Plannen is voorspellen

Transcriptie

1 Plannen is voorspellen Verbinden tussen Strategisch Tactisch en Operationeel niveau In de Isala klinieken

2 About 915 beds Theaters (Day) Nursing days / year Outpatient visits / year Admissions / year Surgeries / jaar 5000 Staffmembers (fte) 200 M M medical equipment Me Background Senior advisor capacity management Student supervisor Master TBK en TW Guest lecturer Utwente Electronic engineering and software development 2

3 Capaciteitsmanagement en patiëntlogistiek Capaciteitsberekeningen Nieuwbouw ziekenhuis en BHC OK-rooster Capaciteitsverdeling AOA Tactisch planningsoverleg Planningsorganisatie en planningsregels Personele formatie Process mining (met TUE) Begeleiding afstudeerders UTwente Forecasting op tactisch en operationeel niveau 3

4 Forecast MET Office Every day About today Forecast 4

5 Forecast MET Office Every day Hospital Once a month About today Month ago Forecast? No control Controllable 5

6 6

7 Voorspellen? Voorspellen doen we als de toekomst onzeker is Het is prettig als er enige zekerheid aan de voorspelling af te leiden is 7

8 Variabiliteit Week variabiliteit Jaar variabiliteit Dag variabiliteit 8

9 Managerial Levels vs Variability effects Variability effects Level Year(s) Quarter Week Day Strategic Year planning Summer reduction, Winter opening Theatre opening days Theatre opening hours Tactical Reallocation ORs and beds Master Surgical Schedule Planning rules and guidelines Operational offline Admission and OR planning Operational online Discharge forecast AAW (Acute Admission Ward) 9

10 variabiliteit en capaciteit Patiënten Capaciteit Bedden OK s poli s Personeel Natuurlijke Variabiliteit Kunstmatige Variabiliteit Flexibiliteit Acuut Electief Personele Planning 10

11 Hiërarchische onderverdeling Level Horizon Patiënten Personeel (incl arts) Capaciteit (Hardware) Strategisch 1-5 jaar Productie afspraken Trends en verwachtingen Personele normstelling Ziekenhuis grootte Tactisch Maand OK rooster Spoedverwachting Basis Dienst rooster (Personeelsdistributie) Capaciteit verdeling Operationeel Offline Weken Opname en OK planning Spoedvoorspelling Aangepast rooster Inclusief flexibel Opschalen / afschalen Operationeel online Dag Uitvoering (Ad hoc) Aangepast rooster Inclusief flexibel Opschalen / afschalen Gerealiseerd Historie Klassieke Management rapporten & Dashboards 11

12 Planning process and tooling Tactical MSS Acute FC Tactical tool Default Staffing roster Waiting list Admission Planning & Acute Admissions FC Quality of planning tool Oper Offline Workload tool Staffing roster Oper Online Acute admissions Execution 12 12

13 Reducing weekly variability: Master Surgical Schedule Tactical MSS Acute FC Tactical tool Default Staffing roster The model of Peter Vanberkel* is used to create a MSS with a low variability on bed usage. We are working to adapt a model of Mike Carter (university of Toronto) 13

14 Reducing weekly variability: Admission and OR planning Waiting list Admission Planning & Acute Admissions FC Quality of planning tool Oper Offline 14

15 Quality of planning Master Annemaaike Hooisma Weighing quality factors Utilisation % Utilisation MAPD (Average deviation from mean utilisation in %) Admissions over the week MAPD Admissions over the day Likelihood over utilisation Workload over the week (average deviation form constant pattern) Workload over the day MAPD Productivity Productivity MAPD 15

16 Reducing variability: Admission and OR planning Admission Planning & Acute Admissions FC Workload tool Staffing roster Acute admissions Execution Tool shows workload prediction for up to two weeks ahead on hourly basis 16

17 Workload tool Planned Patients and E LOS Actual Patients and EDoD Acute distribution Care load distribution Diagnose based Care points per Nurse per hour Workload tool Staffing Roster Provided workforce Expected Workload Expected # Patients Actual Workload Nurse balance 17

18 18

19 Workload balance 19

20 Resultaten? Inzicht leidt tot beter registreren Inzicht geeft herkenning Sturen op inzichten Personeel Planning Uitrol operationeel niveau Verder onderzoek kans op overbezetting 20

21 Thank you for your attention Bernd van den Akker 21