Project Management Hfst 1: Het project: 1.1: Soorten werkzaamheden: We kennen 3 soorten werkzaamheden: Improvisatie: een plotselinge reactie op een niet verwachte gebeurtenis. Hiervoor zijn geen richtlijnen. Deze handelingen geven veel vrijheid, maar kosten veel energie. routinematige werkzaamheden: werken volgens vaste procedures met zekerheid van het resultaat. Deze werkzaamheden worden vaker herhaald. projectmatige werkzaamheden: werkzaamheden die worden planmatig worden uitgevoerd, vooral telkens een nieuwe opdracht. 1.3: Wat is een project? Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om meestal binnen een bepaalde tijd een vooraf gesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget. Het is van belang dat de medewerkers weten wat er van hen verlangd wordt en dat ze resultaatgericht te werk gaan. 1.4: Van improvisatie via project naar routine: Nieuwe taken beginnen vaak als improvisatie. Als ze vaker terug blijken te komen, wordt al snel een project opgezet om alles goed te organiseren zodat in het vervolg alles volgens een vast plan kan worden gedaan. 1.5: Soorten projecten: Enkele soorten projecten waar je mee te maken kunt krijgen zijn: Technische projecten: ook wel harde projecten genoemd. Deze zijn goed te plannen en hebben een duidelijk resultaat. Sociale projecten: ook wel zachte projecten genoemd. Deze hebben vaak een minder duidelijk resultaat omdat je hierbij vaak mensen moet beïnvloeden, wat erg moeilijk is. Commerciële projecten: hebben als doel geld te verdienen Gemengde projecten: een combinatie van de bovenstaande. Evenementen:- een project waarvan het resultaat op een vast moment wordt gegeven. 1
Hfst 3: Het project van begin tot eind: 3.1: Project organiseren en uitvoeren: Wanneer er een nieuwe groep is die nooit eerder een project heeft gedraaid, is het aan te bevelen eerst een pilotproject uit te voeren, een klein project om te leren om te gaan met de werkwijze. Bij de werkwijze kom je meestal met een aantal stappen in aanraking; 1) initiatief 2) definitie ontwerp 3) detailontwerp 4) voorbereiding 5) realisatie 6) nazorg 3.2: Projectvoorstel: De eerste fase, de initiatiefase bestaat uit 4 fasen: a. Het initiatief voor een project komt meestal vanuit het management. Met moet zich realiseren dat het grote gevolgen kan hebben. Het kan veel geld gaan kosten, maar er kunnen ook veranderingen optreden in de werkwijze waardoor er dingen op het spel komen te staan voor het personeel. b. Een medewerker schrijft vervolgens een projectvoorstel: - Naam van het project - Inleiding met de achtergrond van het project - Gegevens van de schrijver van het project - Toekomstige opdrachtgever - Zo precies mogelijke beschrijving van het gewenste resultaat - Globale planning - Benodigde capaciteiten van mensen en middelen - Schatting van de kosten - Haalbaarheid en te verwachten knelpunten - Gevolgen voor de organisatie c. Na het voorstel wordt er een goedkeuring gegeven d. Vervolgens wordt er een projectleider aangewezen. 2
3.3 t/m 3.5: Intakegesprek, opzetten van het project & Start-up-vergadering: De tweede fase is het definiëren van het project. Dit gaat als volgt: a. Intakegesprek opdrachtgever: Dit is het eerste gesprek tussen de opdrachtgever en de gekozen projectleider. Eventueel wordt er vervolgens nog een haalbaarheidsonderzoek gedaan om een go/no-go beslissing te geven. b. Samenstellen projectteam c. Programma van eisen d. Plannen project: e. Schrijven plan van aanpak: f. Goedkeuren plan van aanpak: g. Project start-up vergadering: de eerste vergadering kan het beste niet te formeel zijn. Het is de bedoeling om elkaar vooral te leren kennen en daarnaast met elkaar de doelen, activiteiten en verantwoordelijkheden te bespreken. 3.6 t/m 3.8: Ontwerp, voorbereiding, uitvoering en afsluiting project: De derde fase is de daadwerkelijke uitvoering van het project: a. Ontwerp: b. Voorbereiding: c. Uitvoeren activiteiten: d. Opleveren tussenproducten: e. Bewaking plannen: f. Bewaken middelen: g. Controleren kwaliteit: h. Opleveren projectresultaat: i. Overleggen stakeholders: De vierde en laatste fase is de afsluiting van het project: a. Evalueren project: b. Feestelijk beëindigen: c. Projectleden terug in de organisatie: 3.9: Beheersaspecten van het project: Tijdens de voorbereidingen zijn de 5 belangrijkste beheersaspecten de TGKIO: Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie & Organisatie. Deze moeten door de projectleider in de gaten worden gehouden. 3
Hfst 4: Planning: 4.1: Waarom plannen?: Met een planning wil je de totale duur afbakenen, nadenken over eventuele gevolgen van vertraging, je kosten bepalen en de voortgang organiseren en bewaken. 4.2: Begrippen: Doorlooptijd is de periode waarover je een taak mag doen, bijvoorbeeld een periode van een week. De tijd die je er in uren daadwerkelijk actief mee bezig bent noem je de benodigde werktijd. Een mijlpaal is een tussenproduct dat tijdens het project ontstaat. Deze zijn gemakkelijk om je planning mee af te bakenen. Een speciale activiteit is de afhankelijke activiteit: deze kan pas worden uitgevoerd als een andere activiteit is volbracht. Een andere is de kritische activiteit: als de doorlooptijd van deze activiteit verandert, heeft dat invloed op de eindtijd van het gehele project. Als er meerdere kritische activiteiten na elkaar hebt, spreek je van het kritische pad. Alles wat daar niet toe behoort, behoort tot activiteiten met speling. Termijn die bij de planning horen zijn ASAP (As Soon As Possible) en ALAP (As Late As Possible). Bij het plannen heb je verder bronnen nodig (resources) en een planningtechniek. We kennen er twee: strokenplanning en netwerkplanning. 4.3: Strokenplanning: In een strokenplanning zet je een aantal activiteiten onder elkaar met daarnaast een balk die aangeeft in welke dagen / weken je denkt bezig te zijn met die activiteit. Met stippellijnen kan eventueel speling worden aangegeven. En door stroken een verticale lijn te verbinden, kun je aangeven dat bepaalde activiteiten afhankelijk zijn van een andere activiteit. 4.4: Netwerkplanning: Deze planningsvorm bestaat uit een cirkel als start- en als eindpunt. Daartussen staan enkele mijlpalen aangegeven in vierkante blokken. Pijlen staan symbool voor een activiteit die moet leiden naar een nieuwe mijlpaal, dit is de activity on arrow-methode. In sommige gevallen worden de activiteiten aangegeven in aparte blokjes, dan is het een activity on nodemethode. Door rechthoeken dik te drukken of een kleur te geven, kun je aangeven dat deze op het kritische pad liggen. 4.6: Bijstellen van een planning: Een planning is dynamisch; dat wil zeggen dat er van af geweken kan worden. Bij grote afwijkingen zullen er aanpassingen nodig zijn die door iedereen goed gekeurd moeten worden. 4.7: Welke activiteit zijn nodig? Om er achter te komen welke activiteiten nodig zijn, moet je naast zelf zo veel mogelijk bedenken, literatuur raadplegen, overleggen met de projectleden, een ervaren projectleider interviewen, overleggen met de opdrachtgever of een WBS (Work Breakdown Structure) maken. Een Work Breakdown Structure is een overzicht waarbij je proces in steeds kleinere onderdelen onderverdeelt. 4
Hfst 5: Maken van een plan van aanpak: 5.1: Plan van aanpak: Het PVA (Plan van Aanpak) wordt ook wel projectplan of basisdocument genoemd. De planning is van de onderdelen van het plan van aanpak. Wat er in ieder geval aan de orde moet komen is in de volgende paragraven per hoofdstuk aangegeven. 5.3: Achtergronden: Hierin geef je aan buitenstaanders aan hoe het project en de organisatie in elkaar zitten. Je geeft de naam van het project, de opdrachtgever, de opdrachtnemer en stakeholders: belang hebbenden bij het project. 5.4: Projectopdracht: Hierin staat het resultaat van het project centraal. Bij een onderzoek kan dit ook een probleemstelling zijn die moet worden opgelost. 5.5: Projectactiviteiten: Beschrijf zo precies mogelijk welke activiteiten er allemaal moeten plaats vinden. Daarbij horen ook de voorbereidende werkzaamheden die al voor het maken van het plan van aanpak al hebben plaatsgevonden. 5.6: Projectgrenzen en randvoorwaarden: Om een project goed af te bakenen moet je aangeven van welke activiteiten die op de grens van het project liggen je wel, en welke je niet uitvoert. De belangrijkste randvoorwaarden zijn de tijdsperiode en het budget dat gebruikt kan worden. 5.7: Producten: De producten die je gaat leveren, zijn meestal de mijlpalen. Het kunnen echte producten zijn, maar ook rapporten, verslagen of gebeurtenissen. 5.8: Kwaliteitsbewaking: Een goede manier om de kwaliteit te bewaken is door een proefresultaat te presenteren aan de opdrachtgever. Verder kunnen er ook tussentijdse controles plaatsvinden. 5.9: Beschrijving van de projectorganisatie: De belangrijkste functies binnen de organisatie zijn de projectleider, secretaris, adviseur, werkgroepleiders en de projectleden. Van allen moeten gegevens beschikbaar zijn: over adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, dagen van beschikbaarheid, bevoegdheden en hoe deze persoon rapporteert. Op grote projecten kan veel weerstand komen. Het is van belang dat het project daarom naar de buitenwereld toe verkocht wordt. Hiervoor moet de afdeling Public Relations zorgen. 5
5.10: Planning: Zie Hfst. 4 5.11: Kosten-/batenoverzicht: Een project is alleen zinvol als de baten (opbrengsten) groter zijn dan de kosten. De grootste kosten posten voor een project zijn meestal: mensuren, kosten voor hulpmiddelen, en exploitatiekosten: kosten na uitvoering van het project. Daarnaast heb je vaak ook nog onvoorziene uitgaven. De belangrijkste inkomsten zijn: besparingen op personeel en materiaal na uitvoering van het project, meer inkomsten door betere kwaliteit, service of personeel en eventueel de verkoop van een product. 5.12: Risicoanalyse: Bij een project zijn er verschillende risico s, zowel intern (deadlines, onvoldoende kennis, ongeschikte leider, etc.) als extern (onvoldoende besluitvorming, afhankelijkheid van andere projecten, wijzigingen in de groepssamenstelling) 5.13: Plan van aanpak opstellen: Naast de vaste hoofdstukken komt er natuurlijk een titelpagina en inhoudsopgave. Als het plan af is kun je een afspraak maken om de inhoud te bespreken met je opdrachtgever. 5.14: Projectarchief: Het is een slim om een archief aan te leggen met alle documenten die van belang zijn voor het project. Hierbij kun je een onderscheid maken tussen: - Projectdossier: Dit bevat alle onderdelen die met de organisatie en beheersing van het project te maken, zoals het logboek en planningen. - Systeemdossier: Dit bevat alle onderdelen die te maken hebben met de inhoudelijke informatie van het project, zoals verslagen, adviezen en ontwerpen. 5.15: Andere projectmanagementmethoden: Veel bedrijven hebben hun eigen manier om projecten aan te pakken. Zo is bijvoorbeeld het Prince II-projectmanagement ontwikkeld door de Britse overheid. Prince is de afkorting voor PRoject IN Controlled Envornments. Het project wordt in fase verdeeld en na elke fase wordt er teruggekeken in hoeverre de fase overeenkomt met het oorspronkelijke doel van het project. Na elke fase wordt opnieuw bekeken hoe de volgende fase precies wordt ingevuld. De naam voor hun speciale vorm van het plan van aanpak is het PID: Project Initation Document. 6
Hfst 9: Een rapport schrijven: 9.1: Voorbereiding van het rapport: Aandachtspunten bij het opstelen van een rapport zijn: onderwerp, doel, lezer, indeling, layout en hulpmiddelen. 9.2: Uitvoering van het rapport: Belangrijk is om te weten wanneer het rapport af moet zijn. Een planning is daarom weer heel belangrijk. Hierbij moet je uit gaan van 4 stappen die nodig zijn om een rapport te schrijven: - materiaal verzamelen - materiaal ordenen: vaak eerst goede informatie uit zoeken (eerste schema) en daarna pas ordenen per hoofdstuk (tweede schema) - rapport schrijven - rapport controleren 9.3: Indeling van het rapport: Het is aan te raden voor een rapport in ieder geval een voorblad, inhoudsopgave, eventueel een voorwoord en ter afsluiting een samenvatting te schrijven. 9.4: Hoofdtekst en nawerk van het rapport: Normaal gesproken bevat de inhoud van een rapport een aantal punten: situatieschets, doelstelling, probleemstelling, korte beschrijving gevolgde werkwijze, het onderzoek, de resultaten, aanbevelingen, een literatuurlijst en eventuele bijlagen. 7