MEMO Datum : 9 mei 2016 Aan : GMR-leden Van : personeelszaken Onderwerp : Toevoeging Functieboek 2016 Voorwoord Binnen O2A5 is met ingang van het schooljaar 2015-2016 een belangrijke verandering door gevoerd, namelijk de invoering van zgn. onderwijsteams (clusters). Voor een succesvolle implementatie van deze organisatieverandering richten de clusterdirecteuren zich in eerste instantie op de interne organisatie van het eigen cluster. Voor de voorzitter van het College van Bestuur (directeur-bestuurder) betekent dit dat hij zich in eerste instantie focust op de externe omgeving om een (meer dan) zichtbare speler te zijn. Hierbij kan gedacht worden aan de gemeentes, collega-schoolbesturen e.d. Belangrijke thema s die spelen zijn transitie jeugdzorg, passend onderwijs en de samenwerkingsverbanden. Onderstaand een overzicht van de relatie tussen de verschillende functies binnen de veranderende organisatie. Bij een functionele relatie is er sprake van een werkrelatie waar de senior beleidsmedewerker zeggenschap heeft op de specifieke vakinhoud van het werkproces. De senior beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor vakinhoudelijke aspecten bij uitvoering van werkzaamheden en is bevoegd richtlijnen, gevraagd en ongevraagd advies te geven op de betreffende portefeuille. In overleg met de bestuurssecretaris en CvB (directeur-bestuurder) kunnen ook dwingende aanwijzingen worden gegeven. 1
Van manager onderwijsteams naar bestuurssecretaris De transitie van onderwijsteams vraagt maximaal aandacht. Er was gekozen binnen O2A5 om voor de periode 1 augustus 2015 tot en met 1 augustus 2017 deze verantwoordelijkheid met name bij de manager onderwijsteams neer te leggen. Met ingang van 1 maart 2016 wordt deze verantwoordelijkheid teruggelegd bij de directeur-bestuurder van O2A5. De huidige manager onderwijsteams zal bestuurssecretaris worden. Uit de eerste evaluatie (januari 2016) is naar voren gekomen dat de positionering van de manager onderwijsteams, zoals aanvankelijk werd voorgesteld, en de zgn. externe blik van de huidige directeur-bestuurder aangepast dient te worden. Bij een functionele relatie is er sprake van een werkrelatie waar de functionele manager zeggenschap heeft op de specifieke vak inhoud van het werkproces. De manager is verantwoordelijk voor vakinhoudelijke aspecten bij uitvoering van werkzaamheden en is bevoegd richtlijnen, gevraagd en ongevraagd advies te geven op de betreffende portefeuille. In overleg met de manager Onderwijsteams en CvB kunnen ook dwingende aanwijzingen worden gegeven. Dit is zoals vermeld staat in de vastgestelde functieomschrijving (voorjaar 2015). Na de genoemde evaluatie (januari 2016) is dit aangepast: De directeur-bestuurder neemt de interne lead voor wat betreft de onderwijsteams. De managers (accommodatiebeheer, personeel- en onderwijskwaliteit) zullen meer een ondersteunende, service verlenende taak krijgen. Op dit cruciale punt zijn meerdere kapiteins onhandig en leidt slechts tot onduidelijkheden in besluitvorming en de voortgang binnen de clusters. De managers worden gepositioneerd als senior beleidsmedewerker (staf). Administratieve ondersteuning Binnen de clusters van O2A5 werken administratieve medewerkers. Naast deze vorm van administratieve ondersteuning is gebleken dat een aantal administratieve ondersteuners meer en andere werkzaamheden zijn gaan vervullen op verzoek van en ter ondersteuning van de clusterdirecties. Deze werkzaamheden en verantwoordelijkheden komen tot uiting in de functiebeschrijving secretaresse. Beide functiebeschrijvingen zijn toegevoegd. 2
1. Functiebeschrijving bestuurssecretaris Het profiel Je hebt een relevante (management-)opleiding op hbo/wo niveau en brede kennis van en ervaring met primair onderwijs, HRM en bedrijfsvoering. Je hebt ruime ervaring met veranderprocessen en situationeel leiderschap. Je houdt van schakelen en brengt prioriteiten en overzicht aan. De uitdaging Een veelzijdige taak (0,4 fte) waarin alle facetten van onderwijsinnovatie bij elkaar komen. Je gaat ondersteuning bieden aan de bestuurder en aan de 5 onderwijsteams (lees clusterdirecties), zoals binnen O2A5 van start zijn gegaan. Er zijn volop mogelijkheden om te sparren en samen te werken binnen O2A5. Voor alle betrokkenen vindt deze transitie plaats via een lerend proces. 3
Functie /Taakomschrijving Bestuurssecretaris 1. Functie-informatie Functienaam Bestuurssecretaris Organisatie Stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden Salarisschaal 10 Indelingsniveau Werkterrein Activiteiten Kenmerkscores 43343 43333 33 43 Somscore 46 Datum 17 februari 2016 Uitvoerder ERC IVc Onderwijsproces -> Onderwijsorganisatie Beleids- en bedrijfsvoering ondersteunende werkzaamheden Coördineren van activiteiten en processen Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden (O2A5) die het bevoegd gezag is van 24 openbare scholen waaronder 1 algemeen bijzondere school in het basisonderwijs. De scholen staan in 6 gemeenten. 287 personeelsleden verzorgen onderwijs aan 2840 leerlingen. De voorzitter van het bestuur draagt zorg voor de strategische beleidsvorming, de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op de diverse beleidsterreinen ten behoeve van O2A5. De voorzitter van het bestuur vervult een beleidsbepalende rol, ontwikkelt de doelstelling van O2A5 en vertaalt deze in afspraken en beleidskaders voor het cluster. De bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en evaluatie - binnen de kaders van de notitie Onderwijs Anders van de bestuurlijke ondersteuning en de uitvoering hiervan voor de 5 onderwijsteams, zoals deze per 1 augustus 2015 van start gaan. De bestuurssecretaris ondersteunt en monitort het functioneren (dagelijkse gang van zaken) van de onderwijsteams in relatie tot de nieuwe organisatie en de effectiviteit van de teams. Dit in nauwe samenwerking met de bestuurder en de clusterdirecties. De bestuurssecretaris wordt aangestuurd door de voorzitter van het CvB en rapporteert direct aan de voorzitter van het CvB. 4
Resultaatgebieden Werkzaamheden (Strategische) bestuurlijke ondersteuning - draagt ideeën, concepten en beleidsvoorstellen aan over de transitie, de ontwikkeling en vernieuwing van het onderwijs en de onderwijsorganisatie aan het bestuur van O2A5; - zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en verwerking van de uitkomsten van overlegsituaties; - bereidt overlegsituaties voor, stelt beleidsbesluiten op schrift en werkt deze uit; - zet afgesproken actiepunten uit en bewaakt c.q. monitort de voortgang en afhandeling; - leidt (multidisciplinaire) projecten en/of is voorzitter van projectgroepen en neemt deel aan bijeenkomsten over (strategische) beleidsontwikkeling; - levert management- en/of sturingsinformatie aan de voorzitter van het bestuur aan; - vertegenwoordigt zo nodig als bestuurssecretaris en in overleg met de clusterdirectie de stichting naar externe (regionale) overlegpartners. Beleidsondersteuning clusterdirectie - ondersteunt bij het opstellen van (meerjaren)plannen en taakstellingen voor de clusters/onderwijsteams; - ondersteunt de vertaling van het vastgestelde stichtingsbeleid naar het transitiebeleid en het meerjarenbeleid voor onderwijsprogrammering binnen de clusters; - ondersteunt de vertaling van het vastgestelde stichtingsbeleid naar een inbreng vanuit de clusters voor de totstandkoming van de educatieve agenda van de lokale overheid in de regio (verdeling in overleg met de bestuurder); - adviseert en stimuleert mede, naast de verantwoordelijkheid van de clusterdirecteuren, vernieuwing van het onderwijsbeleid; - ziet procedureel en inhoudelijk - toe op de totstandkoming van (meerjaren)plannen van de onderwijsteams; - ziet toe op en zorgt voor het onderhoud van de jaarplanner en de afspraken uit de beleidsagenda. Functioneel ondersteuner van de bestuurder - draagt mede zorg voor de beleidsuitvoering van een geïntegreerd, op het beleid van de stichting afgestemd beleid voor de onderwijsteams; - het op verzoek verrichten van nader (inhoudelijk) onderzoek naar onderwerpen, procedures etc. die het gehele terrein van O2A5 omvatten en het hierover verslag uitbrengen; - zorgt voor de voordracht en geeft mede advies over aanstelling en ontslag van clusterdirecteuren van de scholen; - organiseert werkoverleg en clusteroverleg; - levert door het op verzoek van de bestuurder opstellen van memo s, notities, discussienota s e.d. - een bijdrage aan de opstelling van een organisatie brede meerjarenbeleidsplan, de meerjarenbegroting en de jaarlijkse begroting van O2A5; - levert een bijdrage aan de opstelling van het (sociaal) jaarverslag en de jaarrekening; - vertegenwoordigt als bestuurssecretaris - op verzoek, van bestuur en/of clusterdirecteuren, O2A5 in interne en externe overlegsituaties en het overleg met de lokale overheid; 5
- onderhoudt - in overleg met bestuur en clusterdirecteuren - politiek/bestuurlijke contacten, contacten met de lerarenopleidingen en met relevante instellingen voor onderwijs(begeleiding), welzijn en jeugdzorg in de eigen regio; - zorgt voor coördinatie en afstemming van de contacten en het opbouwen van netwerken; - functioneert als officemanager van het bestuursbureau in het kader van de dagelijkse gang van zaken, o.a. communicatie en p.r., ict (office365); - houdt periodiek functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken met de bestuurs- secretaresse, de ict medewerker en de medewerker communicatie en pr; - is voorzitter van het stafoverleg en breed stafoverleg; - is secretaris van de agendacommissie van het clusteroverleg. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Beslist /over: de voorbereiding, verslaglegging en verwerking van de uitkomsten van overlegsituaties, de ondersteuning bij de vertaling van het vastgestelde stichtingsbeleid naar het transitiebeleid en het meerjarenbeleid voor onderwijsprogrammering binnen de clusters, levert door het op verzoek van de bestuurder opstellen van memo s, notities, discussienota s e.d. een bijdrage aan de opstelling van een organisatie brede meerjarenbeleidsplan, de meerjarenbegroting en de jaarlijkse begroting van O2A5 - Kader: de onderwijs wet- en regelgeving, het beschikbare budget en het beleidskader van het bestuur. - Verantwoording: aan de voorzitter van het bestuur over de kwaliteit van (Strategische) bestuurlijke ondersteuning, de beleidsondersteuning clusterdirectie en de wijze waarop functioneel ondersteuning werd gegeven aan de bestuurder. Kennis en vaardigheden - theoretische kennis van het vakgebied; - brede kennis en inzicht in de maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot het primair Onderwijs; - inzicht in sociale, financieel-economische en onderwijskundige aangelegenheden; - inzicht in de organisatie en bedrijfsvoering van het primair onderwijs; - inzicht in het functioneren van een matrixorganisatie en de daarmee samenhangende besluitvorming; - inzicht in samenhangen tussen bestuurlijke ondersteuning en de daarop van invloed zijnde werkprocessen; - vaardigheid in het omgaan met verschillende belangen; - adviesvaardigheden; - vaardigheid in het onderhouden van contacten en omgaan met conflictsituaties. 6
Contacten - met de voorzitter van het bestuur en de clusterdirecteuren over de bestuurlijke ondersteuning bij de transitie en de effecten ervan op de organisatie en de medewerkers om tot bijgestelde en/of nieuwe procedures, beleid- en/of beheers afspraken te komen ; - met de senior beleidsmedewerkers Kwaliteitsbeleid en Personeelsbeleid en over de afstemming van beleidsvraagstukken om tot afspraken te komen; - met clusterdirecteuren over het functioneren van de onderwijsteams om tot afstemming te komen over de ondersteuning bij uitvoering van de transitie en/of het vastgestelde beleid; - met in- en externe projectgroepen/gremia over inhoudelijke onderwerpen om af te stemmen, afspraken te maken en te adviseren; - met externe instanties, instellingen, organisaties enz. aangaande onderwerpen op de (bestuurs)agenda om beleid en belangen van de organisatie toe te lichten, informatie uit te wisselen en afspraken te maken. 7
2. Functiebeschrijving senior beleidsmedewerker accommodatiebeleid De functie Een belangrijk aandachtsgebied is de huisvesting. Het spreekt voor zich dat de krimp van het aantal leerlingen zijn weerslag heeft op het aantal en de omvang van de schoolgebouwen. Ook bij de ontwikkeling van kindcentra is huisvesting een belangrijke aandachtsgebied. Tot slot speelt de recente overheveling van het gemeentelijk onderhoud naar het schoolbestuur hierbij ook een rol. Er is gekozen binnen O2A5 om voor de periode 1 augustus 2015 tot en met 1 augustus 2017 deze interne verantwoordelijkheid met name bij de bij de senior beleidsmedewerker accommodatiebeleid. De senior beleidsmedewerker Accommodatiebeleid ontwikkelt, evalueert en implementeert integraal accommodatiebeleid en is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van duurzame accommodatiebeleid waarbij een optimale balans is tussen het aantal leerlingen en de beschikbare huisvesting. De senior beleidsmedewerker Accommodatiebeleid werkt nauw samen met de clusterdirectie, senior beleidsmedewerkers Personeelsbeleid, Onderwijs en Kwaliteitsbeleid, de bestuurssecretaris en rapporteert direct aan voorzitter CvB. Jouw profiel Je hebt een relevante (management-)opleiding op hbo/wo niveau en brede kennis van en ervaring met primair onderwijs, (onderwijs)huisvestingsvraagstukken en bedrijfsvoering. Kennis van en inzicht in de aspecten die te maken hebben met onderhoud, instandhouding en (ver)nieuwbouw van gebouwen. Je hebt ervaring met organisatieverandering en de implementatie van nieuwe processen. Je houdt van schakelen en brengt prioriteiten en overzicht aan. Je zorgt ervoor dat iedereen zijn werk goed kan doen, binnen heldere kaders en met eigen verantwoordelijkheden. Geboden wordt Een veelzijdige functie (0,3 fte) waarin alle facetten van onderwijs en management bij elkaar komen. Er zijn volop mogelijkheden om te sparren en samen te werken binnen O2A5. Voor alle betrokkenen vindt deze transitie plaats via een lerend proces. Inschaling volgens de CAO PO. De functie is gewaardeerd. 8
Functieomschrijving senior beleidsmedewerker accommodatiebeleid 1. Functie-informatie Functienaam Beleidsmedewerker Accommodatiebeleid Organisatie Stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden Salarisschaal 11 Indelingsniveau Vb Werkterrein Onderwijsproces- onderwijsorganisatie Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördineren van activiteiten en processen Kenmerkscores 44443 43334 43 43 Somscore 50 Datum 27 april 2015 Uitvoerder ERC Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard Vijfheerenlanden (O2A5) die het bevoegd gezag is van 24 openbare scholen waaronder 1 algemeen bijzondere school in het basisonderwijs. De scholen staan in 6 gemeenten. 320 personeelsleden verzorgen onderwijs aan 2986 leerlingen. De voorzitter van het bestuur draagt zorg voor de strategische beleidsvorming, de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op de diverse beleidsterreinen ten behoeve van O2A5. De voorzitter van het bestuur vervult een beleidsbepalende rol, ontwikkelt de doelstelling van O2A5 en vertaalt deze in afspraken en beleidskaders voor de clusters. De senior beleidsmedewerker Accommodatiebeleid ontwikkelt, evalueert en implementeert integraal accommodatiebeleid. De senior beleidsmedewerker Accommodatiebeleid is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van duurzame accommodatiebeleid waarbij een optimale balans is tussen het aantal leerlingen en de beschikbare huisvesting van O2A5. De senior beleidsmedewerker Accommodatiebeleid werkt nauw samen met de clusterdirectie, senior beleidsmedewerkers Personeelsbeleid, Onderwijs Kwaliteitsbeleid, de bestuurssecretaris en rapporteert direct aan de voorzitter CvB. De senior beleidsmedewerker Accommodatiebeleid is verantwoordelijk voor vakinhoudelijke aspecten bij uitvoering van werkzaamheden en is bevoegd richtlijnen, gevraagd en ongevraagd advies te geven op de betreffende portefeuille. Daarnaast kan hij in overleg met de bestuurssecretaris en CvB ook dwingende aanwijzingen te geven. 9
Resultaatgebieden Werkzaamheden (Strategische) beleidsvorming - draagt ideeën, concepten en beleidsvoorstellen aan over de ontwikkeling en vernieuwing van het accommodatiebeleid van O2A5 gericht op het leren van kinderen ; - zorgt voor de voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en evaluatie binnen het eigen toegewezen beleidsterrein; - leidt multidisciplinaire projecten en/of is voorzitter van projectgroepen en neemt deel aan bijeenkomsten over strategische beleidsontwikkeling; - levert informatie aan de voorzitter van het bestuur aan; - vertegenwoordigt zo nodig en in overleg met de clusterdirectie de stichting naar externe (regionale en gemeentelijke) overlegpartners. Beleidsvoorbereiding, -vaststelling en uitvoering i.o.m. clusterdirectie - vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar de eigen portefeuille en een kaderstellend beleidsplan voor de clusters; - stelt richtinggevende (meerjaren)plannen en taakstellingen op voor de clusters met betrekking tot de eigen portefeuille; - vertaalt vernieuwing van het onderwijsbeleid naar passende accommodatieconcepten. Functioneel leiding en sturing organisatie clusterdirecteuren - maakt resultaatafspraken met de clusterdirectie met betrekking tot de eigen portefeuille; - organiseert het werkoverleg en clusteroverleg; - levert een bijdrage aan de opstelling van een organisatie brede meerjarenbeleidsplan, de meerjarenbegroting en de jaarlijkse begroting O2A5 met betrekking tot de eigen portefeuille; - levert een bijdrage aan de opstelling van het (sociaal) jaarverslag en de jaarrekening met betrekking tot de eigen portefeuille; - vertegenwoordigt, op verzoek van bestuur en/of clusterdirecteuren O2A5. de organisatie in interne en externe overlegsituaties; - zorgt voor coördinatie en afstemming van de contacten en het opbouwen van netwerken. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Beslist /over: zorgt voor de voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en evaluatie binnen het eigen toegewezen beleidsterrein, vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar de eigen portefeuille en een kaderstellend beleidsplan voor de clusters en maakt resultaatafspraken met de clusterdirectie met betrekking tot de eigen portefeuille. - Kader: de onderwijs wet- en regelgeving, het beschikbare budget en het beleidskader van het bestuur. - Verantwoording: aan de voorzitter van het bestuur over de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van het integrale accommodatiebeleid, de (Strategische) beleidsvorming, de bruikbaarheid van de beleidsvoorbereiding, -vaststelling en uitvoering i.o.m. clusterdirectie en het functioneel leiding- en sturing geven aan de clusterdirecteuren. 10
Kennis en vaardigheden - brede theoretische kennis van het eigen vakgebied; - brede kennis en inzicht in de maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot het primair - onderwijs; - inzicht in sociale, financieel-economische en onderwijskundige aangelegenheden in een - bredere context dan het eigen werkterrein; - inzicht in de organisatie en bedrijfsvoering van het primair onderwijs; - inzicht in het functioneren van een matrixorganisatie en de daarmee samenhangende besluitvorming; - inzicht in samenhangen tussen het eind werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen; - vaardigheid in het functioneel leidinggeven aan management en professionals; - vaardigheid in het omgaan met verschillende belangen; - adviesvaardigheden; - vaardigheid in het onderhouden van contacten en omgaan met conflictsituaties. Contacten - met de CvB over de transitie en de effecten ervan op de organisatie en de accommodaties om tot bijgestelde en/of nieuwe beleidsafspraken te komen ; - met de eindverantwoordelijke clusterdirecteur over de behaalde resultaten om effectief te kunnen coachen; - met de senior beleidsmedewerkers Onderwijs en Kwaliteitsbeleid, Personeelsbeleid en over de afstemming van beleidsvraagstukken om tot afspraken te komen; - met clusterdirecteuren over het functioneren van de onderwijsteams om tot afstemming te komen over de uitvoering van de transitie en/of het vastgestelde beleid. 11
3. Functiebeschrijving senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit De functie Tijdens de transitiefase naar onderwijsteams is het van belang om de aandacht op de onderwijskwaliteit maximaal te houden. Het zal niet de eerste keer zijn, dat bij een structuurverandering de focus op de structuur ligt en niet op de inhoud. Er is gekozen binnen O2A5 om voor de periode 1 augustus 2015 tot en met 1 augustus 2017 de bewaking van kwaliteit bij de manager kwaliteitsbeleid neer te leggen. De senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit is verantwoordelijk voor het gehele procesmanagement van het domein kwaliteit ten behoeve van het onderwijs, zowel strategisch, tactisch als operationeel. De senior beleidsmedewerker zorgt voor de beleidsontwikkeling, instrumentontwikkeling, de strategische/beleidsmatige advisering aan het CvB, het creëren van draagvlak voor de strategie en de uitvoering en het toezicht op de uitvoering bij de scholen. De senior beleidsmedewerker stuurt op de kwaliteit van het onderwijs in nauwe samenwerking met de clusterdirectie, senior beleidsmedewerker personeelsbeleid, ende senior beleidsmedewerker accommodatiebeleid. De senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit rapporteert aan de voorzitter CvB. Jouw profiel Je hebt een relevante (management-)opleiding op hbo/wo niveau en brede kennis van en ervaring met primair onderwijs, kwaliteitszorg en -management en bedrijfsvoering. Je hebt ruime ervaring met veranderprocessen en situationeel leiderschap. Je houdt van schakelen en brengt prioriteiten en overzicht aan. Je zorgt ervoor dat iedereen zijn werk goed kan doen, binnen heldere kaders en met eigen verantwoordelijkheden. Geboden wordt Een veelzijdige functie (0,8 fte) waarin alle facetten van onderwijs en kwaliteit bij elkaar komen. Je bent tevens onderdeel van een innovatieve organisatie met visie en ambitie. Er zijn volop mogelijkheden om te sparren en samen te werken binnen O2A5. Voor alle betrokkenen vindt deze transitie plaats via een lerend proces. Inschaling volgens de CAO PO. De functie is gewaardeerd. 12
Functieomschrijving senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit 1. Functie-informatie Functienaam Senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit Organisatie Stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden Salarisschaal 11 Indelingsniveau Vb Werkterrein Onderwijsproces -> Onderwijsorganisatie Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördineren van activiteiten en processen Kenmerkscores 44443 43334 43 43 Somscore 50 Datum 27 april 2015 Uitvoerder ERC Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de stichting Openbaar Onderwijs AlblasserwaardVijfheerenlanden (O2A5) die het bevoegd gezag is van 24 openbare scholen waaronder 1 algemeen bijzondere school in het basisonderwijs. De scholen staan in 6 gemeenten. 320 personeelsleden verzorgen onderwijs aan 2986 leerlingen. De voorzitter van het bestuur draagt zorg voor de strategische beleidsvorming, de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op de diverse beleidsterreinen ten behoeve van O2A5. De voorzitter van het bestuur vervult een beleidsbepalende rol, ontwikkelt de doelstelling van O2A5en vertaalt deze in afspraken en beleidskaders voor de clusters. De senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit is verantwoordelijk voor het gehele procesmanagement van het domein kwaliteit ten behoeve van het onderwijs, zowel strategisch, tactisch als operationeel. De beleidsmedewerker zorgt voor de beleidsontwikkeling, instrumentontwikkeling, de strategische/beleidsmatige advisering aan het CvB, het creëren van draagvlak voor de strategie en de uitvoering en het toezicht op de uitvoering bij de clusters. De senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit stuurt op de kwaliteit van het onderwijs in nauwe samenwerking met de clusterdirecteuren, de senior beleidsmedewerker personeelsbeleid en de senior beleidsmedewerker accommodatiebeleid. De senior beleidsmedewerker kwaliteit en onderwijs is verantwoordelijk voor de vormgeving en de uitvoering van het kwaliteitsbeleid binnen de clusters en is bevoegd richtlijnen, gevraagd en ongevraagd advies te geven. Daarnaast kan de senior beleidsmedewerker in overleg met de CvB ook dwingende aanwijzingen te geven. De senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit rapporteert direct aan de voorzitter CvB. 13
Resultaatgebieden Werkzaamheden (Strategische) beleidsvorming - draagt ideeën, concepten en beleidsvoorstellen aan over de ontwikkeling en vernieuwing van het kwaliteitsbeleid voor het onderwijs en de onderwijsorganisatie aan het bestuur van O2A5; - zorgt voor de voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en evaluatie binnen de eigen portefeuille; - leidt multidisciplinaire projecten en/of is voorzitter van projectgroepen en neemt deel aan bijeenkomsten over strategische beleidsontwikkeling; - levert informatie aan de voorzitter van het bestuur aan; - vertegenwoordigt zo nodig en in overleg met de clusterdirectie de stichting naar externe (regionale) overlegpartners. Beleidsvoorbereiding, -vaststelling en uitvoering i.o.m. de clusterdirectie - vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar de eigen portefeuille en een kaderstellend beleidsplan voor de clusters; - stelt richtinggevende (meerjaren)plannen en taakstellingen vast voor de toegewezen clusters; - vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar meerjarenbeleid voor kwaliteitsbeleid voor onderwijsprogrammering; - vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar een inbreng vanuit de clusters in de totstandkoming van de educatieve kwaliteitsagenda van de lokale overheid in de eigen regio; - initieert en stimuleert mede, naast de verantwoordelijkheid van de clusterdirecteuren, vernieuwing van het kwaliteitsbeleid; - ziet toe op de totstandkoming van (meerjaren)plannen vanuit de onderwijsteams. Functioneel leiding en sturing organisatie clusterdirecteuren - zorgt voor de beleidsuitvoering van een geïntegreerd, op het beleid van de stichting afgestemd kwaliteitsbeleid voor de clusters; - maakt resultaatafspraken met de clusterdirectie met betrekking tot de eigen portefeuille - geeft functioneel leiding en sturing aan de invoering en ontwikkeling van het kwaliteitszorgsysteem van de afzonderlijke scholen binnen de clusters; - motiveert en coacht clusterdirecteuren bij de uitoefening van hun werkzaamheden; - organiseert werkoverleg en cluster overleg; - levert een bijdrage aan de opstelling van het (sociaal) jaarverslag; - vertegenwoordigt op verzoek, van bestuur en/of clusterdirecteuren, O2A5 in interne en externe overlegsituaties; - zorgt mede voor coördinatie en afstemming van de contacten en het opbouwen van netwerken. 14
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Beslist /over: draagt ideeën, concepten en beleidsvoorstellen aan over de ontwikkeling en vernieuwing van het kwaliteitsbeleid voor het onderwijs en de onderwijsorganisatie aan het bestuur van O2A5, vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar de eigen portefeuille en een kaderstellend beleidsplan voor de clusters en zorgt voor de beleidsuitvoering van een geïntegreerd, op het beleid van de stichting afgestemd kwaliteitsbeleid voor de clusters - Kader: de onderwijs wet- en regelgeving, het beschikbare budget en het beleidskaders van het bestuur. - Verantwoording: aan de voorzitter van het bestuur over de bruikbaarheid van de beleidsadvisering aangaande het kwaliteitsbeleid, de (Strategische) beleidsvorming, de bruikbaarheid van de beleidsvoorbereiding, -vaststelling en uitvoering i.o.m. clusterdirectie en het functioneel leiding- en sturing geven aan de clusterdirecteuren. Kennis en vaardigheden - brede theoretische kennis van het eigen vakgebied; - brede kennis en inzicht in de maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot het primair - Onderwijs; - inzicht in sociale, financieel-economische en onderwijskundige aangelegenheden in een - bredere context dan het eigen werkterrein; - inzicht in de organisatie en bedrijfsvoering van het primair onderwijs; - inzicht in het functioneren van een matrixorganisatie en de daarmee samenhangende besluitvorming; - inzicht in samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen; - vaardigheid in het functioneel leidinggeven aan management en professionals; - vaardigheid in het omgaan met verschillende belangen; - adviesvaardigheden; - vaardigheid in het onderhouden van contacten en omgaan met conflictsituaties. Contacten - met de voorzitter van het bestuur over de transitie en de effecten ervan op de organisatie en de medewerkers om tot bijgestelde en/of nieuwe beleidsafspraken te komen ; - met de eindverantwoordelijke clusterdirecteur over de behaalde resultaten om effectief te kunnen coachen; - met de senior beleidsmedewerkers Personeelsbeleid en Accommodatiebeleid over de afstemming van beleidsvraagstukken om tot afspraken te komen; - met clusterdirecteuren over het functioneren van de onderwijsteams om tot afstemming te komen over de uitvoering van de transitie en/of het vastgestelde beleid. 15
4. Functiebeschrijving senior beleidsmedewerker Personeelsbeleid De functie De transitie van onderwijsteams vraagt ook veel van de medewerkers zelf. Van belang is dus vanaf de eerste dag een professionele vinger aan de pols te houden rondom de personele ontwikkelingen. Competentiemanagement en mobiliteit zullen twee relevante begrippen zijn. Er is gekozen binnen O2A5 om voor de periode 1 augustus 2015 tot en met 1 augustus 2017 deze interne verantwoordelijkheid onder te brengen bij de senior beleidsmedewerker personeelsbeleid. De senior beleidsmedewerker Personeelsbeleid ontwikkelt, implementeert en evalueert integraal personeelsbeleid. De senior beleidsmedewerker Personeelsbeleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe beleidskaders passend bij de huidige ontwikkelingen. Competentiemanagement en mobiliteit zijn hierbij belangrijke thema s. De senior beleidsmedewerker personeelsbeleid stuurt op de kwaliteit van het personeel in nauwe samenwerking met de senior beleidsmedewerker accommodatiebeleid en de senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit. De senior beleidsmedewerker personeelsbeleid rapporteert direct aan de voorzitter CvB. Jouw profiel Je hebt een relevante (management-)opleiding op hbo/wo niveau en brede kennis van en ervaring met primair onderwijs, HRM en bedrijfsvoering. Je hebt eerder (meerdere) scholen aangestuurd en ruime ervaring met veranderprocessen en situationeel leiderschap. Je houdt van schakelen en brengt prioriteiten en overzicht aan. Je zorgt ervoor dat iedereen zijn werk goed kan doen, binnen heldere kaders en met eigen verantwoordelijkheden. Geboden wordt Een veelzijdige functie (0,5 fte) waarin alle facetten van onderwijs en management bij elkaar komen. Je bent onderdeel van een innovatieve organisatie met visie en ambitie. Er zijn volop mogelijkheden om te sparren en samen te werken binnen O2A5. Voor alle betrokkenen vindt deze transitie plaats via een lerend proces. Inschaling volgens de CAO PO. De functie is gewaardeerd. 16
Functieomschrijving senior beleidsmedewerker Personeelsbeleid 1. Functie-informatie Functienaam senior beleidsmedewerker Personeelsbeleid Organisatie Stichting Openbaar Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden Salarisschaal 11 Indelingsniveau Vb Werkterrein Onderwijsproces -> Onderwijsorganisatie Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördineren van activiteiten en processen Kenmerkscores 44443 43334 43 43 Somscore 50 Datum 27 april 2015 Uitvoerder ERC Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de stichting Openbaar Onderwijs AlblasserwaardVijfheerenlanden (O2A5) die het bevoegd gezag is van 24 openbare scholen waaronder 1 algemeen bijzondere school in het basisonderwijs. De scholen staan in 6 gemeenten. 320 personeelsleden verzorgen onderwijs aan 2986 leerlingen. De voorzitter van het bestuur draagt zorg voor de strategische beleidsvorming, de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op de diverse beleidsterreinen ten behoeve van O2A5. De voorzitter van het bestuur vervult een beleidsbepalende rol, ontwikkelt de doelstelling van O2A5 en vertaalt deze in afspraken en beleidskaders voor de clusters. De senior beleidsmedewerker personeelsbeleid ontwikkelt, implementeert en evalueert integraal personeelsbeleid. De senior beleidsmedewerker Personeelsbeleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe beleidskaders passend bij de huidige ontwikkelingen. Competentiemanagement en mobiliteit zijn hierbij belangrijke thema s. De senior beleidsmedewerker Personeelsbeleid stuurt op de kwaliteit van het personeel in nauwe samenwerking met de senior beleidsmedewerker Accommodatiebeleid en de senior beleidsmedewerker Onderwijs en Kwaliteit. De senior beleidsmedewerker personeelsbeleid is verantwoordelijk voor vakinhoudelijke aspecten bij uitvoering van werkzaamheden en is bevoegd richtlijnen, gevraagd en ongevraagd advies te geven op de betreffende portefeuille. Daarnaast kan de senior beleidsmedewerker in overleg met de CvB dwingende aanwijzingen te geven. De senior beleidsmedewerker personeelsbeleid rapporteert direct aan de voorzitter CvB. 17
Resultaatgebieden Werkzaamheden (Strategische) beleidsvorming - draagt ideeën, concepten en beleidsvoorstellen aan over de ontwikkeling en vernieuwing met betrekking tot de eigen portefeuille aan het bestuur van O2A5; - zorgt voor de voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en evaluatie binnen het eigen beleidsterrein; - leidt multidisciplinaire projecten en/of is voorzitter van projectgroepen Strategische Personeelsplanning (SPP) en neemt deel aan bijeenkomsten over strategische beleidsontwikkeling; - levert informatie aan de voorzitter van het bestuur aan; - vertegenwoordigt zo nodig en in overleg met de clusterdirectie de stichting naar externe (regionale) overlegpartners; Beleidsvoorbereiding, -vaststelling en uitvoering i.o.m clusterdirectie - vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar de eigen portefeuille en een kaderstellend HRM-beleidsplan voor de clusters; - stelt richtinggevende (meerjaren)plannen en taakstellingen op voor de clusters; - initieert en stimuleert vernieuwing van het HRM beleid, zowel op centraal als decentraal niveau. Functioneel leiding en sturing organisatie clusterdirecteuren - draagt zorgt voor de beleidsuitvoering van een geïntegreerd, op het beleid van de stichting afgestemd HRM-beleid voor de clusters; - maakt resultaatafspraken met de clusterdirectie met betrekking tot de eigen portefeuille - geeft functioneel leiding en sturing te geven aan de invoering en ontwikkeling van het HRMbeleid binnen de clusters; - motiveert en coacht clusterdirecteuren bij de uitoefening van hun werkzaamheden; - organiseert het functioneel HRM-werkoverleg; - levert een bijdrage aan de opstelling van het (sociaal) jaarverslag; - vertegenwoordigt op verzoek, van bestuur en/of clusterdirecteuren, O2A5 in interne en externe overlegsituaties; - zorgt mede voor coördinatie en afstemming van de contacten en het opbouwen van netwerken. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Beslist /over: draagt ideeën, concepten en beleidsvoorstellen aan over de ontwikkeling en vernieuwing van het HRM-beleid voor het onderwijs en de onderwijsorganisatie aan het bestuur van O2A5, vertaalt het vastgestelde stichtingsbeleid naar de eigen portefeuille en een kaderstellend beleidsplan voor de clusters en zorgt voor de beleidsuitvoering van een geïntegreerd, op het beleid van de stichting afgestemd HRM-beleid voor de clusters; - Kader: de onderwijs wet- en regelgeving, het beschikbare budget en het beleidskaders van het bestuur. - Verantwoording: aan de voorzitter van het bestuur over de bruikbaarheid van de beleidsadvisering aangaande het HRM-beleid, de (Strategische) beleidsvorming, de bruikbaarheid van de beleidsvoorbereiding, -vaststelling en uitvoering i.o.m. clusterdirectie en het functioneel leiding- en sturing geven aan de clusterdirecteuren. 18
Kennis en vaardigheden - brede theoretische kennis van het eigen vakgebied; - brede kennis en inzicht in de maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot het primair Onderwijs; - inzicht in sociale, financieel-economische en onderwijskundige aangelegenheden in een bredere context dan het eigen werkterrein; - inzicht in de organisatie en bedrijfsvoering van het primair onderwijs; - inzicht in het functioneren van een matrixorganisatie en de daarmee samenhangende besluitvorming; - inzicht in samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen; - vaardigheid in het functioneel leidinggeven aan management en professionals; - vaardigheid in het omgaan met verschillende belangen; - adviesvaardigheden; - vaardigheid in het onderhouden van contacten en omgaan met conflictsituaties. Contacten - met de voorzitter van het bestuur over de transitie en de effecten ervan op de organisatie en de medewerkers om tot bijgestelde en/of nieuwe beleidsafspraken te komen ; - met de eindverantwoordelijke clusterdirecteur over de behaalde resultaten om effectief te kunnen coachen; - met de senior beleidsmedewerker onderwijs en kwaliteit en senior beleidsmedewerker accommodatiebeleid over de afstemming van beleidsvraagstukken om tot afspraken te komen; - met clusterdirecteuren over het functioneren van de onderwijsteams om tot afstemming te komen over de uitvoering van de transitie en/of het vastgestelde beleid. 19
5. Functienaam: Administratief medewerker Salarisschaal: 4 Werkterrein: Bedrijfsvoering - Managementondersteuning Activiteiten: Bewerken van gegevens Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden verricht binnen een bestuursbureau van een onderwijsinstelling voor primair en (voortgezet) speciaal onderwijs of binnen een school voor primair en (voortgezet) speciaal onderwijs. De administratief medewerker verricht administratief ondersteunende werkzaamheden, financieel /cijfermatige werkzaamheden en balie- en loketactiviteiten. Resultaatgebieden Administratieve ondersteuning - behandelt ingekomen en uitgaande post; - bereidt vergaderingen en besprekingen administratief voor (verzamelt en verzendt vergaderstukken en regelt vergaderruimte); - doet op basis van inhoudelijke aanwijzingen schriftelijke mededelingen en/of vraagt informatie op; - typt en werkt aangeleverde (handgeschreven en/of onvolledige) conceptteksten uit en controleert daarbij de lay-out en het taalgebruik; - notuleert vergaderingen en werkt de notulen uit; - legt naar onderwerp of project werkdossiers aan en houdt werkdossiers (verslagen, brieven, e.d.) bij; - verwerkt op aanwijzing administratieve gegevens op formulieren en in diverse overzichten. - verwerkt/muteert diverse soorten van gegevens in de leerlingenadministratie. Financieel /cijfermatige werkzaamheden - stelt cijferoverzichten ten behoeve van statistische bewerkingen op; - beheer het NAW-bestand van debiteuren en crediteuren; - bereidt documenten die door het administratiekantoor moeten worden verwerkt voor. Balie- en loketactiviteiten - verstrekt mondeling (telefonisch) inlichtingen aan ouders/verzorgers en leraren over algemene administratieve aangelegenheden; - verstrekt informatie aan ouders/verzorgers en leerlingen over administratieve regelingen. Bevoegdheden, kader & verantwoordelijkheden - Beslist bij/over: het behandelen van ingekomen en uitgaande post, het opstellen van cijferoverzichten ten behoeve van statistische bewerkingen, het verstrekken van mondelinge (telefonisch) inlichtingen aan ouders/verzorgers en leraren over algemene administratieve aangelegenheden; - Kader: werkafspraken en administratieve voorschriften; - Verantwoording: aan de leidinggevende over de tijdigheid, juistheid en zorgvuldigheid van de administratief ondersteunende werkzaamheden, van financieel/cijfermatige werkzaamheden en van balie- en loketactiviteiten. 20
Kennis en vaardigheden - vaktechnische kennis van administratieve voorschriften en procedures; - kennis van de Nederlandse spelling en grammatica; - kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften; - inzicht in de mogelijkheden van tekstverwerkingsprogramma s; - inzicht in de organisatie en werkwijze van de school; - vaardigheid in het uitwerken en opmaken van tekstmateriaal, overzichten, tabellen, schema's, grafieken, e.d.; - vaardigheid in het (telefonisch) te woord staan van derden. Contacten - met medewerkers van de school om gegevens te vragen en om gestelde vragen te kunnen beantwoorden; - met medewerkers over het aangeleverde/geproduceerde materiaal om informatie uit te wisselen. - met ouders/verzorgers en leerlingen om informatie te verstrekken. 21
6. Functienaam: Secretaresse Salarisschaal: 5 Werkterrein: Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten: Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoering ondersteunende werkzaamheden Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden verricht binnen een bestuursbureau van een onderwijsinstelling voor primair en (voortgezet) speciaal onderwijs of binnen een school voor primair en (voortgezet) speciaal onderwijs. De secretaresse verleent management- en secretariële ondersteuning, beheert het archief van het (bovenschools) management en stelt managementinformatie samen. Werkzaamheden Management- en secretariële ondersteuning. - verzorgt de correspondentie voor het (bovenschools) management aan de hand van concepten of volgens ontvangen, gedetailleerde aanwijzingen voor de opstelling van brieven, mededelingen e.d., voegt naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde bescheiden bij; - bereidt in concept correspondentie van algemene aard voor, typt verlangde bescheiden, legt een en ander ter ondertekening voor en draagt zorg voor de verdere afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren etc.); - registreert en distribueert de post; - deelt in overleg de agenda in, bewaakt de agenda, houdt daarbij rekening met het belang/vertrouwelijkheid van te maken afspraken, attendeert op afspraken; - neemt telefoongesprekken bij afwezigheid van het (bovenschoolse) management aan, noteert of geeft boodschappen door, verstrekt eventueel informatie aan de hand van beschikbare gegevens; - bereidt administratief/organisatorisch vergaderingen en andere bijeenkomsten voor; - notuleert vergaderingen en besprekingen, werkt de notulen uit of maakt verslagen. Archiefbeheer (bovenschools)management. - stelt volgens aanwijzing informatiedossiers samen en houdt deze bij; - verzamelt gegevens en overzichten ten behoeve van jaarverslagen; - legt naar onderwerp of project werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij; - bergt bescheiden op, resp. verstrekt op aanvraag informatie daar uit; - houdt het (werk)archief ordelijk en toegankelijk. Samenstellen managementinformatie. - verwerkt en verzamelt gegevens in/uit de diverse administratieve systemen en stelt periodieke overzichten op; - stelt informatiedossiers samen en houdt deze bij. 22
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Beslist bij/over: het verzorgen van de correspondentie voor het (bovenschools) management, - het verwerken en verzamelen van gegevens in/uit de diverse administratieve systemen en het opstellen van periodieke overzichten; - Kader: administratieve en procedurele werkafspraken en voorschriften; - Verantwoording: aan de leidinggevende over de tijdigheid, juistheid en zorgvuldigheid van - verleende management- en secretariële ondersteuning, van archiefbeheer van het (bovenschools)management en van samengestelde managementinformatie. Kennis en vaardigheden - vaktechnische kennis van de procedurele en administratieve organisatie; - kennis van de Nederlandse taal en grammatica; - vaardigheid in het tekstverwerken met de computer, het notuleren van vergaderingen, het - uitwerken van de notulen en het naar eigen inzicht concipiëren van brieven; - vaardigheid in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers; - vaardigheid in het te woord staan van derden voor het maken en afhouden van afspraken. Contacten - met derden om (agenda)afspraken te maken; - met derden over de secretariële afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over - inhoud en voortgang van in behandeling zijnde onderwerpen. 23