Handleiding aanmaken documenten

Transcriptie

1 FF Handleiding aanmaken documenten ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Handleiding aanmaken individuele documenten Inschrijf Opdrachtgever: P. Trim Bestandsnaam: Handleiding Aanmaken individuele documenten v1.0.doc Deelproject: Handleiding en opleidingen Versienummer: V 1.0 Auteurs: Gertie Teuwen Datum: Pagina 1 van 16

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 1.0 Concept 26/10/2009 Eerste opzet Pagina 2 van 16

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Toewijzen individuele communicatie Communicatiebeheer Invullen gegevens Individuele communicatie via Dossier Student Overzicht communicatie Pagina 3 van 16

4 1 Inleiding De eerste stap in het maken van een brief of kaart, bestaat uit het toewijzen van de communicatie, d.w.z. vertellen welk document de student moet gaan krijgen. Vervolgens wordt uitgelegd hoe de communicatie wordt gegenereerd d.w.z. dat de brief/het bestand daadwerkelijk wordt aangemaakt (er wordt een datum vastgelegd en de communicatie wordt op voltooid gezet). In hoofdstuk 5 wordt de alternatieve functionaliteit Dossier Student beschreven. Deze functionaliteit leent zich met name voor individuele communicatie. Pagina 4 van 16

5 2 Toewijzen individuele communicatie Deze stappen voer je uit als je 1 brief of kaart wil aanmaken. Dit geldt ook voor het maken van een duplicaat! Je vertelt eerst via Communicatiebeheer welk document de student moet gaan krijgen 2.1 Communicatiebeheer Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog. Informatie > studie-programma/plan Stap Actie 1 Voer de juiste zoekcriteria in 2 Klik op Zoeken 3 Klik op de gewenste student Stap Actie 4 Klik op het icoon Nieuwe communicatie toevoegen (rood aangegeven) Een nieuw scherm wordt geopend Pagina 5 van 16

6 2.2 Invullen gegevens Stap Actie 1 Vul de Functie in: GEN voor stamkaart, SPRG voor alle inschrijvingsdocumenten en ADMP voor de deficiëntie-brief. Vul in Sneltoets. b.v. voor een stamkaart is dit altijd 223 (regulier) of 226 (nietregulier). Zie voor een overzicht Hoofdstuk. Let op bij de sneltoets voor Collegekaart! Voor elk studiejaar wordt een unieke sneltoets ingericht. B.v. 201_2009 is collegekaart voor studiejaar Opm De overige velden onder het kopje Toewijzing communicatie worden automatisch gevuld Opm De velden onder het kopje Details communicatieproces blijven leeg. 2 Klik op Opslaan Pagina 6 van 16

7 Genereren Communicatie Het genereren van communicatie betekent dat deze op voltooid wordt gezet en een datum wordt ingevuld. Toewijzen en genereren horen dus eigenlijk altijd bij elkaar! Navigatie Campusgemeenschap > Communicatie > Communicatie genereren 1 Vul in Run-ID b.v. voor Collegekaart is dit: I_COMM_201_collkrt 5 Klik op Zoeken 6 Kies het juiste Run-ID Stap Opm Actie tabblad Parameters selectie Door het kiezen van het RUN ID zijn de gegevens bij Stap 7 t/m 11 al gevuld! Als voorbeeld zie het scherm Pagina 7 van 16

8 7 Kies bij ID selecteren Alle Persoon ID s of 1 persoon-id 8 Kies bij Briefcode B.v. 201 voor een reguliere Collegekaart 9 Kies bij Geen matchsjabloon gevonden radiobutton Standaardsjabloon gebruiken (default) (dit betekent dat als er geen sjabloon is, de standaard moet worden genomen) 10 Kies bij Taalgebruik communicatie Opgegeven en bij Taal: Nederlands 11 Kies bij gebruikte methode communicatie radiobutton Opgegeven 12 Kies bij Methode Brief 13 Klik op tabblad Parameters verwerking Pagina 8 van 16

9 Stap Actie tabblad Parameters verwerking Onder kopje Gebruik communicatie persoon Opm Door het kiezen van het RUN ID zijnde gegevens bij Stap 14 t/m 23 in principe al gevuld! 14 Kies bij Adresgebruik Correspondentie 15 Kies bij Adresnaam Primair 16 Kies bij Aanhef Primair 17 Kies bij Extra naam Primair Onder kopje Gebruik communicatie organis. 18 Gebruik ontvanger organisatie dummy 19 Naam contactpersoon primair Onder kopje uitvoerinstellingen 20 Vink Naar bestanden verzenden aan Online-voorbeeld aanvinken: dan komt de Communicatie niet op Voltooid, maar wordt er een voorbeeld opvraagbaar via: Rapportage hulpmiddelen > Rapportbeheer Opm en daarin Tab Beheer. Het is niet verplicht om stap 21 te doorlopen. Communicatie kan of weggeschreven worden in een vooraf aan te geven map of deze kan direct online (bijv. bij communicatie naar individuele studenten) bekeken worden. 21 Wegschrijven: Vul in bij Bestandspad: /u01/peoplesoft/transfer/communicatie/ Opvragen: Navigatiepad Campusgemeenschap > Communicatie > Communicatie persoon > Communicatiebeheer Ga naar Communicatiebeheer, hyperlink Gegener. Communicatie bekijken (die is er alleen als de communicatie voltooid is). Onder kopje Ontbrekende kritieke gegevens 22 Vink Communicatie produceren uit 23 Vink Communicatie voltooien uit Onder kopje Selectie datum bereikcommunicatie 24 Voer bij Begindatum een datum in die voor de datum ligt die voor het aanmaken van de collegekaart (Hoofdstuk 2) 25 Geef bij Einddatum minimaal de huidige datum in (klik op icoon kalender en kies huidige datum) Stap Actie Procesbewaking 1 Klik op Uitvoeren 2 Kies Naam server PSUNX 3 Klik op OK 4 Klik op Procesbewaking om de voortgang van het proces te monitoren 5 Klik herhaaldelijk op Vernieuwen tot proces klaar is: Runstatus is Voltooid en Distributiestatus is Verzonden Indien de Runstatus is Mislukt: neem contact op met Functioneel Beheer Pagina 9 van 16

10 N.B. je kunt gegenereerde Communicatie verwijderen door te kiezen voor de optie opnieuw instellen Navigatie: Campusgemeenschap > Communicatie > Communicatie opnieuw opstellen. Opgave van de betreffende run-id. Pagina 10 van 16

11 3 Individuele communicatie via Dossier Student Dossier Student (maatwerk) koppelt de onderdelen Toekennen Communicatie en Genereren Communicatie en is zeer geschikt voor individuele communicatie. Navigatie Dossier Student > Start Communicatie Individueel Stap Actie 1 Kies een bestaand Run ID of voeg een nieuwe toe (op het juiste tabblad). Stap Opm Actie tabblad Parameters selectie Indien een bestaand Run ID is gekozen kunnen onderstaande gegevens al gevuld zijn. Het is aan te bevelen deze altijd te controleren 1 Vul in Onderwijsinstelling: LEI01 (Leiden) 2 Vul in Beheerfunctie: Collegekaart/bewijs van inschrijving: SPRG Stamkaart: GEN 3 Vul in Event ID: Collegekaart/bewijs van inschrijving: 201 / 227 Stamkaart: 223 / Vink Studentselectie gebruiken aan en vul de Student ID(s) in 5 Klik op tabblad Parameters verwerking Pagina 11 van 16

12 Stap Actie tabblad Parameters verwerking Door het kiezen van een bestaand RUN ID zijn de gegevens bij Stap 9 t/m 21 al gevuld! Onder kopje Gebruik communicatie persoon 1 Kies bij Adresgebruik Correspondentieadres 2 Kies bij Adresnaam Primair 3 Kies bij Aanhef Primair 4 Kies bij Extra naam Primair Onder kopje Taakgebruik communicatie 5 Kies bij Taalgebruik communicatie radiobutton Voorkeur Onder kopje Gebruikte methode communicatie 6 Kies bij gebruikte methode communicatie radiobutton Opgegeven 7 Kies bij Methode Brief Onder kopje uitvoerinstellingen 8 Sorteeroptie: Land, Postcode 9 Vink Online Voorbeeld uit 10 Vink Verzenden naar printer aan of uit. Indien aangevinkt dient het printerpad ingevuld te worden /u01peoplesoft/transfer/communicatie/ Onder kopje Ontbreken kritieke gegevens 11 Vink Communicatie produceren uit 12 Vink Communicatie voltooien uit 13 Klik op Uitvoeren Pagina 12 van 16

13 14 Kies Naam server PSUNX 15 Klik op OK 16 Klik op Procesbewaking om de voortgang van het proces te monitoren 17 Klik herhaaldelijk op Vernieuwen tot proces klaar is: Runstatus is Voltooid en Distributiestatus is Verzonden Indien de Runstatus is Mislukt: neem contact op met Functioneel Beheer 18 De gegenereerde communicatie kan via Communicatiebeheer, hyperlink Gegener. Communicatie bekijken opgevraagd worden Navigatiepad: Campusgemeenschap > Communicatie > Communicatie persoon > Communicatiebeheer Pagina 13 van 16

14 4 Overzicht communicatie Functie GEN Algemeen Briefcode Omschrijving Run-id Event Sneltoets ID 223 Stamkaart I_COMM_223_stamreg Stamkaart I_COMM_228_stamnietreg Functie ADMP aanmelding Briefcode Omschrijving Run-id Event Sneltoets ID 214 Deficiëntie I_COMM_214_deficientie (toegekend aan studenten die een openstaande checklist L met checklistitem I02005 Deficiëntie hebben) Functie SPRG Programma Student Briefcode Omschrijving Run -id Event Sneltoets ID 100 Inschrijfformulier en I_COMM_100_insform machtiging H09 Handicap brief I_COMM_H09_handicap H09 H09 (opm: per jaar nieuwe communicatie zodat folder wordt gestuurd, in kode is jaar verwerkt) 200 Herinschrijvingsformulier (Opmerking: bij aanmaken van dit formulier, wordt checklist item I02007 (binnenkomst (her)insform) aangemaakt en op open gezet. Bij binnenkomst wordt dit dan op voltooid gezet) I_COMM_200_herins _2xxx (2xxx = studiejaar) 201 Collegekaart regulier I_COMM_201_collkrt _2xxx (2xxx = studiejaar) 202 Rappel inschrform niet I_COMM_202_ins_niet_retour retour 203 BBC Afgegeven Pagina 14 van 16

15 204 BBC Ontvangen I_COMM_204_BBC_ontvangen BBC Inleveren I_COMM_205_BBC_inleveren (opm: bij uitschrijven en aanwezigheid BBC) 206 Rappel inleveren BBC I_COMM_206_rappel_inlBBC Verzoek uitschrijving I_COMM_207_verzoek_uitschr_mogelijk mogelijk (opm: b.v. na behalen examen, ter attentie dat men hierom kan verzoeken) 208 Diploma aanmaning HBO (opm: voor HBO-ers die alsnog diploma moeten opsturen) 209 Einde Bachelor en start Master (opm: als bachelor wordt beeinding ivm examen en STA een inschrijving voor de master inbrengt) 210 Retour collkrt ivm annulering (opm: verzoek teruggave kaart als annulering voor 1 sept) 211 U bent uitgeschreven (opm: brief als student voor 1-9 heeft verzocht om annulering) 213 Retour collkrt ivm beëindiging (opm: er wordt niet uitgeschreven voordat collkrt is ingeleverd) 215 Wijziging opleiding voor 1-9 (collegekaart inleveren bij wijziging; checklist L02008) 216 Retour collkrt ivm wijziging I_COMM_208_dipl_HBO I_COMM_209_start_master I_COMM_210_retour_collkrt I_COMM_211_u_bent_uitgeschreven I_COMM_213_retour_collkrt_beeind I_COMM_215_wijzopl I_COMM_216_retour_collkr_wijz (opm: als student vraagt om wijz van b.v. voltijd naar deeltijd, moet eerst collkrt worden ingeleverd) Pagina 15 van 16

16 217 Diverse communicatie (opm: om losse binnenkomende doc/mails/telefoons vast te leggen) 218 Machtigingsformulier (opm.: alleen voor 1ejaars!) 219 Retour onterecht uitgegevn BBC (opm: vanwege aktiefkode 6) 220 Besluit van Uitschrijving (wel en niet toegekend) I_COMM_217_divers I_COMM_219_retour_onterecht_BBC I_COMM_220_besluit_uitschrijving Restitutiebrief I_COMM_221_restitutie_brief Brief negatief BSA I_COMM_222_negatief_bsa Annulering inschrijving MA (als voorlopige inschr voor de MA, maar niet op tijd aan voorwaarden voldaan) 225 Rappel: Retour collkrt ivm beëindiging 226 Diploma aanmaning HBO (rappel) I_COMM_224_annul_master I_COMM_225_rappel_retour_collkrt I_COMM_226_dipl_aanmaning_HBO (opm: rappel na brief 208 voor HBO-ers die alsnog diploma moeten opsturen) 227 Collegekaart niet-reg I_COMM_227_collkrt niet-reg _2xxx (2xxx = studiejaar) Pagina 16 van 16