Gemeenten, bezuinigingen en HRstrategie

Transcriptie

1 Personeelsinstrumenten passend bij verschillende benaderingen van personele bezuinigingen Gemeenten, bezuinigingen en HRstrategie Door: Mariëlle Sluiter (Hoofd Organisatieadvies in Zeist) en Bert van Ravenhorst (Hoofd Algemene zaken in Maassluis)

2 Welke personeelsinstrumenten passen bij verschillende benaderingen van personele bezuinigingen? Er zijn weinig gemeenten die de bezuinigingsdans ontspringen. Wel zijn er grote verschillen in hoe gemeenten de bezuinigingen op personeel aanpakken. Uit een recent onderzoek 1 blijkt dat twee factoren van cruciaal belang zijn. De eerste is of men naast de bezuinigingsdoelstelling tevens gelijktijdig de organisatie wil verbeteren. Is het gevoel van crisis zo dominant dat er geen ruimte is voor andere aspecten? De tweede factor is of men de bezuinigingen top-down of bottom-up organiseert. In hoeverre hebben medewerkers en burgers een inbreng in de besluitvorming is hier de centrale vraag. Bezuinigen binnen gemeenten Financiën zijn Organisatieontwikkeling leidend is leidend Centraal Financieel gestuurd Organisch aangestuurd bezuinigen bezuinigen (Maassluis) Decentraal Gestructureerd Creatief aangestuurd bezuinigen bezuinigen (Zeist) Hoe kun je op basis van deze factoren komen tot een aanpak van de bezuinigingen die goed aansluiten en effect hebben op het personeelsbeleid in jouw gemeente? Hieronder een beschrijving van twee uiteenlopende voorbeelden. 1 Koning, K. & Ravenhorst, B. van. Effectief bezuinigen op personeel: een model voor gemeenten. Thema, Zaltbommel, 2012.

3 Maassluis: financieel gestuurd bezuinigen In de eerste benadering die bijvoorbeeld in Maassluis ( inwoners en 300 ambtenaren) werd gekozen, speelde een sterk urgentiegevoel een belangrijke rol. De druk was groot om zo snel mogelijk na de verkiezingen van 2010 te komen tot een ingrijpende beperking van de uitgaven op personeel. Tevens werden destijds voorstellen gedaan om een theater en een museum te sluiten. Het ging dus verder dan personele bezuinigingen. Mentaal was er geen ruimte om naast bezuinigingen gelijktijdig organisatieverbeteringen door te voeren. Besloten werd eerst te bezuinigen en daarna te innoveren. De tijdsdruk maakte ook dat er een harde richtlijn werd neergelegd vanuit college en directie om op iedere afdeling tien procent van de formatie te bezuinigen binnen deze raadsperiode. Vervolgens is dit besluit via een strakke projectorganisatie uitgevoerd met als resultaat dat eind 2010 van circa negentig procent van de bezuinigingen bekend was hoe ze zouden worden gerealiseerd. Maatwerk stond centraal in de uitvoering. Dat maakte het voor medewerkers en management mogelijk om tot creatieve en sociaal verantwoorde oplossingen te komen. Inmiddels wordt gewerkt aan de organisatie van de toekomst. Zeist: creatief bezuinigen met behulp van actieve burgerparticipatie In de gemeente Zeist ( inwoners en 400 ambtenaren) werd vanuit de organisatievisie bewust gekozen voor de realisatie van de bezuinigingen door een actieve en dominantie rol van burgers en instellingen. De opgave was een bezuiniging van 6,3 miljoen, circa 10% van de beïnvloedbare middelen van de begroting. Burgers, instellingen en bedrijven in Zeist is gevraagd om bezuinigingsvoorstellen op acht pijlers van het gemeentelijk beleid. 2 De bezuinigingsvoorstellen van deze acht expertteams heeft de gemeenteraad grotendeels overgenomen. Deze leiden tot een bezuiniging van 6,3 miljoen en een formatiereductie van tien fte. Veelal komt dit voort uit de vermindering van de ambities, met name op het gebied van ruimtelijke ordening. 2 A. Schepers & L. Van der Toorn. Lopen onder water, de samenleving als eigenaar van publieke vragen, 2012.

4 Inzet van personeelsinstrumenten in Maassluis In een organisatie waar het gevoel van financiële crisis groot is, zijn vooral personeelsinstrumenten van belang die de bezuinigingsdoelstellingen ondersteunen. Managementinformatie is daarbij cruciaal. De directie en het college willen regelmatig op de hoogte gehouden worden. Daarnaast wordt er veel belang gehecht aan een zorgvuldige uitvoering van het sociaal plan. In Maassluis werd gekozen voor een breed kader waarbinnen maatwerkoplossingen mogelijk werden. Zo werd een vertrekpremie in het vooruitzicht gesteld van zes maanden salaris bij vertrek in 2010 en van drie maanden in Ook waren er ruime faciliteiten beschikbaar op het terrein van mobiliteit. Samen met de gemeenten Schiedam en Vlaardingen heeft Maassluis een eigen mobiliteitsbureau. Veel medewerkers maakten gebruik van de laagdrempelige instrumenten en verkregen zo nieuwe inzichten over hun eigen mogelijkheden en richting voor hun eigen toekomst. Ondersteunend was ook het verzuimbeleid. Verzuimcijfers werden met argusogen gevolgd omdat deze een indicator waren van onrust en werkdruk in de organisatie. Bezuinigen en hoge verzuimcijfers zetten gecombineerd de productie onder druk. Zeker als er tegelijk een taakstelling ligt om de externe inhuur drastisch te reduceren. Verder was er sprake van de inzet van instrumenten gericht op efficiënter werken. Zo werden in Maassluis processen doorgelicht met behulp van kwaliteitsinstrumenten. Inzet van personeelsinstrumenten in Maassluis Bij de start van de bezuinigingsdialoog zijn medewerkers ingezet als gespreksleider / chef de dossier van de acht expertteams. In deze rol hebben medewerkers zich los van hun achtergrond of functie kunnen ontwikkelen. Er werden andere competenties van hen verlangd dan in hun normale functie. Los van inhoud traden zij op als facilitator voor de expertteams, maakten verbinding, motiveerden, bewaakten het proces enz. Gebleken is dat deze rol en aanpak een positief effect heeft op de ontwikkeling van deze medewerkers. Twee van de chefs zijn doorgestroomd naar een andere functie. Bovendien is er een neveneffect ontstaan; collega s zagen dat het inspirerend is om

5 een dergelijke klus te doen en zij hebben zich dan ook aangemeld voor het vervolgproces. De wijze van realisatie van de formatiereductie is maatwerk. Vacatures zijn in de afgelopen periode tijdelijk ingevuld en vrijgehouden voor medewerkers van wie de functie komt te vervallen. Ook grijpen enkele medewerkers deze kans en gaan ondersteund door Zeist op weg gaan naar een (loop)baan die zij al langere tijd ambiëren. Bovendien is het een voordeel gebleken dat Zeist enige tijd geleden het meest vergrijsde ambtelijke apparaat had. Het natuurlijk verloop door pensioen geeft ruimte om functies anders in te richten en biedt andere medewerkers nieuwe kansen. Er zullen geen ontslagen volgen, op voorwaarde dat medewerkers bereid zijn zich te ontwikkelen in een andere functie of taakvelden. Deze verwachting is reëel gezien het feit dat medewerkers in Zeist de afgelopen jaren mobiel zijn gebleken; interne doorstroming is normaal. Medewerkers worden hierbij ondersteund door het interne loopbaancentrum ( t Lot). Kortom maatwerkoplossingen bieden in Zeist uitkomst.

6 niveau Gemeente Maassluis Gemeente Zeist Strategisch Financieel gestuurde bezuinigingen vanuit college en top van de organisatie Creatief Bezuinigen met behulp van. burgerparticipatie komt voort uit het coalitieakkoord en de organisatievisie Personele afbouw Tactisch Ontwikkeling van medewerkers Rol P&O Personeelsvriendelijk; maatwerkoplossingen staan centraal Personeelsinstrumenten zijn ondersteunend aan de bezuinigingstaakstelling; managementinformatie personeelsplanning verzuimbeleid Incidenteel als de mogelijkheden zich voordoen. Actief op tactisch en operationeel niveau Projectleider bezuinigingsopdracht Ontwerper van ondersteunende instrumenten Personeelsvriendelijk; maatwerkoplossingen staan centraal Personeelsinstrumenten zijn ondersteunend aan de bezuinigingsdoelstelling, maar ook: managementontwikkeling; ontwikkeling van competenties ontwikkeling van gesprekstechnieken managementinformatie personeelsplanning Aandacht voor ontwikkeling van medewerkers en verbreden van inzetbaarheid Actieve bijdrage op strategisch, tactisch en operationeel niveau Draagvlak creëren, verbinden en actief adviseur van medewerkers en management facilitator