De werkkostenregeling update februari 2015

Transcriptie

1 De werkkostenregeling update februari 2015 Sinds 1 januari 2015 moet u gebruikmaken van de zogenaamde werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat de talrijke (29) specifieke regelingen voor bijvoorbeeld het verstrekken van een kerstpakket, de mobiele telefoon van de zaak, representatievergoeding of bedrijfsfitness niet meer bestaan. Hiermee heeft de overheid de hoeveelheid regelingen aanzienlijk terug gebracht. Vanzelfsprekend wilt u zo optimaal mogelijk gebruik maken van de werkkostenregeling. De invoering van deze regeling heeft dan ook in veel gevallen geleid tot het opstellen en aanpassen van nieuwe declaratiereglementen en het maken van (nieuwe) afspraken over (vaste) kostenvergoedingen met personeel, al dan niet in CAO-verband. De nieuwe regeling heeft er ook toe geleid dat het nodige is gewijzigd ten aanzien van de vastlegging van vergoedingen in de loonadministratie en/ of financiële administratie waardoor u de loonadministratie inmiddels heeft aangepast. Tijd voor actie Heeft u niets gedaan, dan loopt u het risico om geconfronteerd te worden met 80% eindheffing over hetgeen uitgaat boven zogenaamde vrije ruimte. Bent u al vóór 2015 overgegaan op de nieuwe regeling? Houdt u er dan rekening mee dat de regeling per 2015 op onderdelen is aangepast. Hoe werkt de werkkostenregeling? Onder de werkkostenregeling moet u in principe over alle vergoedingen (in geld) of verstrekkingen (in natura) die als loon worden aangemerkt, gewoon loonheffingen inhouden. U mag een aantal van deze vergoedingen of verstrekkingen ook in de werkkostenregeling onderbrengen. De werkkostenregeling is een forfaitaire regeling. U mag een vrijstelling toepassen van 1,2% van uw totale loonsom. Daarnaast zijn er vergoedingen en verstrekkingen die onder de vrije ruimte van 1,2% kunnen worden gebracht, zonder dat deze de vrije ruimte ook daadwerkelijk vullen. Het gaat bij die tweede categorie om gerichte vrijstellingen en of nihil waarderingen. Uitgangspunt is dat de fiscus voor het bepalen van de waarde van verstrekkingen aansluit bij de factuurwaarde (inclusief btw). Overschrijdt u de vrije ruimte, dan betaalt u een eindheffing van 80% over het bedrag waarmee de ruimte wordt overschreden. Alleen bij (belast) loon De werkkostenregeling geldt alleen voor vergoedingen of verstrekkingen die deel uitmaken van het (belaste) loon. Er is geen sprake van (belast) loon bij: Voordelen buiten de dienstbetrekking Wanneer een werkgever een werknemer een vergoeding geeft of iets cadeau doet, zonder dat dit gebaseerd is op de werkgevers-werknemersrelatie, dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Het gaat dan om een vergoeding of verstrekking die niet de poort van het loonbegrip passeert. Denk aan een rouwkrans of een fruitmand. Een werkgever geeft deze uit wellevendheid, sympathie of op grond van de persoonlijke relatie, niet uit hoofde van zijn werkgeverschap. Deze kosten zijn dan gewoon onbelast. Als aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan, kunt u er in elk geval van uitgaan dat een klein geschenk/attentie uit wellevendheid, sympathie of op grond van de persoonlijke relatie geen loon is: U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo n attentie geven U geeft geen geld of een waardebon De factuurwaarde (incl. btw) van de attentie is maximaal 25 euro 1

2 Intermediaire vergoedingen Wanneer een werknemer een bedrag voorschiet voor zakelijke uitgaven en u dit later vergoedt, is de werkkostenregeling niet van toepassing op de vergoeding. Er is immers geen sprake van loon. Voorbeeld: uw secretaresse koopt op uw verzoek kantoorbenodigdheden en declareert het aankoopbedrag later. Vrijgestelde aanspraken Normaal behoren aanspraken tot het belaste loon. Voor een aantal aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen geldt echter een omkeerregeling. In de meeste gevallen is dan niet de aanspraak zelf, maar de uitkering belast. Denk bijvoorbeeld aan pensioenregelingen. Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen In sommige bijzondere gevallen mag een uitkering of verstrekking onbelast plaatsvinden. Zo is wettelijk toegestaan om onbelast een eenmalige diensttijduitkering bij een 25- of 40-jarig dienstjubileum te doen van maximaal één maandsalaris. Eigen bijdrage De werkkostenregeling is niet van toepassing op verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt van minimaal de (factuur)waarde van de verstrekking. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer voor de lunch in de bedrijfskantine een eigen bijdrage van 3,50 euro betaalt, terwijl de werkgever voor de lunch 3,20 euro (2015) per dag als loon in aanmerking moet nemen. Het kan echter nooit tot een negatief bedrag leiden. De eigen bijdrage hoeft niet op werknemersniveau te worden vastgesteld. U mag het totaal van de eigen bijdragen in mindering brengen op het in aanmerking te nemen bedrag. Gerichte vrijstellingen Voor een aantal zaken geldt een gerichte vrijstelling. Dit betekent dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling dan geen invloed heeft op de forfaitaire ruimte. Voorwaarde is wel dat die vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is aangewezen als eindheffingsbestanddeel; ofwel vallende onder de werkkostenregeling. Gebeurt dit niet, dan kan geen gebruik worden gemaakt van deze vrijstellingen. Er zijn gerichte vrijstellingen voor: Vervoer, zoals abonnementen en losse kaartjes voor openbaar vervoer en een kilometervergoeding voor eigen vervoer van maximaal 0,19 euro Werkgerelateerde tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen en overige kosten gemaakt tijdens een zakelijke reis) Cursussen, congressen, seminars en andere kennisverwervingsactiviteiten die van belang zijn voor het werk van de werknemer Studie-, opleidingskosten en outplacement Vakliteratuur Contributie vakvereniging/beroepsregister Procedures voor de erkenning van verworven competenties (evc-procedures) Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking (de vrijstelling geldt onder voorwaarden voor de kosten van het overbrengen van de inboedel plús euro) Extraterritoriale kosten Per 2015: Gereedschappen en computers (waaronder ook tablets e.d.), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen Per 2015: Producten van het eigen bedrijf indien: De producten niet branchevreemd zijn; De korting of vergoeding bedraagt per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer; De aan de werknemer verstrekte korting of vergoeding bedraagt in 2015 niet meer dan 500 euro. Per 2015: voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden (onder voorwaarden, zie ook punt 5 op pagina 4) 2

3 Wat valt wél in de vrije ruimte van 1,2 procent? De werkgever kan de vergoedingen of verstrekkingen aan de werknemer, die als loon worden aangemerkt en niet gericht zijn vrijgesteld, in de vrije ruimte onderbrengen. Vergoedingen en verstrekkingen die hiervoor in aanmerking komen zijn: Verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte vrijstelling valt Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven Kerstpakketten en andere kleine geschenken Parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van de zaak in dat geval immers al vrijgesteld omdat intermediaire kosten) Bedrijfsfitness (niet op werkplek) Schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd bestolen is Schade door overstromingen, aardbevingen en andere calamiteiten die niet door de verzekering gedekt worden Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis (tenzij gericht vrijgesteld) Contributie van personeelsverenigingen Fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare vervoermiddelen Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders Internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis (tenzij op grond van noodzakelijkheidscriterium gericht vrijgesteld) Personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten (niet op de werkplek) Persoonlijke verzorging Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 euro per kilometer Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geldt vooralsnog niet voor hypothecaire leningen, daarvoor geldt een nihilwaardering) Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen (behalve werkkleding met een logo > 70cm 2 ) Werkruimte bij de werknemer thuis (mogelijk op nihil gewaardeerd) Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen Zakelijke (vaste) kostenvergoedingen De (vaste) kostenvergoedingen die onder het oude regime werden vergoed, bestonden veelal uit diverse onderdelen, waarvan sommige onder de werkkostenregeling gericht zijn vrijgesteld of als intermediaire kosten kunnen worden aangemerkt. Door deze vergoedingen uit te splitsen en door onderzoek te onderbouwen, kunt u voorkomen dat de gehele vergoeding tot de forfaitaire ruimte wordt gerekend en kunt u mogelijk aardig wat kosten besparen. Lagere waardering voorzieningen werkplek Volgens de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 mag u voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, lager waarderen dan de waarde in het economisch verkeer of deze zelfs op nul waarderen. U mag de volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura in ieder geval op nul waarderen: Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd Ter beschikking stellen van kleding indien sprake is van: Een uniform; Werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft 3

4 op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm 2 per kledingstuk Ov-jaarkaart of voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt Kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van de werknemer Het rentevoordeel van de personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt. Daarnaast een aantal verstrekking die lager gewaardeerd mogen worden: Maaltijden op de werkplek / bedrijfsrestaurant (forfait bedrag van 3,20) De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die op de werkplek ter beschikking wordt gesteld voor de vervulling van de dienstbetrekking (forfait van 5,40 per gewerkte dag). Bron: Evaluatie Werkkostenregeling Panteia Wijzigingen per 2015 Zoals hiervoor al is aangegeven is de werkkostenregeling per 1 januari op een vijftal onderdelen aangepast, waardoor de bezwaren tegen de werkkostenregeling grotendeels zijn weggenomen en de uitvoerbaarheid aanzienlijk is verbeterd. Nadeel is echter wel dat de vrije ruimte van 1,5% per 1 januari 2015 is verlaagd naar 1,2%. Het gaat daarbij om de volgende aanpassingen: 1. Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium, waardoor vergoedingen en verstrekkingen die noodzakelijk zijn voor de vervulling van een dienstbetrekking niet als belastbaar loon worden aangemerkt. Het noodzakelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereedschappen en voor computers (tablets), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur; 2. Jaarlijkse afrekensystematiek, waardoor niet langer per aangiftetijdvak beoordeeld hoeft te worden of de forfaitaire ruimte is overschreden; 3. Introductie concernregeling. Als sprake is van vrijwel volledig eigendom (95% eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en), hoeft niet langer per inhoudingsplichtige beoordeeld te worden of de forfaitaire ruimte wordt overschreden; 4. De vrijstelling voor branche-eigen producten/personeelskortingen, geldt nu (als een gerichte vrijstelling) voor de WKR; 5. Er is een extra gerichte vrijstelling opgenomen voor bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op een bij die ministeriële regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt. Voor deze voorzieningen, is het onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen weggenomen. Het gaat hierbij om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat u voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet of 4

5 hulpmiddelen die ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruikt worden. Voor arbo-voorzieningen wordt onder werkplek ook verstaan: in geval van thuiswerk in de zin van de Arbeidsomstandighedenwet een werkruimte gelegen in een woning de plaats waar uitvoering wordt gegeven aan het arbeidsomstandighedenbeleid dat u voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Meer informatie Het toepassen van de nieuwe werkkostenregeling heeft effecten op uw gehele bedrijfsvoering. Zowel op het gebied van uw personeelsbeleid, loonadministratie en uiteraard op belastingtechnisch gebied. Denk daarbij ook aan mogelijk nadelige gevolgen van het in stand blijven houden van een cafetariaregeling. Wellicht kunt u bepaalde vergoedingen in een andere categorie onderbrengen of een belaste vergoeding met behulp van een kostenonderzoek ruilen voor een onbelaste. Ook met het verschuiven van vergoedingen kunt u mogelijk aardig wat kosten besparen. Maakt u nog geen gebruik van kostenvergoedingen? Dan kunt u uw (toekomstige) werknemers mogelijk méér bieden via de secundaire arbeidsvoorwaarden, als u slim gebruik maakt van de mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt. Voor meer informatie of persoonlijk advies neemt u contact op met een vestiging bij u in de buurt. U kunt ook bellen naar ( ) of mailen naar info@flynth.nl. Flynth adviseurs en accountants Meander MC Arnhem T (026) E info@flynth.nl Flynth is een landelijk opererende advies- en accountantsorganisatie met vestigingen in het hele land en circa medewerkers. Hoewel Flynth de uiterste zorg heeft besteed aan de inhoud van dit leaflet, aanvaardt zij geen enkele aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid noch voor de gevolgen daarvan. QL13/02-15/