Projectmanagers zijn net mensen De noodzaak van objectief project performance management Joost Claerhoudt
Enkele menselijke eigenschappen De mens is van nature een optimist Mensen pikken positief nieuws makkelijker op dan negatief nieuws Mensen zijn geneigd het uitvoeren van onaangename taken uit te stellen 2
Projectmanagers zijn net mensen Ze schatten projecten te optimistisch in We zetten wat extra mensen in Tegenslagen worden onderschat, genegeerd of gebagatelliseerd Het team werkt wel een paar weekenden over Slecht nieuws wordt te laat gebracht We hebben nog tijd genoeg 3
Gevolg Betrouwbaar inzicht in de werkelijke status van projecten ontbreekt Maatregelen worden niet of te laat genomen Uitloop en budget overschrijding wordt te laat gerapporteerd Forecasts zijn onbetrouwbaar Er is geen betrouwbaar inzicht in de huidige en toekomstige status van de projectportfolio 4
De projectmanager: niets menselijks is hem vreemd... 5
Verbeter de betrouwbaarheid van uw forecasts zodat u tijdig kunt bijsturen maakt betrouwbare forecasts mogelijk 6
Voordat we toepasten kwamen we er in september achter dat we in april ons totale ICT-budget voor dat jaar hadden besteed. Nu we EVM gebruiken weten we in april dat we in september uit ons budget zullen lopen Corporate controller bij grote overheidsinstelling 7
Wat is het Hoe werkt het Waar pas je EVM toe Wat voegt het toe Hoe breng je het in praktijk Tooling 8
Wat is EVM? (EVM) is een methode waarmee je gestructureerd en objectief de voortgang en prestaties van (onderdelen van) een project kunt meten ten opzichte van het oorspronkelijke plan (de baseline). 9
Wat is EVM? 10
Hoe werkt EVM? Een project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. De doorlooptijd bedraagt 3 maanden. De planning is lineair. In de eerste maand is 700 uur besteed. Welke ETC rapporteert de projectmanager in de eerste maandrapportage? 11
Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd 1 100 2 100 3 100 4 100 5 100 6 100 7 100 8 100 Totaal 700 800 12
Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd 1 100 2 100 3 100 4 100 5 100 6 100 7 100 8 100 Totaal 700 800 We hebben 12,5 % minder besteed dan gepland ETC = 2400 700 = 1700 uur Maar in dit tempo: ETC = 1500 uur 13
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd 1 0 100 Planned Value (P) 2 0 100 3 300 100 4 0 100 5 200 100 6 0 100 7 200 100 8 0 100 Totaal 700 800 De begrote waarde van het geplande werk = 800 14
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd 1 0 100 Planned Value (P) 2 0 100 3 300 100 4 0 100 5 200 100 6 0 100 7 200 100 8 0 100 Totaal 700 800 De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 15
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed 0 100 Planned Value (P) 2 Niet gereed 0 100 3 Gereed 300 100 4 Niet gereed 0 100 5 Gereed 200 100 6 Niet gereed 0 100 7 Gereed 200 100 8 Niet gereed 0 100 Totaal 700 800 De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 16
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed 0 100 Planned Value (P) 2 Niet gereed 0 100 3 Gereed 300 100 4 Niet gereed 0 100 5 Gereed 200 100 6 Niet gereed 0 100 7 Gereed 200 100 8 Niet gereed 0 100 Totaal 700 800 De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 Earned Value (E) De begrote waarde van het verrichte werk = 300 17
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. Voorspelling op basis van EVM-berekening: # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed ETC = 4900 0 uur 100 Planned Value (P) 2 Niet gereed EAC = 5600 0 uur (kosten bij 100 oplevering) Dit is een overbesteding van 300 100 133% 3 Gereed Actual Cost (A) 4 Niet gereed 0 100 Opleverdatum: 20 weken later dan gepland 5 Gereed 200 100 verrichte werk = 700 6 Niet gereed 0 100 7 Gereed 200 100 8 Niet gereed 0 100 Totaal 700 800 De begrote waarde van het geplande werk = 800 De werkelijke kosten van het Earned Value (E) De begrote waarde van het verrichte werk = 300 18
Traditionele Grafiek BAC? ETC Actual Costs (A) ETC = (BAC -/- A) x gevoel Time Now Planned Value (P) Time 19
EVM Grafiek BAC Actual Costs (A) Time Now Planned Value (P) Earned Value (E) Time 20
EVM Grafiek BAC Actual Costs (A) Planned Value (P) Time Now Earned Value (E) Expected Overrun Time 21
EVM Grafiek BAC Actual Costs (A) Planned Value (P) Time Now Earned Value (E) Expected Overrun Time 22
EVM Grafiek BAC EAC VAC % Scope ETC Actual Costs (A) Planned Value (P) Time Now Earned Value (E) Expected Overrun Time 23
EVM in de keten Portfolio Programma Project Subproject/Fase Product Subproduct 24
EVM in de keten Portfolio Programma Project Subproject/Fase Product Controlaccount Planned Value Actual Cost Earned Value Registratie Subproduct 25
EVM in de keten Portfolio Programma Project Subproject/Fase Budget, tijd, scope Calculatie Product Subproduct 26
EVM in de keten Portfolio Programma Project Budget tijd scope Aggregatie Subproject/Fase Budget, tijd, scope Calculatie Product Subproduct 27
7 Earned value methoden 1. Gelijkwaardige eenheden aantal producten van gelijke omvang 2. 0-100 100% van geplande waarde als product klaar is; start en oplevering binnen verslagperiode 3. 50-50 50% value bij start, 50% bij oplevering; start in week n, oplevering week n+1 4. Interim mijlpaal eenheden van verschillende grootte-> gedetailleerde breakdown 5. Evenredige inspanning gerelateerd aan voortgang van andere activiteit 6. Percent Gereed schatting van de voortgang 7. Mate van inspanning geen meetbaar product, bijv. projectmanagement 28
Workflow 1. Definieer Product Breakdown Structure 2. Bepaal planning op productniveau 3. Ken Earned Value methodes toe aan producten 4. Voer EVM-sheet in 5. Start het project 6. Registreer bestedingen en earned value 7. Genereer EVM rapportage 8. Analyseer en rapporteer 9. Handel en stuur bij 29
EVM: wat voegt het toe Maakt vroegtijdige actie mogelijk (gebaseerd op feiten) Kwaliteit planning verbetert Kwaliteit Product Breakdown Structure (PBS) verbetert. Geeft betrouwbare statusinformatie aan alle stakeholders Forecast is kwalitatief beter, onderbouwd en herleidbaar (objectief) Werkt door in kwaliteit portfolio EVM stelt je in staat de juiste vragen te stellen 30
Praktijk Begin klein Zorg voor commitment van Senior Management Verzorg workshops voor projectleiders, PMO-medewerkers en opdrachtgevers Doe nulmeting van portfolio forecast Maak het onderdeel van de hygiëne van de projectmanager Maak het onderdeel van het rapportageproces 31
EVM werkt! 32
EVM-tool Berekent huidige budget- en voortgangsstatus Berekent opleverdatum en kosten bij oplevering (bij gelijkblijvend beleid) Genereert rapporten Bewaart baseline historie Berekent kwartaal-forecasts 33
EVM Rapportage Portfolio Programma Budget tijd scope Aggregatie Dash boards Project Subproject/Fase Budget, tijd, scope Calculatie Grafiek Product Subproduct 34
EVM-Report Subproject/Phase COST ACCOUNT nr : 2 timebox: no startdatum: 5-8-2013 grafiek All rows 2. Network 1 5-8-2013 # # # # # # # # # # # # # # # # # # 2-9-2013 9-9-2013 # # # # # # # # # # # # # # # # # # 7-10-2013 # # # # # # # # # # # # # # # # # # 4-11-2013 11-11-2013 # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # 6-1-2014 13-1-2014 # # # # # # 27-1-2014 Planned Value EVM 201308 201308 201308 201308 201309 201309 201309 201309 201309 201310 201310 201310 201310 201311 201311 201311 201311 201312 201312 201312 201312 201312 201401 201401 201401 201401 total methode hours work package rate 201332 201333 201334 201335 201336 201337 201338 201339 201340 201341 201342 201343 201344 201345 201346 201347 201348 201349 201350 201351 201352 201401 201402 201403 201404 201405 Gather requirements 61 61 62 100 184 Create high level design 100 252 40 50 50 40 20 20 17 15 Order network equipment (internal pro 100 Create detailed design 100 170 34 34 34 34 34 Prepare for arrival network equipment 100 Rack and stack network equipment 100 80 40 40 Configuration of network equipment 100 80 40 40 Projectmanagement 135 208 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Totaal Planned Value 974 69 69 70 48 58 58 48 28 28 25 23 42 42 42 42 42 8 8 8 8 8 8 48 48 48 48 Actual Cost Werkpakket EVM Tarief Totaal Planned 201332 201333 201334 201335 201336 201337 201338 201339 201340 201341 201342 201343 201344 201345 201346 201347 201348 201349 201350 201351 201352 201401 201402 201403 201404 201405 Gather requirements 100 184 41 48 37 37 37 200 Create high level design 100 174 252 34 16 25 46 28 25 Order network equipment ( 100 Create detailed design 100 170 Prepare for arrival network 100 Rack and stack network equ 100 80 Configuration of network eq 100 80 Projectmanagement 135 72 208 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Totaal Actual Cost 446 49 56 45 45 45 42 24 33 54 28 25 Earned Value Werkpakket EVM Tarief Totaal Planned 201332 201333 201334 201335 201336 201337 201338 201339 201340 201341 201342 201343 201344 201345 201346 201347 201348 201349 201350 201351 201352 201401 201402 201403 201404 201405 Gather requirements 100 184 36 37 37 37 37 184 Create high level design 100 224 252 20 35 35 30 35 34 20 15 Order network equipment ( 100 Create detailed design 100 170 Prepare for arrival network 100 Rack and stack network equ 100 80 Configuration of network eq 100 80 Projectmanagement 135 208 Totaal Earned Value 408 57 72 35 30 35 34 20 15 36 37 37 35
EVM-report Project - Dashboard project 9901 - Demo Phase 1 reporting in k-euro report date 21-2-2014 reporting till 2013-42 executive Maarten Kessel project manager Piet Vermeer status to date budget and estimation time and estimation costaccount planned actual earned BAC EAC ETC VAC status planned forecast status in timebox 1. Architecture 84,5 79,1 74,4 97,2 103,3 24,2 6 AMBER 2013-46 2013-49 RED 88% 2. Network 55,5 47,1 40,8 104,7 120,9 73,8 16 RED 2014-05 2014-12 RED 78% 3. Storage 69,6 69,9 70,7 144,3 142,8 72,9-2 GREEN+ 2014-08 2014-08 GREEN+ 102% 4. Optimization 17,0 18,5 14,0 49,0 64,8 46,3 16 RED 2014-03 2014-07 RED 82% scope 226,5 214,6 199,9 395,2 431,7 217,1 37 2014-08 2014-12 Planned Forecast 450 400 Planned Value Actual Cost Earned Value grafiek costaccount total 2014-Q1 2014-Q2 2014-Q3 2014-Q4 2015-Q1 2015-Q2 1. Architecture - - - - - - 2. Network 20,3 20,3 - - - - 3. Storage 24,3 24,3 - - - - 4. Optimization 4,0 4,0 - - - - 350 Earned Value 300 Baseline 250 48,6 48,6 - - - - - 200 Calculated Forecast 150 100 costaccount total 2014-Q1 2014-Q2 2014-Q3 2014-Q4 2015-Q1 2015-Q2 1. Architecture - - - - - - 2. Network 36,9 36,9 - - - - 3. Storage 28,3 28,3 - - - - 4. Optimization 16,3 16,3 - - - - k-euro 50 0 201327 201328 201329 201330 201331 201332 201333 201334 201335 201336 201337 201338 201339 201340 201341 201342 201343 201344 201345 201346 201347 201348 201349 201350 201351 201352 201301 201402 201403 201404 201405 201406 201407 201408 81,6 81,6 - - - - - baseline set 4-11-2013 36
Vragen 37