Welkom. Voorstelrondje

Transcriptie

1 Werkkostenregeling

2 Welkom Voorstelrondje

3 Programma Doel van de bijeenkomst Huidige vergoedingen/verstrekkingen Waarom de werkkostenregeling? Toekomstige situatie werkkostenregeling Praktijkvoorbeelden Pauze Cafetariamodel (gevolgen) Arbeidsvoorwaarden Inrichting administratieve organisatie Samenvatting en tips

4 Doel van de bijeenkomst Stel vooral veel vragen! Kennisoverdracht Huidige situatie als vertrekpunt Duidelijke definitie werkkostenregeling Mogelijke gevolgen voor uw organisatie Interactie, geen eenrichtingsverkeer

5 Huidige vergoedingen en verstrekkingen Uitgangspunt: de individuele werknemer 29 vergoedingsregelingen Wat zijn bij u de meest voorkomende vergoedingsregelingen en op welke wijze is dit binnen uw organisatie vastgelegd?

6 Huidige vergoedingen en verstrekkingen De meest voorkomende vergoedingen Bedrijfsfitness Fiets voor woon-werkverkeer Werkgeversbijdrage personeelsvereniging Bijscholing, cursussen, congressen, training e.d. Vakliteratuur Telefoon- en internetaansluitingen Maaltijden met een bijkomstig zakelijk karakter Consumpties tijdens werktijd Arbo-voorzieningen Diensttijduitkering (ambtsjubilea) Overlijdensuitkering Tijdelijke huisvesting buiten de woonplaats Vakbondscontributie

7 Waarom de werkkostenregeling? Fiscale vereenvoudigingswet 2010 Doel: administratieve lastenverlichting Afschaffen alle belastingvrije vergoedingen/verstrekkingen Werkgever centraal in plaats van werknemer

8 Alles is loon Wet op de loonbelasting 1964 artikel 10 wijzigt Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.

9 Toekomstige situatie De werkkostenregeling

10 Nieuw: werkkostenregeling Definities Werkkosten: Kosten die de werknemer maakt in het kader van de dienstbetrekking. Forfaitaire ruimte: 1,4% vrijstelling van de fiscale loonsom, ook wel aangeduid als forfait. Intermediaire kosten: Uitgaven door werknemer in opdracht en voor rekening van zijn werkgever (te declareren kosten).

11 Nieuw: werkkostenregeling Definities Gerichte vrijstellingen: Door de werkgever aangewezen specifieke onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Aangewezen werkkosten: Vergoedingen of verstrekkingen die vastgesteld zijn bij CAO of in de eigen arbeidsvoorwaardenregelingen, welke ten laste komen van de forfaitaire ruimte.

12 Nieuw: werkkostenregeling Kort in schema gebracht Totaal bedrag in organisatie vergoedingen/verstrekkingen -/- Gerichte vrijstellingen -/- Forfaitaire ruimte van 1,4% van fiscaal loon = Belaste werkkosten (80%)

13 Nieuw: werkkostenregeling Uitgebreid schema Werkkosten Loonkosten Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Aangewezen werkkosten* Onbelast -/- 1,4% forfaitaire ruimte (Binnen forfait is alles onbelast) = te belasten werkkosten Eindheffing 80% Geen loon, geen eindheffing * Binnen het forfait bestaan ook kosten met nihilwaardering (zie hiervoor bijlage Vergoedingen en verstrekkingen )

14 Nieuw: werkkostenregeling Keuze ingangsdatum 2013 Afspraken Belastingdienst Tussenevaluatie/Belastingplan 2012: Forfaitaire ruimte per ,6% Kleine geschenken Communicatiemiddelen en computerapparatuur Personeelsfeesten, recepties en jubilea Maaltijden Lenteakkoord: Afschaffing onbelaste reiskostenvergoeding

15 Nieuw: werkkostenregeling Forfaitaire ruimte per invoering Uniform loonbegrip , verhoging 0,1% tussenevaluatie, verhoging 0,1% Kleine geschenken loon bij verstrekkingen en betalingen gerelateerd aan dienstbetrekking. geen geld of waardebonnen factuurwaarde (inclusief btw) niet hoger dan 25,00

16 Nieuw: werkkostenregeling Communicatiemiddelen: BlackBerry of een I-Phone Beeldscherm diagonaal max. 7 inch (17,78 cm) Beperkte invoermogelijkheden voor langdurig computergebruik Computerapparatuur: Pocket-PC s Mininotebooks Netbooks E-readers Navigatieapparatuur

17 Nieuw: werkkostenregeling Personeelsfeesten, recepties en jubilea: Intern doorlopende ARBO-verantwoordelijkheid voor de werkgever. Externe locatie. Maaltijd werknemer op een permanente werkplek Verstrekking, ongeacht karakter ( 2,95) Uitzondering: maaltijd wegens overwerk koopavonden of therapeutisch mee-eten.

18 Nieuw: werkkostenregeling Lenteakkoord Afschaffing onbelaste reiskosten vergoeding 0,19 per km Afschaffing belastingvrije OV-vergoeding Gevolgen voor: Woon- werkverkeer per Auto van de zaak per Zakelijke reizen per Forfaitaire ruimte waarschijnlijk 2,1% per

19 Praktijkvoorbeelden De werkkostenregeling

20 Nieuw: werkkostenregeling Voorbeeld 1 Gerichte vrijstellingen Reiskosten Verblijfkosten Scholingskosten. Intermediaire kosten (voorgeschoten kosten) Kosten zakelijk etentje Viltstiften voor presentatie Relatiegeschenken voor externe relaties. Aangewezen werkkosten Kerstpakketten en andere kleine geschenken Fiets Parkeer-, veer- en tolgelden.

21 Nieuw: werkkostenregeling Voorbeeld 2 Bedrag Fiscale loonsom Alle vergoedingen en verstrekkingen Af: gerichte vrijstellingen /- Af: 1,4% van de fiscale loonsom van 6 miljoen /- Totaal belastbare werkkosten Kosten eindheffing 80%

22 PAUZE

23 Cafetariamodel Gevolgen

24 Cafetariamodel Meest voorkomende regelingen: Bronnen: Persoonlijk budget Brutoloonbestanddelen Doelen: Tegemoetkoming woon-werkverkeer Fiets Bijverzekering pensioen Vakbondscontributie Vakliteratuur Fitness/Sporten

25 Gevolgen cafetariamodel Cafetariaregeling: Uitruil van arbeidsvoorwaarden, waarbij bronnen en doelen (fiscaal onbelast) tegen elkaar uitgeruild worden. Cafetariaregeling blijft mogelijk, maar... dit gaat ten kosten van de forfaitaire ruimte.

26 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 1: Vraag Situatie De medewerkers kiezen om de eindejaarsuitkering in te zetten en te ruilen voor onbelaste vergoeding woon-werk verkeer. De totale onbelaste vergoeding woon-werk verkeer bedraagt ,00 gebaseerd op 12 cent per km. Gevolgen voor 7 cent. Vragen Kan deze regeling ook worden toegepast binnen de werkkostenregeling? Wat zijn de extra kosten als het totale fiscale loon van de instelling ,00 is.

27 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 1: Antwoord Ja, als de werkgever heeft gekozen voor de toepassing van de werkkostenregeling valt woon-werk verkeer onder de gerichte vrijstellingen. Er zijn in dit geval geen extra kosten omdat er geen eindheffing van toepassing is, aangezien het een gerichte vrijstelling betreft.

28 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 2: Vraag Situatie 100 van de 300 medewerkers van een onderwijsinstelling maken momenteel jaarlijks gebruik van de fietsregeling. De medewerkers kiezen ervoor om verlofuren uit te ruilen ter waarde van de aanschafprijs van de fiets ( 750,00). Vragen Kan deze regeling ook worden toegepast binnen de werkkostenregeling? Wat zijn de extra kosten als het totale fiscale loon van de instelling ,00 is.

29 Gevolgen cafetariamodel Voorbeeld 2: Antwoord Ja, als de werkgever heeft gekozen voor de toepassing van de werkkostenregeling en fietsregeling heeft aangewezen als zogenaamde werkkosten die onder het forfait vallen. Werkgever moet de kosten dus aanwijzen als werkkosten onder het forfait, anders worden de kosten als normaal belastbaar loon aangemerkt. Werkkosten 100 medewerkers x 750 = Forfait x 1,4% = Belaste werkkosten = Werkgever betaald 80% eindheffing over = Conclusie: Werkgever had gebruik moeten maken van mogelijkheid om in 20 12, 2013 het huidige regime toe te passen.

30 Gevolgen cafetariamodel Inleveren salaris vs vergoeding / verstrekking Voorbeeld: Vakbondscontributie: 170,00 fiscaal salaris lager, forfait lager 1,4% van 170,00 = 2,38 forfait overschreden? Eindheffing 80% over 170,00 = 136,00 Uitruil woon werkverkeer ( 0,19) 500,00 fiscaal salaris lager, forfait lager 1,4% van 500,00 = 7,00 geen invloed op forfaitaire ruimte (gerichte vrijstelling)

31 Arbeidsvoorwaarden

32 Arbeidsvoorwaarden Werkkostenregeling geen rol voor OR of GO Wel of geen wijziging arbeidsvoorwaarden geen wijziging geen rol voor OR of GO wijziging arbeidsvoorwaarden: afstemming met OR en of GO

33 Inrichting administratieve organisatie Werkkostenregeling

34 Inrichting administratieve organisatie Wat zijn de kosten voor en na invoering van het nieuwe regime indien u alle kostenvergoedingen handhaaft? Tip: verricht een arbeidsvoorwaarden analyse: Maak inzichtelijk welke vergoedingen en verstrekkingen u momenteel onbelast vergoed aan uw medewerkers en wat dit kost. Breng in beeld welke vergoedingen onder de gerichte vrijstellingen vallen. Bepaal het bedrag van de forfaitaire ruimte (1,4% fiscale loonsom). Bereken of de forfaitaire ruimte toereikend is. Indien deze wordt overschreden wordt over het merendeel eindheffing betaald (80% van de belaste werkkosten).

35 Inrichting administratieve organisatie Wat is de impact van de werkkostenregeling op de kosten van de huidige arbeidsvoorwaarden? Indien u alle kostenvergoedingen handhaaft en het forfait niet toereikend is, zijn er twee (politieke) afwegingen: Besluiten de huidige regelingen te behouden. In dit geval bij voorkeur zo laat mogelijk overstappen naar de werkkostenregeling (2014). Besluiten dat er minder verstrekkingen en vergoedingen worden aangewezen (kostenneutraal). Zijn er geen belaste werkkosten (eindheffing) ofwel wordt het forfait niet volledig benut, dan kunt u deze ruimte nog benutten.

36 Inrichting administratieve organisatie Waaraan moet u denken? Draag zorg voor een centrale registratie van alle verstrekkingen en vergoedingen (bijv. financiën of personeelsadministratie). Twee redenen voor een centrale registratie. Belastingdienst eist in hoeverre de som van vergoedingen en verstrekkingen inzichtelijk is (horizontaal toezicht); Vergemakkelijkt het sturen en begroten.

37 Inrichting administratieve organisatie Herinrichting financiële administratie Loonkosten WKR- boekingen Eindheffingsloon (aangewezen werkkosten) Gerichte vrijstellingen Nihilwaarderingen Intermediaire kosten

38 Inrichting administratieve organisatie Herinrichting financiële administratie Hernummeren (rubriceren op grootboek nummer niveau) Tussenrekening Subrubrieken (rubriceren op kostenplaats of ecl-nummer) Extracomptabel Excel-overzicht Koppelen aan financiële administratie BTW Bijtellingen ( maaltijden)

39 Hoe bewaak je gedurende het verantwoordingsjaar budget van 1,4% (per ,6%), zodat je aan het einde van het jaar niet voor de onaangename verrassing komt te staan dat je de forfaitaire ruimte hebt overschreden? Wat houden de verschillende berekeningsmethoden in en hoe maak je de beste keuze uit welke het beste toegepast kan worden voor uw organisatie? Voorschot methode Berekening per maand o.b.v. het lopende jaar Volloop methode Berekening per jaar n.a.v. de vrije ruimte van het vorige jaar Tijdvak methode Berekening per maand n.a.v. de vrije ruimte van het vorige jaar

40 Samenvatting & tips Werkkostenregeling

41 Enkele aandachtspunten Wijzigingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden dienen (doorgaans) voorgelegd te worden aan het GO (Bij overheidsorganisaties) of (G)MR (bij onderwijsinstellingen). Toets individuele afspraken met medewerkers aan de regeling. Inrichting van administratieve organisatie en besluitvorming over de aanpassing van regelingen vergt tijd, begin dus snel! Kiest u voor het klassieke regime gedurende 2012 en 2013?

42 Vragen? Denkt u dat de werkkostenregeling voor administratieve lastenverlichting zal zorgen? Bedankt voor uw aandacht