HOTEL HANDLEIDING 1
Inhoud Algemeen menu... 4 Dashboard of Overzicht... 4 Beheerder (Manager) -> Profiel (Profile)... 5 Dashboard of Overzicht... 6 Ticket details:... 7 User Management of gebruikersbeheer... 8 Detail gebruiker... 8 Hotspot... 9 Detail Hotspot... 9 Tabblad Hotspot... 10 Portal Settings of Portaalinstellingen... 11 Bestanden of Files... 12 Nieuw bestand toevoegen... 12 Bijlagen... Error! Bookmark not defined. Personaliseer je hotspot... 13 Hotspot statistieken... 14 Rooms / Kamers... 14 Pas kamer benaming aan... 15 Genereer activatiecodes... 14 Communiceer met uw gebruikers via SMS... 15 Visitors/ bezoekers... 15 Contacts... 15 2
Handleiding Wifibri Horeca Ga naar http://admin.wifibri.be/manager Login : Vul uw eigen mailadres in Paswoord : Type hier uw paswoord in. Mocht u dit niet kennen, dan kan u op Forgot Password / Wachtwoord vergeten klikken om een nieuw paswoord aan te maken. Indien u de melding krijgt Er is geen account verbonden aan dit e-mailadres, dan controleert u het gebruikte e-mailadres. Indien u er van overtuigd bent dat dit correct is en de melding blijft, neem dan contact met ons op. 3
Algemeen menu Op deze pagina kan u volgende zaken beheren en controleren: - Snelle zoekfunctie - Beheer van uw eigen gegevens - Wijziging van taalkeuze - Dashboard of overzicht: Overzicht van alle helpdesktickets betreffende uw kamers/locaties - User Management of gebruikersbeheer: Overzicht van uw gebruikers - Hotspots: gelinkte adressen aan uw gebruikersaccount Dashboard of Overzicht Via dit icoon kan u gemakkelijk en snel zoeken naar een naam, gebruiker, kamernummer, telefoonnummer, mailadres en status van een bepaalde gebruiker Via de knop Afmelden kan u het Dashboard verlaten. De werelbol geeft u de mogelijkheid uw taalvoorkeur aan te passen tussen Engels en Nederlands. Via de knop in de linkerbovenhoek, kan u uw eigen gegevens te allen tijde aanpassen en wijzigen. Wanneer u klikt op Beheerder (Manager), kan u via deze weg Afmelden of naar uw Profiel gaan. Support Tickets onder Overzicht. Deze iconen geven u de mogelijkheid een export uit te voeren van alle gegevens. Met het 1 e icoon exporteert u naar een Excel-bestand, met het 2 e icoon naar een PDF-bestand, met het 3 e icoon print u de selectie af. Met het vierde icoon kunt u geselecteerde tickets afsluiten. 4
Beheerder (Manager) -> Profiel (Profile) Wanneer u klikt op Beheerder (Manager) en duidt hierbij Profile (Profiel) aan, komt u onderstaande pagina terecht. Indien u verkiest een foto toe te voegen aan uw profiel kan dit door op het foto logo te klikken. U wordt hierbij doorverwezen naar een pagina waar u een foto kan toevoegen. Vergeet niet op het einde te klikken op Save of Bewaar. Indien u dit niet doet, zullen de aangepaste gegevens verloren gaan. Wanneer alles is opgeslagen, keert u automatisch terug naar het Dashboard of Overzicht. 5
Dashboard of Overzicht Op het algemeen dashboard of overzicht kan u steeds alle tickets raadplegen van gasten, collega s of externe partijen. Dit kan bijvoorbeeld een melding zijn voor een loodgieter dat een kraan lekt, een vraag omtrent de service, een opdracht van een medewerker etc. U kan ook een melding sturen naar alle gebruikers. Bijvoorbeeld wanneer een algemene stroompanne wordt verwacht omwille van elektriciteitswerken of andere. U hoeft uiteraard niet constant in te loggen om alle nieuwe tickets te bekijken. Wanneer een gebruiker een ticket aanmaakt, wordt u onmiddellijk op de hoogte gebracht via mail. Vanuit deze mail, kan u ook weer onmiddellijk antwoorden. U ziet steeds (van links naar rechts) volgende zaken op het overzicht: - Status van het ticket - Onderwerp van het ticket - De gebruiker welke het ticket heeft aangemaakt - Datum van aanmaak - Hoeveel reacties er reeds werden gegeven op het ticket - Datum en tijdstip laatste reactie 6
Wanneer u het ticket zelf aanklikt komt u op volgende pagina terecht: Ticket details: Hier hebben we volgende onderverdeling: - Status : bij de status kun je de prioriteit zien/instellen en de status van het ticket aanpassen. - Sluiten : hier kan je met één druk op de knop het ticket sluiten. - Categorie : Er kan een categorie worden toegekend aan een ticket. Bijvoorbeeld melding van een kapotte lamp, een kraan die lekt. Zo kan er standaard gekozen worden tussen Facturatie/ Elektriciteit/ Internet/ Loodgieterij/ Andere. Zo heeft u direct een overzicht waar, welke klacht over gaat. - Probleemomschrijving : beschrijving van het probleem - Ticket Datum : Datum van aanmaak - Adres : Over welk adres gaat het ticket - Gebruiker : Welke gebruiker de melding heeft aangemaakt - Reactie : Zijn alle berichten omtrent dit ticket. Indien u zelf reeds een reactie heeft geplaatst hierop kan u ook deze nakijken. - Typ Bericht : Hier typt u uw bericht - Verstuur : Verstuur u bericht onmiddellijk. Bij wijziging of nieuw ticket krijgt zowel u als de desbetreffende gebruiker een e-mail. 7
User Management of Gebruikersbeheer Wanneer u User management of Gebruikersbeheer aanklikt, krijgt u volgend overzicht. - E-mail of login : Hier ziet u de logins van alle geregistreerde klanten. Zo lang deze niet zijn geregistreerd zullen zij niet in deze lijst verschijnen. - Hotspot : Dit is het adres waar de gebruiker aan gelinkt is. - Room of Kamer : Dit zijn de kamernummers zoals wij reeds aan u gevraagd hebben. Hieraan kan u gemakkelijk zelf uw gebruikers herkennen of terugvinden. - Last Edited of Laatste Wijziging : Datum van laatste wijziging - Created of Aangemaakt : Datum van aanmaak Detail gebruiker Indien u in het scherm User management of Gebruikersbeheer, klikt op E-mail dan komt men terecht op de detailpagina van de desbetreffende gebruiker. Dit kan handig zijn als er regelmatige bezoekers zijn of vaste gebruikers. In deze pagina heeft u keuze tussen 2 tabs: - Profiel of Profile: Geeft u een overzicht van de algemene gegevens van de gebruikers - User Statistics of statistieken: Verbruik van deze klant per maand/dag (enkel raadpleegbaar) alsook de login sessies. Hierbij kan u steeds ook zelf nakijken wanneer een gebruiker effectief het internet heeft kunnen gebruiken. 8
Hotspot Hier ziet u een overzicht van al uw Wifibri-locaties. Wanneer u het hotspotadres aanklikt, komt detailpagina. Detail Hotspot 9
Hier ziet u een opsplitsing van volgende menu-mogelijkheden: - Hotspot : Hier kan u algemene gegevens terugvinden omtrent uw hotspotadres. Deze kan u enkel raadplegen en dus niet zelf wijzigen. - Portal settings of Portaalinstellingen : Geeft u de mogelijkheid om de welkomstpagina aan te passen en de paswoorden te beheren als u verkiest om met paswoorden te werken. - Files of Bestanden : Via deze weg kan u zelf foto s, documenten en andere uploaden - Statistics of Statistieken : De statistieken geven u een overzicht van het verbruik op een bepaald adres. - Rooms of Kamers : Geeft u een overzicht van alle kamers. Dit is enkel van toepassing wanneer u zelf accounts aanmaakt. - Visitors : Geeft u een direct overzicht van de gebruikers met hun mailadres, alsook business of leasure klanten en de mogelijkheid tot export van mailadressen. Tablad Hotspot Bij Hotspot kan je snel de algemene info terugvinden omtrent de installatie op een adres. 10
Portal Settings of Portaalinstellingen Bij het menu portaalinstellingen kan je aan de gebruikers een boodschap meedelen. Voor hotels en restaurants kan dit handig zijn zoals bijvoorbeeld een boodschap omtrent tijdelijke promo, een algemene boodschap wanneer er werken in de straat zullen plaatsvinden, het laatste nieuwtje over de stad of andere talloze mogelijkheden. 11
Bestanden of Files Dit menu dient om de files of bestanden te gebruiken bij portaalinstellingen. Het laatste nieuwe weetje of enkele leuke foto s kunnen hier worden ge-upload en via deze weg geactiveerd worden in het menu portaalinstellingen. Nieuw bestand toevoegen Klik op Upload bestanden. U krijgt een pop-up waarin u klikt op Drop Files to upload. Van zodra u hier klikt opent zich uw documenten op uw lokale pc. 12
Hier kan u een bestand/foto selecteren en uploaden. Indien u een verkeerd bestand gekozen heeft en wenst te verwijderen, klikt u op remove file. Indien de bestanden juist zijn, klik dan op Upload. Personaliseer je hotspot Selecteer het mapje Logo s bij Bestanden / Files om je logo te uploaden. Bij Portal Settings / Portaal instellingen kan je nu via het uitvalmenu kiezen tussen de verschillende bestanden die je eerder opgeladen hebt in het mapje Logo bij Bestanden (Logo en banners opladen). Selecteer het mapje Banners bij Bestanden / Files om een of meerdere achtergronden te uploaden. Bij Portal Settings / Portaal Instelingen kan je deze een voor een selecteren door op Manage Banners te klikken en de gewenste afbeeldingen naar de linker kolom te slepen (bijlage 4). Logo en banners opladen Beheer banners 13
Hotspot statistieken Klik op Statistieken / Statistics om het verbruik te raadplegen, u kan er ook zien of de hotspot online of offline is. Deze statistieken zijn louter informatief. Het verbruik dat u hier ziet is van de hotspot en niet individueel Rooms / Kamers De optie rooms/kamers gebruikt u als er sprake is van vaste internetgebruikers. Een vaste gebruiker kiest zijn eigen login en paswoord en wordt aan een ruimte gekoppeld. Klik op Rooms / Kamers en vul de gebruikers hun gegevens in bij de bijhorende kamer: - Bij E-mail: Vul het mailadres in - Bij Phone/nummer: Vul het GSM-nummer in (Rooms / Kamers) Pas kamer benaming aan Klik op bijvoorbeeld Room 1 (kamer benaming). Dit zal automatisch een tekstveld worden waarin u kan typen. Op deze manier kan u de kamer naam aanpassen naar bijvoorbeeld Room 1 of Dakkamer. Genereer activatiecodes Wanneer u een gebruiker heeft aangemaakt bij de bijhorende kamer klikt u op Generate. Er zal een unieke code verschijnen bestaande uit verschillende karakters. U kan deze nu doorsturen per sms of email door op het SMS of envelop icoon te klikken. 14
Rooms / Kamers Communiceer met uw gebruikers via SMS Klik op Gebruikersbeheer / Usermanagement en vink de gewenste gebruiker(s) aan. Klik vervolgens op de knop SMS bovenaan. Een popup zal tevoorschijn komen (SMS). Opgelet! Een SMS mag maximum 160 karakters bevatten! De tekst moet dus beperkt blijven. SMS 15
Visitors - Bezoekers Onder het tabblad visitors is het mogelijk om een overzicht te krijgen van al uw ingelogde bezoekers en gebruikers. De gebruikers zijn opgedeeld in leisure klanten en business klanten. In dit overzicht ziet u steeds het mailadres waarmee men zich heeft aangemeld, type klant en tijdstip van aanmelden. Bovenaan deze lijst heeft u de mogelijkheid om een export uit te voeren van deze database. Indien u wenst kan u de export uitvoeren van klanten bezocht tijdens een bepaald tijdstip. In dit geval vult u show from (datum) to (datum) in. Contact Indien u vragen of opmerkingen heeft, horen wij dit graag. Telefoon: +32 (0) 9 222 89 62 Mail: support@wifibri.be 16