PERSONEELSBELEID FMVG 2009 Investeren in mensen, kwaliteit en uniformiteit Taskforce groei Delft, december 2009
HOOFDDOELSTELLINGEN PERSONEELSBELEID FMVG Nr Beleidsthema s Doelstellingen 1 Kwaliteit medewerkers Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn helder voor medewerkers: Formeel vastleggen van toetsbare resultaatafspraken tijdens de jaarlijkse R&O cyclus. Invoeren jaarlijks voortgangsgesprek tussen leidinggevende en medewerker. 2 Opleiden Het Middenkader zorgt voor het borgen en continueren van het opleidings- en ontwikkelplan. Leidinggevende stelt jaarlijks een totaal plan op per afdeling waarin opleidings- en begeleidingsafspraken staan beschreven en bewaakt voortdurend de status. Het opleidingsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en onderdeel van de jaarkalender van het Middenkader. Specifieke aandacht voor loopbaanontwikkeling van medewerkers boven de 50 jaar. Leidinggevende stimuleren medewerkers boven de 50 jaar deel te nemen aan trainingen op het gebied van loopbaanontwikkeling. 3 FMVG in beweging Het Middenkader zorgt voor het bereiken, borgen en continueren van FMVG in beweging. Het thema FMVG in beweging wordt jaarlijks geëvalueerd en wordt onderdeel van de jaarkalender. Medewerkers stimuleren 5 à 10 dagen per jaar stage te lopen bij een ander onderdeel binnen FMVG. Medewerkers stimuleren in beginsel maximaal 3-5 jaar dezelfde functie te bekleden. Formeel vastleggen van afspraken in het kader van FMVG in beweging tijdens de R&O cyclus. De samenwerking, op het gebied van opleidingsadvies en loopbaanbegeleiding, met de dienst P&O intensiveren. 4 Eenduidigheid Leidinggevende en medewerker handhaven en realiseren het TUbrede personeelsbeleid, procedures en de beleidsthema s van het personeelsbeleid FMVG. Samenwerking op het gebied van personeelsmanagement intensiveren. Het Middenkader zorgt voor het borgen en continueren van het personeelsbeleid. Het personeelsbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd en wordt onderdeel van de jaarkalender. Het personele aspect is onderdeel van het maandelijks Coördinatorenoverleg. Invoeren structurele P-gesprekken tussen decentrale managers en P&O adviseur. In het kader van het bereiken van uniformiteit, efficiency en kwaliteit bij Facilitaire Eenheden de bestaande functieprofielen eenduidig naleven en voor gelijkwaardige functies eenduidige vacatureteksten ontwikkelen. 5 Ziekteverzuim Ziekmeldingsfrequentie tussen de 3 en 5 monitoren en hierop actie ondernemen. 6 Boeien en binden van medewerkers Passende werkplekvoorziening en gedegen inwerkprocedure nieuwe medewerkers. Kwartaalborrel en jaarlijks personeelsuitje als structurele, gezamenlijke activiteit organiseren. 2-6
PERSONEELSBELEID FMVG Uitgangspunt van het personeelsbeleid van FMVG is dat de groei van de organisatie door medewerkers moet worden gevoeld. Aandacht voor de medewerkers staat bij FMVG, met zo n 210 medewerkers in dienst, hoog op de agenda. Medewerkers bepalen voor een groot deel het succes van Facilitair Management & Vastgoed. Tevreden medewerkers hebben een positieve uitstraling naar de klant, zijn productiever en zorgen voor een goede sfeer. Onderstaande beleidsthema s staan in het personeelsbeleid van FMVG centraal. Kwaliteit medewerkers De kwaliteit van medewerkers is van wezenlijk belang om het bereikte niveau van dienstverlening te behouden. Leidinggevende en medewerker maken wederzijdse afspraken over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Voorts scheppen de functieprofielen helderheid. Met medewerkers worden, tijdens de R&O cyclus, toetsbare resultaatafspraken gemaakt. Medewerkers worden verantwoordelijk gehouden voor het realiseren van deze resultaten. De inzet en betrokkenheid van de medewerkers is hierdoor hoog. Ter beloning van de juiste prestaties speelt de R&O cyclus een essentiële rol. Naast een jaarlijks formeel beoordelinggesprek is het wenselijk jaarlijks een voortgangsgesprek met medewerkers te voeren. Resultaatafspraken zijn een regelmatig terugkerend gespreksonderwerp tussen leidinggevende en medewerker. Kwaliteit, kennis, ervaring en houding zijn doorslaggevend bij het aantrekken van nieuwe medewerkers. De kwaliteit van deze nieuwe medewerkers dient hoger te zijn dan de uitstroom. Bij de werving van nieuwe medewerkers vind selectie plaats door ervaringsgericht selecteren en eventueel een assesment. Verder neemt de kwaliteit van medewerkers toe door opleiding en begeleiding en ondersteund het personeelsbeleid een cultuur waarin medewerkers continu aandacht hebben voor het verbeteren van processen. Opleiden Voortdurend aandacht besteden aan de opleiding van medewerkers brengt meerdere voordelen met zich mee. Het opleiden van medewerkers is positief van invloed op de medewerkertevredenheid, het vakkennisniveau, (bredere) inzetbaarheid van medewerkers en draagt bij aan FMVG in beweging. In dit kader wordt, naast de lopende ontwikkeltrajecten, extra aandacht besteed aan het opstellen van opleidings- en ontwikkelplannen. Daarnaast loopt er een opleidingstraject voor het Middenkader, het traject scope voor leidinggevenden binnen FMVG en de Talentclass. Voorts worden medewerkers boven de 50 jaar aangemoedigd trainingen te volgen op het gebied van loopbaanontwikkeling. Het managementteam van Facilitair Management & Vastgoed kent jaarlijks een opleidingsbudget toe aan de (onderliggende) afdelingen. Het opleidingsbudget is zodoende voor leidinggevenden inzichtelijk. Middenkadertraject Het Middenkader traject heeft als doel de onderlinge samenwerking te bevorderen en een optimale vertaalslag van managementinformatie en beleid te realiseren. Het traject moet het bereiken van eenheid, uniformiteit en de gewenste cultuur van FMVG ondersteunen. In 2008-2009 wordt, op initiatief van het Middenkader, onderzocht op welke wijze dit traject een vervolg krijgt. Talentclass De Talentclass is opgericht met als doel het innoverend vermogen van FMVG te stimuleren en talentvolle medewerkers op te leiden voor sleutelposities op management- of beleidsniveau. Hierdoor kunnen vrijkomende functies op Middenkaderniveau eenvoudig worden vervuld met eigen medewerkers en worden doorgroeimogelijkheden binnen FMVG op creatieve wijze gestimuleerd. Bovendien zijn medewerkers breder inzetbaar waardoor FMVG flexibel kan inspelen op veranderingen. De Talentclass is een ontwikkeltraject dat medio 2009 formeel wordt afgerond. 3-6
Scope Leidinggevenden binnen FMVG nemen deel aan het traject Scope. Leidinggevenden hebben voor wat betreft het personeelsbeleid een sleutelpositie. Aan leidinggevenden worden trainingen geboden gericht op het vervullen van hun leidende en leidinggevende taken. Het is van doorslaggevend belang de leidinggevende goed toe te rusten voor hun functie om de beleidsthema s, zoals kwaliteit en boeien en binden, te kunnen waarmaken. Opleidings- en ontwikkelplannen operatie Voor operationele medewerkers binnen Facilitair Management & Vastgoed zijn opleidingsen ontwikkelplannen opgesteld. Het vakkennisniveau van de FMVG medewerkers staat onontkoombaar regelmatig onder druk als gevolg van technologische ontwikkelingen. Meegroeien met ontwikkelingen is voortdurend vereist. In samenspraak zijn opleidings- en ontwikkelplannen voor operationeel medewerkers binnen Facilitaire Eenheden opgesteld. Door opleidingen te bundelen en voor zover mogelijk onder te brengen bij een partij worden efficiencyvoordelen behaald. Een beschikbaar overzicht met opleidingen geeft, zowel leidinggevende als medewerker, direct inzicht waar opleidingen gevolgd kunnen worden en biedt handvat voor het maken van een opleidingsplannen door leidinggevenden. Tevens besteedt Operations, Onderhoud & Projecten en Vastgoedontwikkeling specifieke aandacht aan opleidings- en ontwikkelplannen. Het Managementteam van FMVG kent jaarlijks een opleidingsbudget toe aan de (onderliggende) afdelingen. Leeftijdsbewust HRM-beleid Vanuit de dienst P&O worden specifieke trainingen aangeboden met oog op de loopbaanontwikkeling van medewerkers boven de 50 jaar. Deze doelgroep wordt gestimuleerd deel te nemen aan deze trainingen. Medewerkers worden, ongeacht de leeftijd, aangemoedigd verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen ontwikkeling en de verdere ontwikkeling van de organisatie. De beoordelingscyclus biedt mogelijkheid om in het functioneringsgesprek afspraken te maken over de ontwikkeling van medewerkers. FMVG in beweging In de overtuiging dat het stimuleren van beweging binnen FMVG bijdraagt aan een betere dienstverlening, een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en de ontwikkeling van de medewerker staat beweging hoog op de agenda van FMVG. Onderstaande gerichte acties hebben ten doel de beweging binnen FMVG te bevorderen: Medewerkers stimuleren 5 à 10 dagen per jaar stage te laten lopen bij een ander onderdeel binnen FMVG. Medewerkers stimuleren in beginsel maximaal 3-5 jaar dezelfde functie te bekleden. Medewerkers worden gestimuleerd om regelmatig met een collega mee te lopen om te proeven aan zijn/haar werkzaamheden. Formeel vastleggen van afspraken in het kader van beweging tijdens de R&O cyclus. Actieve samenwerking op het gebied van opleidingsadvies en loopbaanbegeleiding met de dienst P&O. Het Middenkader zorgt voor het bereiken, borgen en continueren van FMVG in beweging. Het thema FMVG in beweging wordt jaarlijks geëvalueerd en wordt onderdeel van de jaarkalender. Voorts wordt van coördinatoren Facilitaire Eenheden betrokkenheid en inzet verwacht voor het borgen en continueren van FMVG in beweging. FMVG in beweging wordt een vast agendapunt tijdens het coördinatorenoverleg. 4-6
Beweging binnen FMVG kan een belangrijke rol spelen bij het bevorderen van afdelingoverstijgende samenwerking en een brede inzetbaarheid van medewerkers. Door middel van beweging wordt de gewenste cultuurverandering ondersteunt en worden eilanden doorbroken. FMVG in beweging is een vast onderdeel van de R&O cyclus. Zowel interne als externe beweging wordt gestimuleerd. Bewust belonen Ter beloning van de excellente prestaties speelt het beloningssysteem een essentiële rol. Excellente prestaties worden, nadat deze prestaties op hoger niveau zijn besproken en erkend, door het management bewust beloond. Bewust belonen is niet gekoppeld aan de R&O cyclus en dient te gebeuren volgens de TU regelgeving. Eenduidigheid Het bereiken van eenduidigheid en transparantie in visie en dagelijks handelen is een belangrijk uitgangspunt van het personeelsbeleid van FMVG. Van leidinggevende wordt verlangd het TU-brede personeelsbeleid te handhaven en procedures na te leven. Ter ondersteuning hiervan zijn, FMVG-breed, structurele P-gesprekken tussen P&O adviseur en decentrale managers ingevoerd. Met oog op het uitwisselen van ervaring en kennis is tevens een maandelijks Coördinatorenoverleg Services ingevoerd. Het personele aspect is een belangrijk onderdeel van dit overleg. Daarnaast wordt er in het kader van het bereiken van uniformiteit, efficiency en kwaliteit bekeken of de bestaande functieprofielen van Facilitaire Eenheden eenduidig kunnen worden nageleefd en voor gelijkwaardige functies worden eenduidige vacatureteksten ontwikkeld. Het personeelsbeleid wordt geborgd en gecontinueerd door het Middenkader. Ziekteverzuim Leidinggevenden binnen FMVG besteden in samenwerking met de bedrijfsarts, Arbofunctionaris en HR- adviseur veel aandacht aan vooral het voorkomen van ziekteverzuim alsmede het zorgvuldig begeleiden en re-integreren van zieke medewerkers. De gezondheid van medewerkers en preventieve activiteiten hebben blijvend de aandacht. Van leidinggevenden in samenwerking met de P&O adviseur wordt verlangd actief als casemanager op te treden en zich te verdiepen in achtergronden en de drijfveren van verzuim. In het IKA keuzemodel worden medewerkers van de TU Delft faciliteiten geboden die bijdragen aan gezonde, productieve en tevreden medewerkers. De sportkaart en fietsvoorziening zijn belangrijke voorbeelden hiervan. Dergelijke voorzieningen worden door FMVG gepromoot. Het ziekteverzuimpercentage is in 2008 teruggebracht naar 4,9 procent ten opzichte van 7 procent in 2007. Het landelijk gemiddelde bedraagt 4,3 procent. Van leidinggevenden wordt verlangd de meldingsfrequentie te monitoren en hierop actie te ondernemen. Er dient een splitsing te worden gemaakt tussen gegronde redenen en de moeilijk te traceren redenen. De meldingsfrequentie, van met name moeilijk te traceren redenen, wordt door P&O als de voornaamste oorzaak van het ziekmeldingpercentage gezien. Leidinggevenden worden gestimuleerd trainingen, die P&O op dit gebied organiseert, te volgen. Van leidinggevende wordt verlangd ook naar de sociale kant te kijken van ziekteverzuim. Bijvoorbeeld door een bloemetje of fruitmand te sturen. Met oog op een eenduidig, TU Breed, ziekteverzuimprotocol richt P&O een pilot op. FMVG zal hieraan deelnemen. Voorts is het SMO-overleg efficiënter ingericht. Boeien en binden gekwalificeerde medewerkers FMVG streeft ernaar een aantrekkelijk werkgever te zijn en duurzaam om te gaan met haar medewerkers. Medewerkers worden aangemoedigd ambities maximaal te ontwikkelen. Het zowel op korte als lange termijn coachen en sturen van beweging binnen FMVG, 5-6
taakverbreding en opleiden heeft voortdurend de aandacht. Ook het creatief inzetten van ontwikkelpaden dient positief bij te dragen. Leidinggevende zorgen ervoor dat medewerkers de beschikking hebben over de juiste ondersteunende middelen om het werk goed te kunnen verrichten. Ook nieuwe medewerkers worden welkom ontvangen met een gedegen inwerkprocedure en goed werkende werkplekvoorziening. Gezamenlijke activiteiten zoals kwartaalborrels en personeelsuitjes moeten het leuk maken om bij FMVG te werken. Deze gelegenheden bieden mogelijkheid informeel contact te maken met andere collega s binnen FMVG. 6-6