Inschrijven op een studieactiviteit door de studentenadministratie

Transcriptie

1 FF Inschrijven op een studieactiviteit door de studentenadministratie ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Inschrijven op een studieactiviteit door de studentenadministratie Volg Opdrachtgever: Verzoek superusers CS Bestandsnaam: 04 Inschrijven op een studieactiviteit v0.5.doc Deelproject: Leids CS Volg Versienummer: V 0.5 Auteurs: Auke Ruhe/Queriene van der Harst/Michael Jungen Datum: Pagina 1

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept Eerste opzet Auke Ruhe/Queriene van der Harst 0.2 Concept Revisie Michael Jungen 0.4 Concept Revisie Auke Ruhe 0.5 Definitief Revisie Michael Jungen & Auke Ruhe 0.6 Definitief Subkop Inschrijfcapaciteit benoemd Michael Jungen Pagina 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Inschrijvingsaanvraag regulier Invoeren meerdere studieactiviteiten bij 1 inschrijvingsaanvraag Indienen inschrijvingsaanvraag Indienen inschrijvingsaanvraag mislukt Vervangen inschrijvingseisen Inschrijvingsaanvraag individuele onderwijseenheid (niet regulier) Bulk inschrijving Studentenblok Studieactiviteitenblok Studentenblok en studieactiviteitenblok samenvoegen Pagina 3

4 1 Inleiding In Campus Solutions kunnen studenten zichzelf inschrijven voor een studieactiviteit. Hoe dit in zijn werk gaat wordt beschreven in de studentenhandleiding Aanmelden studieactiviteit. De studentenadministratie heeft ook de mogelijkheid om studenten in te schrijven voor studieactiviteiten. Bijvoorbeeld wanneer een student te laat is met inschrijven of voor eerstejaars studenten die zich nog niet in hoeven te schrijven In deze handleiding wordt de uitvoering door de studentenadministratie beschreven. Het inschrijven kan op 2 manieren gedaan worden, namelijk; regulier en niet-regulier. Beide vormen worden in deze handleiding besproken. 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 4 van 11

5 2 Inschrijvingsaanvraag Voor het inschrijven van studenten op studieactiviteiten is functionaliteit beschikbaar die op de achtergrond (niet zichtbaar voor de student) ook door selfservice gebruikt wordt. Deze functionaliteit voert alle controles uit die voor de studieactiviteiten zijn ingesteld. Rest de inschrijvingsspecifieke gegevens in te voeren. Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijvingsaanvraag Klik vervolgens op het tabblad Nieuwe waarde toevoegen. Het volgende scherm verschijnt (afhankelijk van uw vooraf ingestelde voorkeurswaarden kunnen sommige velden al gevuld zijn, zoals Onderwijsinstelling en Periode): Dit is het beginscherm om een inschrijf studieactiviteit voor een individuele student in te voeren. Vul het ID veld met het student nummer of zoek de student op met behulp van ( ) Voer de juiste Loopbaan in, indien nog niet ingevuld Voer de juiste Onderwijsinstelling in, indien nog niet ingevuld Voer de juiste Periode in, indien nog niet gevuld Klik vervolgens op de knop Toevoegen Het scherm Selectie inschrijvingsaanvraag verschijnt 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 5 van 11

6 Kies bij Inschrijvingsactie de waarde inschrijven. Kies bij Nr studieactiv. het nummer van de studieactiviteit waar u de student voor wilt inschrijven door eerst op het vergrootglas te klikken. Het zoekscherm werkt op dezelfde manier als bij de student. U kunt het nummer ook zelf invoeren indien gewenst. Met de toetscombinatie Alt+5 komt u in een administratief zoekscherm. 2.1 Invoeren meerdere studieactiviteiten bij 1 inschrijvingsaanvraag U kunt een rij toevoegen door op het + teken te klikken. Hierdoor wordt er een nieuwe rij toegevoegd aan de inschrijving waardoor er een extra studieactiviteit ingevoerd kan worden. De student wordt in dat geval aangemeld voor een inschrijving op 2 of meerdere studieactiviteiten. 2.2 Indienen inschrijvingsaanvraag Nadat u een studieactiviteit hebt ingevoerd klikt u rechtsboven op de knop Indienen. De status, links van de knop indienen, van het verzoek verandert als het succesvol verwerkt wordt van Wachtend naar Voltooid. 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 6 van 11

7 2.3 Indienen inschrijvingsaanvraag mislukt In het geval dat de student niet aan de inschrijvingsvereisten of andere validaties voldoet, zal de status veranderen van Wachtend naar Fouten. Onderaan de pagina wordt de foutmelding getoond, deze melding komt overeen met de melding die aan de student wordt getoond via Selfservice. Voorkomende redenen van mislukking zijn: a) niet voldaan aan de inschrijfvereisten b) inschrijfperiode is verstreken c) tijdsconflict d) inschrijving op een vak buiten de loopbaan is niet toegestaan e) activiteit is gesloten omdat deze vol is 2.4 Vervangen inschrijvingseisen In tegenstelling tot een student kan een medewerker van de studentenadministratie de beperkingen voor inschrijving teniet doen. Voorbeelden: Een student voldoet niet aan de inschrijfvereisten maar heeft toestemming om zich in te schrijven. - Een student heeft de loopbaan master maar mag zich inschrijven voor een bachelor vak - Er mogen 30 studenten ingeschreven zijn maar deze student is de 31 e en mag met toestemming toch deelnemen U doet dit door bij Aanvullende vervanging de vinkjes aan te zetten die van toepassing zijn. Standaard staan alle vinkjes uit. Nadat u de juiste vinkjes heeft aangezet, moet u de aanvraag opnieuw indienen. Deze vervanging geldt alleen voor deze inschrijvingsaanvraag. Dus alleen voor deze student in combinatie met deze studieactiviteit. Bij een nieuwe aanvraag zijn de vinkjes dan ook weer uitgevinkt. 2.5 Inschrijven door student beperken Indien u niet wilt dat een student zichzelf kan inschrijven op een studieactiviteit, dan staat op de studieactiviteit de inschrijfcapaciteit op 0 (zie roosteren in Campus Solutions). Door Max. deelnemers aan te vinken kan u de student toch inschrijven. Campus Solutions negeert dan het feit dat er geen plaats zou zijn. 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 7 van 11

8 3 Inschrijvingsaanvraag individuele onderwijseenheid Studiedelen met het studiedeelkenmerk INOE (= individuele onderwijseenheid) hebben dat kenmerk omdat ze een individuele onderwijseenheid zijn. Bij individuele onderwijseenheden moet u denken aan stages, scripties en veldwerk. Een individuele onderwijseenheid biedt de mogelijkheid aanvullende gegevens vast te leggen bij de inschrijving. Denk hierbij aan gegevens als: begeleider en titel van de scriptie (zie document individuele onderwijseenheid). Een inschrijfaanvraag individuele onderwijseenheid doorloopt hetzelfde proces als een reguliere inschrijvingsaanvraag. Het verschil is dat bij de inschrijfaanvraag individuele onderwijseenheid alleen studieactiviteiten met het kenmerk INOE geselecteerd kunnen worden. Omdat dit het enige verschil is zal niet het gehele proces in dit hoofdstuk worden weergegeven maar alleen het verschil tussen de 2 processen, in dit geval is dit de navigatie. Navigatie Studievoortgang > Studenten inschrijven > Inschrijf aanvraag Individuele Onderwijseenheid Klik op het tabblad Nieuwe waarde toevoegen. Voor vervolg: volg dezelfde stappen als in Hoofdstuk 2.1, Nieuwe waarde toevoegen. 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 8 van 11

9 4 Bulk inschrijving Wat u bij een bulkinschrijving doet, is het inschrijven op een of meerdere studieactiviteiten (activiteitenblok) voor meerdere studenten (een studentenblok). Het studentenblok of activiteitenblok kunt u van te voren aanmaken of direct bij de bulkinschrijving. Navigatie Studievoortgang > studenten inschrijven > Bulkinschrijving > Bulkinschrijvingen samenvoegen Hier kunt u een bestaande bulkinschrijving bekijken of door op Nieuwe waarde toevoegen te klikken een nieuwe bulkinschrijving toevoegen. U komt dan in het volgende scherm: 4.1 Studentenblok Bij Studentenblok kunt u een studentenblok invullen die u eerder gemaakt heeft of u kunt d.m.v. de link Details/maken ter plekke een studentenblok maken. Kiest u voor een studentenblok maken dan komt u in dit scherm : U kunt d.m.v. het + teken studenten toevoegen aan het studentenblok. 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 9 van 11

10 U kunt er ook voor kiezen om op de link Studenten ophalen, rechts van de link Details/maken, te klikken. Hier kunt u d.m.v. populatie selectie studenten in een studenten blok zetten, of een (of meerdere) reeds bestaande studentengroep(en) selecteren (zie document Populatieselectie en Document maken van groepen in Campus Solutions). 4.2 Studieactiviteitenblok Hierna selecteert u of maakt u een studieactiviteitenblok aan. Navigatie Studievoortgang > studenten inschrijven > Bulkinschrijving > studieactiviteitenblok maken Selecteer een bestaand studieactiviteitenblok of klik op de link Details/maken om er een aan te maken. U komt dan in het volgende scherm: Vul de Periode, kies bij Actie aanvraag reden inschrijven en voer het nummer van de studieactiviteit in het veld Nr studieactiv. in. Met het + teken ( ) kunt u meerdere studieactiviteiten selecteren. Net als bij een inschrijvingsaanvraag kunt u hier een aantal controles voorbijgaan door bij vervangen de desbetreffende vinkjes te zetten. Klik op OK om terug te keren naar bulkinschrijving samenvoegen. 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 10 van 11

11 4.3 Studentenblok en studieactiviteitenblok samenvoegen Klik op de knop Maken om het studentenblok(ken) en het studieactiviteitenblok samen te voegen. Om de geselecteerde studenten en voor welke studieactiviteit(en) u deze wilt inschrijven te bekijken, klik op de knop Ophalen. Het tweede tabblad Details bulkinschrijving verschijnt: Klik op de eerste tabblad Bulkinschrijvingen samenvoegen om terug te keren naar het oorspronkelijke scherm. Klik rechtsboven op de knop Indienen als u de studenten daadwerkelijk wilt inschrijven. 4 Inschrijven op een studieactiviteit door de administratie pagina 11 van 11