Gebruikersgids BaswareONE e-facturatie 1
Inhoud Inhoud... 2 BaswareONE e-facturatie... 3 I. Factureren van een Belgacom NV/SA -bestelling... 3 A. Factureren/crediteren via ontvangen factuurvoorstel... 3 B. Factureren via ontvangen bestelling... 6 C. Een blanco template gebruiken... 7 II. Een factuurontwerp bekijken en wijzigen... 9 A. Een factuurontwerp bekijken... 9 B. Een factuurontwerp wijzigen... 9 C. Een factuurontwerp verwijderen... 9 III. Een verzonden factuur/kredietnota raadplegen... 11 IV. Een kredietnota creëren... 12 A. Op basis van een gelezen bestelling... 12 B. Op basis van een blanco template... 13 V. Een factuur/kredietnota in het Berichtencentrum afdrukken... 15 VI. Een factuur/kredietnota opzoeken in Archief Documenten en opslaan op uw computer... 16 VII. Behandeling geweigerde factuur... 17 A. Informatie naar de leverancier... 17 B. Correctie en opnieuw zenden van een factuur/ kredietnota... 17 2
BaswareONE e-facturatie De elektronische facturatie is het vervolg, en tevens een logische stap, op het elektronisch uitsturen en/of ontvangen van bestellingen. Met deze stap willen we het e-orderingsproces verder uitwerken. Via dit elektronisch systeem, automatiseren en vereenvoudigen we het facturatieproces zodat uw facturen sneller en efficiënter kunnen worden verwerkt en betaald. In deze manual zal u per gebied, duidelijk en eenvoudig worden begeleid. I. Factureren van een Belgacom NV/SA -bestelling A. Factureren/crediteren via ontvangen factuurvoorstel Een voorstel tot factureren of crediteren wordt automatisch gegenereerd op basis van een goederenontvangst of een terugzetting van ontvangst in de backend-applicatie van Belgacom NV/SA. Vervolgens wordt dit voorstel op het BaswareONE-platform aangeboden. De leverancier heeft de mogelijkheid om een e-factuur/kredietnota te creëren op basis van het ontvangen voorstel (= 5xxxxxxxxx-nr). In onderstaand voorbeeld zullen we u op basis van eenvoudige schermafdrukken en bijhorende tekst verder begeleiden bij het vervolledigen van de e-factuur-template. Stap 1: U komt terecht in het berichtencentrum van de ingelogde leverancier. Stap 2: Klik op de subfolder "Fact.voorst." in het domein "ontvangen" berichten. Open vervolgens de inhoud van het fact.voorst. door erop te klikken. U ziet de inhoud van het factuur voorstel dat door Belgacom NV/SA werd opgemaakt en doorgezonden. 3
Stap 3: Een factuur creëren op basis van het geopende (gelezen) factuurvoorstel. Klik bovenaan links op de knop "Antwoord bericht aanmaken". Vervolgens wordt er een e-factuur opgemaakt op basis van de inhoud van het factuurvoorstel dat door Belgacom NV/SA werd verzonden. Welke velden u nog dient te vervolledigen of te wijzigen, wordt hieronder verduidelijkt. 4
Documenttype: is de aard van het document (factuur of kredietnota). Factuurnummer: dit is de identificatie van de factuur in het uitgangsfactuurboek van de verkoper. Leveringsdatum: hier wordt de datum waarop de goederen werden geleverd, ingeleid. Zo de levering gebeurde tijdens een periode, dient u de laatste dag van deze periode op te geven. U kan eventueel gebruik maken van het kalender-icoon om een dag te selecteren. Ref. leverancier: het zou kunnen zijn dat het referentie-artikelnummer van de leverancier niet is gekend binnen de Belgacom NV/SA bestelapplicatie. In dit geval dient u dit manueel in te geven. Gefactureerde hoeveelheid: indien het door u te factureren bedrag verschillend is van het aangegeven bedrag, kan u de aangegeven hoeveelheid wijzigen; indien de door u te factureren hoeveelheid verschillend is van de aangegeven hoeveelheid, kan u de aangegeven hoeveelheid wijzigen. Hetzelfde geldt voor alle andere gegevens op de detaillijnen. BTW %: indien van toepassing, vul hier het BTW-tarief in. Indien voor een prestatie verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn, dient u minimaal evenveel detaillijnen op uw factuur te vermelden. Bereken BTW: door het verwijderen van de vlag geeft u aan dat u de BTW-berekening zelf zal doen. Dan dient u ook het veld "Totaal BTW-bedrag" zelf in te vullen. BTW-bedrag in euro: zo uw factuur is opgemaakt in een andere valuta dan "EUR", dient hier het bedrag van de BTW in euro vermeld te worden. 5
Communicatie leverancier: hier vermeldt u de mededeling, die Belgacom NV/SA moet vermelden bij de betaling van de factuur. Het kan zowel om een gestructureerde vermelding als om een vrije tekst gaan. Intrastat data: dit is nog niet verlicht. Reden vrijstelling BTW: hier geeft u de referentie van het artikel, waarop u zich baseert om geen BTW op de factuur in kwestie toe te passen. PS: U heeft ook de mogelijkheid om voorgestelde detaillijnen te verwijderen alsook zelf detaillijnen toe te voegen. Stap 4: Nadat alle gegevens zijn vervolledigd, heeft u 2 mogelijkheden: 1. ofwel kan u deze e-factuur voorlopig opslaan, zonder ze te verzenden, door te klikken op de knop Opslaan als concept Opgelet: Vooraleer u een factuurontwerp kan opslaan, dienen alle verplichte velden te worden ingevuld. Deze velden zijn gemarkeerd met een *. 2. ofwel stuurt u deze e-factuur op door te klikken op de knop: Opslaan & Versturen Alvorens u de factuur effectief verstuurt, moet u de inhoud van de factuur bevestigen Indien bepaalde gegevens niet juist zijn, kunt u deze nog wijzigen via de knop "AANPASSEN". Zo niet, scroll naar beneden en bevestig de gegevens. Vervolgens wordt uw gecreëerde e-factuur weggeschreven naar de folder "Verzonden facturen" met als document-id, het factuurnummer. B. Factureren via ontvangen bestelling De leverancier heeft de mogelijkheid om een e-factuur te creëren op basis van een Belgacom NV/SA referentie, namelijk zijn order (= 45xxxxxxxx-nr). In onderstaand voorbeeld zullen we u op basis van eenvoudige schermafdrukken en bijhorende tekst verder begeleiden bij het vervolledigen van de e- factuur-template. Stap 1: Log in op het platform "BaswareONE". U komt terecht in het berichtencentrum van de ingelogde leverancier. Stap 2: 6
De inhoud van een bestelling openen. Klik op de subfolder "Bestellingen" in het domein "ontvangen" berichten. Open vervolgens de inhoud van de bestelling door erop te klikken. U ziet nu de inhoud van de bestelling die door Belgacom NV/SA werd aangemaakt en doorgestuurd. Stap 3: Een factuur creëren op basis van de geopende (gelezen) bestelling. Klik bovenaan links op de knop "Antwoord bericht aanmaken". Na enkele seconden krijgt u een selectiescherm. Hier kan u kiezen: ofwel Orderbevestiging naar Belgacom NV/SA ofwel Bizmail PO E-factuur naar Belgacom NV/SA. In dit geval kiest u het berichttype "Bizmail PO E-factuur naar BELGACOM NV/SA " omdat u een factuur wil aanmaken op basis van het PO-nummer (45xxxxxxxx-nr). Klik vervolgens op de knop "Maak". Vervolgens wordt er een e-factuur met de bestelgegevens opgemaakt. De creatie verloopt op dezelfde manier als beschreven boven onder 1. stap 3. C. Een blanco template gebruiken Wanneer een order nog op een traditionele manier (via fax, mail of post) wordt aangeboden aan de leverancier, heeft deze nu de mogelijkheid om dit electronisch te factureren. Hiervoor dient hij/zij gebruik te maken van een leeg standaard document (blanco template) waarop de nodige gegevens dienen te worden ingevuld. Het vervolledigen van de blanco e-factuur wordt hieronder uitgelegd. Stap 1: Log in op het platform "BaswareONE". U komt terecht in het berichtencentrum van de ingelogde leverancier. Stap 2: Klik in uw berichtencentrum op de link "Nieuw bericht aanmaken". 7
Na enkele seconden krijgt u een selectiescherm. Hier kiest u "Bizmail PO E-factuur naar Belgacom NV/SA " Klik, na de selectie van het juiste type, op de knop "Maak" Vervolgens wordt er een blanco e-factuur opgemaakt. De creatie verloopt op dezelfde manier als beschreven boven onder 1. stap 3. Echter dient de leverancier het bestelnummer van Belgacom NV/SA en de detaillijnen nu zelf in te vullen. Belangrijk: - het bestelnummer moet bij Belgacom NV/SA gekend zijn; - de betalingstermijn moet overeenstemmen met wat met Belgacom NV/SA is afgesproken; - de info in de detaillijnen moet overeenkomen met de ontvangen bestelling; 8
II. Een factuurontwerp bekijken en wijzigen A. Een factuurontwerp bekijken U vindt deze e-factuur, welke is opgemaakt in draftversie, terug onder de subfolder facturen in het domein "Concepten". B. Een factuurontwerp wijzigen Klik in het berichtencentrum op de subfolder "Facturen" in het domein "Concepten". Vervolgens gaat u de tijdelijk bewaarde e-factuur openen zodat u deze kunt wijzigen en/of verzenden. U ziet nu de inhoud van uw factuur. Klik op "Aanpassen" indien u nog een aantal wijzigingen wilt doorvoeren. Sceenshot Na het wijzigen van de gegevens, heeft u weer de mogelijkheid om deze e-factuur opnieuw op te slaan als draftversie of deze definitief door te sturen naar Belgacom NV/SA. Klik op "Versturen" indien u niks meer wilt wijzigen en de gegevens wilt doorzenden naar het Account Payable Center van Belgacom NV/SA. C. Een factuurontwerp verwijderen 9
Klik in het berichtencentrum op de subfolder "Facturen" in het domein "Concepten". U gaat nu de tijdelijk bewaarde e-factuur opzoeken en selecteren. Klik vervolgens op de knop verwijderen. U krijgt nu een popup-scherm met de vraag of u de geselecteerde berichten wel degelijk wilt verwijderen. Klik op de knop "OK" om dit te bevestigen. De verwijderde berichten zijn nu definitief verwijderd en kunnen niet meer worden gerecupereerd. 10
III. Een verzonden factuur/kredietnota raadplegen Stap 1: Log in op het platform "BaswareONE". U komt terecht in het berichtencentrum van de ingelogde leverancier. Stap 2: Klik op de subfolder "Facturen." in het domein "verzonden" berichten. U komt nu terecht in het berichtencentrum van de verzonden facturen en kredietnota's. Open vervolgens de inhoud van de factuur of kredietnota door erop te klikken. De inhoud van de factuur/kredietnota wordt weergegven. Om de inhoud te sluiten en terug te keren naar het overzicht, klik in de rechterbovenhoek op het kruisje. 11
IV. Een kredietnota creëren A. Op basis van een gelezen bestelling Stap 1: Log in op het platform "BaswareONE". U komt terecht in het berichtencentrum van de ingelogde leverancier. Stap 2: Klik op de subfolder "Bestellingen" in het domein "ontvangen" berichten. Stap 3: De gelezen bestelling openen en de inhoud gebruiken om de kredietnota op te maken. Klik op de betrokken bestelling, in ons voorbeeld 4501012530. Klik op "Antwoord bericht aanmaken" in de linkerbovenhoek van het scherm. Na enkele seconden krijgt u een selectiescherm. Hier kan u kiezen: ofwel Orderbevestiging naar Belgacom NV/SA ofwel Bizmail PO E-factuur naar Belgacom NV/SA. Dit behoudt u omdat u een kredietnota wilt aanmaken op basis van het PO-nummer (45xxxxxxxx-nr). Klik vervolgens op de knop "Maak". Er wordt nu een e-factuur met de bestelgegevens opgemaakt. Welke velden u nog dient te vervolledigen of te wijzigen, wordt hieronder verduidelijkt. Documenttype is de aard van het document (factuur, kredietnota) en staat standaard op "factuur". U wijzigt dit naar "Credit note" via de dropdown-lijst. De referenties vervolledigen Factuurnummer: dit is de identificatie van de Kredietnota in het uitgangsfactuurboek van de verkoper. Referentie factuur: vermits het document een kredietnota is, moet hier verplicht het nummer van de factuur, die door de kredietnota wordt gecorrigeerd, worden vermeld. Leveringsdatum: hier wordt de datum waarop de goederen werden geleverd, ingeleid. Zo de levering gebeurde tijdens een periode, dient u de laatste dag van deze periode op te geven. U kan eventueel gebruik maken van het kalender-icoon om een dag te selecteren. Land van bestemming: staat standaard op België maar kan worden gewijzigd via de dropdownlijst. 12
De detaillijnen aanpassen In onderstaand voorbeeld hebben we een bestelling met 2 orderlijnen. U gaat enkel orderlijn 2 crediteren voor 3 stuks. Hoe gaat u te werk: Eerst gaat u de orderlijn selecteren die u niet wilt crediteren en vervolgens verwijdert u deze, door te klikken op de knop "Geselecteerde lijnen verwijderen". screenshot Vervolgens gaat u de te crediteren orderlijn(en) aanpassen en/of vervolledigen. Punt 1: Geef hier het type van document in, zijnde D voor een factuur of een C voor een kredietsnota. Selecteer dus C (=crediteren) via de dropdown-list. Bestellijn Punt 2: Hier wordt het artikelreferentienummer van de leverancier ingevuld. Punt 3: Vul hier de hoeveelheid in die moet worden gecrediteerd Punt 4: Hier dient het van toepassing zijnde btw-percentage te worden vermeld. Indien voor een prestatie verschillende btw-tarieven van toepassing zijn, dient u minimaal evenveel detaillijnen op uw kredietnota te vermelden. Vervolgens werkt u verder volgens 1.1, Stap 3. screenshots daar zijn aangepast. screenshot van dit deel hierboven als de B. Op basis van een blanco template Stap 1: Log in op het platform "BaswareONE". screenshot U komt terecht in het berichtencentrum van de ingelogde leverancier. Stap 2: Klik in uw berichtencentrum op de link "Nieuw bericht aanmaken". Na enkele seconden krijgt u een selectiescherm. Hier selecteert u via het dropdown-icoon: "Bizmail PO E-factuur naar Belgacom NV/SA Klik, na de selectie van het juiste type, op de knop "Maak" Vervolgens wordt er een blanco e-factuur opgemaakt. U vervolledigt zoals in 4.1 Klik als laatste op de knop "Opslaan en versturen" om deze kredietnota te verzenden naar de begunstigde. 13
Alvorens u de kredietnota effectief verstuurt, moet u de inhoud van de kredietnota bevestigen. Indien bepaalde gegevens niet juist zijn, kunt u deze nog wijzigen via de knop "AANPASSEN". Zo niet, scroll naar beneden en bevestig de gegevens. Vervolgens wordt uw gecreëerde e-kredietnota weggeschreven naar de folder "Verzonden facturen" met als document-id, het factuurnummer. 14
V. Een factuur/kredietnota in het Berichtencentrum afdrukken Stap 1: Log in op het platform "BaswareONE". U komt terecht in het berichtencentrum van de ingelogde leverancier. Stap 2: Klik op de subfolder "Facturen." bij verzonden berichten. U komt terecht in het berichtencentrum van de verzonden facturen en kredietnota's. Open vervolgens de inhoud van de factuur of kredietnota door erop te klikken. In dit voorbeeld is dit factuur 2007/0003. U ziet nu de inhoud van de factuur. Klik op het printer-icoon in de rechterbovenhoek om de factuur af te drukken. Selecteer eventueel de juiste printer en klik op de knop "Print". De factuur/kredietnota wordt afgedrukt. 15
VI. Een factuur/kredietnota opzoeken in Archief Documenten en opslaan op uw computer. Een factuur/kredietnota kunt u niet rechtstreeks opslaan vanuit de subfolder "verzonden facturen" in het berichtencentrum. Dit dient u te doen vanuit een gearchiveerde zone. Klik in het BaswareONE platform op het tabblad "Archief Documenten". Klik vervolgens op Zoeken links In het tabblad "Zoek berichten" kan u op verschillende manieren uw document opzoeken. Klik vervolgens op de knop "Zoeken" om de opzoeking te starten. U zal het volgende scherm zien. Klik nu op het auditnummer om de details van dit document te openen. Klik vervolgens op het *.pdf document onder Bestanden. U krijgt dit document nu in PDF-formaat. Om dit nu te bewaren, kies Save a Copy onder File. 16
VII. Behandeling geweigerde factuur A. Informatie naar de leverancier Wanneer een e-factuur/ e-kredietnota wordt geweigerd, zal automatisch vanuit BaswareONE een email worden gestuurd naar de leverancier, met de melding dat zijn factuur werd geweigerd alsook een korte opgave van de reden hiervoor. Een voorbeeld van zo n mail wordt hieronder getoond. Tevens wordt dezelfde informatie gegeven via een bericht in uw Ontvangen berichten. B. Correctie en opnieuw zenden van een factuur/ kredietnota De bestaande en gearchiveerde factuur/kredietnota kan en mag niet meer worden gewijzigd. U dient dus een nieuwe factuur/ kredietnota te maken en te verzenden, zoals beschreven onder 1, 2/ 4. U zou best terug vertrekken van het Factuurvoorstel, dat zich nu echter reeds in de folder Archief Fact. Voorst. bevindt. Wat er precies moet worden gewijzigd, kan worden afgeleid uit het bericht naar de leverancier en de vereisten waaraan een factuur voor Belgacom NV/SA moet voldoen. Deze kan u vinden in de overeenkomst met de leverancier/ Algemene Voorwaarden. Teneinde de BTW-wetgeving te respecteren is het voorts van belang dat de eerste factuurdatum wordt behouden. 17