Central Station Urenregistratie

Central Station Urenregistratie

Doel van deze cursushandleiding Deze cursushandleiding moet een ongeoefende gebruiker in staat stellen om binnen twee uur zijn of haar urenregistratie met behulp van Central Station Urenregistratie programma uit te voeren. Namens Obec Software Engineering BV / Turpin Vision wens ik u toe dat u na het doorwerken van deze cursushandleiding vol vertrouwen en met plezier met Central Station Urenregistratie aan het werk kunt. Getekend, Ebo Dieben Obec Software Engineering BV / Turpin Vision 3 / 27

4 / 27

Inhoud 1 Over deze cursushandleiding...7 1.1 Conventies... 7 1.2 Terminologie... 8 2 Urenregistratie starten...9 2.1 Urenregistratie starten... 9 2.1.1 Urenregistratie starten vanuit Central Station... 9 2.1.2 Urenregistratie starten als apart programma... 9 2.2 Periode selecteren... 10 3 CS Urenregistratie: concept in een notendop...11 3.1 Urenformulier... 11 3.2 Urenregel... 11 3.2.1 Taken, afspraken en contacten in urenformulier importeren... 11 4 Urenformulier...12 4.1 Opbouw scherm... 12 4.1.1 Eigenschappen urenformulier... 12 4.1.2 Urenregels... 13 4.2 Aanmaken nieuw urenformulier... 14 4.3 Opslaan urenformulier... 14 4.4 Toevoegen commentaar... 15 4.5 Indienen urenformulier... 16 5 Invoeren uren...17 5.1 Toevoegen urenregel... 17 5.1.1 Project zoeken... 18 5.1.2 Saldo formule... 18 5.2 Verwijderen urenregel... 19 5.3 Invoeren gewerkte uren... 20 5.3.1 Uren in de urenregels... 20 5.3.2 Aanvangstijd en vertrektijd en contractgegevens... 20 5.4 Commentaar... 22 5.5 Kilometerdeclaraties... 22 6 Koppeling Central Station...26 6.1 Voorstelberekening voor urenformulier... 26 6.2 Afspraken en taken... 27 6.3 Contacten... 27 5 / 27

6 / 27

1 Over deze cursushandleiding De makers van deze cursushandleiding zijn ervan uitgegaan dat de deelnemende cursisten een gedegen Windows-kennis hebben. Cursisten dienen bekend te zijn met termen en handelingen die binnen Windows als gangbaar worden beschouw. 1.1 Conventies Deze paragraaf beschrijft de schrijfwijzen zoals in deze cursushandleiding gehanteerd worden. Procedures In de cursushandleiding zult u diverse procedures tegenkomen. Deze procedures vormen een letterlijke beschrijving hoe een bepaalde handeling uit te voeren. Denk daar bij aan het aanmaken van een urenregel. Alle procedures worden in het lettertype Courier New weergegeven, waardoor ze direct als zodanig herkenbaar zijn. Toetsaanslagen Bijna alle acties in Central Station zijn uit te voeren met behulp van de muis. Het komt echter ook voor dat u uw toetsenbord moet gebruiken. Toetsaanslagen staan in deze cursushandleiding tussen tags: <F8>, <Enter>, <Shift> Titels van venster Titels van vensters worden vet weergegeven:. Het venster Selecteer periode. Titels van velden Titels van velden worden cursief weergegeven: Het veld Startdatum. Menu-opties Menu-opties worden cursief en tussen aanhalingstekens weergegeven: De optie Zoek project. Extra Stof die u kunt beschouwen als een extra verdieping, wordt aangeduid met (Extra). Doen!! In de cursushandleiding wordt u gevraagd bepaalde handelingen uit te voeren en/of om zelf op onderzoek uit te gaan. Dit steeds terugkomende onderdeel wordt aangeduid met Doen!! Het onderdeel Doen!! helpt u zeer gericht kennis te maken met Central Station en zojuist uitgelegde handelingen uit te voeren. 7 / 27

1.2 Terminologie Inlogvenster Venster Root Invoerveld Selectievakje Keuzevakje/radiobutton Opdrachtknop Keuzemenu Optie Rechtermuismenu / Snelmenu Tekst selecteren Mappen slepen Venster waarin de gebruikersnaam en het wachtwoord ingegeven moeten worden. Vensters die worden geopend na een keuze binnen het rechtermuismenu of een sneltoets. Het eerste niveau van de archiefboom. De mappen die u ziet wanneer de boom gesloten is, staan in de root. kan worden. Normaal veld in een venster waar tekst ingevoerd Vierkantjes die geactiveerd kunnen worden met een muisklik. In een geactiveerd selectievakje staat een vinkje. Rondjes die geactiveerd kunnen worden met een muisklik. Een geactiveerd keuzevakje is zwart. Er is maar één keuze mogelijk. Koppen als Ok, Annuleer', Bladeren, etcetera. Rolmenu oftewel pulldownmenu. Lijst met keuzes die zichtbaar wordt zodra er op het zwarte driehoekje geklikt wordt. Een keuze uit het (rechtermuis)menu. Menu dat verschijnt na op de rechter muisknop te hebben gedrukt. Welke opties die dit menu bevat, is afhankelijk van de plaats van waaruit het rechter muismenu is opgeroepen. Het selecteren van een woord of stuk tekst gaat als volgt: houd de muisaanwijzer boven een stuk tekst of woord. De muisaanwijzer zal veranderen van een pijltje in. Door de te slepen met de muis zal de tekst geselecteerd worden. Binnen Central Station is het mogelijk om mappen te verslepen. Dit kan bijvoorbeeld vanuit de archiefboom naar ontvangers van een e-mail. U klikt op de map en houdt de linkermuisknop ingedrukt terwijl u de muis verplaatst naar het doel. Afhankelijk van de status van de muisaanwijzer kunt u de map loslaten op het doel: geeft aan dat het niet toegestaan is de map hier los te laten. is om de map hier los te laten. geeft aan dat het mogelijk 8 / 27

2 Urenregistratie starten U kunt Central Station Urenprogramma op twee manieren starten. Hoe dit in zijn werk gaat, wordt behandeld in dit hoofdstuk. Leerdoelen Na het doornemen van dit hoofdstuk kunt u: Central Station Urenregistratie opstarten; inloggen; 2.1 Urenregistratie starten 2.1.1 Urenregistratie starten vanuit Central Station Op het hoofdscherm van Central Station bevindt zich een icoontje in de knoppenbalk. 1) Klik op het icoontje van Central Station Urenregistratie om het programma op te starten. 2) Ga verder naar paragraaf 2.2. 2.1.2 Urenregistratie starten als apart programma De urenverantwoording kan ook als een losse applicatie worden opgestart maar dat is op dit moment niet aan de orde. 9 / 27

2.2 Periode selecteren Als voor de huidige datum (vandaag) nog geen urenformulier is aangemaakt, opent zich het venster Selecteer periode (zie hoofdstuk 3). Standaard is de periode geselecteerd waarop de huidige datum betrekking op heeft. 1) Selecteer de periode waarop u uren wilt schrijven. 2) Klik op OK. 3) U ziet het venster Aanmaken nieuw urenformulier. (zie hoofdstuk 4) 4) Klik op OK. Voor de geselecteerde periode wordt een urenformulier aangemaakt. 5) Het hoofdvenster verschijnt. Doen!! Start Central Station Urenregistratie op zoals in dit hoofdstuk beschreven. 10 / 27

3 CS Urenregistratie: concept in een notendop Voor het tijdschrijven en het opvoeren van kilometerdeclaraties is binnen Central Station een aparte module ontwikkeld: Central Station Urenregistratie. In dit hoofdstuk wordt de gedachte achter het urenregistratie programma uitgelegd. Leerdoelen Na het bestuderen van dit hoofdstuk begrijpt u: wat er met urenformulieren wordt bedoeld; wat een urenregel is; wat een project, activiteit en uursoort is. 3.1 Urenformulier Nadat u in dienst bent getreden bij uw werkgever wordt u verzocht om uw gewerkte uren te registreren. Uw werkgever heeft een jaar opgedeeld in perioden. Per periode (bijvoorbeeld week) dient u een urenformulier in te vullen welke u aan het eind van de periode indient. Op dit urenformulier geeft u aan wat u heeft gedaan en hoeveel tijd u daaraan heeft besteed. Daarbij is het de bedoeling dat u alle uren declareert, welke ook op uw dienstverband staan. 3.2 Urenregel Uren worden geboekt op projecten, activiteiten en uursoorten. De combinatie van project, activiteit en uursoort wordt urenregel genoemd. Een urenformulier bestaat uit door u geselecteerde urenregels, waarop per dag het aantal gewerkte uren kan worden geboekt. Project Activiteit Uursoort verzameling van activiteiten waarvoor bijvoorbeeld verantwoording voor moet worden afgelegd naar een opdrachtgever (bijvoorbeeld direct cliënten contact) bepaalde werkzaamheid die is uitgevoerd met betrekking tot het geselecteerde project (bijvoorbeeld vergaderen) specificatie van de geregistreerde tijd. Dit geeft bijvoorbeeld inzicht of uren direct of indirect betrekking hebben op betreffende project/activiteit 3.2.1 Taken, afspraken en contacten in urenformulier importeren Binnen Central Station wordt op verschillende plekken eigenlijk al tijd geregistreerd. Zo kunnen reeds afspraken worden gemaakt in de agenda en kan ook bij het aanmaken van contactmomenten met cliënten worden aangegeven hoeveel tijd daar aan besteed is. Verderop zal worden behandeld hoe deze reeds eerder ingevoerde tijdsregistratie kan worden overgenomen zodat dit geen dubbel werk oplevert. 11 / 27

4 Urenformulier In dit hoofdstuk zal het urenformulier worden uitgelegd. Leerdoelen Na het doornemen van dit hoofdstuk weet u: wat alle velden betekenen op het urenformulier; hoe u een nieuw urenformulier aan moet maken; hoe u het urenprogramma af kunt sluiten. 4.1 Opbouw scherm Het hoofdscherm bestaat uit grofweg twee delen: 1) Eigenschappen urenformulier 2) Urenregels 1 2 4.1.1 Eigenschappen urenformulier Opvoerperiode-jaar Periode Medewerker Datum Dienstverband Jaar waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Periodenummer waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Medewerker waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Startdatum en einddatum van betreffende periode Dienstverband waar betreffende urenformulier betrekking op heeft Met behulp van dit icoontje kan een andere periode en / of dienstverband worden gekozen. Toont eigenschappen van betreffende medewerker (indien opgestart vanuit CS) 12 / 27

Status Sluiten Wordt gebruikt om een urenformulier in te dienen, terug te trekken, goed te keuren of af te keuren. Naast de knop status wordt de status van het huidige formulier weergegeven Sluit het urenprogramma Dit icoontje toont commentaar op het huidige urenformulier Als op de datum wordt geklikt, wordt de gehele kolom geselecteerd (groen) Als op de dag wordt geklikt, wordt een voorstel gedaan voor betreffende dag. Daarbij wordt een overzicht gecreëerd van alle taken, afspraken en contactmomenten uit Central Station, waaraan een project, activiteit en uursoort is gekoppeld. 4.1.2 Urenregels Een urenregel is een combinatie van een project, activiteit en uursoort waarop uren kunnen worden geboekt. Knoppen Nieuw Verwijderen Opent venster om nieuwe urenregels toe te voegen Verwijdert geselecteerde urenregel Rijen en kolommen Project Taak Uursoort Saldo (oud) Ma Vr Totaal (van regel)) Saldo (nieuw) Totaal (van kolom) Compensatie Contract Toont projectnaam waar urenregel betrekking op heeft Toont taak waar urenregel betrekking op heeft Toont uursoort waar urenregel betrekking op heeft Toont aantal uren welke in het verleden op betreffende regel zijn geboekt Toont alle dagen waarop urenformulier betrekking op heeft. Hier kunnen per regel het aantal uren op worden geregistreerd Totaal aantal uren van betreffende regel in betreffende periode Totaal aantal uren tot en met betreffende periode Toont totaal aantal uren van bepaalde datum Toont aantal uren dat gebruikt moet worden ter compensatie (compensatie = aantal contract uren - totaal aantal uren Toont aantal uren dat geboekt dient te worden op betreffende dag Als op het aantal contracturen wordt geklikt, kan worden ingegeven hoeveel uur die dag is gewerkt en wordt een overzicht getoond van het aantal contracturen Door middel van een dubbelklik op een uurcel kan commentaar op betreffende uurcel worden toegevoegd. 13 / 27

4.2 Aanmaken nieuw urenformulier Per periode dient een nieuw urenformulier aangemaakt te worden. Als nog geen urenformulier is aangemaakt voor bepaalde periode, dient de volgende procedure gevolgd te worden: 1. Klik op selecteer periode 2. U ziet het venster Selecteer periode. 3. Selecteer de gewenste periode. 4. Selecteer het gewenste dienstverband (indien van toepassing) 5. Klik op OK. 6. U ziet het venster Aanmaken nieuw urenformulier. Vervolgens zijn er twee mogelijkheden: U kiest voor een leeg urenformulier (blank) U kiest ervoor om de reeds aangemaakte urenregels uit een ander urenformulier over te nemen. U kunt hierbij een periode selecteren waarvan u de urenregels wilt overnemen. 7. Klik op OK. 8. Het nieuwe urenformulier verschijnt, waarbij al dan niet alle urenregels uit een gekozen periode worden gekopieerd. Blanco urenformulier Aangemaakt urenformulier Ingediend Goedgekeurd Afgekeurd Geen dienstverband Doen!! Maak een nieuw urenformulier aan, zoals beschreven in deze paragraaf. 4.3 Opslaan urenformulier Urenregels worden niet automatisch in de database opgeslagen. Daarom wordt bij het afsluiten van een urenformulier gevraagd of wijzigingen in de database opgeslagen dienen te worden. Tevens kunt u het formulier handmatig opslaan door via het menu bestand op opslaan te klikken. 14 / 27

4.4 Toevoegen commentaar Per urenformulier kan commentaar worden toegevoegd: 1) Klik op toevoegen commentaar. 2) Typ de gewenste tekst in. 3) Klik op OK om het commentaar toe te voegen. Om commentaar te vergrendelen, zodat het vervolgens niet meer kan worden aangepast, dient u de volgende stappen te ondernemen: 1) Klik op toevoegen commentaar. 2) Typ de gewenste tekst in. 3) Klik op Toevoegen commentaar en bescherm inhoud. 4) Het volgende venster verschijnt. 5) Type gewenste commentaar in en klik op OK. 6) De huidige inhoud kan niet meer aangepast worden 7) Klik op OK om wijzigingen op te slaan. Doen!! Voeg commentaar toe, zoals beschreven in deze paragraaf. 15 / 27

4.5 Indienen urenformulier Als een urenformulier is ingevoerd, kan deze worden ingediend. Dit gebeurt met de knop status. Als op deze knop wordt geklikt, verschijnt een keuzemenu (zie afbeelding). Klik op indienen om het formulier in te dienen. Let op: Goedgekeurde urenformulieren kunnen niet meer worden gewijzigd Alleen ingediende urenformulieren kunnen worden teruggetrokken Als een urenformulier reeds is ingediend, kan deze worden teruggetrokken totdat deze is goedgekeurd of afgekeurd. Formulieren kunnen alleen worden goedgekeurd of afgekeurd door daardoor gerechtigde personen. In onderstaand schema is weergegeven hoe de status van een urenformulier kan veranderen. Niet ingediend terugtrekken Indienen Ingediend Indienen Goedkeuren Afkeuren Goedgekeurd Afkeuren / goedkeuren Afgekeurd 16 / 27

5 Invoeren uren In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe urenregels aangemaakt kunnen worden. Leerdoelen Na het doornemen van dit hoofdstuk kunt u: urenregels aanmaken; per dag het aantal uren specificeren voor een bepaalde urenregel; commentaar toevoegen aan een bepaalde urenregel; kilometerheffing opvoeren. 5.1 Toevoegen urenregel Een urenformulier bestaat uit een verzameling van urenregels waar per dag uren op worden geboekt Uren worden geboekt op een combinatie van drie eenheden: Project Activiteit Uursoort 1) Klik op het urenformulier op nieuw. 2) Onderstaande venster,selectie project, wordt geopend. 3) Selecteer middels de linkermuisknop een project, activiteit en uursoort. 4) Klik op toevoegen en sluiten. 5) De urenregel wordt toegevoegd en het venster gesloten. Om meerdere regels toe te voegen kan op toevoegen worden geklikt; het venster wordt dan niet gesloten. 17 / 27

Let op: Per project kan uit een andere verzameling van activiteiten bestaan: deze wordt bepaald door de applicatiebeheerder. Ook kan de standaard waarde per project verschillen. Per project / activiteit kan een andere verzameling van uursoorten bestaan, waarbij ook de standaard uursoort kan verschillen. Voor elk project is een standaard activiteit gedefinieerd en per activiteit een standaard uursoort (vet gedrukt). Selecteer niet automatisch de standaard. Doen!! Voeg een aantal urenregels toe, zoals beschreven in deze paragraaf. 5.1.1 Project zoeken Met behulp van de zoekoptie kunnen projecten worden gezocht: 1) Klik op het zoekveld. 2) Typ uw zoekterm in. 3) Klik op het loepje (zie afbeelding) of druk op <Enter>. 4) Voer stap 3 meerdere malen uit om door de gehele projectboom te zoeken. U kunt ook op de reeds vertrouwde manier zoeken met het loepje. Zoekt naar eerstvolgende voorkomen van ingevoerde zoekterm. Vouwt de gehele projectboom dicht. Vouwt de gehele projectboom open. Zoeken naar projecten zoals u reeds gewend bent binnen Central Station. 5.1.2 Saldo formule Per urenregel kan worden aangegeven wat de rekenformule is. Per regel kan worden aangegeven: 1. Of geboekte uren aan beginsaldo toegevoegd of van beginsaldo afgetrokken moeten worden 2. Het aantal uren dat aan beginsaldo toegevoegd dient te worden (kan negatief zijn) Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld opgenomen vakantiedagen af te trekken van vakantiedagenpotje. Standaard staat dit op toevoegen met het saldo 0. Dus alleen als u een startsaldo wilt ingeven of indien de gewerkte uren van het opgegeven totaal moeten worden afgetrokken moet u deze optie gebruiken 18 / 27

5.2 Verwijderen urenregel Als een urenregel niet juist is ingevoerd, kan deze verwijderd worden. Dit kan op twee manieren: 1. Door de juiste regel te selecteren en op verwijderen te klikken. 2. Door op de juiste regel te klikken en via de rechtermuisknop op verwijderen te klikken. 19 / 27

5.3 Invoeren gewerkte uren 5.3.1 Uren in de urenregels Het invoeren van uren gaat als volgt: 1) Selecteer het vakje van de urenregel voor de betreffende dag. 2) Voor de tijd in. Hierbij gelden er een aantal regels die het u invoeren gemakkelijker moet maken. Kijk bijvoorbeeld naar de volgende invoervoorbeelden: 1. invoer: 3 = 3 uur 2. invoer: 2,3 of 2.3 = 2 uur en 30 min 3. invoer: 2.3 = 2 uur en 30 min 4. invoer: 10 = 10 min 5. invoer: 5:20 = 5 uur en 20 min 5.3.2 Aanvangstijd en vertrektijd en contractgegevens Per dag kan worden aangegeven wat de aanvangstijd en de vertrektijd is. Het registreren van de werktijden gaat als volgt: 3) Dubbelklik op het vakje contracturen van betreffende dag. 4) Het venster Werktijden verschijnt. 5) Vul de aanvangstijd en de vertrektijd in: de totale werktijd wordt automatisch berekend. 6) Klik op OK. Op het tabblad contractgegevens bevinden zich de gegevens van de contracten van de geselecteerde persoon op het urenformulier. 20 / 27

Doen!! Voer uw gewerkte uren in, zoals beschreven in deze paragraaf. 21 / 27

5.4 Commentaar Per regel kunt u per dag additionele informatie invoeren. 1) Dubbelklik op de gewenste uurcel. 2) Het volgende venster verschijnt: 3) Typ de gewenste tekst in. 4) Klik op OK. 5) De ingevoerde tekst wordt toegevoegd aan betreffende uurcel. Commentaar bij een uurcel. Deze kunt u opvragen door dubbel op betreffende icoon te klikken of via het rechtermuis menu.. 5.5 Kilometerdeclaraties Per regel kunt u per dag één of meer kilometerdeclaraties opvoeren. Dit gaat als volgt: 1) Klik in het rechtermuismenu op Km Declaraties. 2) Het volgende venster verschijnt: 3) Klik op Toevoegen route. 22 / 27

4) Het volgende venster verschijnt: 5) Standaard is uw persoonlijke standplaats ingevuld als locatie 1 (startlocatie). Het kan overigens zijn dat die voor u niet is ingevuld. Dit kunt u zelf ook niet aanpassen maar zal een beheerder voor u moeten doen bij het instellen van de gerbuikersgegevens (zie hiernaast). 6) Selecteer de twee locaties waartussen de reis heeft plaatsgevonden. Dit kan met behulp van de zoekfunctie, zoals u reeds in Central Station gewend bent of met behulp van een postcode + huisnummer. 7) Indien de locaties nog niet bekend zijn, dient u deze te definiëren in de locatietabel. Dit hoeft maar één maal per locatie. 23 / 27

8) Indien beide locaties bekend zijn in de locatietabel dient u de route toe te voegen tussen beide locaties (indien nog onbekend) 9) Klik op <Route toevoegen aan beschikbare locaties>. NB: Als de route al bestond kunt u zien wie die heeft toegevoegd en of de afstand al is gecontroleerd en zo ja door wie. 10) Specificeer het aantal ritten (enkele reis of retour) 24 / 27

11) De route is nu toegevoegd aan het urenformulier. Verbergt informatie per declaratieregel. Toont informatie per declaratieregel. In urenregel op urenformulier wordt een kilometerdeclaratie weergegeven door middel van een icoontje. Geeft aan of er een kilometerdeclaratie is gekoppeld aan de urencel. U kunt deze declaratie oproepen door via het rechtermuis menu op Km declaratie te klikken. 25 / 27

6 Koppeling Central Station In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe de urenregistratie is gekoppeld aan Central Station. Reeds geregistreerde tijdsbesteding aan contacten, taken en afspraken kunt u nagenoeg automatisch laten overnemen in uw urenformulier. Leerdoelen Na het doornemen van dit hoofdstuk kunt u: een voorstel laten berekenen voor het urenformulier voor een bepaalde dag; aangeven welke urenregels moeten worden meegenomen uit voorstel en welke niet; project, activiteit en uursoort koppelen aan een taak of afspraak. 6.1 Voorstelberekening voor urenformulier Per dag kan het urenprogramma een voorstel berekenen aan de hand van afspraken, taken en contacten die reeds zijn ingevoerd in Central Station. Daarbij worden alleen afspraken, taken en contacten meegenomen waaraan een project, activiteit en uursoort is gekoppeld. Het berekenen van een voorstel gaat als volgt: 1) Klik op een dag van het urenformulier. 2) Het venster Bereken voorstel verschijnt. In het voorstel worden alle afspraken, taken, contacten en reeds bestaande urenregels getoond, welke betrekking hebben op de geselecteerde dag. Door middel van bijbehorende knoppen (de kleur geeft aan om welke categorie het gaat) kan worden gefilterd op afspraken, taken, contacten en reeds toegevoegd urenregels. 26 / 27

Het vinkje aan de rechterkant van iedere regel geeft aan of deze al dan niet wordt opgenomen in het urenformulier. 3) Geef door middel van de vinkjes aan of een regel moet worden opgenomen in het urenformulier. 4) Klik op OK om het urenformulier te vullen. Let op: geplande tijd is ongelijk aan werkelijke tijd!! In het voorstel wordt de geplande tijd van een afspraak ingevuld. Dit wil niet zeggen dat dit ook de werkelijke tijd is. 6.2 Afspraken en taken Om afspraken en taken automatisch te laten overnemen in het voorstel voor het urenformulier, dient u aan een taak of afspraak een project, activiteit en uursoort te koppelen. Dit kunt u doen in onderstaand scherm op de afgebeelde plaats. Nadat een project is geselecteerd, worden automatisch bijbehorende activiteiten getoond in het veld activiteit. Dit geldt ook voor de uursoort, welke afhankelijk is van de geselecteerde activiteit. 6.3 Contacten Per contacttype (bijvoorbeeld lang contact) dient de applicatiebeheerder een project, activiteit en uursoort te specificeren. Alle contacten worden vervolgens automatisch opgenomen in het voorstel van het urenformulier. 27 / 27