Het mandaat van Afdelingshoofd personeel (centrale dienst) (M/V) Statutair N-1 is vacant vanaf september 2015 wegens de pensionering van het huidig afdelingshoofd personeel. Standplaats: Keizerslaan 11, 1000 Brussel. Contextinformatie over VDAB en de afdeling De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) is een Extern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid dat zich situeert binnen het beleidsdomein Werk en Sociale Economie. De VDAB heeft als missie om, in het belang van werkgevers, werknemers en werkzoekenden, enerzijds de arbeidsbemiddeling en anderzijds de begeleiding en de opleiding met het oog op de levenslange en duurzame inschakeling op de arbeidsmarkt van werkzoekenden en werknemers te verzekeren, te organiseren en te bevorderen. VDAB biedt een uitgebreid dienstenpakket aan van bemiddeling en loopbaanondersteuning, beheren van samenwerking met partners tot financiële tegemoetkomingen. Dagelijks zetten 4700 VDAB-ers in werkwinkels, competentiecentra en ondersteunende diensten deze opdracht op muziek. VDAB is regionale overheidsorganisatie van het jaar geworden, voor meer info zie: http://intranet.vdab.be/en-we-mogen-fier-zijn-we-zijn-regionale-overheidsorganisatievan-het-jaar VDAB is FIER op zijn waarden, wij staan voor durf, Inspireren, Eelijk zijn en Respect tonen, http://intranet.vdab.be/fier-op-onze-waarden 1
VDAB wil als belangrijke speler op de arbeidsmarkt zelf een voorbeeldrol opnemen in verschillende elementen van het interne HR -beleid. Dit aspect zorgt voor een continu drijvende kracht naar innovatie en initiatieven in de HR-materie. In VDAB behartigt de afdeling personeel alle aspecten van het HR-beleid. Alle HRactiviteiten die in verband staan met de verhouding werkgever-werknemer komen aan bod, en vragen ontwikkeling, implementatie en een klantgerichte en procactieve interne dienstverlening : HR beleidsadvies en strategie (afgestemd op VDAB-strategie) Personeelsplanning, opvolging en rapportage Functiebeschrijvingen, functieclassificatie, competentieprofielen, rollen, Personeelsadministratie, pay roll en verplichtingen sociale zekerheid Rekrutering en selectie Opleiding en vorming Loopbaanontwikkeling en loopbaanondersteuning (met een accent op doelgroepenbeleid) Partnerschappen met vakbonden uitbouwen en periodiek syndicaal overleg voeren Het ontwikkelen en implementeren van (nieuwe) HR tools in functie van de strategie van VDAB Ondersteuning van leidinggevenden bij het opnemen van hun HR rol Onderhoud en beheer van de ondersteunende (IT) systemen Afstemming op het Vlaams regelgevend kader en het holdingmodel van de Vlaamse overheid Je bent als leidinggevende verantwoordelijk voor - Realiseren van de doelstellingen opgenomen in de jaarplannen, vertrekkend vanuit de missie en waarden van de VDAB - Werken vanuit een proactieve en geïntegreerde partnerschapsvisie - Uitbouw van interne en externe partnerships - Efficiënt, effectief en respectvol omgaan met middelen - Realiseren van coachend leiderschap De personeelsdienst telt een 140-tal medewerkers die geografisch verspreid werken over Vlaanderen. Zij staan in voor een klantgerichte personeelsadministratie en staan als businesspartner mee in voor de ontwikkeling en uitrol van HR instrumenten. Ze volgen de gemaakte HRafspraken op en ondersteunen leidinggevenden bij de uitvoering van het beleid voor de 4700 VDAB personeelsleden. Het afdelingshoofd stuurt momenteel een 20-tal medewerkers rechtstreeks aan waaronder ook leidinggevenden, zoals de provinciale HRverantwoordelijken, de directeur interne opleidingen,. Rapporteert aan algemeen directeur Ondersteunende Diensten 2
Wat verwacht de VDAB van je? VDAB heeft een duidelijke visie op leiderschap. Iedere leider van VDAB Coacht in zijn/haar rollen als Manager, als Ondernemer en als Leider. C-mol! Je bent een Manager Je waarborgt een kwalitatieve dienstverlening Je plant, organiseert en faciliteert, evalueert en stuurt bij waar nodig Je voert een efficiënt communicatiebeleid (pers, partners, ) Je bewaakt de beleidsdoelstellingen Je bent een Ondernemer Je werkt vanuit een partnerschapsvisie en stimuleert netwerkvorming Je vertegenwoordigt de VDAB in diverse fora Je ontdekt opportuniteiten op de arbeidsmarkt en zet ze om in een toegevoegde waarde Je stimuleert innovatieprocessen en brengt ideeën en mensen samen Je bent een Leider Je inspireert en motiveert je medewerkers Je gelooft in en draagt bij tot elke vorm van zelfsturing en teamwerking Functie - Taken 3 Formuleert concepten, procedures en technieken van het HR beleid, conform de strategische planning van de organisatie. Draagt in die zin bij aan de formulering van de strategische planning van de organisatie, onder andere met betrekking tot toekomstige personeelsbehoeften en functie-evoluties. Stuurt de implementatie van genomen HR initiatieven aan, coördineert de nodige inzet van middelen en mensen. Zet een effectieve organisatie (centraal en decentraal) op voor de realisatie van het personeelsbeheer en HR-beleid: wijst verantwoordelijkheden toe, geeft direct leiding en volgt op. Is verantwoordelijk voor het management van de eigen stafdienst, de dienst personeelsbeheer en HR (centraal en provinciaal), de dienst opleiding en vorming. Bewaakt het personeelsbudget, de personeelsvoorschriften en -procedures. Staat in voor de ontwikkeling en het onderhoud van een effectief en geïntegreerd personeelsbeheerssysteem (vormgeving en bijwerking van het softwarepakket). Onderhoudt contacten en onderhandelt in het kader van het geïnstitutionaliseerd personeelsoverleg. Neemt deel als voorzitter of als lid aan diverse interne en externe commissies, overlegorganen en projectgroepen. Organiseert de info-verspreiding en individuele infoservice aan alle personeelsleden (arbeidscontracten, rechten en plichten, HR-initiatieven en - procedures, betalingsproblemen,enz..). Verzekert een vlotte doorstroming van informatie, licht in het bijzonder de nieuwe onderrichtingen toe die van toepassing zijn op het bevoegdheidsdomein. Volgt de juiste en tijdige uitbetaling van de personeelsleden op en stuurt bij waar nodig. Bewaakt een goede afstemming op het Vlaams overkoepelend personeelsbeleid.
Resultaatgebieden van de functiehouder Innovatie en ondernemerschap: in samenwerking met de gedelegeerd bestuurder, algemeen directeurs en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatief nemen, resultaatgerichtheid, vernieuwing, eigenaarschap en ondernemerschap bij collega s en werknemers om de innovatie-en moderniseringsdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen de eigen organisatie en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer. De voorbeeldrol van VDAB als HR organisatie helpen waarmaken door vernieuwende HR processen te ontwikkelen en te implementeren (vb. jobcrafting, C-mol model, actief re-integratiebeleid ) Belichamen, stimuleren en uitdragen van innovatie en ondernemen op de werkvloer Stimuleren en initiëren van het innovatieproces Leiding geven: aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers om steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van VDAB, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid. Stimuleren en ondersteunen van professionele ontplooiing van jouw medewerkers vanuit een perspectief van coachend en verbindend leiderschap In samenspraak met de medewerkers zoeken naar individuele en teamgebonden ontplooiingskansen en ontwikkelpaden Motiveren van medewerkers door het uitdragen van je visie en het aangaan van een dialoog met je medewerkers Benaderen van je medewerkers op je eigen, authentieke manier Als HR verantwoordelijke heb je hier eveneens de rol om bovenstaande elementen van het leiderschap organisatiebreed te ondersteunen en te faciliteren Visieformulering en strategievertaling: in overleg met de gedelegeerd bestuurder, algemeen directeurs en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van de opdracht van VDAB en vertalen van de strategische doelstellingen in concrete operationele doelstellingen en projecten om een duidelijke visie en een dynamische leidraad voor de aanpak van VDAB te verkrijgen. Proactieve rol in de beleidsbepaling van het HR domein, afgestemd op het algemene VDAB beleid en de VDAB strategie Formuleren van de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor het HR beleid van VDAB Instaan voor de ontwikkeling, uitvoering en bijsturing van HR initiatieven om de gewenste resultaten te bereiken Een actief communicatiebeleid voeren in samenspraak met de communicatieafdeling en gericht op de VDAB realiteit Organisatorische optimalisering: in overleg met de gedelegeerd bestuurder, algemeen directeurs en met de andere leden van het directieteam, instaan voor 4
het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en resources binnen en over de VDAB heen om een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaaleconomische context. Optimale inzet van het personeel van de eigen afdeling en instrumenten voorzien om alle leidinggevenden bij deze opdracht te ondersteunen Permanent monitoren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de uitgevoerde processen (BPM) Efficiënte én klantgerichte interne dienstverlening i.v.m. alle HR elementen Dagelijkse werking: plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van VDAB Personeelsdienst om te verzekeren dat de doelstellingen op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, conform de afspraken in de jaarplannen. Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures Opvolgen van budgetten Consequent beleid voeren Ad hoc interventies in probleemsituaties Beleidsvoorstellen en adviezen: bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en adviezen om het strategisch beleid mee vorm te geven. Vanuit de eigen ervaring en netwerking peilen naar trends, maatschappelijke behoeften, kansen tot mogelijk nieuwe HR initiatieven Luisteren naar voorstellen en behoeften uit de business, zowel leidinggevenden als medewerkers Externe vertegenwoordiging en netwerking: bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatie-uitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. Uitbouwen van een efficiënt en toegankelijk intern en extern netwerk (stakeholders, koepelorganisaties, andere overheden en entiteiten, werknemersvertegenwoordigers) Optimaal inzetten van het eigen netwerk bij exploratie van opportuniteiten tot samenwerking, innovatie en oplossingsgericht handelen Partners (leidinggevenden en medewerkers) zowel intern en extern erkennen door hen systematisch te betrekken vanaf de eerste stap bij elke potentiële vorm van samenwerking Gewaarborgd databeheer, -analyse en communicatie Vertegenwoordigen van VDAB op diverse fora, netwerken, 5
Je profiel TECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van HR-beleidstendenzen en de verschillende HR-werkterreinen. Kennis van organisatiecultuur, organisatieontwikkeling en veranderingsmanagement. Kennis van de personeelsreglementering binnen de Vlaamse Overheid. Kennis van de organisatie: Kennis van de materie behorende tot het beleidsdomein Werk en Sociale Economie en van de werking van VDAB in het bijzonder. Kennis van de werking van de overheid: Algemene kennis van de regelgeving en structuren die van belang zijn voor de uitvoering van de opdrachten van VDAB en de eigen afdeling. 6
PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 2: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Verantwoordelijkheid nemen Niveau 2: Handelt in het belang van de organisatie Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van VDAB. Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 2: Stimuleert de samenwerking binnen VDAB, werkgroepen of projectgroepen. Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft 7
Beslissen Zich op onderbouwde wijze tijdig en eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Niveau 2: neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is. Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) en heeft hier een gegronde argumentatie voor Kent de belangen van anderen en neemt deze mee in zijn beslissing Neemt en handhaaft beslissingen, ook bij weerstand en tegendruk Visie Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen. Niveau 2: betrekt brede (maatschappelijke, technische, ) factoren bij zijn aanpak. Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld Richting geven Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de VDAB kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau 2: Geeft richting op het niveau van processen en structuren. Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren 8
Deelnemingsvoorwaarden Je hebt tenminste een masterdiploma dat toegang verleent tot niveau A, met uitzondering van de interne kandidaten die al tot een niveau A of een gelijkgesteld niveau behoren. Je voldoet aan de algemene toelatingsvoorwaarden voor een betrekking in de publieke sector (gedrag, burgerlijke en politieke rechten ). Je hebt zes jaar nuttige professionele ervaring in HR-materie / HR management binnen een overheidscontext. Voor de berekening van die ervaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd. Voor de berekening van de nuttige professionele ervaring wordt volgende vereist: - Minstens 3 jaar relevante leidinggevende ervaring in het rechtstreeks aansturen van andere leidinggevende functies of in het trekken van organisatiebrede projecten; - Aantoonbare relevante ervaring in het geïntegreerd gebruik van HRtools, dit impliceert o.a. kennis van HR- modellen, kennis van verandermanagement, kennis van selectie en rekruteringstechnieken, kennis van personeelsplannen, Ervaring in een grote organisatie (meer dan 1000 personeelsleden) en in een organisatie met sterk geografisch gespreide vestigingen is een extra troef. Ervaring in sociaal overleg is een extra troef. Vertrouwd zijn met een organisatie die blootgesteld is aan snel wijzigende omgevingen met externe, maatschappelijke zichtbaarheid en gevoeligheid. In je sollicitatieformulier dien je aan te tonen dat je beschikt over de gevraagde ervaring en de vereiste technische competenties. Voor meer informatie m.b.t. de deelnemingsvoorwaarden kan u terecht op de website van personeelsregelgeving in verband met de procedure voor de N-1-functies http://www.bestuurszaken.be/modeldocumenten#n_1 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, geaardheid, afkomst, handicap of leeftijd. 9
Verloop en praktische modaliteiten kandidatuurstelling Solliciteren doe je aan de hand van een sollicitatieformulier en een competentieportfolio CMOL (coach manager ondernemer leidinggevende) op de website Jobpunt. Vul uiterlijk op 30 april 2015 het standaard-cv in op www.jobpunt.be. Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be. De competentieportfolio Cmol dient samen met het sollicitatieformulier te worden ingediend. Indien je, zonder gegronde en aanvaarde reden, geen competentieportfolio Cmol indient binnen de hiervoor voorziene termijn zal je kandidatuur als ongeldig worden beschouwd. Het maken van een case zal je pas gevraagd worden indien je generiek geschikt bevonden werd en verder mag deelnemen aan het functiespecifieke jurygesprek. Geef in je sollicitatiebrief ook aan of je reeds beschikt over de vrijstelling voor de generieke competenties of niet. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard-cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Katrien Vereecken Algemeen Directeur Ondersteunende Diensten Keizerslaan 11 1000 Brussel Tel. 0478/88.33.62 Mail: katrien.vereecken@vdab.be 10
Selectieprocedure - Om in aanmerking te komen dien je te beschikken over de generieke competenties voor een N-1 functie. Mogelijk beschik je reeds over een vrijstelling voor de test van de generieke competenties vanuit een vorige deelname aan een procedure. In dat geval moet je enkel nog het functiespecifieke gedeelte van de procedure afleggen. Indien je niet beschikt over deze vrijstelling, dien je in het kader van deze selectieprocedure deel te nemen aan een potentieelinschatting waarin je beoordeeld zal worden op deze generieke competenties. - De lijnmanager van de vacaturehoudende entiteit beslist of jouw kandidatuur voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden. - Indien er 8 kandidaten of meer zijn, kan er beslist worden om een verkennend gesprek uit te voeren. Ook de kandidaten die generiek vrijgesteld zijn, dienen deel te nemen aan het verkennende gesprek. Dit gesprek zal gericht zijn op het toetsen van motivatie, inpasbaarheid in de overheidscontext, de communicatievaardigheden en de ervaring van de kandidaten. Over elke kandidaat wordt een beknopt rapport gemaakt met motivering waarom hij/zij al dan niet als geschikt wordt beschouwd en al dan niet wordt toegelaten tot het volgende gedeelte van de selectie. 11 - De kandidaten die aan de deelnemingsvoorwaarden (of in geval van een voorselectie aan het verkennend gesprek) voldoen, worden opgeroepen om deel te nemen aan een potentieelinschatting. o Bij de beoordeling van de generieke competenties van de interne kandidaten wordt rekening gehouden met een interne potentieelinschatting in combinatie met een externe potentieelinschatting. o Bij de beoordeling van de externe kandidaten wordt enkel rekening gehouden met de externe potentieel inschatting. o Deze beoordeling gebeurt voor interne kandidaten door het managementcomité van de beleidsdomein waartoe de kandidaat behoort. Voor externe kandidaten gebeurt dit door het managementcomité van WSE. Kandidaten die reeds geslaagd zijn in een externe potentieelinschatting voor een N-1 vacature, en beschikken over een geldige vrijstelling, hoeven deze niet meer opnieuw te doen. Een vrijstelling is 7 jaar geldig. - De geslaagde kandidaten voor het generieke deel worden uitgenodigd om deel te nemen aan de functiespecifieke selectie met onder andere een presentatie van de case en met een jurygesprek.
- De niet geslaagde kandidaten voor het generieke deel worden op de hoogte gebracht. - Het bevoegd managementorgaan brengt een advies uit aan de gedelegeerd bestuurder van de VDAB over het al dan niet beschikken over de functiespecifieke competenties (lijst geschikt / niet-geschikt) - De gedelegeerd bestuurder van de VDAB kiest de meest geschikte kandidaat en beslist tot aanstelling in het mandaat (eindbeslissing). - Meedelen van het resultaat van de functiespecifieke beoordeling aan de kandidaten en meedelen van de eindbeslissing aan alle geschikt - en niet geschikt bevonden kandidaten. - De gekozen kandidaat wordt benoemd in het middenkader in de graad van hoofdadviseur met de rang A2M. De titularis van de graad van hoofdadviseur wordt vervolgens bij mandaat aangewezen in de vacant verklaarde functie van afdelingshoofd. Ons aanbod Je wordt aangeworven in de graad van hoofdadviseur (rang A2M). De titularis van de graad van hoofdadviseur wordt vervolgens bij mandaat aangewezen in de vacant verklaarde functie van afdelingshoofd met een salarisschaal A285. Voor meer info kan je terecht op http://www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator. Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. Je proeftijd met een individueel vormingsprogramma bedraagt 12 maanden voltijds. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (per gewerkte dag). 12