Profiel Directeur Bedrijfsvoering 23 maart 2017 Opdrachtgever Regio College, Zaandam Voor meer informatie over de functie Marcel ten Berge, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie van Directeur Bedrijfsvoering 5 3 De gewenste capaciteiten 6 4 De arbeidsvoorwaarden 8 5 De selectieprocedure 9 Bijlage I: de resultaatgebieden directeur Bedrijfsvoering Waar in dit document hij staat, kan uiteraard ook zij gelezen worden. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 2 van 11
1 De organisatie Het Regio College is een ambitieus en regionaal belangrijk ROC voor Zaanstreek-Waterland. De school telt ca. 5.500 studenten en heeft ca. 450 medewerkers. Kleinschaligheid is de kracht van het Regio College. Het persoonlijke contact tussen de medewerkers en de studenten wordt door beide partijen gewaardeerd. De onderwijsteams zijn de spil van het onderwijs en streven naar een zo hoog mogelijke kwaliteit. De teams bieden maatwerk, differentiatie en flexibiliteit en ze geven het onderwijs zelf vorm. In de strategienota Regio College 2020 Vernieuwen en Versterken spreekt het College van Bestuur van het Regio College zijn ambities en plannen uit voor goed en goed georganiseerd onderwijs, transparantie, ambitie, betrokkenheid en realiteitszin. Het Regio College maakt met Vernieuwen en Versterken de komende jaren een stevige kwaliteitsslag. Borging van onderwijskwaliteit en examinering, vermindering van werkdruk bij docenten en het bieden van herkenbaar beroepsonderwijs staan hierbij centraal. Onderlinge taken en verantwoordelijkheden zijn goed belegd en de teams werken resultaatgericht. Om de benodigde kwaliteitsslag te realiseren is afgelopen jaar de organisatiestructuur ingrijpend aangepast. De bestaande afdelingsstructuur waarbij het primair proces is georganiseerd in zeven afdelingen met elk een afdelingsmanager, is losgelaten. Het beroepsonderwijs van het Regio College is sinds kort georganiseerd in drie nieuw gevormde mbo-colleges; mbo-college Economie & Handel, mbo-college Techniek en mbo college Zorg & Welzijn. Docenten worden voortaan aangestuurd door (de recent benoemde) teammanagers, die rapporteren aan de eind 2016 aangestelde directeuren van de mbo-colleges. Met deze aanpassing van de organisatie beschikt het Regio College nu over drie nieuwe mbo-colleges die elk een herkenbaar en samenhangend pakket aan opleidingen biedt, dat past bij de beroepswereld en herkenbaar is voor studenten, ouders en de diverse samenwerkingspartners. Voor de onderwijsinhoud sluit het Regio College aan bij landelijke ontwikkelingen en voert het de nieuwe kwalificatiedossiers in. Daarnaast biedt het Regio College studenten meer keuzemogelijkheden, waaronder de keuze om topprogramma s te volgen. Ook maakt de instelling steeds meer gebruik van digitale mogelijkheden voor het onderwijs. Om de dienstverlening aan het onderwijs verder te verbeteren en te stroomlijnen en tot een gelijkwaardige organisatiestructuur van onderwijs en diensten te komen, worden nu de diensten in twee clusters onder leiding van een directeur georganiseerd: de dienst Onderwijsondersteuning en de dienst Bedrijfsvoering. De directeur en het managementteam van ieder mbo-college beschikken in de nieuwe organisatie naast de centrale stafondersteuning ook over vaste adviseurs op het gebied van onderwijs en personeelsbeleid en eigen secretariële ondersteuning. Deze ondersteuners zullen bij voorkeur fysiek een plek bij het mbo-college krijgen. Deze adviseurs en ondersteuners worden operationeel aangestuurd door de directeur van het mbo-college en vallen functioneel en hiërarchisch onder de directeur Onderwijsondersteuning. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 3 van 11
Organogram Het Regio College beschikt in de nieuwe organisatie naast een tweehoofdig College van Bestuur (CvB) over een Directieteam dat bestaat uit de drie directeuren van de mbo-colleges, de directeur Bedrijfsvoering en de directeur Onderwijsondersteuning. Het CvB en Directieteam worden ondersteund door de controller en de bestuurssecretaris. De directeuren gaan uit van de kracht en de kwaliteit die binnen het Regio College aanwezig zijn. Tegelijkertijd zijn ze gericht op verbetering en vernieuwing van onderwijs, bedrijfsvoering en onderwijsondersteuning. Ze stimuleren innovatie, werken nauw met elkaar en hun teammanagers samen en zijn gericht op het met elkaar realiseren van kwalitatief goed en onderscheidend onderwijs voor de studenten en het bedrijfsleven in de regio. Leeuwendaal zoekt een directeur Bedrijfsvoering die met elan en energie de nieuwe dienst aanstuurt, vorm geeft en positioneert binnen het Regio College en samen met de andere directeuren bijdraagt aan de koers en ambities van de organisatie. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 4 van 11
2 De functie van Directeur Bedrijfsvoering In deze positie kunt u in belangrijke mate bijdragen aan de doelstelling van het Regio College om als onderwijsinstelling steeds beter te worden, onderscheidend te zijn in onderwijs en topprestaties te leveren. Daarbij hoort een efficiënte en professionele bedrijfsvoering en onderwijsondersteuning. Als directeur Bedrijfsvoering stuurt u de nieuwe Dienst Bedrijfsvoering aan die bestaat uit de teams Facilitair Beheer, Huisvesting, Financiële Administratie, Personeels- en salarisadministratie, Studentenadministratie, Informatie Centrum Automatisering en Inkoop (totaal 91 medewerkers). Aan het hoofd van de dienst Bedrijfsvoering staat de directeur Bedrijfsvoering en de teams worden aangestuurd door teammanagers. De directeur Bedrijfsvoering vormt met de teammanagers het managementteam van de eigen dienst en rapporteert direct aan het CvB. De bij deze positie horende verantwoordelijkheden, bevoegdheden en plaats in de organisatie zijn vastgelegd in het directiestatuut van het Regio College. Van de directeur Bedrijfsvoering wordt verwacht dat hij zich na een korte en grondige verkenning snel thuis voelt in de organisatie van het Regio College en de verdere vorming en professionalisering van zijn dienst oppakt, vorm en inhoud geeft. De directeur Bedrijfsvoering geeft vanuit een integrale verantwoordelijkheid leiding aan de dienst Bedrijfsvoering en realiseert een gedragen visie op de toekomstige koers en inhoud van de dienstverlening. Hij doet dat op inspirerende wijze en weet bestuur, collega directeuren, managers en medewerkers van Bedrijfsvoering daarin mee te nemen en te betrekken. De directeur Bedrijfsvoering stuurt op de juiste keuzes die leiden tot de implementatie van een meer pro actieve, geïntegreerde en kwalitatieve dienstverlening die aansluit op de wensen en verwachtingen van de directeuren van de mbo-colleges. Verbinding binnen de dienst, tussen de diensten en met het onderwijs is van groot belang. Dit vraagt om een goede kijk op de aanwezige kwaliteiten van medewerkers, managers en (efficiënte inrichting en verbinding van) bedrijfsvoeringsprocessen op terreinen zoals bijvoorbeeld ICT, roostering, huisvesting en inkoop. De directeur Bedrijfsvoering is daarbij een bouwer en inspirator die tevens zorgt voor een professionele cultuur binnen de dienst van eigenaarschap, gezamenlijkheid en verantwoordelijkheid. Last but not least is de directeur Bedrijfsvoering de vakinhoudelijke sparringpartner en adviseur op strategisch niveau. Heeft oog voor de wettelijke kaders voor de diverse procedures en processen, draagt bij aan het vaststellen van deze kaders en ziet toe op de naleving daarvan. Is bovendien scherp op de ontwikkelingen op het vakgebied en weet deze door te vertalen naar kansen voor en ontwikkeling van de bedrijfsvoering binnen het Regio College. Hij heeft een overstijgende blik, is meedenkend en de linking pin op zijn vakgebied richting de directeuren van de mbo-colleges en het CvB. In de bijlage vindt u de uitgewerkte resultaatgebieden van de directeur Bedrijfsvoering. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 5 van 11
3 De gewenste capaciteiten De gewenste achtergrond en persoonskenmerken: U beschikt over academisch werk- en denkniveau en een stevige staat van dienst als eindverantwoordelijk integrale manager of directeur Bedrijfsvoering in een complexe, veranderende organisatie. U bent een generalist en goed thuis in de breedte van het vakgebied (PIOFAH). Nadere kennis van ICT, huisvesting, inkoop en roostering is een pre. U heeft uw relevante werkervaring opgedaan in het publiek domein en/of het bedrijfsleven. U heeft ervaring met het leiding geven aan professionals, met teamvorming en met het aansturen en realiseren van professionele en efficiënte dienstverlening en bijbehorende bedrijfscultuur. U bent een bouwer en een netwerker. U bent van nature gericht op het maken van verbinding en samenwerking. U heeft affiniteit met het onderwijs. U bent visionair en een sterk boegbeeld en maakt de vertaalslag van externe ontwikkelingen op uw vakgebied naar het primair proces. U bent een stevige gespreks- en sparringpartner voor het CvB en de collega-directeuren. U communiceert helder en to the point en u beschikt over een positieve instelling. Daarnaast beschikt u over sensitiviteit, realiteitszin en relativeringsvermogen. De gewenste competenties voor de Bedrijfsvoering. Innovatief. Komt met oorspronkelijke oplossingen voor problemen, bedenkt nieuwe werkwijzen ter verbetering van het bestaande. Neemt afstand van de dagelijkse praktijk en is in staat om binnen de kaders in mogelijkheden te denken. Stimuleert de samenwerking tussen de dienst en het primair proces en heeft daarin een voorbeeldfunctie. Vraaggericht. Identificeert wensen, behoeften en belangen van het CvB, het directieteam, de mbo-colleges en de onderwijsteams (het primair proces). Denkt en handelt vanuit dit perspectief. Leidinggeven. Stuurt op resultaten, beschikt over een breed handelingsrepertoire aan managementvaardigheden en geeft op een situatie-afhankelijke wijze leiding aan de dienst. Delegeert verantwoordelijkheden naar de juiste medewerkers, geeft anderen de vrijheid om initiatieven te tonen, geeft hen de mogelijkheden en bevoegdheden om taken effectief uit te kunnen voeren. Denkt vooruit en is pro-actief, signaleert knelpunten en problemen en zorgt voor oplossingen. Hakt op cruciale momenten knopen door. Kan tegenstellingen overbruggen en weerstanden bij veranderingen wegnemen. Organisatiebewustzijn. Is goed geïnformeerd over maatschappelijke, politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en andere relevante omgevingsfactoren en benut deze kennis effectief. Is zich bewust van de plaats van de eigen dienst binnen het Regio College als geheel, houdt rekening met de organisatiecultuur, laat concernbeleid leidend zijn voor eigen beleidskeuzes. Onafhankelijk/constructief. Vertaalt visie en ideeën naar acties en plannen, kijkt objectief naar de organisatie en heeft oog voor haalbaarheid. Resultaatgericht/plannen en organiseren. Spant zich actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen: bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en plant de daarvoor benodigde tijd, acties, middelen en mensen in, organiseert deze vervolgens doelmatig om de gestelde doelen te bereiken. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 6 van 11
Voor alle functies binnen het Regio College zijn de volgende competenties van toepassing: Leren. Zelfreflectie op eigen kwaliteiten en leerpunten, werken aan (team)ontwikkeling, aantonen nieuwe informatie vindingrijk en effectief toe te passen. Samenwerken. Zich inzetten om deel van een team uit te maken en bij te dragen aan een gezamenlijk resultaat. Denken en handelen vanuit gemeenschappelijke visie en doelstellingen. Betrokken. Blijk geven van inzicht in de eigen rol binnen het gehele proces en actief meedenken over de optimalisering van de dienstverlening door het Regio College. Interne/externe klantgerichtheid. Onderzoeken en herkennen van wensen en behoeften van de klant/gebruiker en hiernaar handelen. Zich inleven in klantsituaties, denken in klantoplossingen en deze omzetten in activiteiten in het Regio College.. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 7 van 11
4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een full time functie, inschaling vindt plaats op basis van opleiding en werkervaring. De functie is ingeschaald in schaal 14 conform cao MBO. Inschaling in schaal 15 is eventueel bespreekbaar op basis van ervaring van de kandidaat. (indicatie maximaal schaal 15 is jaarsalaris 90.000,--). Het streven is de directeur Bedrijfsvoering voor 1 juni 2017 te benoemen zodat hij per 1 september 2017 in dienst kan treden. Standplaats is Zaandam. Aanstelling voor de duur van één jaar met de intentie deze bij goed functioneren om te zetten in een vast dienstverband. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 8 van 11
5 De selectieprocedure De selectie kent verschillende fasen: Voorselectie door bureau Leeuwendaal 1 Week 10 april: Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten. 2 Week 17 april: Geschikte kandidaten worden op 19 april op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De selectiecommissie aldaar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. Selectie door het Regio College 1 In de eerste gespreksronde op 21 april spreken de kandidaten met de selectiecommissie, bestaand uit de leden van het CvB en de secretaris van het CvB. Geselecteerde kandidaten zullen een selectie assessment ondergaan op 2 of 3 mei bij Leeuwendaal in Den Haag. In de tweede gespreksronde op 12 mei spreekt een selectie van kandidaten weer met de selectiecommissie. Een presentatie maakt onderdeel uit van het gesprek. 2 Week 15 en 22 mei: Keuze eindkandidaat, gesprek met draagvlakcommissie en afronding. Op basis van de adviezen neemt het CvB een definitieve beslissing. 3 Een pre-employment check en referentie-onderzoek maken deel uit van de procedure. 4 Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en wordt de kandidaat in dienst genomen. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 9 van 11
Bijlage I: Resultaatgebieden directeur Bedrijfsvoering Visie Heeft ervaring met administratie en facilitaire processen, heeft affiniteit met het beroepsonderwijs en is op de hoogte van de belangrijkste wet- en regelgeving. Ontwikkelt vanuit deze kennis en de wensen en behoeften van de organisatie een aansprekende visie ten aanzien van bedrijfsvoering binnen het Regio College. Toetst deze visie geregeld en stelt, waar nodig, bij. Beleidsontwikkeling (op strategisch en tactisch niveau) Formuleert een heldere visie voor de diverse onderdelen van zijn/haar portefeuille. Hij vertaalt deze visie in (meerjaren)beleid, denkt in hoofdlijnen, betrekt medewerkers en stakeholders en komt tot afspraken. Oefent invloed uit op de strategie van het Regio College door binnen de eigen portefeuille voorstellen voor strategisch beleid te ontwikkelen en voor te leggen aan het CvB. Is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van dan wel vormgeven van het strategisch en tactisch beleid op de portefeuilles van de dienst: facilitair beheer, huisvesting, administraties, ICA en inkoop. Doet voorstellen voor projecten die vallen binnen dit beleid. Betrekt medewerkers van de dienst bij het opstellen van het strategisch beleid en creëert bij de medewerkers van de dienst draagvlak over de gekozen strategie. Levert een actieve bijdrage aan de beleidsvoorbereidende processen, de besluitvorming en verbinding. Stimuleert eigenaarschap en commitment bij alle geledingen van de organisatie. Adviseert het CvB op de verschillende beleidsterreinen die vallen binnen de dienst Bedrijfsvoering. (Beleids)uitvoering Zorgt voor borging van de voor uitvoering van onderwijs noodzakelijke randvoorwaarden. Stuurt en bewaakt de implementatie van het beleid. Draagt zorg voor een juiste toewijzing, aanwending, beheer en bewaking van (financiële) middelen binnen de eigen dienst Draagt zorg voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering Richt de bedrijfsvoering van de organisatie in, ondersteunt en beheert de bedrijfsvoering: systemen, procedures en instrumenten t.b.v. diverse processen, waaronder administratieve en facilitaire processen, inclusief de inzet van ICT in het primair proces. Ontwikkelt voorstellen voor een optimale inrichting van de eigen dienst en de daartoe behorende teams. Richt de bedrijfsadministraties in, realiseert een optimale onderlinge afstemming daarvan en toetst de output van het informatiesysteem aan weten regelgeving, vastgestelde procedures en doet dit in overleg met de proceseigenaren, zodat de werkprocessen transparant, effectief en efficiënt zijn en interne en externe belanghebbenden tijdig beschikken over relevante rapportages. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 10 van 11
Bedrijfsvoering binnen de dienst Ziet toe op productie en aanlevering van relevante financiële en nietfinanciële rapportages, ten behoeve van de financiële jaarrekening en het Assurancerapport inzake studentengegevens, conform wet- en regelgeving en vastgestelde procedures, zodat het Regio College in- en externe verantwoording over resultaten kan afleggen. Stelt projectplannen, uitvoeringsplannen en projectbegrotingen op en is zowel budgettair als inhoudelijk verantwoordelijk voor de realisatie ervan. Zet middelen in en wijst middelen toe aan personeel/projecten/activiteiten binnen de dienst. Stuurt projecten aan die vallen onder bedrijfsvoering, bijvoorbeeld huisvestingsprojecten. Onderhoudt externe relaties met derden zoals toeleveranciers. Bewaakt de inzet van middelen en toetst of de inzet leidt tot het scheppen van de juiste randvoorwaarden en oplossen van knelpunten. Rapporteert periodiek aan het CvB inzake voortgang en resultaten van Bedrijfsvoering. Stelt jaarlijks de exploitatie- en de investeringsbegroting op voor de dienst en legt deze ter goedkeuring voor aan het CvB. Zorgt voor de uitvoering en de budgetbewaking van de begroting. Realiseert de resultaten die zijn overeengekomen in het jaarlijks af te sluiten managementcontract. Evalueert op gezette tijden de inrichting van de organisatie van de dienst en stelt deze zo nodig bij. Directeur Bedrijfsvoering/Regio College/profiel/23 maart 2017 11 van 11