Update Autoflex naar 9.3x.xx

Transcriptie

1 Midden Engweg 15b 3882 TS Putten telefoon (0341) Update Autoflex naar 9.3x.xx fax (0341) internet: NB: [email protected] Lees eerst het hele document door voordat u start met IBAN NL25 RABO de update. Autoflex is niet verantwoordelijk voor enige BTW nr B.01 schade als u de update zelf uitvoert. Belangrijk is dat u als KvK administrator ingelogd bent op het werkstation dan wel op de server. Gebruikers van Autoflex Online hoeven niets te doen! Deze update instructie geldt alleen voor gebruikers die werken met versie 9.2 of lager. Neem eerst contact op met de helpdesk voor het verkrijgen van een nieuwe licentie. Hieronder vindt u een beschrijving hoe u de update op de bestaande werkstations kan uitvoeren. Mocht u er voorkeur aangeven om dit online door de Helpdesk te laten doen, dan zijn hier geringe kosten aan verbonden. Controleer voordat u begint met de update uw huidige versie van Autoflex. Dit kunt u zien in de bovenste balk van Autoflex. als uw versie begint met 7 of 8.19 dan mag u deze update niet uitvoeren!!!! Neem eerst contact op met de helpdesk. Werkt u met versie 8.54, 8.8 of versie 9.0 neem dan eerst contact op met de helpdesk voor een correcte update-instructie evenals de juiste licentie. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

2 Als u meerdere werkstations heeft moet u, nadat u de update op één werkstation afgerond is, Autoflex opstarten. Hierbij wordt het organiseren automatisch gestart. Wacht met het updaten van de overige werkstations totdat het organiseren voltooid is! Dit organiseren hoeft maar op één werkstation. Op de overige PC s volgt u daarna uitsluitend stap 5 en 6. Werkt u met Terminal Server, dan adviseren wij de update door een systeembeheerder te laten doen, dan wel dit door onze helpdesk te laten uitvoeren (hier zijn geringe kosten aan verbonden). Stap 1: Sluit Autoflex op alle werkstations. Zorg dat er gedurende het hele update-proces niemand kan inloggen in Autoflex! Leg bijvoorbeeld een briefje op het toetsenbord. Voordat de conversie naar versie 9.2x.xx gedaan kan worden moet u absoluut zeker weten dat er geen proces op de server actief is die gebruik maakt van de map AFLWIN. Dit kunt u controleren door de naam van deze map de wijzigen. Als u de naam van de AFLWIN-map niet kunt wijzigen, mag u NIET updaten! Waar deze map zich bevindt ziet u onder menu Admin Mappen bij Administratiemap. Open Windows Verkenner, blader naar de locatie van AFLWIN en klik met de rechtermuisknop op de AFLWIN map en kies naam wijzigen. Noem de map even AFLWINTEST. Als dit lukt geeft u de map daarna weer de naam AFLWIN terug en gaat u verder met stap 2. Lukt dat niet, dan krijgt u onderstaande melding. U zult dan eerst de server opnieuw op moeten starten en weer beginnen met stap 1. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

3 Stap 2: Wij adviseren om een aantal handelingen te doen om zo de snelheid van Autoflex te laten toenemen. Als eerste kunt u het orderbestand comprimeren. Dit doet u via Systeem orders comprimeer orderbestand. Klik hier op OK. Stap 3: Maak vanuit Autoflex een back-up via Extra Backup gegevens. NB: Maak voor alle zekerheid deze back-up in ieder geval ook handmatig in Windows! Waar de map AFWLIN zich bevindt ziet u onder menu Admin Mappen bij Administratiemap. U kunt deze map kopiëren naar bijv. een USB-stick of naar uw bureaublad. Gebruikers van de module Multibedrijven kopiëren ook de map die aangegeven is onder Extra Opties Tabblad Koppelingen/Paden bij Map voor gedeelde gegevens. Hierna dient u uw systeem te herindexeren en comprimeren via Systeem herindexeren/comprimeren tabellen. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

4 In het scherm wat zich opent, staat Herindexeren al geselecteerd. U selecteert nu zowel Applicatie als Systeem, hierdoor worden alle tabellen geladen om geherindexeerd te worden. Klik op OK en bevestig nogmaals met JA. Het programma gaat nu de tabellen herindexeren. U ziet middels een voortgangsbalk de voortgang. Als het succesvol is uitgevoerd, opent u nogmaals via Systeem herindexeren/comprimeren tabellen dit scherm en herhaalt u bovenstaande stap met dan de selectie bij Comprimeren aangezet. U kunt hierna Autoflex afsluiten. Stap 4: Ga naar en klik in de bovenste balk op Hulp en Ondersteuning De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

5 Aan de rechterkant van het volgende scherm kunt u inloggen met uw gebruikersnummer en wachtwoord. Als u deze gegevens niet heeft, kunt u deze uitsluitend per aanvragen bij [email protected] onder vermelding van uw bedrijfsnaam en vestigingsplaats. Download de laatste update (zie afbeelding hierboven) en kies voor Opslaan als, bij voorkeur op dezelfde schijf als waar de AFLWIN-map zich bevindt. Op deze manier kan ieder werkstation dit bestand vinden. Sommige internetbrowsers (bijvoorbeeld Google Chrome) zal het automatisch opslaan in de map Downloads. Heeft u meerdere werkstations met Autoflex, kopieer het bestand dan naar de schijf waar zich de AFLWINmap zich bevindt. Stap 5: Voordat u een werkstation gaat updaten controleert u waar Autoflex geïnstalleerd is. Dit doet u door met de rechtermuisknop op het Autoflex-icoontje te klikken op uw bureaublad en dan te kiezen voor eigenschappen. Bij Doel of Beginnen in ziet u waar Autoflex op die PC is geïnstalleerd. In dit voorbeeld is dat C:\Autoflex. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

6 Stap 6: Dubbelklik op het bestandje wat u gedownload heeft. Kies voor uitvoeren en klik vervolgens op Next In onderstaand scherm selecteert u de map Autoflex (wat u net gecontroleerd heeft bij Stap 5) door middel van de knop Browse Klik daarna op Next. De installatie begint. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

7 Na de installatie start u Autoflex op en zal aangegeven worden dat de administratie georganiseerd dient te worden. Een backup heeft u al gemaakt, derhalve MOET u op JA klikken. Deze organisatie is nodig om Autoflex correct te laten functioneren. Klik weer op ja en de nieuwe structuur van Autoflex wordt aangemaakt. Dit kan even duren daar er diverse tabellen aangepast dienen te worden. Er zijn momenten dat het lijkt alsof het systeem niets meer lijkt te doen, maar Autoflex is nog wel bezig. Dit proces dient dan ook niet te worden onderbroken/afgebroken. Stap 7: Omdat u hiervoor met een versie lager dan 9.3 werkte, dient u nu uw nieuwe licentiegegevens in te voeren. Deze heeft u per ontvangen. Is dit niet het geval, dan kunt u deze aanvragen bij de Autoflex helpdesk. Vul in bovenstaand scherm uw toegezonden licentie in (u kunt gebruik maken van CTRL- C voor kopiëren en CTRL-V voor plakken per veld). De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

8 Stap 8: Nadat de administratie georganiseerd is, dienen nieuwe menuopties geactiveerd te worden om ervoor te zorgen dat nieuwe functies en schermen gebruikt kunnen worden. Ga naar Admin Beveiliging Menupermissiegroepen Klik hier op OK. U hoeft niets in te vullen. U komt nu in het onderstaande scherm. U kunt met boven in de werkbalk bladeren naar de diverse groepscodes. Blader naar groepscode DEM. klik hier op Permissies Wanneer u niet met een naam hoeft in te loggen als u Autoflex start, kunt u in onderstaand scherm klikken op alles insluiten en dan OK. Blader hierna ook naar groepscode SUP en sluit hier ook alles in. Let op: om veiligheidsredenen zetten wij de nieuwe uitbreidingen en menuopties van deze versie niet standaard aan. U wilt bijvoorbeeld niet dat iedereen in de werkplaats na de update ineens gebruik kan maken van de nieuwe bedrijfsmonitor waar in al uw omzetgegevens getoond worden. Als u wél moet inloggen in Autoflex zult u dus de menupermissiegroepen handmatig moeten activeren als u gebruik wilt maken van eventuele nieuwe functionaliteiten van deze versie. Er is een document beschikbaar voor het instellen van de beveiliging op de volgende link: De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk

9 Stap 9: Open hierna het scherm Debiteuren en controleer of bovenin dit scherm geen lege regel staat (dus een klant zonder zoeknaam en debiteurnummer). Zo ja, verwijder deze lege regel om te voorkomen dat tijdens bepaalde situaties dit tot verstoring gaat leiden. De eventuele melding die ontstaat bij het verwijderen kunt u wegklikken. Stap 10: Voer een controle uit van uw administratie op unieke sleutels en relaties. Ga hiervoor naar Systeem Controleren administratie. Zet in dit eerste scherm het vinkje aan bij Herstellen en bij Controleren unieke sleutels. Klik op volgende en zet in dit scherm het vinkje aan bij Relaties controleren. Klik hierna 3x op volgende en klik dan op Administratie controleren. De inhoud van deze supportnote dient puur ter Autoflex kan op geen enkele manier aansprakelijk