling voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Welke voorzieningen dit zijn, zal namelijk worden aangewezen bij ministeriële regeling. Wat betreft de introductie van een beperkt noodzakelijkheidscriterium, deelt de RMU de opvatting van de staatssecretaris dat de belangrijkste winst van deze maatregel is dat er een eenduidige kwalificatieregel komt voor bijvoorbeeld laptops, tablets, smartphones en gereedschappen. Een (beperkte) open norm geeft vrijheid aan de werkgever, maar geeft hem tegelijkertijd ook een grotere verantwoordelijkheid. Het is immers de werkgever die in eerste instantie bepaalt of een vergoeding of verstrekking noodzakelijk is. Het voordeel van een open norm is dat het mogelijkheden biedt en goede aansluiting kan vinden bij de praktijk, maar heeft tegelijkertijd als nadeel dat het niet de zekerheid biedt die wel bestaat bij dichtgetimmerde en specifiek omschreven vrijstellingen. Zowel de praktijk als ook de Belastingdienst zullen aan een meer open norm moeten wennen. Gelet op het feit dat een beperkt noodzakelijkheidscriterium wordt geïntroduceerd, lijkt het vooralsnog te vroeg voor de introductie van een integraal noodzakelijkheidscriterium. De RMU vindt het begrijpelijk dat vooralsnog volstaan wordt met een beperkt noodzakelijkheidscriterium.. Toch meent de RMU dat dit in de praktijk tot nieuwe afbakeningsvragen zal leiden, in het bijzonder wat precies onder hulpmiddelen moet worden verstaan. Daarnaast zullen zich volgens de RMU in de toekomst nog meer verschillen voordoen als slechts een aantal willekeurig gekozen vergoedingen en verstrekkingen in het noodzakelijkheidscriterium mag delen. Het noodzakelijkheidscriterium is bedoeld om het loonbegrip beter te laten aansluiten bij de maatschappelijke opvattingen op dat punt. Om die reden meent de RMU dat op termijn het noodzakelijkheidscriterium niet alleen maar voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zou moeten gelden. Met het invoeren van de WKR bestaat het risico dat er door werkgevers geprobeerd wordt veel regelingen die nu fiscaal aantrekkelijk zijn, uit de cao s te verwijderen, omdat dit hen veel geld kan kosten. De RMU staat voor het standpunt dat de extra kosten voor de werkgever zo laag mogelijk moeten blijven. Indien noodzakelijk kan er gekeken worden naar regelingen die bijna nooit worden gebruikt. In sommige gevallen kunnen deze wellicht beter worden ingewisseld voor vaker gebruikte regelingen. De RMU beseft dat individueel maatwerk lastig is door het collectieve karakter van de WKR. Een interessante mogelijkheid om toch maatwerk te bieden, is het ontwikkelen van een zogenoemd cafetariamodel. Daarin zou de werkgever 0,5 procent kunnen inruimen voor vaste collectieve kosten. Voor de werknemer blijft dan 0,7 procent over om naar eigen wensen samen te stellen. De RMU vindt dat de gemiddelde werknemer er niet op achter- Nota Arbeidsvoorwaardenbeleid

5 uit mag gaan ten opzichte van de huidige situatie. Met het laten vervallen van tot op heden onbelaste kostenvergoedingen of verstrekkingen en het onderbrengen van de vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte van de WKR, is de vrije ruimte snel besteed en is er als gevolg hiervan minder ruimte voor andere vergoedingen en verstrekkingen. Als de situatie zich voordoet dat een bepaalde structurele arbeidsvoorwaarde niet meer (onbelast) mogelijk is, zoals bijvoorbeeld de vaste onbelaste kostenvergoeding, dan zal dit nadeel door werkgever en werknemer samen gedragen moeten worden. Als het gaat om incidentele zaken dan is dit gewoon een vervallen regeling en is er geen sprake van compensatie of verdeling van de kosten. Tot slot betekent het invoeren van de WKR veelal dat cao s en de arbeidsvoorwaarden binnen organisaties zullen moeten worden aangepast. Deze aanpassingen zijn nodig om te voorkomen dat medewerkers erop achteruitgaan, maar ook om te vermijden dat werkgevers met meerkosten te maken krijgen als gevolg van een eindheffing in verband met het overschrijden van de vrije ruimte. De OR heeft een belangrijke rol bij de invoering van de werkkostenregeling. Een aantal regelingen wordt namelijk met de OR afgesproken. De RMU beseft dat deze nieuwe regeling de OR voor complexe vragen kan stellen. De RMU zal zich inspannen om actief hierin mee te denken en adequate ondersteuning te bieden. 42 Nota Arbeidsvoorwaardenbeleid 2015