Elektronisch factureren Inleiding Elektronisch Factureren in RADAR is mogelijk vanaf versie 4.0. Deze module wordt niet standaard meegeleverd met de RADAR Update maar is te bestellen via de afdeling verkoop van RADAR Software. De module Elektronisch Factureren maakt naast het standaard Word document ook een pdf bestand, plaatst dit voor u in een e-mail en verzend deze e-mail. Deze handleiding bevat informatie over de werking van het Elektronisch Factureren binnen RADAR, over het instellen vooraf en over de installatieprocedure op de werkplekken. Belangrijke opmerkingen vooraf Als u facturen elektronisch gaat versturen maakt het heel veel uit of u dit voor alle facturen gaat doen, of alleen voor een deel van de facturen. Combinatie elektronische facturen en papier facturen Als u elektronische facturen en papieren facturen door elkaar gaat gebruiken spelen de volgende aandachtspunten: Ten eerste is het niet meer goed mogelijk om de aangemaakte facturen vanuit de Windows verkenner te printen. RADAR staat dit wel toe, echter u kunt niet aan het factuur bestand in de Windows Verkenner zien of het een papieren factuur of een elektronische factuur is. Ten tweede moet u, als u de afhandeling van facturen handmatig doet (hiermee wordt bedoelt dat u de facturen 1 voor 1 opent en verwerkt en print), extra alert zijn. Ook elektronische facturen moeten namelijk eerst verwerkt worden en omgezet naar een Word document. Als u dit Word document in beeld hebt moet u opletten dat die factuur dan niet daadwerkelijk gaat printen, want in dat geval wordt een factuur dubbel verstuurd, 1 keer via de post en 1 keer via de e-mail. Bovenstaande issues zijn inherent aan het gebruik van elektronische en papier facturen door elkaar heer. Het algemene advies is daarom om ofwel eerst alle papieren facturen af te handelen en daarna de elektronische facturen, ofwel om de afhandeling van de facturen via de Facturen opzoeklijst te doen. RADAR neemt in het laatste geval de beslissing naar printen versturen / naar e-mail adres versturen voor haar rekening. De betekenis van Printen in RADAR Tot slot is het van belang dat u zich realiseert dat de term Printen in RADAR het aanmaken van het Word document betekent. Alleen als er pop-up verschijnt met de vraag Wilt u de factuur direct printen betekent dit dat het Word document ook daadwerkelijk naar de printer gestuurd word. Als de module Elektronisch factureren geïnstalleerd en geactiveerd is, is deze pop-up uitgebreid zodat papieren facturen direct naar de printer kunnen gaan en elektronische facturen direct gemaild kunnen worden. 1/10 Elektronisch Factureren 4.0
Instellen in RADAR Microsoft Word Factuur sjabloon Radar maakt een pdf bestand op basis van het opgeslagen Word document. Dit Word document wordt weer gemaakt op basis van het Word Factuur sjabloon. In de meeste gevallen maakt u gebruik van voorbedrukt briefpapier en zit uw Logo dus niet in het Factuur sjabloon. Het factuur sjabloon is derhalve niet geschikt voor elektronisch factureren waarbij u het logo wilt opnemen in de pdf die verzonden wordt. Indien u volledig overstapt op elektronisch factureren en er geen papieren facturen meer verstuurd worden kunt u uw bestaande factuur sjabloon aanpassen. Indien u een combinatie gaat maken van elektronische facturen en papieren facturen dan heeft u twee verschillende lay-outs nodig: Één voor de elektronische facturen (met de logo s in de lay-out) en één voor de geprinte facturen (de originele lay-out, zonder logo s). Op de Service portal vindt u een handleiding voor het aanpassen van de lay-out en een handleiding voor het instellen en werken met meerdere lay-outs. E-mailsjabloon Zoals gezegd maakt RADAR een pdf op basis van het opgeslagen Word document. Deze pdf wordt vervolgens gemaild. Dit gebeurt wederom op basis van een sjabloon, in dit geval een Outlook sjabloon. Er wordt een voorbeeld e-mail sjabloon meegeleverd met de module Elektronisch Factureren. U kunt dit sjabloon aanpassen naar uw eigen wens. Het sjabloon bevindt zich in RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE op uw server. U kunt het sjabloon openen door het in de Windows Verkenner te dubbelklikken. Outlook zal dan een kopie van het originele sjabloon openen. Deze kopie kunt u eenvoudig bewerken. De hekjescodes die u kunt gebruiken in het e-mailsjabloon zijn #factuur_nummer# en #aanhef#. Na wijzigen dient u te kiezen voor: 1. Bestand > Opslaan als. 2. Typ als bestandsnaam Factuur.oft 3. Kies bij Opslaan als: voor Outlooksjabloon(*.oft) LET OP! Indien u geen outlook sjabloon kunt kiezen dan staat in outlook onder extra> opties> e-mail indeling het vinkje Word als e-mail editor instellen. Ze dit vinkje dan (tijdelijk) uit. 2/10 Elektronisch Factureren 4.0
4. Blader hierna naar RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE op uw server Er is één sjabloon voor het verzenden van de facturen. Het is dus niet mogelijk om voor elke medewerker een eigen e-mailsjabloon te maken. Module Meerdere Bedrijven Indien u over de Meerdere Bedrijven beschikt, dan plaatst u per bedrijf één factuur.oft in de mappen met de bedrijfsnaam. Als u bijvoorbeeld de bedrijven Bedrijf A en Bedrijf B heeft, dan moet er dus een factuur.oft staan in de mappen: RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE\Bedrijf A RADAR\SJABLONEN\FACTURATIE\Bedrijf B Aangeven welke relaties een elektronische factuur ontvangen U kunt voor elke relatie aangeven of u deze elektronisch wilt factureren. Standaard staat dit voor alle relaties uit. U kunt het vinkje vinden op het tabblad instellingen bij de relatie: Vink dit aan voor klanten die u elektronisch wilt factureren Alleen de relaties waar een e-mailadres is ingevuld kunnen uiteindelijk een elektronische factuur ontvangen. Het proces van het Elektronisch Factureren kan dus niet afgerond worden zonder een e-mailadres. Mocht er geen e-mailadres ingevuld zijn bij de klant dan kunt u dit alsnog doen op het tabblad Algemeen. U kunt met behulp van een bulkaanpassing het vinkje Elektronisch Factureren bij meerdere relaties tegelijkertijd aanzetten. In Beheer > Bulkaanpassingen kunt u de relaties selecteren waar u het vinkje aan wilt zetten. 3/10 Elektronisch Factureren 4.0
Zet vervolgens Elektronisch Factureren (rechts onderaan) op ja. Klik op aanpassen en het vinkje zal aangezet worden voor alle geselecteerde relaties. Let op! Indien u meerdere lay-outs gekozen heeft dan kunt u hier ook direct aangeven welke lay-out bij welke relatie gebruikt zal worden. Wilt u meer informatie over de bulkaanpassingen dan kunt u hier meer over vinden op de Service Portal. Controleren Nu aangegeven staat welke relaties een elektronische factuur ontvangen zal ook gecontroleerd moeten worden of bij al deze relaties een valide e-mailadres staat ingevuld. Dit kunt u doen via de rapportage Relaties Elektronisch Factureren. Dit is een nieuwe rapportage en zal per medewerker nog aangezet moeten worden. U kunt deze nieuwe rapportage activeren in de module RADAR FACTURATIE. Ga naar Beheer, Medewerkers en dubbelklik de Medewerker. Onder de knop Rapporten kunt u bovenstaand rapport voor de medewerker activeren. Op de service portal is meer informatie beschikbaar over het aanzetten/instellen van rapportages. Werking Factureren, wat is er in de flow veranderd? De flow van het aanmaken, verwerken en printen van papieren Facturen is hetzelfde gebleven als u ook de module Elektronisch Factureren heeft. Voor elektronische factureren komen er echter nog een 2-tal stappen extra bij. Flow Papieren Facturen Concept Verwerken Printen* Fysiek Printen Flow Elektronische facturen: Concept Verwerken Printen* PDF maken E-mailen 4/10 Elektronisch Factureren 4.0
*Hierbij moet opgemerkt worden dat de betekenis van Printen in RADAR betekent aanmaken van Word document. Alleen als er vanuit de Facturen lijst voor Verwerken en Printen wordt gekozen dan werd er voorheen gevraagd of er direct geprint moest worden. In dat geval werden de aangemaakte Word documenten ook direct fysiek geprint (en kwamen ze dus uit de printer). In het geval van elektronische facturen is het niet nodig dat de facturen fysiek geprint worden, en is dit proces vervangen door de 2 deelprocessen PDF maken en E-mailen. Voordat deze deelprocessen kunnen beginnen moet er echter wel eerst een Word document aangemaakt zijn wat in het deelproces Printen plaats vindt. Ook elektronische facturen moeten in RADAR dus geprint worden (nogmaals dit betekent: aangemaakt worden als Word document). Verder is het van belang dat RADAR niet bijhoudt of papieren facturen wel of niet fysiek geprint zijn. Het deelproces Fysiek printen is daarom ook grijs gemaakt in de bovenstaande Flow. Het wordt namelijk wel geautomatiseerd als er gewerkt wordt vanuit de Facturen opzoeklijst, maar als de facturen 1 voor 1 afgehandeld worden, dan kan de gebruiker de facturen ook printen vanuit de Word factuur en in dat geval weet RADAR niet of de factuur wel of niet geprint is. Los daarvan kan RADAR ook nooit vaststellen of een papieren factuur daadwerkelijk in een envelop en vervolgens in de postbus is gedaan. In de papieren wereld kun je dus niet vaststellen of de factuur wel of niet verstuurd is. In de elektronische wereld kan dit wel. Voor de elektronische facturen kan namelijk wel bijgehouden of een factuur daadwerkelijk gemaild is. Daarom komt er in de opzoek lijst van facturen een extra filter mogelijkheid bij: Nog te e-mailen facturen. Hierin staan alle elektronisch te versturen facturen die nog niet gemaild zijn. U kunt dus altijd opzoeken welke elektronische facturen nog gemaild moeten worden. U kunt echter niet nagaan welke papieren facturen nog geprint moeten worden. In de hoofdstukken hieronder worden de functionele mogelijkheden toegelicht die RADAR biedt. Echter de functionaliteiten die u gaat gebruiken hangen voor een groot deel af van het feit of u alleen nog maar elektronische facturen gaat versturen, of dat u een mix van elektronische en papieren facturen gaat versturen. In dat laatste geval is het van groot belang dat u de juiste stappen in de juiste volgorde doet. Niet zozeer voor de elektronische facturen (want daarvan kunt u de status tot het einde toe monitoren), maar juiste voor de papier facturen (waarvan u de laatste stap, het fysieke printen, niet meer kunt monitoren). In de volgende 2 paragrafen worden de aanpassingen besproken in het detailscherm van 1 factuur en de aanpassingen vanuit de opzoeklijst van de factuur (bulkafhandeling facturen) Losse factuur. Tabblad afhandeling factuur In het detail scherm van een Factuur is het een en ander veranderd. Alle veranderingen bevinden zich op het tabblad Afhandeling Factuur. Concept factuur Om te beginnen ziet u in een Concept factuur een vinkje Elektronisch factureren staan. 5/10 Elektronisch Factureren 4.0
Dit vinkje wordt overgenomen van de instellingen bij de klant. Alleen als u beheerder bent kunt u dit vinkje Elektronisch Factureren uit- en aanzetten. Ook voor een elektronische factuur moet u eerst een Word document aanmaken. Als de factuur inhoudelijk OK is, klikt u daarom op Printen & Verwerken. U krijgt zoals u gewend bent de volgende melding: Kiest u hier voor ja dan wordt de factuur verwerkt en er wordt een Word document aangemaakt. Let op! Dit is pas stap 1 in de afhandeling. Zoals al eerder opgemerkt: met printen wordt hier bedoeld een Word document genereren. Na het genereren van het Word document gaat u terug naar het overzichtsscherm. Het Word document staat dan nog open zodat het gecontroleerd kan worden. Zodra dit Word document afgesloten is, kan de factuur elektronisch verzonden worden. Het is dus wel van belang dat u het Word document afsluit, voordat u de factuur gaat e-mailen! Verwerkte en geprinte factuur Nadat een factuur verwerkt en geprint is, kunt u deze op 2 manieren elektronische verzenden. Via de Facturen opzoeklijst (zie paragraaf Bulk afhandeling facturen (via Facturen opzoeklijst) ) of factuur voor factuur. In beide gevallen zult u echter in de Facturen opzoeklijst voor nog te e-mailen facturen moeten kiezen, anders vindt u de factuur niet meer terug. 6/10 Elektronisch Factureren 4.0
Voor de laatste optie gaat u weer naar het detailscherm van de Factuur en klikt u op tabblad Afhandeling Factuur. Dit tabblad ziet er nu als volgt uit: U heeft nu 3 extra knoppen ter beschikking. De knop PDF Maken geeft u de mogelijkheid om een losse pdf te genereren. Dit bestand wordt opgeslagen in de facturen map op de server. De knop E-mailen genereert indien nodig een pdf, zet deze in de e-mail en verzend deze direct via outlook naar het opgegeven e-mailadres. In de praktijk gebruikt u dus vaak deze knop. De knop Proef E-mail genereert indien nodig een pdf en zet deze in een e-mail zonder geadresseerde. Deze e- mail wordt vervolgens getoond in Outlook zodat u kunt controleren of alles er correct uitziet. Deze knop zult u vaak gebruiken tijdens de opstartfase van het Elektronisch factureren. Reeds verzonden elektronische factuur Een reeds verzonden factuur geeft op het tabblad Afhandeling Factuur het volgende weer: 7/10 Elektronisch Factureren 4.0
Met de knop Nogmaals e-mailen kunt u een factuur nogmaals verzenden. Deze e-mail wordt niet direct verzonden maar eerst getoond in Outlook zodat u de mogelijkheid heeft om extra tekst in de e-mail te typen. Bulk afhandeling facturen (via Facturen opzoeklijst) In plaats van de facturen 1 voor 1 af te handelen kunt u er ook voor kiezen om dit in bulk te doen. U kunt dit doen via de Facturen Opzoeklijst: Allereerst is er de filter optie Output soort bijgekomen. U kunt daarmee alleen de Papieren facturen oproepen of alleen de Email facturen. RADAR biedt de mogelijkheid om beide facturen in een batch te verwerken, echter wij adviseren u om zeker in de opstart fase eerste de Papieren facturen af te handelen en daarna de Email facturen om het voor uzelf overzichtelijk te houden. Concepten Afhandelen Wanneer u een aantal concepten klaargezet hebt en deze zijn gereed om te verwerken kunt u deze facturen selecteren en kiezen voor de knop Printen & Verwerken Het volgende scherm verschijnt: 8/10 Elektronisch Factureren 4.0
(Als u alleen papieren Facturen had geselecteerd dan had u alleen de vraag gehad of u die direct wilt printen en als u alleen elektronische facturen had geselecteerd had u alleen de vraag gehad of u die direct wilt e-mailen.) Wij adviseren om in ieder geval bij de papieren Facturen hier voor direct printen te kiezen, aangezien u later niet meer kunt nagaan of ze geprint zijn. Voor de elektronische facturen geldt, dat indien u hier het vinkje niet activeert, de facturen in de bak nog te e- mailen facturen terecht komen. Nog te e-mailen facturen In de facturen opzoeklijst kunt u nu ook alle nog te e-mailen facturen opvragen: Hierin komen facturen terecht die zijn verwerkt en geprint vanuit het detailscherm van de Factuur en de facturen die verwerkt en geprint zijn vanuit het Facturen opzoeken scherm en waarbij gekozen is om ze niet direct te e-mailen. De enige optie die u hier nog heeft is de knop E-mailen, welke voor zichzelf spreekt. 9/10 Elektronisch Factureren 4.0
Installatie Op de service portal onder Handleidingen > Algemeen vindt u de handleiding voor het uitvoeren van update 4.0, indien u deze nog niet geïnstalleerd heeft. 10/10 Elektronisch Factureren 4.0