MEMO. : Rob Hulsen (OSGMetrium) in samenwerking met PZ en FZ

Transcriptie

1 MEMO Datum : 26 november 2014 Aan Van Onderwerp : De leden van de Personeelsgeleding van de GMR : Rob Hulsen (OSGMetrium) in samenwerking met PZ en FZ : toelichting op de Aanvullende Arbeidsvoorwaarden voor vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen. 1. Algemeen O2A5 is vanuit de fiscale wetgeving op het gebied van de loonbelasting verplicht per 1 januari 2015 de WKR in te voeren. Deze verplichtstelling geldt voor alle werkgevers in Nederland. Voor de overgang naar de WKR is geen instemmingsbevoegdheid van de PGMR aan de orde. O2A5 neemt alle bestaande arbeidsvoorwaarden op het gebied van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen op in de WKR. Aangezien er echter sprake is van anders fiscaal behandelen van faciliteiten en toelagen en harmonisatie van de bestaande arbeidsvoorwaarden aan de orde is, raakt dit aan artikel 23 leden g, p en q en wordt als zodanig (vanuit goed werkgeverschap) hierop instemming gevraagd aan de Personeelsgeleding van de GMR. 1. Waarop is instemming aan de orde? De instemming is benodigd voor gewijzigde of nieuwe arbeidsvoorwaarden waarvoor nog niet eerder door de PGMR instemming is gegeven. Zie punt De volgende wijzigingen ten opzichte van de huidige bestaande arbeidsvoorwaarden zijn aan de orde: - nieuw: algemene bepaling voor het aan medewerkers in bruikleen ter beschikking stellen van zaken die in eigendom zijn van O2A5 (hoofdstuk 4 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel C.1)). - nieuw: ter beschikking gestelde mobiele telefoon/smartphone. De voorwaarden en bepalingen waren nog niet beschreven (hoofdstuk 4 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel C.2); - nieuw: ter beschikking gestelde hardware en bijbehorende software. De voorwaarden en bepalingen waren nog niet beschreven (hoofdstuk 4 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel C.3). - nieuw: ter beschikking gestelde overige zaken. De voorwaarden en bepalingen waren nog niet beschreven (hoofdstuk 4 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel C.4); - deels gewijzigd: dienstreizen (hoofdstuk 5 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel D.3). De cao is hierin leidend. Het bedrag is 0,28 per kilometer bij gebruikmaking van eigen vervoer, echter tot en met het jaar 2014 was 0,09 hiervan belast voor werkgever en werknemer. O2A5 kiest er voor om de 0,09 netto te vergoeden. Werknemer ontvangt dus 0,28 netto per kilometer en voor de werkgever blijven de werkgeverslasten ook bij dit bedrag. Werkgever en werknemer gaan er dus financieel op vooruit. - nieuw: salderingsregeling (hoofdstuk 5 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel D.4). Dit is een cao-bepaling echter de uitvoering daarvan was nergens beschreven. Dit is nu wel gebeurd.

2 - deels gewijzigd: de fiets-privéregeling (hoofdstuk 4 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel D.5). De fiscale uitruil komt volledig in de zogenaamde vrije ruimte. O2A5 kan financieel risico lopen bij overschrijding van deze vrije ruimte. Om dit financieel risico te beperken is de wijziging dat O2A5 de mogelijkheid heeft de fiscale uitruil te spreiden in termijn van drie kalenderjaren. Vanuit goed werkgeverschap informeert O2A5 de medewerker hierover spoedig na ontvangst van het formulier aanvraag onbelaste fietsvergoeding. Het financieel voordeel voor de werknemer om het aanschafbedrag of een deel daarvan fiscaal uit te ruilen blijft overigens gelijk. - nieuw: onkostenvergoeding voor diverse functies (hoofdstuk 5 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel D.7). Deze is nu beschreven maar werd wel al diverse jaren toegepast. De Belastingdienst heeft hierover in het jaar 2010 toestemming gegeven. - gewijzigd: vergoedingen zakelijk gebruik van een privé mobiele telefoon/smartphone (hoofdstuk 5 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel D.9). Deze vergoeding wordt al geruime tijd toegepast maar er zijn in de analyse voor de WKR marginale afwijkingen in bedragen geconstateerd. Per 2015 is voor iedereen de vergoeding gelijk. De in dit hoofdstuk in de 3 e t/m 5 e alinea opgenomen criteria zijn nieuw. - gewijzigd: overige zakelijke kosten (hoofdstuk 5 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel D.11) zijn aangescherpt in fiscale zin. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld activiteiten van jubilea en afscheid om die zoveel mogelijk te laten plaatsvinden op de scholen van O2A5. - gewijzigd: attentieregeling (hoofdstuk 6 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikel E.2). De vorige attentieregeling dateert van februari De wijzigingen zijn marginaal en hebben betrekking op: - vieringen van dienstverbanden en afscheid zoveel mogelijk op school; - FPU (vervroegd uittreden) is vervallen. Deze ABP-regeling bestaat niet meer voor O2A5- werknemers; - bij de fruitmand is nu een bedrag vermeld, was voorheen niet het geval; - de indicatie van de waarde van het kerstpakket is vervallen. De vrije ruimte van de WKR maakt het mogelijk hierin te differentiëren, met dien verstande dat extra uitgaven wel ten laste gaan van de financiële begroting. - nieuw: verzekeringen en diverse personeelsvoorzieningen (hoofdstuk 6 aanvullende arbeidsvoorwaarden, artikelen E.3 en E.4). De genoemde verzekeringen waren wel al van toepassing maar niet beschreven. 2. Kern van de WKR voor O2A5 a. In de WKR worden alle bestaande arbeidsvoorwaarden van O2A5 ondergebracht en wordt daar waar mogelijk bestaande vergoedingen en/of verstrekkingen fiscaal geoptimaliseerd. Hierdoor ontstaat financieel voordeel voor werknemer en werkgever. b. Uitgangspunt is dat de kosten voor O2A5 als werkgever gelijk blijven, dat betekent dat er geen financiële ruimte is om nieuwe arbeidsvoorwaarden te creëren. c. Nadat de huidige arbeidsvoorwaarden zijn geoptimaliseerd en ondergebracht onder de WKR is er nog wel zogenaamde vrije ruimte over, waarmee beoogd wordt een deel van de bestaande bruto nominale uitkering voor de Dag van de Leraar netto uit te keren aan onze werknemers. d. De aanwijzing voor de vrije ruimte kan jaarlijks door O2A5 aangepast worden. In het jaar 2015 houdt O2A5 door middel van tussentijdse monitoring bij hoe de WKR uitpakt en welke aanpassingen er per mogelijk c.q. wenselijk zijn. De GMR wordt uitgenodigd aan deze werkgroep deel te nemen. 2

3 3. Arbeidsvoorwaarden Vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen vallen onder de arbeidsvoorwaarden. Arbeidsvoorwaarden kun je verdelen in primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden. Onder primaire arbeidsvoorwaarden valt het loon dat op afgesproken tijden op de rekening van de werknemer wordt gestort. Ook de wettelijk verplichte vakantietoeslag (minimaal 8%) hoort hier bij. Andere, meestal vaste toeslagen zoals de 13e maand, rekent men zowel tot de primaire als tot de secundaire arbeidsvoorwaarden. De primaire arbeidsvoorwaarden zijn voor een groot deel in de cao voor het primair onderwijs geregeld. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn de vaste, variabele of incidentele regelingen. Voorbeelden zijn de vergoeding woon-werkverkeer, scholingsbeleid en abonnementen. Maar ook zijn dit faciliteiten om het werk bij O2A5 op een goede manier uit te voeren zoals het in bruikleen ter beschikking stellen van hardware en bijbehorende software. Een deel van deze secundaire arbeidsvoorwaarden is in de cao geregeld, andere zijn specifiek O2A5. Tertiaire arbeidsvoorwaarden zijn zaken die de werkgever in bruikleen geeft of verstrekt aan de werknemer, maar waarvan de geldswaarde voor de individuele werknemer moeilijk is te berekenen. Deze categorie arbeidsvoorwaarden is eerder gericht op het 'welzijn' van de werknemer dan financieel. Voorbeelden zijn goede werkplekken, koffie en thee, congressen, personeelsuitjes en het kerstpakket. Deze arbeidsvoorwaarden zijn niet via de cao geregeld. Wij leggen het onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellen uit in paragraaf De Werkkostenregeling De WKR beoogt een vereenvoudiging te realiseren van de wijze waarop werkgevers vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen kunnen of moeten belasten of onbelast kunnen laten. De WKR is onderdeel van de loonbelasting. De WKR is voor het eerst ingevoerd in het jaar 2011 en sindsdien op diverse punten gewijzigd. In de WKR worden vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen aan medewerkers van O2A5 fiscaal anders behandeld. Tot en met het jaar 2014 bestond een overgangsregeling waar O2A5 geen gebruik van heeft gemaakt omdat onder andere de regeling nog regelmatig wijzigde. Alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen worden afhankelijk van het hoe, het waarom en waar ondergebracht in een fiscale categorie. 3

4 De belangrijkste categorie is de zogenaamde vrije ruimte. Deze vrije ruimte is een zogenaamde restrubriek waarbij de werkgever er soms voor kan kiezen de vergoeding of verstrekking onbelast te laten of netto uit te keren. Bij een belastbare vergoeding betaalt de medewerker over de vergoeding loonheffingen, de werkgever betaalt werkgeverspremies of de werkgever kiest ervoor om de vergoeding te bruteren. Bij de keuze voor de vrije ruimte is de vergoeding voor de medewerker netto en de werkgever betaalt geen werkgeverspremies. Soms is er geen keuze mogelijk en dienen vergoedingen en verstrekkingen verplicht in de vrije ruimte te worden gerekend. Voorbeelden hiervan zijn de fiscale uitruil van de fietsregeling en de vakbondscontributie, die zijn namelijk opgenomen in de cao primair onderwijs. Dit geldt ook voor onze attentieregeling indien bedragen van attenties hoger zijn dan 25, als er cadeaubonnen worden gegeven of als het gaat om werkgerelateerde gelegenheden van de medewerker. De keuze die de werkgever maakt over de vergoedingen of verstrekkingen die behoren tot de vrije ruimte, dienen voor aanvang van een kalenderjaar gemaakt te worden of op het moment dat de vergoeding of verstrekking voor het eerst gaat voorkomen. De vrije ruimte wordt jaarlijks bepaald op basis van een bepaald percentage vermenigvuldigd met de fiscale loonsom op werkgeversniveau. Zowel het percentage als de fiscale loonsom kunnen elk kalenderjaar wijzigen. De beschikbare vrije ruimte hoeft niet opgemaakt te worden maar is ook niet over te hevelen naar een volgend kalenderjaar. Wel zijn er mogelijkheden om de niet benutte vrije ruimte toe te bedelen aan alle medewerkers Het is belangrijk voor O2A5 om de benutting van de vrije ruimte te volgen. Overschrijding van de vrije ruimte betekent namelijk een extra werkgeverslast voor O2A5 van 80% over de bedragen die boven de vrije ruimte worden besteed. Dat betekent dat O2A5 gedurende het jaar moet blijven monitoren hoe de vrije ruimte wordt benut en uitgaven eventueel moeten worden bijgesteld om eindheffing te voorkomen. 4

5 5. Uitgangspunten O2A5 vindt het van belang dat de arbeidsvoorwaarden voor medewerkers zo optimaal mogelijk zijn. De cao po wordt daarbij als eerste gevolgd en toegepast. Voor zaken die niet in de cao zijn vastgelegd stelt O2A5 zelf de afspraken vast. O2A5 wil de arbeidsvoorwaarden zoveel mogelijk eenduidig vastleggen, zodat elke medewerker binnen de organisatie dezelfde arbeidsvoorwaarden heeft. Soms is het nodig om een afspraak vast te leggen voor een specifieke functie indien het voor de uitoefening van die specifieke functie noodzakelijk is. O2A5 wil de vrije ruimte zo optimaal mogelijk benutten, tussentijds monitor en, indien nodig, bijstellen. O2A5 wil het financiële risico van overschrijding voorkomen. O2A5 wenst de bestaande arbeidsvoorwaarden op te nemen in de WKR. O2A5 kampt met een situatie van krimp: een uitbreiding van arbeidsvoorwaarden werkt kostenverhogend en is derhalve niet mogelijk. O2A5 beoogt wel het behalen van fiscale voordelen maar zonder dat die voor O2A5 kostenverhogend zijn. Het is van essentieel belang dat de financiële administratie en salarisadministratie de juiste informatie bevat. Voor medewerkers, die coderingen verwerken of controleren, is het van belang dat deze op de juiste wijze worden gedaan. Op basis van een stroomschema waarin uitgaven op personeelgebied zijn opgenomen, is duidelijk op welke grootboekrekening en/of kostendrager gecodeerd dient te worden. Onjuiste coderingen kunnen leiden tot verkeerde informatie hoe het met de vrije ruimte er voor staat met mogelijke bedrijfseconomische risico s. Het is dus in ieders belang dat op de scholen en op het bestuurskantoor de coderingen goed worden toegepast. 5