Onderzoeksverantwoording Mamut Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelspraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 24 april 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.
Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: Mamut Software Contactpersoon en e-mail: Menno Misset [mennom@mamut.nl] Gegevens pakket Naam pakket: Mamut Enterprise E5 Onderdelen pakket: Mamut Kassa / Mamut Business Enterprise Versie pakket: 11,2 5186 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Antek Jaworski E-mail onderzoeker: ahjaworski@gmail.com Onderzoeksbureau GBNED 2
Samenvatting De leverancier Mamut heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Menno Misset. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Menno Misset. De demonstraties hebben plaatsgevonden op 12 juni 2008 bij Dialogic in Utrecht. Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving: Een laptop met Windows P gekoppeld aan een beamer waarop het beeld van de laptop werd getoond. Op deze laptop draaide Business Enterprise E5 versie 11,2 5186. Later die week is online ook de kassa applicatie getoond via Microsoft Live Meeting. Onderzoeksbureau GBNED 3
Leverancier Samenvatting over de producent en/of leverancier van het pakket. Mamut Software is een oorspronkelijk Noors bedrijf dat opgericht is in 1994 door de Noor Eilert Hanoa. Na de Noorse markt is Mamut Software andere landen gaan betreden. O.a. Zweden, Nederland, Groot Brittanië, Ierland, Denemarken en Duitsland behoren nu tot de landen waarbinnen Mamut Software actief is. Mamut Software is 1994 gestart met de Mamut software zoals die nu nog ontwikkeld wordt en richt zich hiermee op het Midden- en Kleinbedrijf met 1 tot 25 gebruikers. Mamut heeft momenteel ongeveer 350 000 gebruikers verspreid over Europa. Mamut heeft ongeveer 450 medewerkers die voornamelijk in Noorwegen gevestigd zijn. Er zijn 7 medewerkers in Nederland en 40 in Noorwegen die zich richten op de Nederlandse markt. De in Nederland gevestigde medewerkers richten zich op consultancy, het geven van trainingen en evenementen. De medwerkers in Noorwegen die zich bezighouden met de Nedwerlandse markt zijn verdeeld over verkoop, marketing en productontwikkeling (aansturing programmeurs). In de toekomst wil Mamut Software Oost Europa, de Franse en Spaanse markt gaan betreden. Pakket Samenvatting over pakket. Mamut Enterprise E5 is een programma voor verkoop- en relatiebeheer, financiën, logistiek en e-commerce, alles in één oplossing. Functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid zijn daarbij hele belangrijke kenmerken die Mamut Software na probeert te streven. Deze gebruiksvriendelijkheid houdt in dat de benodigde tijd voor implementatie en training in het programma tot een minimum worden gereduceerd. Het pakket is niet modulair, waardoor iedereen altijd kan beschikken over alle functionaliteiten. Toch zijn er een aantal uitbreidingen verkrijgbaar zoals Mamut Kassa en Klant- en Partnerweb, waarmee een webshop kan worden geïnstalleerd. Doelgroep Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in welke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk 3.3.01. De doelgroep van Mamut Enterprise E5 bestaat uit ondernemers uit het MKB met 1 tot 25 gebruikers. Mamut Enterprise E5 is uitermate geschikt voor ondernemingen die vooral gespecialiseerd zijn in in- en verkoop. In Nederland zijn er ongeveer 4000 tot 5000 gebruikers van Mamut Enterprise E5 verdeeld over ongeveer 2000 ondernemingen. Hierbij is er geen specifieke branche of markt aan te wijzen als leider in mate van aantallen. Omgeving Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken. Een recente PC met Windows P of Vista en minstens 512 MB intern geheugen. Ook is Office 2000 of hoger. Via parallels kan het systeem ook op een Mac draaien. Internet vereist voor outlook, updates, support en licentie. Aandachtspunten voor aanschaf In te vullen door beoordelaar. Onderzoeksbureau GBNED 4
Wanneer er een kassasysteem aan Mamut Enterprise E5 gekoppeld dient te worden, is de uitbreiding Mamut Kassa vereist. Via een partneronderneming van Mamut Software wordt dit geleverd en geïnstalleerd. Support Samenvatting over de support door de leverancier. Mamut Software levert de volgende support: Helpdesk: Telefonisch (lokaal tarief) en via E-mail Online support: Vanuit systeem en via ticketsysteem. Er is tevens support op locatie voor consultancy en training. Daarnaast verzorgen partnerondernemingen technische problemen die op kunnen treden. Dit is tegen een uurloon en hier kunnen vantevoren afspraken over worden gemaakt. De kosten voor de supportverschillen per applicatie, maar voor Mamut Enterprise E5 zijn deze maandelijks 49 euro per gebruiker (1-3), 35 euro per gebruiker (4-8) en 23 euro per gebruiker (bij 9 of meer). Kosten Samenvatting over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. De aanschafkosten voor Mamut Enterprise E5 zijn eenmalig 1199 (aanschafkosten) en maandelijks de servicekosten van 49 euro per gebruiker (1-3), 35 euro per gebruiker (4-8) en 23 euro per gebruiker (bij 9 of meer). Voor de kleinere versie Mamut Enterprise E3 zijn de aanschafkosten eenmalig 699 euro en de maandelijkse servicekosten van 29 euro per gebruiker (1-3), 17 euro per gebruiker (4-8) en 11 euro per gebruiker (bij 9 of meer). Aangezien de software plug and play is, zijn er geen installatiekosten. Dit kan de gebruiker namelijk eenvoudig zelf doen m.b.v. een handleiding en de support. In sommige gevallen kan de implementatie een lastig punt vormen. Voor deze gevallen en om medewerkers goed kennis te laten maken met de software zijn er trainingen mogelijk. Voor complexe implemantaties kan Mamut Software hierbij assisteren in de vorm van consultancy. De kosten van een training zijn 150 euro voor een halve dag of 300 euro voor een gehele dag (8 uur). Voor consultancy kan men een prijsafspraak maken, maar de prijzen liggen normaliter rond 800 euro per dag. Oordeel In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket. Mamut Enterprise E5 oogt als een kwalitatief goed pakket voor een aantrekkelijke prijs. Mamut Software richt zich niet specifiek op een branche wat uiteraard zijn voor- en nadelen kent. Toch lijkt het alle hoofdbestanddelen te bevatten die nodig zijn om de doelgroep van het MKB (1 tot 25 gebruikers) te automatiseren en de eenvoud van installatie lijkt ook een groot pluspunt. Een mogelijk belangrijk punt voor de doelgroep is dat het kassasysteem is beperkt tot de basisfunctionaliteiten. Hoewel sommige uitgebreidere taken wel voltooid kunnen worden, kan dit niet vanuit Mamut Kassa, maar wel vanuit mamut Enterprise E5. De lijst met functionaliteiten is heel nauwkeurig en eerlijk ingevuld. Er wordt eigenlijk nergens over zogenaamde workarounds gesproken. Wanneer een functie niet expliciet in de software aanwezig is, is daarom steevast nee ingevuld. Hier dient in de vergelijking met andere leveranciers rekening mee gehouden te worden. Onderzoeksbureau GBNED 5
Beperkingen De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht. Mamut Enterprise is mogelijk niet goed geschikt voor complexe projectadministratie en langlopende projecten. Daarnaast is het ook niet toegespitst op zeer complexe productiebedrijven en zal Mamut Enterprise E5 niet optimaal functioneren. Dit geldt overigens ook voor ondernemingen waarin veel kassa s worden gebruikt. ONDERDEEL 3: Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen Mamut Enterprise E5 is anders dan andere pakketten omdat het een geïntegreerd programma vormt dat in iedere branche kan worde gebruikt. Je hoeft gegevens op één positie in te voeren en het pakket zorgt ervoor dat in alle andere processen deze gegevens dan ook bekend zijn, wat een efficiënte werkwijze mogelijk maakt. Daarbij is Mamut Enterprise erg gebruiksvriendelijk en plug and play. Detaillisten zouden Mamut Enterprise E5 moeten kiezen, omdat veel van deze ondernemingen bestaan uit in- en verkoop processen, wat een ideale situatie is voor het pakket. Onderzoeksbureau GBNED 6
ONDERDEEL 4: Beantwoording vragen testprotocol 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over online helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of ML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar, maar help zit in het pakket. Lokale hulpteksten zijn aanwezig. Er is ook een online FAQ die bijgehouden wordt. In Mamut Kassa zit achter F1 een helpfunctie voor het kassasysteem. Ja, xml, Word, Excel, PDF, RTF, DBF Ook CSV en Outlook contacten. Heel erg uitgebreid en alle rapporten kunnen in verschillende formaten worden opgeslagen. - Per artikelregister. Hier kan men de leveranciereenheid ongelijk instellen aan verkoopeenheid. - - -
d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met (uniforme) artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. Laat ook ruimte voor eventuele andere (uniforme) artikelbestanden! c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? Ja Prijshistorie instelling. Prijs calculator is heel uitgebreid (per soort, per groep en per artikel). 4. Toets enkele kassapuntfunctionaliteiten van het pakket a. Bestellingen van klanten registreren? Ja In Mamut Enterprise E5: Relatiebeheer Order factuur In Mamut Kassa kunnen bestellingen geregistreerd worden via factuur, maar niet worden ingezien. b. Kunnen klanten op rekening kopen? Ja, via factuur in Kassasysteem. c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. Ja Ja, er is ondersteuning vioor meerdere magazijnen en realtime inzicht. Vanuit Mamut Kassa is er geen realtime koppeling, pas na handmatige synchronisatie. Onderzoeksbureau GBNED 8
e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTWpercentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per 1-1- 2009). Ja Koppeling betreft één gekozen magazijn. 5 percentages instelbaar. Het zelf instellen wordt afgeraden, Mamut doet deze via updates. 5. Toets enkele relatiebeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? Ja Kan vanuit Mamut Enterprise E5, niet vanuit Mamut Kassa. b. Klantenpas vervaardigen? c. Mailing per email? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden Ja om een mailing te sturen. d. Analyse koopprofiel van klanten? Ja Relatiekaart kenmerken Selectie Beeld E-mail Groep Heel uitgebreid en kan ook via outlook gedaan worden. 6. Toets enkele managementinformatiefunctionaliteiten van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. Ja Ja Omzet per artikel/order. Verkoopstatistieken per verkoper. Omzet en grootboekrapporten. Overzicht verkoop verdeeld over perioden en artikelgroepen is mogelijk. Onderzoeksbureau GBNED 9
Branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Onderscheidt collectie nieuw, lopend, uitlopend Collectienummer Indicatie Toonzaalartikel Gezien, via een nieuw magazijn. Specifieke gegevens vloerbedekking (o.a. punten per m2) Specifieke gegevens voor meubels (o.a. gelaagde structuur) Gegevens karpetten, zonwering, gordijnen 3.6.09.2.17 Branchegerichte eigenschappen > Point of Sale administratie > Wonen Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Calculatiemodule (zo ja specificeren waarvoor, zoals: gordijnen, vloerbedekking, karpet, vouwgordijn, zonwering en trap) Atelieradministratie (Werkorderadministratie) Kan via offertes/orders. Niet ideale oplossing, maar functioneert prima. Planning met puntensysteem (Berg en Berg groep) Meetbon met meetdatum Rittenplanning Plaatsbon Orderarchief (materiaal en uren) Onderzoeksbureau GBNED 10
ONDERDEEL 6: Toets vragen uitgebreide vragenlijst waar onduidelijkheid over bestaat De onderzoeker neemt daarna in chronologische volgorde de rest van de vragenlijst door met de leverancier, en vraagt die items na waar een onduidelijk, niet-eenduidig of geen antwoord is ingevuld (zie eerder 3.2). Aantal installaties Mamut One (pg 5) Ongeveer 2000 klanten 4000/5000 installaties Configuratie eisen (aan PC s) Windows (Mac kan ook) Geschatte schijfruimte Onbekend. Waarborging continuïteit (pg 15) (bv als internet of stroom uitvalt) Hangt van module af. Aant Cliënten met laatste versie Bijna iedereen draait met versie 11 Hoe is toegangsbeveiliging geregeld? (pg 17) Per gebruiker, per functionaliteit Exit strategie (bv als SAAS-contract wordt opgezegd) (pg 17) Opgeslagen gegevens kun je altijd bij, functionaliteiten worden onbruikbaar bij Leveranciersbeoordeling communicatie (beoordelen en vastleggen communicatie leverancier) (pg 30) Afwijkingen en waarderingen (vastleggen per beoordelingsaspect leverancier) (pg 30) Koppelingen inkoop-calculatie (bv WoonTotaal software?) verlopen licentie. Notitie/classificatie mogelijkheden. Notitie/classificatie mogelijkheden. Via maatwerk is dit mogelijk. Kosten voorbeeldcase (indien mogelijk) Het gaat om de situatie van 1 winkel met 1 verkooppunt Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Apparatuur (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Mamut levert zelf niet de hardware, maar dit kan via een partner geschieden. Software Mamut Enterprise E5 eenmalige aanschafkosten van 1199 euro. Implementatie Partner (betaling per uur) Supportkosten per jaar Maandelijkse servicekosten van 49 euro per gebruiker (1-3), 35 euro per gebruiker (4-8) en 23 euro per gebruiker (bij 9 of meer). Updatekosten per jaar Datum kostenopgave 12-06-08 12-06-08 Opgave door Menno Misset Zit in servicekosten inbegrepen.