Van document management naar artificial intelligence. BUSINESS INTELLIGENCE - Dé stap naar toekomstgericht werken

Transcriptie

1 Van document management naar artificial intelligence BUSINESS INTELLIGENCE - Dé stap naar toekomstgericht werken

2 Documentbeheer maakt een significante transformatie door. Van een noodzakelijk archiefstuk is het document uitgegroeid tot een waardevolle bron van informatie, essentieel voor besluitvormingsprocessen en procesautomatisering. Alleen is de informatie binnen archieven veelal ongestructureerd en verstopt' in onleesbare bestandtypen. Hyarchis Artificial Intelligence geeft een nieuwe dimensie aan informatie zoeken, ontsluiten en lezen. Artificial intelligence: het antwoord op AVG De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) houdt kortweg in dat persoonsgegevens met de grootste zorg moeten worden verwerkt. Persoonsgegevens mogen enkel worden opgeslagen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor uw bedrijfsdoeleinden. U dient zoveel mogelijk te werken met geanonimiseerde gegevens om de privacy van uw klanten te waarborgen. Bovendien is het van groot belang dat u precies weet welke gegevens u opslaat en waar deze gegevens zich bevinden. Voorkom incorrecte opslag en datalekken AVG vereist dat u aantoonbaar controles uitvoert op de juistheid van documenten binnen persoonsgebonden dossiers. Deze controles zijn noodzakelijk om het opslaan van documenten die niet zijn toegestaan te voorkomen, bijvoorbeeld een medisch document. Tevens voorkomen deze controles een datalek, bijvoorbeeld wanneer een document van persoon A zich in het dossier van persoon B bevindt. In plaats van een grote hoeveelheid dossiers handmatig of steekproefsgewijs te doorlopen, controleert de artificial intelligence techniek volledig geautomatiseerd uw complete archief op de juistheid van deze documenten. 100% voldoen aan wetgeving Hyarchis heeft, op basis van artifical intelligence, praktische tools ontwikkeld om informatie binnen uw archief te ontsluiten én uw archief op een flexibele manier te beheren. Of dit nu om enkele tienduizenden of om tientallen miljoenen documenten gaat, onze technologie heeft een bewezen staat van dienst in uiterst complexe archiefomgevingen. Met onze tools voldoet u aan de huidige AVG-wetgeving en speelt u flexibel in op toekomstige wet- en regelgeving. U weet met één druk op de knop welke persoonsgegevens zich op welke plaats bevinden. Hiermee beoordeelt u of de data correct is opgeslagen en of de opslag hiervan noodzakelijk is voor uw bedrijfsdoeleinden. Vervolgens kunt u deze data volledig geautomatiseerd uit het archief verwijderen en indien nodig op een veilige plek opslaan. Van archiefkast tot informatiebron Informatie binnen archieven is vaak ongestructureerd en overweldigend en zit veelal opgesloten in bestandstypen die niet zomaar kunnen worden uitgelezen, zoals gescande documenten. Hyarchis Artificial Intelligence ontsluit de ongestructureerde data binnen uw archief, waardoor de spreekwoordelijke archiefkast transformeert tot een waardevolle bron van informatie. Deze informatie stelt u in staat om uw besluitvormingsprocessen te vereenvoudigen en uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Bovenal krijgt u helder inzicht in de resultaten van uw bedrijfsactiviteiten.

3 HYARCHIS: VAN DOCUMENT MANAGEMENT NAAR ARTIFICIAL INTELLIGENCE Hyarchis Search-it Uw archief volledig geautomatiseerd uitlezen en doorzoeken Het grootste struikelblok om informatie uit uw archief te ontsluiten is het krijgen van toegang tot informatie in bestanden en het structureren hiervan. Veel documenten zijn opgeslagen als niet of slechts gedeeltelijk doorzoekbare bestanden. Denk hierbij aan gescande documenten opgeslagen als pdf, jpeg, png of tif of pdf. Deze documenten worden met behulp van artificial intelligence volledig geautomatiseerd uitgelezen en voorzien van een (onzichtbare) tekstlaag. Uw originele archief blijft intact terwijl de inhoud van uw archief voortaan volledig doorzoekbaar is. Essentiële bedrijfsinzichten Door een gestructureerde manier van indexeren kan Hyarchis Artificial Intelligence in een oogopslag essentiële bedrijfsinzichten presenteren. Deze data gebruikt u voor ondersteuning en/of automatisering van besluitvormingsprocessen, data-analyse en het automatiseren van uw workflow. Voorbeeld Uw archief bevat veel bestandstypen waarvan de inhoud niet uitleesbaar is. Bent u op zoek naar specifieke klantinformatie dan raadpleegt u nu handmatig het dossier, traceert het juiste document en achterhaalt de informatie waarnaar u zoekt. Met Hyarchis Search-it slaat u al deze stappen over. De informatie, voorheen opgesloten in een handmatig te raadplegen document, is nu vrij toegankelijk via de zoekmachines in het Hyarchis Document Management systeem.

4 Hyarchis Search-it: Proces 1 2 Selecteer het archief dat u doorzoekbaar wilt maken. De documenten uit dit geselecteerde archief worden door middel van een versleutelde https-verbinding verzonden naar Hyarchis Search-it. 5 De uitgelezen tekst wordt bovenop de originele tekst geplaatst als een onzichtbare tekstlaag en vormt voortaan een integraal onderdeel van het document. Dit gebeurt op zodanige wijze dat de doorzoekbare tekstlaag op de precieze locatie van de uitgelezen tekst wordt geplaatst. Op deze manier brengt uw zoekopdracht u altijd naar de juiste locatie in het document. 3 Optical Character Recognition (tekstherkenning) vindt de tekstvelden binnen ieder document en leest deze uit. Documenten die reeds zijn voorzien van een doorzoekbare tekstlaag slaan deze stap over en gaan direct door naar de volgende stap. 6 Het document wordt opgeslagen binnen het Hyarchis Document Management systeem als een nieuwe, doorzoekbare versie van het origineel. 4 Hyarchis Artificial Intelligence controleert de kwaliteit van de OCR-resultaten en corrigeert deze automatisch op basis van de onderlinge relaties tussen tekstvelden binnen uw archief. Dit laatste gebeurt op basis van de semantische relaties tussen zowel woorden als tekst, zoals deze binnen uw archief worden aangetroffen. 7 8 De uitgelezen datapunten worden geïndexeerd in het Hyarchis Document Management systeem en door middel van Elasticsearch vindt u informatie op een snelle en efficiënte manier terug binnen uw archief. Uw archief is volledig doorzoekbaar. Afhankelijk van uw behoeften kunnen wij in een vervolgtraject alle belangrijke datapunten visualiseren, voor toepassingen zoals data analyse, procesautomatisering en data-gedreven besluitvorming.

5 HYARCHIS: VAN DOCUMENT MANAGEMENT NAAR ARTIFICIAL INTELLIGENCE Hyarchis Search-it: Workflow

6 Hyarchis Classify Zorgt voor een gestructureerd archief Ieder archief kampt met niet of onjuist geclassificeerde documenten. Het is niet duidelijk welke documenten zich binnen het archief bevinden of de aanwezigheid van bepaalde documenten wordt onterecht aangenomen. Laatstgenoemde leidt niet alleen tot een gebrekkige kwaliteit van het archief, maar kan tevens verregaande gevolgen hebben zoals een datalek of de schending van privacywetgeving. Grip op uw archief Met Hyarchis Artificial Intelligence krijgt u grip op de inhoud van uw archief door deze op een uiterst betrouwbare wijze te classificeren. Het Hyarchis classificatiemodel is getraind met behulp van miljoenen voorbeelddocumenten. Hierdoor stelt de technologie feilloos vast om welk type document het gaat. Op basis van onderlinge relaties tussen datapunten binnen een document wordt zonder problemen aan ieder document de juiste classificatie toegekend. U krijgt een volledig inzicht in de inhoud van uw archief, wat tal van mogelijkheden biedt om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Voorbeeld Vaak is er bekend aan wie een bepaald dossier toebehoort, maar niet wat hiervan de precieze inhoud is. Dit geldt veelal voor oudere archieven en/of informatie die is aangeleverd of aangekocht van derden. Om de inhoud van een dossier toegankelijk te maken en te weten welke documenten u beheert, stelt Hyarchis Classify per documenttype vast wat er zich in uw archief bevindt. Hyarchis Classify classificeert uw documenten op een geautomatiseerde wijze en slaat ze op als het juiste documenttype.

7 HYARCHIS: VAN DOCUMENT MANAGEMENT NAAR ARTIFICIAL INTELLIGENCE Hyarchis Classify: Proces Selecteer de documenten die u wilt classificeren. De documenten worden via een REST API over een versleutelde https-verbinding verzonden naar Hyarchis Classify. Optical Character Recognition (tekstherkenning) vindt de tekstvelden binnen een document. Ons intelligente netwerk controleert de kwaliteit van de OCRresultaten en corrigeert deze automatisch op basis van de onderlinge relaties tussen tekstvelden binnen uw archief De ongestructureerde data in het document wordt georganiseerd met behulp van een zogenaamd data frame dat de locatie, structuur en samenhang van de tekstvelden in kaart brengt. Een groot aantal datapunten worden vergeleken met behulp van ons intelligente netwerk. Op basis van de vergelijking van de datapunten kan worden vastgesteld om welk type document het gaat en er wordt automatisch een classificatie toegekend aan het document. Het document wordt met classificatie en relevante metadata opgeslagen binnen het Hyarchis Document Management systeem ter vervanging van het originele document. Hyarchis Classify: Workflow

8 Voordelen Search-it & Classify Laat technologie in uw voordeel werken Besluitvormingsprocessen onderbouwen Inzicht in historische data helpt u bij het nemen van beslissingen ten aanzien van de toekomst. Wanneer u bijvoorbeeld weet welke achtergronden een verhoogd risicoprofiel met zich meebrengen, dan kunt u hierop kritisch zijn in het geval van bijvoorbeeld kredietaanvragen of het afsluiten van een verzekeringspolis. Procesautomatisering verbeteren Het controleren en archiveren van binnenkomende documenten is veelal handwerk. Dit kan drastisch worden verminderd door het controleren en archiveren van binnenkomende stukken te automatiseren. Naast het feit dat dit sneller en kostenefficiënter is, verzekert onze technologie u van een accuratere procesvoering, vrij van menselijke foutmarges. Efficiënter werken Wanneer u naar specifieke informatie zoekt binnen uw archief, dan is dit vaak een tijdrovende opgave. Het juiste dossier en onderliggende document moeten worden gevonden, de juiste informatie achterhaald en vervolgens dient deze informatie te worden vastgelegd. Met Hyarchis Artificial Intelligence slaat u deze stappen over en krijgt u rechtstreeks toegang tot de juiste informatie in het juiste dossier. Product Owner Hyarchis Artificial Intelligence Adriaan Hoogduijn COO T E a.hoogduijn@hyarchis.com

9 Copyright Hyarchis, Alle rechten voorbehouden. Daalakkersweg JA Eindhoven +31 (0)