People Services. De werkkostenregeling ABCD. KPMG Meijburg & Co

Transcriptie

1 People Services De werkkostenregeling In dit memo gaan wij in op de gevolgen van de werkkostenregeling die met ingang van 1 januari 2011 in werking is getreden, en het overgangsrecht waarmee werkgevers de werkkostenregeling nog tot en met 2013 kunnen uitstellen. Samenvatting Op grond van de nieuwe werkkostenregeling vormen in beginsel alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die plaatsvinden aan (ex-)werknemers loon. Alleen als de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niets te maken heeft met de dienstbetrekking, bijvoorbeeld een rouwkrans of een fruitmand bij ziekte, is geen sprake van loon. De terbeschikkinggestelde auto, Nederlandse (verkeers)boetes en de (dienst)woning uitgezonderd, kan de inhoudingsplichtige er ook voor kiezen de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Dan hoeven de aangewezen posten niet meer via de loonstrook van de werknemer bij hem te worden belast. De inhoudingsplichtige moet vervolgens bepalen of hij eindheffing moet afdragen. In dit memorandum geven wij stap voor stap aan hoe de inhoudingsplichtige onder de werkkostenregeling moet omgaan met de huidige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de nieuwe eindheffingsfaciliteit. Kort samengevat moeten hierbij de volgende stappen worden doorlopen: 2010, belastingadviseurs is een

2 1. Vaststellen of de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan (ex-)werknemers moeten worden aangemerkt als te belasten loon (uitgezonderd posten die geen loon vormen zoals: rouwkrans, fruitmand en vergoedingen voor intermediaire kosten). 2. Bepalen welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de inhoudingsplichtige wil aanwijzen als eindheffingsbestanddeel (overige niet-aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen, waaronder verplicht loon, met in achtneming van de nihil- en forfaitaire waarderingen als brutoloon in de loonstroken verwerken). 3. Toepassen op de aangewezen posten van de speciale regels voor: gerichte vrijstellingen (tasten de 1,4%-vrijstelling niet aan); nihilwaarderingen (tasten de 1,4%-vrijstelling niet aan); forfaitaire waarderingen (forfaitaire waarde tast de 1,4%-vrijstelling aan). 4. Bepalen of het met in achtneming van deze speciale regels vastgestelde bedrag aan aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen blijft binnen de algemene vrijstelling van 1,4% van de fiscale loonsom. Bij overschrijding van de grens van 1,4% van de fiscale loonsom 80% eindheffing afdragen over het meerdere. Keuzerecht voor de komende drie jaar Tot slot mag een inhoudingsplichtige er gedurende de jaren 2011 tot en met 2013 bij aanvang van ieder kalenderjaar voor kiezen de oude fiscale regels zoals die tot en met 31 december 2010 golden (hierna: het oude regime) voor van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen te blijven toepassen of weer te gaan toepassen. Dit geldt ook wanneer de inhoudingsplicht aanvangt gedurende het jaar. Vanaf 1 januari 2014 is de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplicht. Wij merken hierbij op dat indien u nog niet heeft gekozen voor de werkkostenregeling dit voor het jaar 2011 ook niet meer mogelijk is. De 'nieuwe' werkkostenregeling stap voor stap Stap 1: vaststellen of vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan (ex-)werknemers loon vormen Op basis van de werkkostenregeling vormen in beginsel alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan (ex-)werknemers loon. Uitzonderingen hierop zijn intermediaire kosten, de rouwkrans en een fruitmand bij ziekte. Van intermediaire kosten is sprake bij: 1. de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; 2. kosten die worden gemaakt voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever; 3. kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer. 2010, belastingadviseurs is een

3 Hierbij merken wij nog op dat van kosten die verband houden met de auto van de zaak en van externe representatiekosten inmiddels vaststaat dat sprake is van intermediaire kosten. Voorts is bevestigd dat intermediaire kosten mogen worden opgenomen in een vaste vergoeding. Stap 2: het door de inhoudingsplichtige aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsbestanddeel De inhoudingsplichtige moet vervolgens alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die loon vormen als te belasten loon verwerken in de loonstroken van de werknemers. Met uitzondering van het privévoordeel van de auto van de zaak, Nederlandse (verkeers)boetes en het genot van de (dienst)woning mag de inhoudingsplichtige er echter ook voor kiezen deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Deze aangewezen bestanddelen vormen dan geen belast loon voor de (ex-)werknemer en vormen geen loon voor de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Hierbij merken wij op dat het bedrag aan aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in belangrijke mate (30%) mag afwijken van wat gebruikelijk is in overeenkomstige omstandigheden. Dit om oneigenlijk gebruik te voorkomen. Stap 3: het fiscaal waarderen van de gedane vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die onder het forfait worden gebracht Gericht vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen Voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen die door een inhoudingsplichtige zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel, geldt onder voorwaarden een algehele vrijstelling voor de loonheffingen: vervoer in het kader van de dienstbetrekking (werkelijke kosten openbaar vervoer, taxi, luchtvaartuig, schip of vervoer vanwege de werkgever, dan wel 0,19 per kilometer bij eigen vervoer (vaste vergoeding woon-werkverkeer blijft eveneens mogelijk)); verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking (kosten overnachtingen, maaltijden en dergelijken (let op '20-dagencriterium' ambulante werknemers)); meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden (maaltijden in verband met overwerk en koopavonden en maaltijden aan boord van vliegtuigen, schepen en boorplatforms); cursussen, congressen, seminars, etc.; outplacement; kosten van opleiding of studie (alsmede vakliteratuur); extraterritoriale kosten; zakelijke verhuiskosten; verplichte inschrijving in een beroepsregister. 2010, belastingadviseurs is een

4 De gerichte vrijstellingen gelden ook indien de vergoeding is vormgegeven als een vaste kostenvergoeding waaraan een onderzoek naar de werkelijke kosten van de werknemer ten grondslag ligt. Fiscale waardering van de overige aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen De inhoudingsplichtige moet de overige als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in beginsel naar de waarde in het economisch verkeer (inclusief omzetbelasting) betrekken in de eindheffing. De waarde in het economisch verkeer wordt hierbij gelijkgesteld aan het bedrag dat een derde in rekening heeft gebracht. In dit kader gelden echter de volgende uitzonderingen: Als sprake is van producten uit eigen bedrijf moet de inhoudingsplichtige uitgaan van het bedrag dat aan een reguliere derde in rekening zou worden gebracht. Voor de volgende voorzieningen op de werkplek zal een speciaal forfait gelden: o waarde niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden op de werkplek (ongeacht of sprake is van een ontbijt, lunch of diner) wordt gesteld op 2,90. Dit forfait geldt ook voor maaltijden van ambulante werknemers waarbij niet wordt voldaan aan 20-dagencriterium); o waarde huisvesting op de werkplek (huisvesting op een plek waar de werknemer niet woont, zoals huisvesting ambulante werknemer indien niet meer wordt voldaan aan 20-dagencriterium) wordt gesteld op 5 per dag; o waarde inwoning op de werkplek wordt gesteld op 5 per dag; o waarde kinderopvang (kinderopvang waarvoor aanspraak kan worden gemaakt op kinderopvangtoeslag of een vergoeding van de gemeente of het UWV) wordt gesteld op het aantal uur kinderopvang maal de door de overheid vastgestelde uurprijs. Voor de volgende voorzieningen op de werkplek zal een nihilwaardering gelden: o voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken dan op de werkplek (inrichting werkplek, fietsenstalling, parkeerplaats op het terrein van de werkgever en terbeschikkinggestelde materialen die op de werkplek worden gebruikt); o voorzieningen die voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet (voorzieningen (thuis)werkplek, conditie- en krachtraining onder deskundig toezicht en op voorschrift van een bedrijfsarts voor preventie en reïntegratie); o consumpties die geen deel uitmaken van de maaltijd; o huisvesting of inwoning op de werkplek voor zover de werknemer niet op de werkplek woont en de werknemer zich redelijkerwijs niet aan de verstrekking kan onttrekken (bijvoorbeeld: verblijf op een schip, boorplatform of een kermiswagen); o terbeschikkinggestelde mobiele communicatiemiddelen die meer dan 10% zakelijk worden gebruikt (bijvoorbeeld mobiele telefoons); o terbeschikkinggestelde openbaarvervoerkaart of voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik); 2010, belastingadviseurs is een

5 o o o o terbeschikkinggestelde hulpmiddelen die meer dan 90% zakelijk worden gebruikt (computers, gereedschappen, vakliteratuur, etc.); terbeschikkinggestelde kleding (werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en werkkleding die op het werk achterblijft) of kleding met een logo van minimaal 70 vierkante centimeter; rentevoordeel over een geldlening voor zover dit rentevoordeel wanneer het tot het loon zou worden gerekend, aftrekbaar zou zijn onder de inkomstenbelasting; rentevoordeel over een geldlening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter die minimaal de helft van het aantal werkdagen voor (een deel van) het traject woon-werkverkeer wordt gebruikt. Hierbij merken wij op dat de hiervoor behandelde nihilwaarderingen en forfaitaire waarderingen eveneens gelden als de genoemde posten niet zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Stap 4: vaststellen of en zo ja, hoeveel eindheffing moet worden afgedragen Met in achtneming van het voorafgaande moet inhoudingsplichtige exact berekenen welk bedrag is gemoeid met de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die hij heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Op dit bedrag mag de inhoudingsplichtige het bedrag dat is gemoeid met de gerichte vrijstellingen en 1,4% van de fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat) 1 in mindering brengen. Het resterende bedrag moet hij naar een tarief van 80% in de eindheffing betrekken. De verschuldigde eindheffing is voor de werkgever een kostenpost die in aftrek mag worden gebracht op de winst. Overige opmerkingen Moment waarop de inhoudingsplichtige de eindheffing moet afdragen Als hoofdregel geldt dat de inhoudingsplichtige iedere maand/vier weken moet bepalen of hij eindheffing moet afdragen op basis van de vergoedingen, verstrekkingen, terbeschikkingstellingen en loonsom tot dat moment van het jaar. Om pieken in de vergoedingen en verstrekkingen te kunnen opvangen, mag de inhoudingsplichtige ook gebruikmaken van de volgende twee afwijkende methodes: toepassing vrijstelling per maand op basis van het fiscale loon jaar t-1 gedeeld door twaalf, vermenigvuldigd met 1,4% en een herrekening in het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar. Bij overschrijding per maand eindheffing afdragen; 1 De inhoudingsplichtige dient loon uit vroegere dienstbetrekking uit de grondslag voor de berekening van de vrijstelling te verwijderen wanneer dit meer bedraagt dan 10% van de totale fiscale loonsom. 2010, belastingadviseurs is een

6 toepassing van de forfaitaire ruimte jaar t-1 totdat deze is verbruikt. Daarna eindheffing afdragen en een herrekening in het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar. Bestaande afspraken met de Belastingdienst Aangezien de fiscale verwerking van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen compleet zal wijzigen, zullen in beginsel alle afspraken met de Belastingdienst over de fiscale verwerking daarvan komen te vervallen. 18 maart , belastingadviseurs is een