Cost Control als beheer(s) systeem

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Cost Control als beheer(s) systeem"

Cornelia van der Zee
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 1 Cost Control als beheer(s) systeem

2 Introduction o des Bouvrie > Member of DACE 2 > Member of AACEI > Member of ICEC > Member of NVDO > Member of the int. group for location factors > Teacher cost engineering > Technical director of Cost Engineering

3 Introduction Cost Engineering HQ - PO box 25, 3330 AA Zwijndrecht, IJsselmeer 32e, 3332 EX Zwijndrecht T: F: info@costengineering.eu 3

Zwijndrecht T: +31 78 620 09 10 F: +31 78 620 91

4 Waarom Cost Control? De definitie van Cost Control (DACE): Het vooraf beschouwen van nog uit te geven bedragen, dit tegen het licht gehouden van wat al is uitgegeven, in vergelijking met wat als budget voor het hele project werd overeengekomen en daaruit het maximale economische resultaat te behalen binnen de door de bedrijfsleiding opgestelde beperkingen.

bedragen, dit tegen het licht gehouden van wat al is uitgegeven, in vergelijking met wat

5 Waarom Cost Control? Een andere definitie van Cost Control: Help het project team met het sturen van het project, op zo n manier dat het project op tijd klaar is en binnen het budget, met de maximaal haalbare winst.

6 Project control Scope Wat? Kosten Hoeveel? Tijd Wanneer?

7 Project control-doelen 1. Creëer een realistische baseline (plan) voor het succesvol complementeren van het project binnen de gestelde tijd en budget 2. Communiceer feitelijke en tijd voortgang van het project versus het budget en de planning. 3. Rapporteer veranderingen tov de baseline (plan), geef aanbevelingen, en and initieer correctieve acties om de project doelen te halen.

8 Contract Project control cycle Changes Deviations Establish Control Base (planning) Monitoring, Tracking Managing Corrective Action Analyzing & Forecasting Final Job report

9 Waarom Cost Control? 2 manieren van registreren van kosten: Kosten registratie Kosten bewaking (Cost Control) Registratie Feiten Control Bijsturen

10 Voorbeeld registratie en control Een dochter heeft 250,- van haar ouders gekregen om nieuwe kleren te kopen. Ze vragen aan haar eerst vooraf, omdat ze hun dochter kennen, om alle kosten die ze denkt te gaan maken op papier te zetten. De dochter komt met het volgende. Bedrag / budget Broek 70,- Jurk 50,- Schoenen 30,- Trui 40,- spijkerjas 60,- Totaal 250,- Dochter tijdens het shoppen Broek Jurk Schoenen Trui Spijkerjas

Ze vragen aan haar eerst vooraf, omdat ze hun dochter kennen, om alle kosten die ze denkt te gaan maken

11 Voorbeeld registratie en control Bedrag / Budget Reeds uitgegeven Nog aan te schaffen Tussenstand Over / tekort Broek 70,- 70,- 70,- Jurk 50,- 50,- 50,- Schoenen 30,- 55,- 55,- -25,- Trui 40,- 50,- 50,- -10,- Spijkerjas 60,- 80,- 80,- -20,- Totaal 250,- 185,- Dochter koopt spijkerjas trui schoenen voor voor 50,- 55,- 80,- 120,- Dit is kosten registratie! 305,- -55,- Broek Jurk Schoenen Trui Spijkerjas

50,- -10,- Spijkerjas 60,- 80,- 80,- -20,- Totaal 250,- 185,- Dochter koopt spijkerjas trui schoenen

12 Voorbeeld registratie en control Bedrag / Budget Analyse Correctie maatregel Herziene prognose Over / tekort op budget Broek 70,- Broek kopen die gezien is. 40,- +30,- Jurk 50,- Stof kopen en aan ma vragen of die de jurk zelf kan maken. 20,- +30,- Schoenen 30,- Te duur 55,- -25,- Trui 40,- Te duur 50,- -10,- Spijkerjas 60,- Te duur 80,- -20,- Totaal 250,- Dochter heeft een broek gezien voor 40,- maar daarmee is ze er nog niet! Dit is Cost Control! 245,- +5,- Broek Jurk Schoenen Trui Spijkerjas

20,- +30,- Schoenen 30,- Te duur 55,- -25,- Trui 40,- Te duur 50,- -10,- Spijkerjas 60,- Te duur 80,- -20,- Totaal 250,-

13 Voorwaarden effectief cost control Organisatie en discipline zijn de pijlers waarop cost control bouwt

14 Cost management vragen Vragen die iedere dag gesteld kunnen worden: Wat is het budget? Wat hebben we committed? Welke veranderingen zijn er? Welke veranderingen kunnen nog komen? Wat hebben we uitgegeven? Wat hebben we bereikt? Wat zullen we uitgeven? Wat is onze pot onvoorzien?

Welke veranderingen zijn er? Welke veranderingen kunnen nog komen?

15 Wat is er voor cost control nodig? Om een project effectief te kunnen bewaken heb je het volgende nodig: Een begroting met een goede kostencode Een manuren planning Een planning voor de leveranties Meer- en minderwerk opdrachten Voortgang en kwaliteit rapporten Bouw en montage contracten

Een begroting met een goede kostencode Een manuren planning Een

16 Analyses Analyses en Voorspellen Fysieke voortgang Earned Value Niet alleen maar wat er is uitgegeven maar wat er uiteindelijk is behaald. Voorspellen Commitments & Expenditures Herziene Budgetten (review scope changes) Herziene planning Review Process (engineering review communicatie)

Voorspellen Commitments & Expenditures Herziene Budgetten (review scope

17 Trends t.b.v. Cost Control Belangrijke gegevensstromen die gemeten kunnen worden voor trend evaluatie: Bestede uren (engineering en montage) Aangegane verplichtingen (bestellingen) Waarde van het reeds uitgevoerde werk (value of work done) Betalingen

18 De rapportage Er mag nooit in de registratie worden gemanipuleerd, anders verliest ze haar waarde bij de evaluatie van de projectvoorgang. Het rapport kan de volgende zaken bevatten.

19 De rapportage Original budget Begroting in het start budget, de Cost Control base line, opgedeeld in te controleren elementen. Approved Changes De financiële impact van de door de klant goedgekeurde scope changes. Current Budget Original budget + Approved Changes Original Value Origineel aangegane aankoop bedrag of contract waarde Current Commitment Het op dit moment aangegane aankoop bedrag of contract waarde Dit is niet het bedrag wat we al betaald hebben

Current Budget Original budget + Approved Changes Original Value Origineel aangegane aankoop bedrag of contract

20 De rapportage Estimate to complete De meest nauwkeurige voorspelling van de financiële middelen die nog nodig zijn om de aankoop of contract te complementeren, af te maken. Current Forecast Current Commitment + Estimate to complete. Current Expenditure Waarde van de goedgekeurde facturen Expendit Budget Percentage uitgegeven ten opzichte van het Current Budget Overrun / Underrun Current Forecast Current Budget

Current Forecast Current Commitment + Estimate to complete.

21 De rapportage Project: Plaatsen Schotel Antenne Cost Control sheet Description Budget Forecast Analyses Cost Code PO Tag Number Original Aproved Current Original Current Estimate to Current Current Expended Overrun / Budget Changes Budget Value Commitment Complete Forecast Expenditure Budget (Underrun) A B A+B C D C+D F F/(A+B) (C+D)-(A+B) E0 Engineering 01 Antenne 02 Kabel R1 Reservedelen 03 Frame materialen 04 Fabricage 05 Poot 06 Plaatsing 07 In bedrijf stellen C1 Contingency Algemene kosten / winst / risico Grand total

22 De rapportage

23 De rapportage Earned value, doorzie trends BCWS (Budgeted cost of work scheduled) ACWP (Actual cost of work performed) Budget plan BCWP (Budgeted cost of work performed 0 1-apr 7-apr 14-apr 21-apr 28-apr 5-mei 12-mei 19-mei 26-mei 2-jun 9-jun 16-jun 23-jun Budget Earned Actual

24 De rapportage Earned value, doorzie trends Schedule Variance, het verschil tussen het uitgevoerde werk en het werk dat gepland was in een gegeven periode Slip op de planning Hoeveelheid overspend Cost Variance, het verschil tussen hoeveel het zou moeten kosten (geplaned) om het werk uit te voeren en de actuele kosten om het werk uit te voeren 0 1-apr 7-apr 14-apr 21-apr 28-apr 5-mei 12-mei 19-mei 26-mei 2-jun 9-jun 16-jun 23-jun Budget Earned Actual

25 De rapportage Earned value, doorzie trends BCWS Budget plan BCWS (Budgeted cost of work scheduled) ACWP ACWP (Actual cost of work performed) 600 BCWP (Budgeted cost of work performed) 400 BCWP apr 7-apr 14-apr 21-apr 28-apr 5-mei 12-mei 19-mei 26-mei 2-jun 9-jun 16-jun 23-jun SPI (Schedule = performance index) CPI (Cost = performance index) Budget Earned Actual BCWP BCWS BCWP ACWP = = Voor planning >1 Op planning = 1 Achter planning <1 Kosten lager dan plan >1 Kosten op plan = 1 Kosten meer dan plan <1

26 De rapportage Earned value, doorzie trends SPI (Schedule performance index) CPI (Cost performance index) Let op: Wanneer het werk klaar is zal hij altijd 1 zijn Niet te gebruiken na geplande eind datum Voorzichtig omgaan met scope changes Performance kan een area issue zijn in plaats van een overall issue Accruals zijn essentieel Kosten moeten geboekt worden naar het juiste kosten object Blijft bruikbaar na geplande einddatum Bruikbare management informatie om trends in te zien maar het is geen absolute waarheid

27 Essentiële elementen Weten wat de scope is Weten wat er is gedaan Weten wat nog gedaan moet worden en hoe Weten, in een vroeg stadium, wat afwijkt en waarom Neem effectieve acties en volg deze op

28 Voordelen Cost Management Mogelijkheid tot meten Versterkt kostenbewust denken Stimuleert verantwoordelijkheid Helpt verrassingen te verkomen Help, voegtijdelijk, correctieve acties te nemen Communicatie Voorziet in historische data

29 Totale project kosten 100% De kosten van Cost Control Volgens een Amerikaans onderzoek:

30 Questions?

Vergelijkbare documenten

Is grip op de beheersing en besturing van tijd, geld en scope een utopie? Eric Zonneveld, Project Controller 28 september 2012

Is grip op de beheersing en besturing van tijd, geld en scope een utopie? Eric Zonneveld, Project Controller 28 september 2012 Eric Zonneveld 1993-2003 - Project Engineer - Project Manager 2004-2008 -