3 FF Verwerken CBAP aanmeldingen ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus 9512 2300 RA Leiden 071 527 6969 VISI Verwerken CBAP aanmeldingen Inschrijf Opdrachtgever: Peter Trim Bestandsnaam: Handleiding CBAP aanmeldingen v0.8.doc Deelproject: Leids CS Inschrijf Versienummer: V 0.8 Gertie Teuwen Auteurs: Remco Verveen Michael Jungen Datum: 23-12-2009 Pagina 1 van 24
Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept 15/07/2009 Eerste opzet Gertie Teuwen 0.2 Concept 26/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.3 Concept 27/10/2009 Revisie Gertie Teuwen Remco Verveen 0.4 Concept 28/10/2009 Revisie Michael Jungen 0.3 Concept 29/10/2009 Akkoord Gertie Teuwen 0.5 Concept 05/11/2009 Revisie Michael Jungen 0.6 Concept 18/11/2009 Revisie Gertie Teuwen 0.7 Concept 03/12/2009 Revisie nav acceptatietest STA Gertie Teuwen 0.8 Concept 23/12/2009 Navigatiepaden aangepast en QRC s verwijderd Michael Jungen Pagina 2 van 24
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 2 Omzetten CBAP Buitenlandse adressen... 5 2.1 Doelstelling... 5 2.2 Programmatuur... 5 2.3 Uitvoering... 5 3 Inlezen van een CBAP aanmeld bestand... 7 3.1 Het inleesproces... 7 4 Check op fouten... 11 5 Doorboeken van een CBAP aanmeld bestand... 14 6 CBAP opschonen... 18 7 Bijlage bestandslayout... 19 Pagina 3 van 24
1 Inleiding De aanmeldingen van studenten die via Studielink zijn opgevoerd worden wekelijks door de IB-Groep klaargezet op een beveiligde downloadomgeving. Deze CBAP-bestanden worden door de studentenadministratie gedownload en Campus Solutions ingelezen. In de handleiding CBAP zal worden ingegaan op het inlezen van de CBAP bestanden en het verwerken van de CBAP aanmeldgegevens. Pagina 4 van 24
2 Omzetten CBAP Buitenlandse adressen Let op: vooraf moet het CBAP bestand worden geopend met Textpad, openen als type:.txt, formaat: PC en codering: DOS en bewaren als type:.txt, formaat: PC en codering: ANSI (dit is nodig om de diakritische tekens goed te krijgen). 2.1 Doelstelling In CS zijn alle landendefinities omgezet naar het Nederlandse formaat. Hierdoor worden alle adressen op dezelfde manier opgeslagen. Bij het inlezen van het CBAP-bestand gaat dit echter fout. Daarom moet er een aanpassing plaatsvinden: als een student in het CBAP bestand een buitenlands adres heeft staan, moet dit worden omgezet naar het Nederlandse formaat. 2.2 Programmatuur 01-CBAP-inlezen-verwerken.vbs: Het handigste is om het programma en het A2-bestand in dezelfde directory te zetten, omdat het programma meteen in die directory kijkt. Het programma leest het invoer(a2-)bestand en maakt er twee bestanden van: CBAP-Nederland.txt (alle records waarin de landcode 6030 is) CBAP-Buitenland.txt (alle records waarin de landcode niet 6030 is). Vervolgens zet dit programma het bestand CBAP-Buitenland.txt om naar een CBAP-Buitenlandcorrectie.txt. In dit bestand zijn de buitenlandse adresvelden omgezet naar het Nederlandse formaat. 2.3 Uitvoering Zet het programma in een directory. Dubbelklik 01-CBAP-inlezen.vsb Het programma vraagt om een bestandsnaam. Na invoer hiervan vraagt het programma: Doorgaan met verwerken CBAP-Buitenland bestand? Klik Yes (klik No om te stoppen). Vervolgens verschijnt de melding: Pagina 5 van 24
Klik op OK. Er zijn dan vier bestanden aangemaakt (of overschreven): CBAP-Nederland.txt CBAP-buitenland.txt CBAP-Buitenland-correctie CBAP-Adressen.txt alleen de Nederlandse adressen de oorspronkelijke buitenlandse adressen de gecorrigeerde buitenlandse adressen overzicht van de oorspronkelijke + gecorrigeerde buitenlands adressen. CBAP-Buitenland-correctie.txt moet worden nagekeken op evt handmatige aanpassingen. Dit kan aan de hand van het overzicht CBAP-adressen.txt (adresregel 1 t/m 3 bevatten de oorspronkelijke gegevens, Straat, huisnr, toevoegsel en Woonplaats bevatten het gecorrigeerde resultaat). De bestanden CBAP-Nederland.txt en CBAP-Buitenland-correctie moeten worden ingelezen in Campus. Let op: de velden Straat, huisnummer en woonplaats zijn verplicht. Het bestand moet worden geupload in u01/peoplesoft/transfer/criho via Winscp3 via Citrix. Na inladen moet indicatie buitenlands adres uitgevinkt worden uit gevinkt voor alle studenten uit CPAP-Buitenland-correctie (in Tab Adressen). Pas bij Opslaan wordt het adres dan zichtbaar! Pagina 6 van 24
3 Inlezen van een CBAP aanmeld bestand Dit deel gebeurt (voorlopig) door Functioneel Beheer. Vanaf Hoofdstuk 4 gaat STA aan de slag. 3.1 Het inleesproces Het inlezen van een CBAP bestand bestaat uit het draaien van een proces per BRIN code. Navigatie Toelatingen > Verwerking aanmeldingen (NLD) > CBAP laden Stap Actie 1 Klik in het menu op CBAP laden Stap 2 Actie Selecteer Run-ID CBAP_LADEN middels de knop Pagina 7 van 24
Stap Actie 3 Voer de onderstaande gegevens in: Invoerbestand: 4 5 Geef hier de locatie op waar het bestand staat en de naam van het bestand. Let op: dit is hoofdlettergevoelig; bij foutieve naam krijg je een open error. Namen: CBAP- Nederland.txt en CBAP-Buitenlandcorrectie Laat dit veld leeg LEI01 Pad uitvoerbestand: Instelling: BRIN-code: 21PB Ingangsdatum: Bij reguliere instroom (REG) tot 29-08- 20XX voer je de huidige datum in., na 29-08-20XX voer hier 29-08-20XX Datum actie: Periode toelating: Aanmeldingscentrum: Soort toelating: Studieplan: Studie niveau: Klik op Klik op om het proces op te starten Huidige datum Voer hier het studiejaar in waarop het aanmeldbestand betrekking heeft 103 CBAP Kies hier de soort toelating (101 Reguliere instroom) Hoeft niet te worden ingevuld, is alleen voor programma s die geen default plan hebben Dit veld is alleen voor CS van belang, in Nederland wordt het niet gebruikt Pagina 8 van 24
Stapsgewijs gebeurt er het volgende: De voorlopige tabel wordt gevuld als volgt: 1 e stap het laden: Verwerkingsoptie bewerken: Verw.optie Zoeken/matchen: Doorboekoptie: Krijgt de melding voltooien (het is goed gegaan) Krijgt de melding fout (er is een fout geconstateerd) Krijgt de melding uitvoeren Krijgt na het laden de status zoekt ( A ) Doorboekoptie Dit hangt samen met wat er is ingevuld bij het vinden van 1 of meerdere matches (meerdere matches betekent dat meerdere personen gevonden zijn met bijvoorbeeld dezelfde achternaam en geboortedatum). Zoekt na 1 e keer laden ID bijw bijwerken bij doorboeken Fout technische fout Geen actie vul je zelf in Nw ID nieuwe student wordt toegevoegd bij doorboeken Opschonen na succesvol doorboeken of vul je zelf in 2 e stap alleen zoeken/matchen Verwerkingsoptie bewerken: Krijgt de melding fout en er gebeurt niets mee, blijft fout Met de melding uitvoeren, krijgen de melding voltooien toegekend Verw.optie Zoeken/matchen: Verandert naar voltooid (komt nooit op fout) Doorboekoptie: ID bijw student is gevonden Nw ID student bestaat nog niet Geen actie vul je zelf in Zoekt blijft op Zoekt staan als er een fout is 3 e stap: alleen doorboeken Verwerkingsoptie bewerken: Verw.optie Zoeken/matchen: Doorboekoptie: Welke de status fout hebben gebeurt niets mee, blijft fout Al het overige blijft op voltooien staan Blijft op voltooid staan Als deze goed is gegaan, komt hier opschonen te staan Pagina 9 van 24
Stap Actie 1. Klik op 2. Klik op de Procesbewaking link om de status van het proces te controleren 3. Wanneer de runstatus op voltooid staat betekent dit dat het proces gereed is Pagina 10 van 24
4 Check op fouten Als Funtioneel beheer de tabel heeft geladen, kunnen de gegevens CS in, nadat gecontroleerd is op fouten: Stap Actie 1. Klik op de Voorlopige CBAP-tabel link. Navigatie: Toelatingen > Verwerking aanmeldingen (NLD) > Voorlopige CBAP-tabel 2. Voer de onderstaande gegevens in: Datum geladen: Datum van de dag dat het CBAP bestand is geladen Verwerkingsoptie bewerken: Selecteer: fout 3. Klik op 4. Wanneer er zich fouten hebben voorgedaan tijdens het laden van het CBAP bestand worden deze onder Zoekresultaten weergegeven. In het tabblad Berichten is de omschrijving terug te lezen. Zijn er geen fouten ga dan naar Doorboeken CBAP. 5. Klik op het 1 e recordnummer om een student te selecteren Verwerkingsoptie: Fout Er is iets gebeurd waardoor een persoon niet door het systeem verwerkt kan worden, b.v. door een nog niet ingebrachte ISATkode; In het tabblad berichten is de omschrijving van de fout terug te vinden. Voltooien Worden verwerkt bij doorboeken Uitvoeren het proces is nog niet uitgevoerd voor dit record De voorlopige tabel is SAD_CBAP_SUSP_NLD. Pagina 11 van 24
Fouten: Verkeerde campus en the brincode does not match a campus : dan is (b.v.) de vestigingsnaam niet ingevuld (moet LEIDEN of 'S-GRAVENHAGE zijn). Dit gebeurt als aanlevering is 2 icm 3 (= wijziging studie); onbekend of dit goed gaat als er eerst een aanlevering met 1 is gedaan (was hier niet zo). 6. Bekijk wat er is aangevinkt. Klik afhankelijk van de fout op het bijbehorende tabblad om te bekijken welk gegeven is ingelezen. In de laatste tab zijn de berichten terug te lezen. Verkeerd land voor CBAP/ verkeerde CBAP-campus/Programma fout in CBAP/ fout in vorige opleiding/ fout in toetsonderwerp/ fout in pland: de betreffende kode is niet aanwezig in CS! 7. Aangezien de fouten betrekking hebben op gegevens die ingelezen zijn en die niet voorkomen in de PeopleSoft tabellen dient contact op genomen te worden met Functioneel Beheer. 8. In overleg met Functioneel Beheer PeopleSoft Studenten kan de verwerkingsoptie bewerken op voltooien worden gezet. 9. Verder moet worden nagekeken of de Achternaam gevuld is: je ziet dan in de voorlopige tabel het volgende: 10. Vul bij deze student de achternaam ( lege naam ) en zet bij de tab verwerking de verwerkingsoptie op geen actie. 9. Als je het bestand CBAP-Buitenland-Correctie hebt geladen: zoek al deze studenten op, vink indicatie buitenlands adres in de tab adresgegevens uit en Kies voor Opslaan. Op dat moment worden de adresgegevens opgehaald. Kies als selectie: doorboekoptie = A (zoekt/match), maar altijd pas NADAT de gewone aanmeldingen zijn doorgeboekt, anders kun je ze niet apart onderscheiden!! (A = de eerste waarde die wordt toegekend na het laden; na het zoeken/matchen en doorboeken heeft t een andere waarde ) Betekenis doorboekopties : Fout: wordt gegenereerd door het systeem, bij doorboeken gebeurt er niets, fout moet eerst worden opgelost Opschonen: wordt gegenereerd door het systeem na een correcte doorboeking. Record komt in aanmerking voor opschonen (apart proces); Pagina 12 van 24
Geen aktie: Nieuw ID toevoegen: ID bijw: record wordt niet doorgeboekt en wordt niet opgeschoond bij opschonen. student is nieuw student is gevonden en gegevens worden bijgewerkt bij het doorboeken Je kunt de gegevens in de voorlopige tabel zelf bijwerken, b.v. het adres wijzigen of een programma toevoegen! Pagina 13 van 24
5 Doorboeken van een CBAP aanmeld bestand Na het inlezen wordt eerst gekeken of een student al voorkomt in CS (zoeken/matchen) en worden de gegevens vervolgens opgeslagen of gewijzigd (doorboeken). Dit kan in 1 keer of in 2 stappen worden gedaan. Navigatie Toelatingen > Verwerking aanmeldingen (NLD) > CBAP doorboeken Stap Actie 1 Selecteer Run-ID CBAP_doorboeken middels de knop 2 Kies de eerste keer voor alleen zoeken/matchen! Zorg ervoor dat de zoekparameters op opschorten staan bij het vinden van dubbelen (check ook Zoekparameters en Extra parameters). Het zoeken/matchen heeft als mogelijke uitkomst: Toevoegen: voorlopige gegevens worden toegevoegd Opschorten: er wordt niets gedaan met het voorlopige record Negeren: het record wordt uiteindelijk uit de voorlopige tabel verwijderd. Er worden in CS geen akties uitgevoerd. De gegevens zijn al gevuld; Tab Extra Parameters (maatwerk SaNS) en. Tab Zoekparameters zijn ook standaard al ingevuld. Pagina 14 van 24
Stap 3 Actie Klik op om het proces op te starten Stap Actie 4 Klik op 5 Klik op de Procesbewaking link om de status van het proces te controleren. 6 Wanneer de runstatus op voltooid staat betekent dit dat het proces gereed is. 7 Check de dubbelen door te zoeken in de voorlopige tabel op doorboekoptie A (Zoekt). Dit geeft iedereen die al bekend is in het systeem als mogelijke dubbele. Indien al aanwezig: zet Doorboekoptie op Bijwerken Indien niet aanwezig: zet Doorboekoptie op Nieuwe ID. Betekenis doorboek optie: Fout er is een fout geconstateerd, b.v. de student wordt nog een keer verwerkt; ga naar Berichten om te kijken wat de fout is Pagina 15 van 24
Nieuwe ID Geen actie Opschonen ID bijwerken Zoekt er is geen match gevonden, bij optie Doorboeken wordt een nieuwe ID gemaakt. Deze optie kun (moet) je zelf instellen als een match toch geen match blijkt te zijn. stel je altijd zelf in. Record wordt niet verwerkt bij doorboeken en ook uit uit de tabel geschoond bij de schoningsactie wordt na succesvol doorboeken gezet er is een match, kun je zelf ook handmatig instellen. De gegefvens worden bijgewerkt met de gegevens uit het voorlopige record wordt ingesteld na het inladen. Als er b.v. twee matches worden gevonden, kun je zelf de aktie op ID bijwerken zetten, je kunt dan bij de persoon het studentnummer invoeren. Check bestaande studenten Van bestaande studenten kunnen de wijzigingen gecontroleerd worden voordat de gegevens daadwerkelijk in CS worden aangepast. Stap Actie 1. Klik op de Voorlopige CBAP-tabel link. Navigatie: Toelatingen > Verwerking aanmeldingen (NLD) > Voorlopige CBAP-tabel 2. Voer de onderstaande gegevens in: Datum geladen: Datum van de dag dat het CBAP bestand is geladen Doorboekoptie: Selecteer: U (=bijw ID) 3. Klik op Hiermee worden de studenten geselecteerd waarbij een match is gevonden. 4. Kies voor tabblad Persoonsgegevens. De CBAP-aktiecode geeft aan met welke reden de student is geleverd. Pagina 16 van 24
Overzicht kodes van levering: CBAPactiekode betekenis Gevolg in CS 0 Nieuwe levering Er wordt een nieuw ID gemaakt 1 Afmelding (elders studeren) 2 Wijziging studie (i.c.m. 3) 3 Intrekking Er komt een WADM rij 4 Adreswijziging Het adres wordt gewijzigd 5 Overlijden 6 Correspondentienr wijziging 7 Wijziging persoonsgegevens De betreffende gegevens worden bijgewerkt A afwijkende decentrale selectie C wijziging vooropleiding D decentrale selectie I intrekking decentrale selectie Kode 8 Ingeloot, niet eerder geleverd en 9 Ingeloot, eerder geleverd komen alleen voor in plaatsingenbestand) 5 Voer het proces opnieuw uit, maar nu met optie alleen doorboeken Let op: na het inlezen van CBAP-Nederland.txt moet ook nog CBAP-buitenland-correctie gedaan worden! Dit kan pas NA het doorboeken, omdat je iets in het adres moet wijzigen, en ze dus moet kunnen onderscheiden (dmv doorboekoptie = A en datum van laden) Pagina 17 van 24
6 CBAP opschonen Met deze actie worden de studenten die hiervoor gemarkeerd staan (doorboekoptie: opschonen) uit de voorlopige tabel gehaald. Dit geldt altijd voor studenten die succesvol zijn doorgeboekt. Degenen bij wie een fout is geconstateerd kunnen blijven staan. Navigatie: Toelatingen - Verwerking aanmeldingen (NLD) CBAP opschonen Als er gekozen wordt voor Alle voorlopige rijen dan worden alle studenten uit de voorlopige tabel verwijderd, ook degenen die nog niet zijn doorgeboekt omdat er een fout was. Kiezen voor Gemarkeerde schorsingsrijen, betekent dat degenen waarvan de verwerkingsoptie op doorboeken staat (en doorboekoptie staat op Opschonen), worden opgeschoond en de rest blijft staan. Pagina 18 van 24
7 Bijlage bestandslayout Pagina 19 van 24
Pagina 20 van 24
Pagina 21 van 24
Pagina 22 van 24
Pagina 23 van 24
Pagina 24 van 24