Document WKR: Werkkostenregeling in BGI-Office Versie november 2014

Transcriptie

1 Document WKR: Werkkostenregeling 2015 in BGI-Office Versie november 2014

2 2 BouwInfosys BV Dr. Hub van Doorneweg RC TILBURG Postbus AV TILBURG Telefoon servicedesk: Telefoon algemeen: Fax: servicedesk@bouwinfosys.nl info@bouwinfosys.nl Kvknr.: Dit document is bedoeld als naslagwerk ter ondersteuning van de behandelde onderwerpen die u met een consultant heeft doorgenomen. Indien u inhoudelijke vragen heeft met betrekking tot dit document, kunt u uiteraard contact opnemen met de servicedesk. Zij kunnen u verder helpen en hiervoor zal het gebruikelijke consultancytarief (minimum afname is 15 minuten) aan u in rekening worden gebracht. Dit is een uitgave van BouwInfosys B.V., november 2014 BouwInfosys B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of letsel die het gevolg is van verkeerde interpretatie of gebruik dat niet in overeenstemming is met de inhoud van dit document. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

3 3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Inleiding Uitwerking in BGI-Office Overzicht Werkkostenregeling Toepassing BGI-Office Voorbeeld...6

4 4 Inleiding De werkkostenregeling (WKR) is in 2011 ingevoerd als alternatief voor het steeds verder dichtslibbende stelsel van fiscale regelingen rond vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Eenvoud stond voorop: werkgevers kunnen een bepaald percentage van de loonsom (2015: 1,2 %) onbelast gebruiken voor werkkosten. Alles boven die 1,2% wordt met een heffing van 80% belast, uitgezonderd vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder een gerichte vrijstelling of onder een nihil heffing (loon in natura). Verplicht Werkgevers hebben de afgelopen jaren zelf kunnen kiezen wanneer ze wilden overstappen naar de WKR, maar die keuzemogelijkheid verdwijnt vanaf 1 januari Om te voorkomen dat uw bedrijf onverwachts wordt geconfronteerd met kosten die buiten de WKR vallen, is het zinvol tussentijds te monitoren. Er zijn hiervoor een aantal aandachtspunten. Een eerste voorwaarde is dat in de administratie de soorten vergoedingen en verstrekkingen aan of ten behoeve van personeel goed worden onderscheiden. Het gaat dan om gerichte vrijstellingen (o.a. reiskosten voor openbaar vervoer en onder bepaalde voorwaarden kosten voor opleiding en studie), intermediaire vergoedingen (vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet) en kosten die vallen onder de vrije ruimte van de WKR (voor 2015 is dat 1,2% van de totale fiscale loonsom). Ten tweede is aandacht vereist voor de btw in de WKR. Uitgangspunt voor de WKR zijn vastleggingen inclusief btw. De meeste ondernemers hanteren echter in de financiële administratie vastleggingen exclusief btw. Uw administratie inrichten in BGI-Office Voor de WKR is dus zowel de salarisadministratie als de financiële administratie een bron. Een van de voordelen van de WKR is dat u de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer hoeft bij te houden. Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onder de WKR moet uiteindelijk uit uw financiële administratie te halen zijn. Dat betekent een aanpassing van de inrichting van uw administratie. Hierbij kunt u denken aan het aanmaken van grootboekrekeningen die van belang zijn voor de WKR en het aanmaken van kostenplaatsen. Op die manier kunt u vrij gemakkelijk overzichten uit BGI- Office halen om de WKR kosten inzichtelijk te maken. Het inrichten van uw administratie voor de WKR hebben wij verder hieronder voor u toegelicht. Onze tips voor u: - Begin binnenkort, indien u dat nog niet heeft gedaan, met het opstarten van het werkkostentraject. - Inventariseer uw huidige (personeels)kosten in relatie tot de nieuwe werkkostenregeling. - Start tijdig met het inrichten van uw administratie. - Bekijk in 2015 periodiek de stand van zaken rondom de vrije ruimte en wacht hier niet mee tot aan het eind van het boekjaar. Voor een juiste uitleg en interpretatie van de wetgeving rondom de Werkkostenregeling adviseren wij u altijd contact op te nemen met uw accountant en loonadministratie. Dit document is slechts een korte toelichting over een mogelijk gebruik binnen BGI-Office van deze wetgeving.

5 5 1 Uitwerking in BGI-Office 1.1 Overzicht Werkkostenregeling Uit de wetgeving kunt u halen dat u te maken hebt met o.a. de volgende terminologie: - Gerichte vrijstellingen: voor een aantal vergoedingen in het kader van de dienstbetrekking is geen loonheffing verschuldigd (bijv. studiekosten, vakliteratuur, reiskosten (onder voorwaarde), etc.). - Intermediaire kosten: kosten van de werkgever die de werknemer voorschiet (bijv. ext. representatiekosten, verblijfskosten zakelijke reis, etc. - Belaste werkkosten: alle kosten voor personeel die niet onder de intermediaire kosten vallen en niet aangemerkt kunnen worden als verplicht individueel werknemersloon. Tevens vallen deze kosten buiten de gerichte vrijstellingen. - Nihil waarderingen: gaat over voorzieningen die ook op de werkplek worden gebruikt. - Forfaitaire waardering: vaste waardering bij vergoeden van bijv. maaltijd, kinderopvang, huisvesting, etc. Bovenstaande lijst is niet volledig en daarom verwijzen u graag voor detailinformatie en documentatie bij o.a. de Belastingdienst en uw accountant. 1.2 Toepassing BGI-Office Voor uw financiële vastlegging in uw administratie zult u de diverse categorieën inzichtelijk moeten maken. Bij controle van de fiscus en accountant zult u een goed overzicht van de WKR regeling dienen te overleggen. Dit kunt u binnen BGI-Office doen met kostenplaatsen en grootboekrekeningen. Maak bijvoorbeeld voor de volgende categorieën een kostenplaats aan: - WKR intermediaire kosten - WKR gerichte vrijstellingen - WKR nihil waarderingen - WKR forfaitaire waardering - WKR belaste werkkosten Het aanmaken van de kostenplaatsen in BGI-Office kunt u doen: - in de modulaire versie: o Financieel > Stambestand > Subadministraties > Kostenplaats > Kostenplaats - in de Compact versie: o Stambestand > Financieel > Subadministraties > Kostenplaats > Kostenplaats Beoordeel daarna uw grootboekrekeningschema. Bekijk welke kosten u bijvoorbeeld over in 2014 hebt gehad en hoe dat in 2015 in de WKR regeling valt. Maak desnoods extra grootboekrekeningen aan om kosten zuiver te kunnen splitsen. Op die wijze worden ze zowel bij een doorsnee op kostenplaats verzameld als ook per grootboekrekening. Het aanmaken van de grootboekrekeningen in BGI-Office kunt u doen:

6 6 - in de modulaire versie: o Financieel > Stambestand > Grootboek > Grootboek - in de Compact versie: o Stambestand > Financieel > Grootboek > Grootboek Op de grootboekrekeningen die voor WKR van toepassing zijn, kunt u aangeven dat deze gerelateerd zijn aan de subadministratie Kostenplaats. Dit betekent dat u in het inkoopboek of bankboek een kostenplaats moet ingeven indien u een grootboekrekening gebruikt die gekoppeld is aan een kostenplaats. Let op!. Genoemde grootboekrekeningen en kostenplaatsen zijn slechts voorbeelden. Voor een definitieve inrichting adviseren wij u contact op te nemen met uw accountant en eventueel loonadministratie. 1.3 Voorbeeld Door gebruik te maken van kostenplaatsen kunt u vrij snel overzichten uit BGI-Office halen die betrekking hebben op de WKR. Deze overzichten kunt u gebruiken om inzicht te verkrijgen in de beschikbare forfaitaire ruimte. Houdt u er wel rekening mee dat u de bedragen verhoogd met de BTW. Vanwege de BTW kunt u in de omschrijving van de grootboekrekening het BTW percentage vermelden. De volgende grootboekrekeningen kunnen bijvoorbeeld in verband met de huidige wet- en regelgeving worden aangemaakt:

7 7 In het bovenstaand overzicht is aangegeven welke grootboekrekeningen u als voorbeeld kunt aanmaken. Afhankelijk van de vergoedingen en verstrekkingen in uw organisatie kunt u meer of andere grootboekrekeningen aanmaken. Neem hierover contact op met uw accountant of adviseur.