Cursus GroupWise. (geschikt voor zelfstudie en naslagwerk)

Cursus GroupWise (geschikt voor zelfstudie en naslagwerk) Versie 6.5 april 2007

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 2 INLEIDING... 3 BEGINVEREISTEN... 3 DOELSTELLINGEN.... 3 2. GROUPWISE - HET PROGRAMMA... 4 3. GROUPWISE BERICHTEN... 6 A. EEN BERICHT STUREN... 6 B. EEN BESTAND BIJVOEGEN... 7 C. ADRESBOEK... 8 E. MEER GEMAK DOOR GROEPEN IN HET ADRESBOEK... 9 F. EXTERNE MAIL... 10 4. GROUPWISE - DE POSTBUS LEZEN... 11 LEZEN EN BEANTWOORDEN VAN EEN BERICHT.... 11 LEZEN VAN EEN BIJLAGE BIJ EEN BERICHT... 11 EEN BERICHT DOORSTUREN... 11 VERZONDEN ITEMS... 12 EEN VERZONDEN BERICHT LEZEN... 12 EEN BERICHT OPNIEUW ZENDEN AAN EEN ANDERE PERSOON... 12 EIGENSCHAPPEN VAN EEN BERICHT BEKIJKEN... 12 EEN VERZONDEN BERICHT TERUGTREKKEN.... 12 5. GROUPWISE - AGENDA... 13 AGENDAWEERGAVE... 13 DE AGENDA MAP AANPASSEN... 13 EEN PERSOONLIJKE AFSPRAAK MAKEN (POSTEN)... 14 EEN PERSOONLIJKE AFSPRAAK VERPLAATSEN... 15 EEN AFSPRAAK MET OF VOOR ANDEREN MAKEN... 15 AFSPRAAK OP MEERDERE DATA TEGELIJK PLANNEN... 16 AFSPRAAKVOORSTELLEN ONTVANGEN... 17 INFORMATIE OVER AFSPRAKEN.... 17 ANDERE AGENDA WEERGAVE... 17 6. MACHTIGINGEN... 18 EEN GEBRUIKER MACHTIGEN... 18 ALS GEMACHTIGDE OPTREDEN... 20 DE POSTBUS OF AGENDA VAN EEN ANDER BEHEREN... 20 7. SAMENWERKING MET OFFICE PAKKETTEN... 21 8. GROUPWISE HELP... 22 WERKEN MET HELP VAN GROUPWISE... 22 BIJLAGE: AFDRUKKEN VAN GROUPWISE AFSPRAKEN... 23 BIJLAGE: WERKEN MET REGELS... 25 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, overgenomen of gekopieerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de afdeling opleidingen Gelre ziekenhuizen. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 2

Inleiding Groupwise is een programma (software) waarmee U het volgende kunt doen: elektronische berichten versturen (e-mail), agendabeheer, planning en documenten beheer. Beginvereisten. U hebt ervaring met de computer met Windows programmatuur zoals bijvoorbeeld MS Word. Dat blijkt uit: Het werken met vensters en bestanden (tekst), bekend met de taakbalk, startmenu e.d Beheersing van (basis) tekstverwerking en de technieken knippen, kopiëren, plakken De cursist kan met deze cursus zelfstandig en in eigen tempo mee aan de slag kan. De docent heeft de rol van begeleider c.q. coach Doelstellingen. Aan het eind van de cursus kunt u het programma Groupwise gebruiken om: berichten te lezen, te versturen en de postbus te beheren agenda beheer toe te passen (eigen agenda en eventueel die van anderen) een persoon te machtigen en zelf als gemachtigde optreden Wat U verder nog moet weten: Handelingen die moeten worden uitgevoerd worden voorafgegaan door een handje en staan vet gedrukt. Een Tip Wij wensen u veel succes met deze cursus! Cas Paauwe Afdeling Opleidingen Gelre ziekenhuizen ( april 2007) Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 3

2. GROUPWISE - Het Programma Groupwise bestaat uit drie onderdelen die zowel gezamenlijk maar ook apart te gebruiken zijn: GroupWise Notify Groupwise Adresboek en het eigenlijk programma GroupWise. Notify verzorgt de meldingen op op uw scherm (zie het wereldbolletje rechtsonder op de taakbalk). U werkt hier verder niet veel mee. Notify wordt automatisch opgestart. Adresboek en GroupWise zijn de programma s die in deze cursus aan bod komen. Alle akties staan vet gedrukt en worden voorafgegaan door het handje. Start Groupwise op (Klik op Startmenu>Gelre Applicaties >GroupWise> GroupWise7). U krijgt het volgende scherm. Dit is het hoofdvenster van Groupwise: De linker kolom heet de mappenlijst, rechts wordt de inhoud van de door U gekozen map getoond. U kunt dit vergelijken met de verkenner van Windows. Aan de rechterzijde wordt de inhoud getoond. Deze zal in het begin van de cursus leeg zijn. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 4

Klik op de map postbus en bekijk de inhoud van deze map. Deze is mogelijk leeg Als U een bericht wilt lezen dan dubbelklikt U in de rechter kolom op het bijbehorende pictogram (plaatje). Wijs met de muis de verschillende knoppen van deze werkbalk aan (niet erop klikken) om de gele uitleg per knop te zien Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 5

3. GROUPWISE BERICHTEN Met deze funktie kunt U zowel intern als extern een bericht (e-mail) versturen. Het voordeel van een elektronisch bericht is o.a de snelheid. Verder kan het bericht op elke willekeurige plek opgehaald en verstuurd worden. Een bericht heeft één of meer ontvangers, en er kunnen afschriften van worden verzonden. A. Een bericht sturen Klik op de knop Nieuw bericht maken op de werkbalk (alternatief: menu Bestand Nieuw Bericht). Het scherm Bericht Aan: verschijnt. U gaat een bericht aan de twee cursisten met de nummers, volgend op uw eigen cursistnummer sturen. De namen moeten in het veld Aan: getypt worden. Typ in het vak Aan: de letter C. Automatisch verschijnt nu een bijbehorende naam (cursist1). Met de pijl omlaag toets kunnen de volgende cursisten in het veld getoond worden. Als de gewenste naam verschijnt kunt u deze bevestigen met de Enter toets. Op dezelfde wijze kunt u de volgende namen kiezen. U kunt natuurlijk ook de hele naam gewoon intypen. Ga nu met de Tab toets of met de muis naar het vak Onderwerp; Typ het onderwerp van het bericht, Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 6

Ga naar het vak Bericht; typ de tekst van het bericht. Klik op de knop Zenden. Wilt U een afschrift van het bericht versturen, vul dan de afzender in het veld CC. (Carbon Copy) of BC. (Blind Copy - geheim afschrift) in. B. Een bestand bijvoegen Open het venster Bericht Aan:. Typ in het veld Aan: de naam van een cursist Geef een onderwerp aan en typ een tekst in het bericht venster. Klik op de knop met de Paperclip bovenin en kies bestand bijvoegen Zoek in dit nieuwe venster het bestand Lesbestand.doc op (N.B. mocht het bestand er niet zijn dan kiest U een ander Word document) en klik daar op Klik op OK. Het onderliggende venster Bericht aan verschijnt weer. Klik op Verzenden om het bericht met het bijgesloten bestand te verzenden. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 7

C. ADRESBOEK In plaats van het adres te typen kunt u dit ook kiezen uit het Adresboek. Standaard zijn er drie tabbladen in het adresboek aanwezig. In het Novell GroupWise Adress Book zijn alle namen opgenomen van de personen aan wie u een bericht kunt sturen. Dit adresboek wordt door de systeembeheerder samengesteld en kan niet gewijzigd worden. Daarnaast is er het adresboek Voorkeurlijst. In dit tabblad worden automatisch de adressen opgenomen die u gebruikt. Als derde is er het adresboek met uw eigen naam. Hierin kunt u zelf willekeurige adressen opnemen. Een bericht adresseren vanuit het adresboek. Klik op de knop. Het venster Bericht Aan verschijnt. Klik vervolgens op de knop Adresboek. Het venster Adresboek verschijnt. U ziet links het overzicht van alle adresgegevens in het adresboek. Als U met de muis op een naam wijst (niet klikken) komt er een geel hulpscherm met informatie Aan de rechterkant een kolom waar de namen in worden weergegeven voor het bericht dat verstuurd gaat worden. Zowel de namen voor de velden Aan:, CC: en BC: komen hier in te staan. Hoeveel mensen krijgen een bericht als dit voorbeeldmailtje verzonden zou worden? Selecteer de naam van de cursist met het nummer lager dan uw eigen cursistnummer door op de regel te klikken. Klik op de knop Aan: boven de rechter kolom. Selecteer de naam van de volgende cursist. Klik op de knop CC: en klik op de knop OK In de velden Aan: en CC: van het venster Bericht Aan: zijn nu de geselecteerde namen opgenomen. Typ een onderwerp en een bericht. Verstuur nu het bericht. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 8

E. MEER GEMAK DOOR GROEPEN IN HET ADRESBOEK Als het regelmatig voorkomt dat berichten naar bepaalde groepen van personen worden gestuurd, is het gemakkelijker om de adressering ineens te laten geschieden door middel van een daarvoor gemaakte Groep. Een persoonlijke groep maken en opslaan. Open nogmaals een nieuw bericht. Klik op de knop Adresboek op de werkbalk. Klik zo nodig op de tab Novell Groupwise Adress book of Voorkeurslijst Plaats de cursisten 1 tot en met 8, met uitzondering van uw eigen cursistnummer, in de rechterkolom. Klik op Docent en klik op CC in de rechter kolom Klik op de knop Groep opslaan onder de rechter kolom. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 9

Typ in het nieuw verschijnende venster in het veld Naam: een naam voor de zojuist gemaakte groep. Vermeld in het veld Opmerkingen: een omschrijving van de groep. Klik op OK. Klik in het adresboek op de tab met uw cursistnummer. Selecteer de groep die u zojuist gemaakt hebt. Klik op Details (of Informatie) om de gegevens te bekijken. Klik op Annuleren Klik (in het Adresboek) op Sluiten Een bericht sturen aan de leden van de groep Open het venster Bericht Aan:. Typ in het veld Aan: de naam van de groep die u heeft gemaakt. Maak het bericht af met een onderwerp en een berichttekst en verstuur het bericht. F. EXTERNE MAIL Tot nu toe hebben we alleen interne mail verstuurt. Externe mail gaat op precies dezelfde wijze, echter U dient het externe e-mail adres in te typen in het veld Aan:. Bijvoorbeeld: M.Jansen@hotmail.com (geadresseerde - at - provideradres). U kunt ook de externe namen in het adresboek (Voorkeurslijst of Uw eigen naam tabblad) opnemen en van daaruit oproepen. Mail ontvangen van extern: uw adres is: uwnaam@gelre.nl. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 10

4. GROUPWISE - De Postbus lezen Als er nieuwe berichten in uw postbus zijn wordt dit aangegeven via een melding op uw scherm of in het Groupwise Notify pictogram. In de postbus wordt een nog niet geopend bericht getoond met een vette tekst en een gesloten enveloppe: Lezen en beantwoorden van een bericht. Dubbelklik op het bericht dat U wilt lezen. Lees het bericht, klik vervolgens op de knop Antwoorden Het venster Antwoord verschijnt: Klik op het keuzerondje dat U wenst en plaats een Τ (vinkje) in het vakje Oorspronkelijk bericht opnemen. Klik vervolgens op OK Typ een antwoord en verstuur dit. Lezen van een bijlage bij een bericht Als er een bijlage bij een bericht is toegevoegd wordt dit aangegeven door een paperclip symbool naast de enveloppe Dubbelklik in de postbus op een binnengekomen bericht met bijlage. In het veld Bijlagen staat het bestand dat is bijgevoegd. Dubbelklik daarop om het te lezen. Het bijbehorende programma (bijvoorbeeld Word of Excel) wordt opgestart. Sluit dit weer af na de bijlage te hebben gelezen. Extra optie: Door met de rechter muisknop te klikken op het bestand kan met de keuze Opslaan als het bestand onder een eigen naam en in een eigen map worden opgeslagen. Sluit het venster Bericht Van:. Een bericht doorsturen Een binnengekomen bericht kunt u ook doorsturen naar anderen. Dit doorsturen werkt op dezelfde wijze als het sturen van een bericht. Bij doorsturen zal het primaire bericht worden verzonden als bijlage. Indien gewenst kunt U dit zelf nog eens oefenen. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 11

Verzonden items Berichten die U heeft verzonden kunt U zelf ook weer zichtbaar maken. Er zijn daarbij verschillende mogelijkheden: Opnieuw lezen wat U precies geschreven heeft. Een bericht opnieuw verzenden naar anderen of gecorrigeerd naar de oorspronkelijke geadresseerden. U kunt nagaan wie het bericht heeft ontvangen, geopend of verwijderd en andere relevante informatie inzien. U kunt een bericht terug trekken als ontvangers het bericht nog niet hebben gelezen. Verzonden berichten kunnen zichtbaar gemaakt worden in de map Verzonden items. Een verzonden bericht lezen Selecteer de map Verzonden items in de linker kolom van het GroupWise venster. Klik met de rechter muisknop op het bericht dat U wilt lezen. Er verschijnt een snelmenu Bekijk de mogelijkheden van dit snelmenu goed. Klik op de optie Openen. Klik, als U klaar bent met lezen op de knop Sluiten. Een bericht opnieuw zenden aan een andere persoon Klik met de rechter muisknop op het bericht dat u opnieuw wilt verzenden. Selecteer Opnieuw zenden in het snelmenu. Verwijder de naam van de persoon die het bericht heeft ontvangen door die naam te selecteren en op de toets Delete te drukken. Vul een andere persoon als geadresseerde in. Klik op de knop Zenden. Klik op Nee bij de vraag Origineel item intrekken?. Eigenschappen van een bericht bekijken Klik met de RECHTER muisknop op het verzonden bericht waarvan U de eigenschappen wilt bekijken. In het eigenschappenvenster staat alle relevante informatie over het bericht. Sluit het venster. Een verzonden bericht terugtrekken. Klik met de rechter muisknop op het bericht dat U wilt terugtrekken. Selecteer Verwijderen in het snelmenu. Klik in het keuzevakje voor Alle postbussen. Klik op de knop OK. Het bericht is in de map Prullenbak geplaatst in de linker kolom van uw GroupWise venster. De verwijdering kan eventueel weer ongedaan gemaakt worden. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 12

5. GROUPWISE - AGENDA Met Groupwise Agenda beheert u uw planning. In uw agenda kunt U afspraken, taken en notities bekijken in verschillende formaten. U kunt deze gegevens lezen, opslaan en ook afdrukken in verschillende formaten. Er zijn drie agenda-structuren voor het bekijken van afspraken, taken en notities. Op deze wijze kunt U handig de informatie organiseren. Agendaweergave U kunt alle geplande GroupWise-items bekijken in dag-, week- of jaarformaat, of in een ander, door uzelf te specificeren speciaal formaat. Klik op het agenda icoon in de linker kolom van uw GroupWise hoofdvenster. De agenda map aanpassen In de map Agenda kunnen naar wens meer of minder dagen worden getoond. Ook het weergeven van Afspraken, Notities en Taken, kan naar wens worden in- of uitgeschakeld. de Klik zo nodig op weekagenda (Knop:. Pas de lay-out aan door te klikken op verschillende knoppen. Een keer op de knop klikken: optie Aan; nogmaals klikken: optie Uit. Klik op de knoppen van de agendabalk: Wat gebeurt er met uw agenda? Probeer ook de andere knoppen en kijk naar het effekt op uw agenda Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 13

Een persoonlijke afspraak maken (posten) Maak voor volgende week maandag een afspraak voor een overleg met uw afdelingshoofd. De begintijd van de afspraak is om 9 uur en een eindtijd van 9.30 uur. Klik op de knop Vandaag. Dubbelklik in de agendaruimte (het witte Afsprakengebied) op 9:00. Een nieuw venster opent zich: Typ in het veld Onderwerp: Werkoverleg afd.hoofd en daaronder in Plaats: de tekst vergaderzaal1. Klik op het kloksymbool rechts van het venster met de tijd Sleep de rode driehoek in het venster Tijdinvoer naar boven totdat de eindtijd op 9:30 uitkomt. Klik in het venster Tijdinvoer op OK Klik op de knop Posten. In het Afsprakenvenster wordt de afspraak nu weergegeven. Er is een aanduiding van de begin- en eindtijd, het onderwerp en tussen haakjes de plaats (overigens wel afhankelijk van de grootte van uw GroupWise venster). Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 14

Een persoonlijke afspraak verplaatsen Dubbelklik in het afsprakenvenster op de begintijd van de zojuist gemaakte afspraak. Het venster Geposte afspraak opent zich weer Klik op het kalendersymbool rechts van het venster Begindatum: Ga met de toets pijl omlaag naar de maandag een week later. Klik op OK Klik op een van de twee kloksymbolen. Kies als begintijd 16:00 uur en als eindtijd 16:30 uur. Klik op de knop OK. Typ in het veld Bericht: de tekst Op verzoek van het hoofd is de afspraak verzet. Klik op de knop Posten. U bent nu weer terug in het agendavenster. Zoek de datum waarnaar de afspraak is verplaatst op. Dit kan zo nodig via de menubalk Beeld Ga naar datum. Klik in het kalenderoverzicht op de datum waar de afspraak naar toe verplaatst is. Dubbelklik op de afspraak om de gegevens in het berichtenveld te lezen. Klik na het lezen op de knop Sluiten Een afspraak met of voor anderen maken Maak een afspraak met de drie cursisten die een cursistnummer hebben, volgend op uw eigen cursistnummer. Probeer een afspraak te plannen van anderhalf uur. Klik in de WERKBALK op de KNOP. Een nieuw venster (Afspraak Aan:) opent zich. Uw eigen naam is al ingevuld. (Als u alleen een afspraak in de agenda van een ander wilt plannen dient u uw eigen naam hier te verwijderen). Voeg - door in te typen of via het adresboek - de namen toe van de personen met wie u de afspraak gaat plannen. Vul de velden Plaats:, Onderwerp: en Bericht: in. Klik op een kloksymbool om de tijdsduur in te stellen. Sleep de rechter driehoek naar beneden zodat de duur op anderhalf uur wordt gezet. Klik in het venster op de knop: Hiermee kunt u zien op welke momenten de agenda van de personen, voor wie u een afspraak wilt plannen, nog vrij is. Vergroot indien nodig het venster met de knop maximaliseren Klik op de knop Automatisch selecteren. Bekijk de mogelijkheden. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 15

De eerste mogelijkheid wordt nu weergegeven door middel van de rechthoek in de datumvelden. De gearceerde delen geven afspraken aan in de agenda van de betreffende personen. Door nogmaals op Automatisch selecteren te klikken wordt de volgende vrije mogelijkheid aangegeven. Het is tevens mogelijk om de rechthoek te slepen naar een gewenst tijdstip of op een gewenste tijd in het schema te klikken. Klik op OK. Verzend de afspraak. Afspraak op meerdere data tegelijk plannen Plan in uw agenda roostervrije dagen op de volgende data: 8 maart, 2 april en 3 juni. Klik op de knop Nieuwe afspraak plannen Selecteer in het venster Afspraak aan het veld met de begintijd en typ in dit veld een 0. Selecteer het veld Duur: en typ hier 1 dag. Klik op het kalendersymbool naast de begindatum. Klik in het venster Datuminvoer op de knop Herhaling. Het venster Herhaling verschijnt met een jaaroverzicht. Selecteer in dit jaaroverzicht de gewenste data. Klik op OK. Typ in het veld Onderwerp: de tekst Roostervrij. Klik op de knop Verzenden. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 16

AFSPRAAKVOORSTELLEN ONTVANGEN Afspraak verzoeken komen binnen via uw postbus. Een binnenkomend verzoek wordt gemeld, net zoals binnenkomende berichten, met een envelop naast het postbus symbool. In de postbus wordt het verzoek aangegeven met een agenda en klok symbool: Bovendien wordt de afspraak cursief in uw agenda geplaatst. U kunt de gegevens voor de afspraak zowel vanuit de postbus als vanuit de agenda inzien, accepteren en weigeren. INFORMATIE OVER AFSPRAKEN. In de map Verzonden items worden de afspraak verzoeken weergegeven die u heeft verstuurd. Aan de symbolen voor de verzoeken is te zien of de afspraken door alle ontvangers zijn geaccepteerd. Afspraak door alle ontvangers geaccepteerd. Afspraak (nog) niet door alle ontvangers geaccepteerd. Specifieke informatie over een afspraakverzoek of bericht is in te zien in het eigenschappen venster. U opent dit door rechts op de afspraak of het bericht te klikken. Probeer dit eens! ANDERE AGENDA WEERGAVE In het voorgaande heeft u gewerkt met de basis agenda in de map Agenda van GroupWise. Deze map heeft u aangepast aan uw eigen wensen. Het is echter ook mogelijk om andere agenda weergaven te tonen. Klik op de knoppenbalk bovenin op de pijl naast de knop Agenda openen op de werkbalk.klik in het nu verschijnende menu op bijv.bureau-agenda Het agendaontwerp verschijnt in een nieuw venster. Alle hiervoor geoefende functies zijn in dit ontwerp ook mogelijk. Selecteer nog een aantal andere agenda ontwerpen en bekijk deze Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 17

6. MACHTIGINGEN Het gebruik van Machtigingen is een krachtige funktie binnen Groupwise. U kunt hiermee het gemak en de flexibiliteit van het programma benutten Door het machtigen kunt U - via de beveiligingsopties van GroupWise - andere gebruikers rechten toe te kennen voor uw eigen agendagegevens en berichten. Voor iedere persoon afzonderlijk kunt u bepaalde rechten toewijzen. Door één of meerdere personen op deze wijze te machtigen, kan de ander als gemachtigde optreden voor uw postbus of agenda. Dit gaan we oefenen. Een gebruiker machtigen Een machtiging geven aan een ander gebeurt via de toegangslijst in de beveiligingsopties. Geef nu de cursist met het één hogere cursistnummer als uw eigen nummer rechten voor uw postbus en agenda. Klik in de menubalk op Extra, Opties... U ziet dit nieuwe venster. Dubbelklik op Beveiliging en klik op de tab Toegang voor gemachtigde Vul in het vakje NAAM - eventueel via de naastliggende knop Adresboek - de naam in van de persoon die u wilt machtigen. Klik op de knop Gebruiker Toevoegen. De gebruiker wordt nu in het lijstje daaronder weergegeven. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 18

Selecteer de persoon die U wilt machtigen ( door er 1 keer op te klikken). Selecteer dan (in het vak toegangsrechten) door middel van de afvinkhokjes de rechten die u wilt toekennnen. Vak Naam Vak Toegang Vak Toegangsrechten Zorg ervoor dat de machtiging goed is toegekend. Een veel voorkomende fout is bijvoorbeeld dat de eerste optie <Toegang alle gebruikers> is aangeklikt en daaraan zijn rechten toegekend. Dit betekent dat iedereen in GroupWise is gemachtigd Klik - na controle - op OK en daarna in het onderliggende venster op Sluiten. De machtiging is nu verleend maar nog niet aktief. De ontvangende moet de machtiging van zijn /haar kant nog bekrachtigen. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 19

ALS GEMACHTIGDE OPTREDEN Om als gemachtigde op te treden dient U eerst rechten te verkrijgen. Dat is hiervoor zojuist gedaan. Nadat dit is gebeurd moet U de naam van die persoon aan uw lijst van gemachtigden toevoegen. U accepteert als het ware de machtiging. Een gebruiker aan de lijst toevoegen Klik op de knop linksboven in uw GroupWise Hoofdvenster en selecteer Gemachtigde... Vul, eventueel via het adresboek, de naam in van de persoon die aan u rechten heeft toegekend. Klik op OK. Hierna komt u direct in de postbus of agenda van de persoon die u heeft toegevoegd aan uw lijst. De postbus of agenda van een ander beheren Aan de naam in de balk boven in uw GroupWise venster kunt u zien van welke gebruiker de gegevens zijn die op uw scherm staan. Via de knop Gemachtigde links onder in het venster kunt u nu wisselen tussen de postbus en agenda van u zelf en de persoon waarvoor u als gemachtigde optreedt. Ga, als uw eigen agenda op het scherm staat, naar de agenda van de persoon waarvoor u als gemachtigde optreedt. Onderzoek, door het plannen van een afspraak in de agenda, of u rechten heeft om te schrijven of dat u alleen mag lezen. Ga terug naar uw eigen agenda. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 20

7. Samenwerking met Office pakketten Als GroupWise op uw Computer geïnstalleerd is zult U een aantal veranderingen merken. GroupWise kan samenwerken met de Office applicaties zoals Word en Excel. Dit is afhankelijk van de installatie (door automatisering). U kunt mogelijk vanuit Word of Excel Groupwise opstarten. In het menu Bestand (van Word of Excel) zijn dan extra opties aanwezig: De optie bericht verzenden roept GroupWise op en zal het aktieve Word document als bijlage invoegen. U kunt direkt een bericht verzenden. Dit kost wel even tijd. ( In Word en Excel is het soms niet meer mogelijk om via het kruisje bovenaan de menu-balk af te sluiten. U sluit dan af via: Menubalk Bestand Afsluiten of toetsencombinatie ALT + F4 U kunt zelf ook veel nieuwe funkties/mogelijkheden ontdekken. Wij wensen U veel sukses en plezier met het pakket GroupWise. CURSISTEN LESLOKAAL: U DOET ONS EEN PLEZIER ALS U MEEHELPT DE IN DEZE CURSUS GEMAAKTE BESTANDEN, GROEPEN EN MACHTIGINGEN TE WISSEN ALS U KLAAR BENT. HARTELIJK DANK. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 21

8. GROUPWISE HELP Als U problemen hebt bij het werken met GroupWise, kunt U op verschillende manieren hulp krijgen. Er is altijd Help beschikbaar via het programma zelf. Mocht U er daarmee niet uitkomen kunt U de helpdesk bellen. Ook kan de HELP functie U verder ondersteunen om zelf nieuwe functies aan te leren. Werken met Help van GroupWise. De help funktie is op diverse manieren beschikbaar, vergelijkbaar met de help funktie van het programma Windows. Probeer dit naar wens uit. A. Hoe kan ik: geeft een lijst van Help-onderwerpen, gerangschikt naar taken. Klik op menubalk: Help Help-onderwerpen Inhoud Dubbelklik op Hoe... B. Index, zoeken op trefwoord Klik op Help Help-onderwerpen Index Type in de box een trefwoord Dit is het einde van deze cursus. Wij wensen U veel succes en plezier met GroupWise. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 22

Bijlage: Afdrukken van GroupWise afspraken 1. In het hoofdscherm van GroupWise klik op Bestand en selecteer de optie Agenda afdrukken. Onderstaand scherm wordt geopend. 2. In het tabblad Formulier de volgende opties selecteren: Type: Maand ; Beschikbare formulieren: Opeenvolgende maand ; Formulierformaat: A4 ; Afdrukstand: Liggend 3. In het tabblad Inhoud desgewenst de volgende opties selecteren: 4. In het tabblad Opties de volgende opties selecteren: Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 23

5. Als laatste kiezen voor afdrukken, hiermee wordt een overzicht van uw afspraken op uw standaard printer afgedrukt. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 24

Bijlage: Werken met regels In deze bijlage ziet U een aantal schermen om een regel (automatische handeling door U ingesteld) te maken om een automatisch bericht terug te sturen dat U met vakantie bent. Klik op Menu: Extra > Regels. Klik op de knop Nieuw. Voorwaarden instellen : Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 25

Antwoord instellen: Klik op Acties Toevoegen > Antwoord Type Uw bericht in dit venster. Klaar: Klik op OK U keert terug naar het vorige scherm. Klik op opslaan. U kunt de regel (die gelijk actief is, dit ziet U door het vinkje ervoor) ook tijdelijk deactiveren door het vinkje ervoor weg te halen. Onderstaand voorbeeld toont 2 actieve regels: Van een eenmaal ingestelde regel kunt U veel gemak hebben. Veel succes. Opleidingen - Gelre ziekenhuizen 26