HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE?

Transcriptie

1 HOOFDSTUK 2 HOE KRIJG IK TOEGANG TOT MIJN INFORMATIE OM TE PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE? DE NOODZAAK OM PROCESSEN TE DIGITALISEREN INFORMATION ECONOMICS EBOOK

2 WAAROM U DIT E-BOOK OVER DIGITALISERING NODIG HEBT Dit vijfdelige e-book helpt u om meer inzicht te krijgen in de rol die informatie in uw organisatie speelt. Het onderzoekt alle aspecten van de waarde van informatie. 1. Wat is "return on information"? 2. Hoe krijg ik toegang tot mijn informatie om de maximale waarde hieruit te halen? Obstakels om waarde uit informatie te halen Positieve beleidslijnen 3. Wat kost het als ik informatierisico's negeer? 4. Hoe kan ik een programma ontwikkelen dat werkt voor onze medewerkers en ons bedrijf? 5. Wat voor een invloed hebben toekomstige trends in informatiebeheer op mijn bedrijf? U LEERT HET VOLGENDE Hoe u optimaal kunt profiteren van een van uw meest waardevolle bedrijfsmiddelen en hoe u de kosten en risico's kunt minimaliseren die zijn verbonden aan uw documentatie en informatie BE-RM-EXT ironmountain.be 2

3 SEE INFORMATION DIFFERENTLY INFORMATIE-ECONOMIE HET SNIJPUNT VAN WAARDE, RISICO EN KOSTEN Dit e-book gaat over het beheren en gebruiken van informatie die wordt gecreëerd en ontvangen door een organisatie, en geeft hierbij de belangrijkste punten weer. Elk bedrijf heeft een organisatiebrede informatiestrategie nodig met het doel de risico's te beperken en naleving van wet- en regelgeving te waarborgen tegen de laagst mogelijke kosten. Met de opkomst van big data is hier ook de voorbereiding op analyses bijgekomen. Dit vijfdelige e-book biedt een uitgebreide en samenwerkingsgerichte strategie om organisaties te helpen hun informatiewaarde te maximaliseren en de risico's in elke fase te beperken. Dit geldt voor de gehele levenscyclus van documenten. Van het aanmaken van records en informatie, via het actieve leven tot de veilige vernietiging ervan. BE-RM-EXT ironmountain.be 3

4 HOOFDSTUK 2: INFORMATIE DIGITALISEREN OM DE MAXIMALE WAARDE ERVAN TE KUNNEN GEBRUIKEN Informatie is essentieel voor bedrijven en informatievoorziening rendabel maken is essentieel voor de bedrijfsstrategie. De maximale waarde uit informatie halen betekent ervoor zorgen dat de juiste informatie snel op de juiste plek komt, met minimale inspanningen, nauwkeurigheid en geen compromis voor de veiligheid. Realiseer dit en u behaalt concurrentievoordeel door een betere service te leveren aan uw medewerkers en uw klanten. In Hoofdstuk 1 onderzochten we de problemen die zijn verbonden aan de explosie van informatie en de toename van zowel papieren als digitale dossiers. In dit hoofdstuk onderzoeken we de belemmeringen die kunnen bestaan om de maximale waarde uit uw informatie te halen en hoe digitalisering kan worden gebruikt om deze te overwinnen. "RETURN ON INFORMATION" REALISEREN IS ESSENTIEEL VOOR DE BEDRIJFSSTRATEGIE BE-RM-EXT ironmountain.be 4

5 OBSTAKELS OM WAARDE UIT INFORMATIE TE HALEN PAPIER IS HET PROBLEEM De goed gedocumenteerde, 20e eeuwse visie van het papierloze kantoor is geen realiteit geworden. Meer dan de helft van de bedrijven ontvangt nog steeds het grootste deel van hun aanvragen van klanten op papier 1. Als een klant of verkoper een aanvraag doet en een document ontbreekt, is het niet moeilijk om te bedenken wat het daaruit voortvloeiende verlies aan inkomsten kan zijn. PAPIER IS LANGZAAM TE VERPLAATSEN, RAAKT GEMAKKELIJK KWIJT EN IS MOEILIJK TE CONTROLEREN Uit onderzoek in 2014 bleek waaraan de consument het meeste hekel heeft als het om klantenservice gaat. Van de ondervraagden beweerde 77% intern te zijn doorverbonden met onbeantwoorde vragen, terwijl bij 25% de persoon die ze spraken geen toegang kon krijgen tot hun gegevens 2. Toegankelijkheid en opslag van documenten is een belangrijke oorzaak van deze problemen. Papier is langzaam, raakt gemakkelijk kwijt en is moeilijk te controleren. Van de waarde van de informatie die uitsluitend in papieren dossiers beschikbaar is, kan moeilijk efficiënt worden geprofiteerd. 1, 2 Paper Light research, Opinion Matters, 2014 BE-RM-EXT ironmountain.be 5

6 OBSTAKELS OM WAARDE UIT INFORMATIE TE HALEN TRAINEN OF STILSTAAN Hier draait het om mensen en hun werkwijze. Training en opleiding kunnen mensen helpen inzicht te krijgen in de relatie tussen informatiebeheer en de winst- en verliesrekening. Het is nauwelijks te geloven, maar slechts 26% van de bedrijven heeft trainingsprogramma's inzake informatierisico's 3. Procedures, indien al aanwezig, worden maar al te vaak verkeerd begrepen en zelfs genegeerd. Hoewel 80% van de bedrijven een formeel beleid hanteert, ontbreekt het bij 64% aan bedrijfsbrede uitvoering hiervan 4. Bij bedrijven die papiervrije processen introduceren, is de allergrootste moeilijkheid de heroriëntatie van het personeel 5. SLECHTS 26% VAN DE BEDRIJVEN HEEFT TRAININGSPROGRAMMA'S INZAKE INFORMATIERISICO'S 3, 4 PwC and Iron Mountain, Beyond Good Intentions - The need to move from intention to action to manage information risk in the mid-market, juni AIIM Market Intelligence, Paper Wars 2014 BE-RM-EXT ironmountain.be 6

7 POSITIEVE ACTIES POSITIEVE BELEIDSMAATREGELEN Om de maximale waarde uit uw gegevens te halen en te zorgen voor een positief rendement, moeten organisatiebreed beleidslijnen en procedures worden toegepast. In deze beleidslijnen en procedures moet de vernietiging en bewaartermijn van documenten worden geregeld, bevoegde toegang, veilige opslag, verwijdering en digitalisering. Beleidslijnen koppelen de strategische richting aan de dagelijkse werkzaamheden. Met goed gedefinieerde beleidsregels en processen kunt u het informatiebeheer binnen uw organisatie begeleiden en besturen. VAN PAPIER NAAR DIGITAAL Gearchiveerde documenten kunnen worden gescand, maar elk document scannen is kostbaar en inefficiënt. Pay-as-you-go is meestal het voordeligste model. Hierbij kunt u de documenten scannen die u vaak voor onmiddellijk gebruik nodig hebt. Andere documenten, die u zelden gebruikt, kunnen op aanvraag worden gescand. PAY-AS-YOU-GO SCANNEN IS HET VOORDELIGSTE MODEL BE-RM-EXT ironmountain.be 7

8 POSITIEVE ACTIES PROBLEEMLOOS DOCUMENTEN OPZOEKEN Eén van de voordelen van de digitalisering van dossiers is de mogelijkheid om metagegevens als tags te gebruiken. Zo kunnen verschillende mensen een bepaald document vinden aan de hand van de meest relevante zoektermen. Op deze wijze kan de efficiëntie enorm worden vergroot, omdat de snelheid waarmee informatie wordt verplaatst en gebruikt, de waarde ervan voor uw bedrijf kan verhogen. Onderzoek toont aan dat mensen 26,5% effectiever werken als zij sneller en gemakkelijker toegang hebben tot informatie 6. En wanneer uw klanten te maken hebben met teams die rechtstreeks toegang hebben tot de noodzakelijke gegevens, worden ze sneller en beter geholpen. MENSEN ZIJN 26,5% EFFECTIEVER ALS ZE SNELLER EN GEMAKKELIJKER TOEGANG HEBBEN TOT INFORMATIE 6 Association for Information and Image Management BE-RM-EXT ironmountain.be 8

9 POSITIEVE ACTIES DIGITALISEREN OM TE OPTIMALISEREN In een digitale postkamer worden binnenkomende of intern gegenereerde documenten gescand om cruciale informatie te extraheren. Deze informatie is vervolgens direct beschikbaar, vanuit elke gewenste locatie, in digitale vorm. Uw mensen kunnen snel service verlenen aan de klanten en gemakkelijk documenten delen. De originele documenten kunnen veilig en voordelig offsite worden opgeslagen. PROCESSEN DIE PERFECT GESCHIKT ZIJN VOOR SCANNEN AANVRAAGFORMULIER CREDITCARD HR- MEDEWERKERS- BESTAND TECHNISCHE TEKENING VAN EEN PRODUCT Aanvraagproces creditcard Proces van rolwijziging medewerker Disciplinair proces Proces voor het vertrek van een medewerker Proces voor productreparatie Proces voor terughalen van producten Digitaliseren is investeren, maar onderzoek in 2014 heeft aangetoond dat 60% van de bedrijven die deze technieken heeft geïmplementeerd, binnen 18 maanden de investering had terugverdiend 7. Dezelfde studie onthulde dat digitale postkamers een groot aantal voordelen met zich meebrachten, met name een snellere doorlooptijd voor klanten en een verbeterde efficiëntie in het vervolgproces door de hogere kwaliteit van de gegevensregistratie 8. SCHADE FORMULIEREN FACTUUR /FORMULIER VOOR REISKOSTEN KLACHTEN- FORMULIEREN Schadeformulier verzekering, bijv. voor gezondheidszorg-, auto- of inboedelverzekering Crediteurenproces Proces voor het oplossen van klachten 7, 8 AIIM Market Intelligence, Paper Wars 2014 BE-RM-EXT ironmountain.be 9

10 SEE INFORMATION DIFFERENTLY PROFITEREN VAN MAXIMALE WAARDE Bedrijfsbrede beleidsregels en procedures, evenals processen die worden aangedreven door digitalisering, zijn belangrijke factoren bij het halen van de maximale waarde uit uw informatie. In het volgende hoofdstuk kijken we naar de kosten die zijn verbonden aan informatierisico's. BE-RM-EXT ironmountain.be 10

11 MAXIMAAL PROFITEREN VAN DEWAARDE KIJK UIT NAAR ONS VOLGENDE HOOFDSTUK HOOFDSTUK 3: WAT KOST HET ALS IK INFORMATIERISICO'S NEGEER? Wilt u meer weten over de voordelen van digitalisering? Download Een goed begin is het halve werk, de basisprincipes van digitalisering NU DOWNLOADEN INFORMATION ECONOMICS EBOOK

12 2015 Iron Mountain Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Iron Mountain en het logo van de berg zijn gedeponeerde handelsmerken van Iron Mountain Incorporated in de VS en andere landen. Alle andere handelsmerken en gedeponeerde handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve eigenaren. BE-RM-EXT BE