Handleiding Inschrijven en herinschrijven student

Transcriptie

1 FF Handleiding Inschrijven en herinschrijven student ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Handleiding Inschrijven en herinschrijven student Inschrijf Opdrachtgever: P. Trim Bestandsnaam: Handleiding Inschrijven en herinschrijven student v1.8.doc Deelproject: Handleiding en opleidingen Versienummer: V 1.8 Auteurs: Michael Jungen Remco Verveen Datum: pagina 1 van 45

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept 22/10/2009 Eerste opzet Michael Jungen 0.5 Concept 04/11/2009 Revisie Remco Verveen 0.5 Concept 09/11/2009 Review Gertie Teuwen 0.6 Concept 09/11/2009 Revisie + naamwijziging Michael Jungen 0.7 Concept 09/11/2009 Revisie Michael Jungen 0.8 Concept 10/11/2009 Revisie Remco Verveen 0.9 Concept 10/11/2009 Revisie Michael Jungen 1.0 Concept 17/11/2009 Revisie o.b.v. input Gertie Teuwen Remco Verveen 1.1 Concept 24/11/2009 Revisie Gertie Teuwen 1.2 Concept 24/11/2009 Revisie o.b.v. input Gertie Teuwen Remco Verveen 1.3 Concept 02/12/2009 Hoofdstuk 10 Handmatig corrigeren BSA toegevoegd (uit handleiding vastleggen bindend Studieadvies) en aanpassingen Remco Verveen Gertie Teuwen 1.4 Concept 23/12/2009 Navigatiepaden aangepast en QRC s verwijderd Michael Jungen 1.5 Concept Wijzigingen in hoofdstuk mutaties Ton van Leeuwen Gertie Teuwen 1.5b Concept Wijziging RADM ENRL toegevoegd Gertie Teuwen 1.6 Definitief Revisie Gertie Teuwen 1.7 Uitbreiding Aanpassing Extra opmerking mbt handmatig handelingen versus batchjobs Geen RADM meer gebruiken bij herinschrijving, maar nieuwe aanmelding ivm Studielin Lennaert Wilschut Gertie Teuwen pagina 2 van 45

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Checklists Inschrijving Inleiding Toekennen Checklist Inschrijvingen Algemeen Handmatig toekennen checklists inschrijven Checklisten bijwerken/op voldaan zetten Opzoeken Wijze Opzoeken Wijze Wijzigen van de checklists Checklist Gegevens controleren (brondocumenten) Ontvangst Brondocument identiteitsbewijs / Diploma vooropleiding Toekennen subplannen (combinatiestudie Rechten) Toekennen studentengroep en gebruikersvariabelen Toekennen Studentengroep Toekennen Gebruikersvariabelen Periode activeren individueel Individueel lesgeld berekenen Herinschrijven individueel Herinschrijven regulier Herinschrijven na beëindiging of intrekking (individueel) BBC Snelboeking Toekennen inkomende communicatie BBC Wijze Wijze Toewijzen communicatie Mutaties Algemeen Naamswijziging Voltijd naar Deeltijd en vice versa Wijziging Bijvak naar Student Wijziging naar bijvak in een volgend studiejaar Student naar Extraneus of Toehoorder Examen Wijziging programma/plan na MATR Wijziging examendatum propedeuse Handmatig corrigeren BSA pagina 3 van 45

4 1 Inleiding Door het matriculeren is de student omgezet van aanmelding naar inschrijver. Van de loopbanen (bachelor, master, doctoraal, vervolg) wordt het mogelijk om de Inschrijfchecklisten toe te voegen en lesgeld te berekenen. De student kan zich gaan aanmelden voor vakken die hij wil doen (Volg). De vordering wordt in Campus Solutions automatisch bepaald via lesgeldgroepen met bijbehorende tarieven (beiden ingericht in Student Financials) die via een interface naar SAP/FICA wordt gestuurd. Als vordering en ontvangen betaling gelijk zijn, wordt er een signaal (PAYM-record) vanuit SAP/FICA naar Campus Solutions gestuurd. Het is mogelijk om handmatig de vordering in te voeren of bij te stellen. Als een student twee inschrijvingen heeft, dan gaat er maar 1 naar SAP/FICA. Daarnaast worden kenmerken (gebruikersvariabelen) aan studenten toegewezen, zodat er bij de lesgeldberekening met deze kenmerken rekening gehouden kan worden. Bij de buitenlandse studenten is het nodig om deze aan de studentengroep NEER toe te wijzen. Dit proces wordt samen met de bulkprocessen matriculeren, checklists toekennen Automatisch gedraaid. Deze handleiding gaat in op het handmatig uitvoeren van deze stappen. Het is echter niet de bedoeling dat batchzaken handmatig worden uitgevoerd (evenals het toekennen van communicatie met betrekking tot (her-) inschrijvingsformulieren.) Er is onderscheid gemaakt in 5 onderdelen, welke apart worden uitgelicht. 1. Toekennen checklisten Inschrijving 2. Toekennen studentengroep 3. Toekennen gebruikersvariabele 4. Periode activeren 5. Lesgeld berekenen 6. Herinschrijven 7. Diverse wijzigingen Per onderdeel wordt beschreven welke processtappen gezet moeten worden. << Zie QRC I100 Samenvatting Inschrijf >> pagina 4 van 45

5 2 Checklists Inschrijving 2.1 Inleiding De studenten moeten aan een aantal administratieve verplichtingen voldoen alvorens ze daadwerkelijk kunnen worden ingeschreven. De bewaking van het voldoen aan deze vereisten geschiedt in de vorm van checklists. Checklists kunnen worden gebruikt ter controle van een aantal vereisten (aanwezig zijn van documenten of voldoen aan bepaalde voorwaarden) voordat een bepaalde actie (bijvoorbeeld inschrijving) kan plaatsvinden. Een aantal checklists wordt getoond aan studenten in selfservice. Checklists kunnen zijn opgebouwd uit checklistonderdelen. De beschikbare onderdelen zijn afhankelijk van de checklistfunctie. Er kan gekozen worden voor een datum waarop de onderdelen geregistreerd moeten zijn of voor een vast aantal dagen na het aanmaken van de checklist. Een inschrijving kan nooit de status DEFT krijgen, als een checklist van aanmelding of inschrijving niet op voltooid staat. Aan elke nieuwe opleiding die een student gaat volgen worden checklists gekoppeld. Dit hoofdstuk gaat in op het handmatig toekennen en bijwerken van checklisten inschrijving. 2.2 Toekennen Checklist Inschrijvingen Algemeen Omdat het toekennen van de checklists hetzelfde proces volgt, met alleen een aantal checklist specifieke kenmerken, is het algemene proces beschreven en zijn de specifieke checklist kenmerken gegroepeerd beschreven. Binnen deze stap is het uiterst belangrijk de checklist te koppelen aan de juiste opleiding. Indien een student meerdere opleidingen volgt, moeten de checklistitems bij de betreffende opleiding worden afgewerkt. Let op: De checklists Inschrijvingen dienen voor het periode activeren toegekend te worden. pagina 5 van 45

6 Overzicht Checklisten Handmatige Inschrijving Code Omschrijving Code Omschrijving Wanneer Doel Bulk checklist checklistitem L02002 Toelating I02004 Master OK Na matriculatie, Checklist worden ook toegekend indien een student zich aanmeldt voor een master opleiding Ja vóór periodeactivering Checklist wordt ook toegekend aan studenten met een bachelor- master combinatie die geldt als doorstroom EN waarbij het bachelor-examen is behaald, dan wordt dit op Nvt gezet.. I02006 Diploma L02003 Toestemming I02002 Toestemming Na Checklist toekennen bij een inschrijving later dan xx. Nee Matriculatie, voor periodeactivering L02005 Deficientie i02005 Deficiënt Na Checklist toekennen bij een deficiente VWO voorplanning. Ja L02006 Hoger jaar akkoord I02003 Hoog jr OK Matriculatie, voor periodeactivering Na Matriculatie, Checklist toekennen bij instroom in een hoger jaar. Nee L02008 Wijziging inschrijving I02008 Wijz insch voor periodeactivering Na Matriculatie, Checklist toekennen bij wijzigingen. Nee voor periodeactivering I02009 Wijz opl. 2.3 Handmatig toekennen checklists inschrijven Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan Selecteer vervolgens de juiste student-/programmacombinatie. 1 Klik op tabblad Programma Student 2 Klik op het icoon Nieuwe checklist toevoegen (rood aangegeven) Een nieuw scherm wordt geopend pagina 6 van 45

7 3 De beheersfunctie SPRG is standaard gevuld 4 Kies de juiste Code checklist (zie tabel bij Inleiding) 5 Kies de juiste Status. Standaard wordt nt voldaan gevuld. Indien de checklist gelijk op voltooid gezet moet worden dienen eerst op het tweede tabblad de desbetreffende checklist items op voltooid gezet te worden => zie stap 12 6 De Vervaldatum van de checklist wordt automatisch gevuld zodra voor een checklist is gekozen. De overige velden zijn niet verplicht 7 Klik op tabblad Checklistbeheer 2 8 Controleer of de juiste Checklistitems zijn ingevuld. Standaard wordt nt voldaan gevuld. Indien de checklist gelijk op voltooid gezet moet worden dient eerst het checklist item op voltooid gezet te worden en vervolgens op tab Checklistbeheer 1 de status van de Checklist op voltooid. Wordt de status van de checklist niet aangepast dan verschijnt er bij het opslaan een waarschuwing. De checklist wordt wel op Voltooid gezet. Indien de checklist op voltooid wordt gezet en het checklistitem niet wordt dezelfde pagina 7 van 45

8 waarschuwing verkregen. Echter, de checklist heeft de status voltooid en het bijbehorende checklistitem de status Nt voldaan! 9 Klik op Opslaan 2.4 Checklisten bijwerken/op voldaan zetten Het opzoeken van de checklists die zijn gekoppeld aan een student kan op meerdere manieren. In dit hoofdstuk worden 2 manieren toegelicht. Deze zijn herkenbaar als Wijze 1 en Wijze 2. Het resultaat is voor beide manieren hetzelfde Opzoeken Wijze 1 Navigatie Campusgemeenschap > Checklists > Checklists persoon > Overzicht checklist persoon 1 Vul 1 of meer van de bovenstaande velden in en klik op Zoeken 2 Klik op de juiste student pagina 8 van 45

9 3 Vul in Code Checklist. Deze kan leeg worden gelaten voor een overzicht van alle checklisten die aan de ingevoerde criteria voldoen. De checklist die bijgewerkt moet worden: ID Verantwoordelijke kan leeg worden gelaten. Opm Vul in Functie ( Optioneel; ADMP voor Checklists Aanmelden of SPRG voor Checklists Inschrijvingen. Leeglaten indien een overzicht gewenst is van alle checklists) 4 Kies de gewenste Status 5 Klik op Zoeken 6 Kies de gewenste checklist en klik op de link Bewerken 7 Zie Opzoeken Wijze 2 Navigatie Campusgemeenschap > Studentenservicescentrum pagina 9 van 45

10 1 Vul in ID of Achternaam 2 Klik op Zoeken 3 Klik op tabblad General Info 4 Klik op de checklist die bewerkt moet worden 5 Zie Wijzigen van de checklists pagina 10 van 45

11 1 Klik op het tabblad Checklistbeheer 2 2 Pas de status van de checklistitem(s) aan. Als alle checklistitems op voltooid staan, wordt de checklist zelf automatisch op Voltooid gezet. pagina 11 van 45

12 3 Checklist Gegevens controleren (brondocumenten) 3.1 Ontvangst Brondocument identiteitsbewijs / Diploma vooropleiding Bij ontvangst van een identiteitsbewijs dient een aantal gegevens gecontroleerd te worden. Vervolgens kan het Checklistitem Identific. (I01001), behorend bij de Checklist Persoon (L01001) op voltooid gezet worden. Bij ontvangst van een Diploma vooropleiding dient een aantal gegevens gecontroleerd te worden. Vervolgens kan het Checklistitem Verif Dipl. (I01002), behorend bij de Checklist Persoon (L01001 ) op voltooid gezet worden. Navigatie Campusgemeenschap > Persoonsgegevens (student) > Persoon toevoegen/bijwerken 1 Vul in Achternaam 2 Klik op Zoeken 3 Selecteer de juiste student pagina 12 van 45

13 4 Controleer de gegevens op het tabblad Persoonsgegevens en corrigeer/vul aan indien nodig. Let op de link Namen waarmee de naamgegevens kunnen worden aangepast en op de link Geboortegegevens. 5 Klik op het tabblad Adressen Controleer de gegevens en corrigeer/vul aan indien nodig 6 Klik op tabblad Regionaal pagina 13 van 45

14 7 Controleer de gegevens op het tabblad Adressen en corrigeer/vul aan indien nodig Indien de nationaliteit wijzigt naar niet-eer tevens de student toevoegen aan de studentengroep NEER en lesgeld opnieuw berekenen (Zie hoofdstuk 6 ) 8 Klik op GBA-rapportagenamen pagina 14 van 45

15 9 Vul in Initialen (zonder punten) 10 Vul in Voornamen (de eerste voornaam wordt opgenomen in het veld Voornaam (tabblad Persoonsgegevens ) en alle voornamen (incl. de eerste naam) worden geregistreerd in het veld GBA Voornamen) 11 Controleer Achternaam 12 Klik op Opslaan 13 Checklistitem Identiteitsbewijs op voldaan zetten (zie Hoofdstuk 2.3 Checklisten bijwerken/op voldaan zetten) 14 Controleer of kies Vorige opleiding 15 Vul in Einddatum (datum diploma, niet verplicht) 16 Kies de juiste ID externe organisatie (school) 17 Vul de code in van het juiste Vakgebied (het VWO vak) 18 Vul in Extern cijfergemiddelde (het behaalde eindcijfer van het vak) 19 Herhaal stap 10 en 11 voor de overige vakgebieden 20 Klik op Opslaan 21 Checklistitem Verificatie Diploma op voldaan zetten (zie Hoofdstuk 2.3 Checklisten bijwerken/op voldaan zetten) pagina 15 van 45

16 4 Toekennen subplannen (combinatiestudie Rechten) Studenten Rechten die op hun inschrijfformulier aangeven dat ze een combinatiestudie willen gaan doen, moeten dit als subplan geregistreerd krijgen. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en Prog. informatie > Studieprogamma/plan 1 Vul een zoekveld in en klik op Zoeken; selecteer de juiste student 2 Ga naar 3 e tabblad Subplan Student 3 Vul in bij Studiesubplan: = combinatiestudie Economie = combinatiestudie Bedrijfswetenschappen pagina 16 van 45

17 5 Toekennen studentengroep en gebruikersvariabelen 1 Indien het een Niet EER student betreft (student komt niet uit de EER, Zwitserland of Suriname) dient de Studentengroep NEER te worden toegewezen 5.1 Toekennen Studentengroep Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Stud.grp. samenstelling 2 Vul in Studentengroep (NEER: Niet EER student, komt niet uit de EER, Zwitserland of Suriname 3 Klik op Zoeken 4 Klik op het teken; er verschijnt een lege regel 5 Vul in Student ID 6 Klik op Opslaan pagina 17 van 45

18 5.2 Toekennen Gebruikersvariabelen Om voor studenten een aangepast tarief te kunnen berekenen, bijv. voor februari instroom, worden gebruikersvariabelen toegekend; ook het archiefnummer (als handmatig is ingevoerd!) Navigatie Financiële administratie > Lesgeld en kosten > Vergelijkingsvariabelen 7 Vul de juiste zoekwaarden in 8 Klik op Zoeken 9 Selecteer de juiste student 10 Vul in Periode Dit is het studiejaar waar de variabele betrekking op heeft 11 Voer de gewenste variabelen in (zie Overzicht toekennen gebruikersvariabele). In onderstaand voorbeeld wordt een variabele toegekend voor de overgangsregeling (tab Variabele tekens) 12 Klik op Opslaan Overzicht toekennen gebruikersvariabele User Waarde Titel Toepassing Variabele Character Var. teken 1 10 Toekennen gebruikersvariabele lesgeld reeds Toevoegen aan de Bacheloropleiding wanneer een Bachelor student berekend voor andere loopbaan dan bachelor meer dan 1 loopbaan heeft Var. teken 1 15 Toekennen gebruikersvariabele lesgeld reeds Toevoegen aan de Masteropleiding wanneer een Master student meer berekend voor andere loopbaan dan Master dan 1 loopbaan heeft Var. teken 1 20 Toekennen gebruikersvariabele lesgeld reeds Toevoegen aan de Doctoraalopleiding wanneer een Doctoraal student berekend voor andere loopbaan dan Doctoraal meer dan 1 loopbaan heeft Var. teken 2 OVG Toekennen gebruikersvariabele Toevoegen bij EER-studenten die sinds studiejaar 2006 onafgebroken als Overgangsregeling deeltijd of duaal-student zijn ingeschreven en vallen onder de overgangsregeling Var. teken 2 EXTR Toekennen gebruikersvariabele EXTR Toevoegen wanneer een student als Extraneus is ingeschreven Var. teken 2 TOEH Toekennen gebruikersvariabele Toehoorder Toevoegen wanneer een student als Toehoorder is ingeschreven Num. var 1 "# maand Toekennen gebruikersvariabele Tussentijdse De waarde van dit veld moet overeenkomen met het maandnummer van instroom" instroom de instroom. Een student die instroomt in februari krijgt een 2 Een student die instroomt in oktober krijgt 10 Tussentijdse Instroom 13 Indien het een tussentijdse instroom betreft: Klik op de tab Num. Variabelen 14 Vul in Num.var.1. De waarde van dit veld moet overeenkomen met het maandnummer van de instroom. Een student die instroomt in februari krijgt een 2 Een student die instroomt in oktober krijgt 10 In onderstaand voorbeeld is de instroom Februari. 15 Klik op Opslaan 16 Tevens toekennen Gebruikersvariabele Archiefnummer! financiele administratie > lesgeld en kosten > vergelijkingsvariabelen. Tab Variabele tekens, zet archiefnummer in Var teken 3 pagina 18 van 45

19 pagina 19 van 45

20 6 Periode activeren individueel Navigatie Studievoortgang > Periodegegevens student > Activering periode student Procesbewaking 5 Klik op Alles weergeven Vul in bij Periode de code voor het studiejaar waarvoor de periode geactiveerd moet worden. Let op: de overige gegevens worden automatisch gevuld en dienen niet aangepast te worden. 6 Klik op Opslaan 7 Om het individuele lesgeld te kunnen berekenen; klik op de link Lesgeld berekenen Let op: Alle studenten krijgen automatisch periode 8888 (t.b.v. Volg). Deze wordt bovenaan getoond. Klik dus altijd op Alles weergeven om alle periodes te zien en de juiste te activeren. pagina 20 van 45

21 7 Individueel lesgeld berekenen N.B. in principe wordt er niet individueel lesgeld berekend, behalve in uitzonderingsgevallen. Alles gaat in principe via batchprocessen s nachts, zodat de juiste variabelen toegewezen kunnen worden. Navigatie Financiële administratie > lesgeld en kosten > lesgeld berekenen 1 Vul de juiste zoekwaarden in 2 Klik op Zoeken 3 Selecteer de juiste student pagina 21 van 45

22 4 De getoonde gegevens dienen niet aangepast te worden! Klik op de knop Lesgeld en kosten berekenen Let op: als een student meerdere inschrijvingen heeft, b.v. voor de bachelor en de master, dan wordt voor beide lesgeld berekend. Kies er dan voor om ofwel 1. in batch te laten berekenen (dan wordt er voor gezorgd dat de juiste variabelen worden gezet, zodat b.v. alleen voor de master lesgeld wordt berekend en niet voor de bachelor) 2. zet, na het lesgeld berekenen, zelf de benodigde variabele en ga opnieuw lesgeld berekenen. 5 Controleer of een Lesgeldgroep is toegekend - Via de link Lesgeld en kosten tonen worden de kosten zichtbaar (zie bovenstaand screenshot) - Via de link Fouten/waarschuwing tonen worden evt. fouten of waarschuwingen in het lesgeldberekeningsproces weergegeven - Via de link Studiegegevens kan snel inzage worden verkregen in de studiegegevens van de student (zie onderstaand screenshot) pagina 22 van 45

23 8 Herinschrijven individueel 8.1 Herinschrijven regulier Bij een student die een actieve status heeft (jaarlijkse herinschrijving) en zich voor volgend studiejaar wil herinschrijven wordt de programma-actie RENR gebruikt op het scherm Stud. Records hoger onderwijs. Navigatie Studievoortgang > loopbaan- en prog.informatie > studieprogramma/plan 1 Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs pagina 23 van 45

24 2 Klik op om een nieuwe rij en een herinschrijving toe te voegen 3 Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. Voor een regulier herinschrijving is dit RENR 4 Vul in Studiejaar. Dit is het studiejaar waarvoor de herinschrijving wordt gedaan 5 Klik op Opslaan 8.2 Herinschrijven na beëindiging of intrekking (individueel) Een student die na beëindiging of intrekking weer wil inschrijven voor dezelfde opleiding moet een actief programma krijgen. Een beeindiging is te herkennen aan de programma status VDIS, DISC, WADM, SPND. Bovendien moet er een MATR komen bij Gegevens Hoger Onderwijs (anders gaat er geen mutatie naar CRIHO) We onderscheiden twee varianten binnen de individuele herinschrijver: - student die wil starten met ingang van een nieuw collegejaar (1 september) o nieuwe APPL geven (conform Studielink) o matriculeren o In overige inschrijfprocessen loopt deze automatisch mee - student die wil herstarten in hetzelfde studiejaar waarin de opleiding beëindigd is o nieuwe APPL geven (conform Studielink) o matriculeren o Periode activeren (via Historie Periode: vinkje Pro Rata uitzetten en teruggetrokken leeg maken, vervolgens opslaan). o Nagaan of checklistitems weer op te voldoen gezet moeten worden o Eventueel vordering via snelboeking opvoeren Aanmelding toevoegen en matriculeren (zie betr handleiding) Herstarten in zelfde jaar na matriculeren, dan nog: 1 Periode weer activeren via Studievoortgang > Periode gegevens student tab Historie Periode 12 Vinkje bij Pro Rata uitzetten. Terugtrekken/annuleren leeg maken en vervolgens Opslaan 3 Als tussentijdse Instroom dan gebruikersvariabele zetten Financiele administratie > Lesgeld en Kosten > vergelijkingsvaribele (numvar 1 invullen met het maandnummer van instroom, b.v. 1 bij weer starten in januari). Opm De Student heeft nu de status Actief in programma Opm Bij beëindiging en herinstroom in hetzelfde jaar moet er opnieuw lesgeld berekend 2 worden. Hoe dit moet gebeuren staat beschreven in de werkinstructie Aanpassen Opm 3 vordering Indien het een herinschrijver betreft m.i.v. een volgend collegejaar wordt het lesgeld automatisch berekend (zie evt. Hoofdstuk 7: Individueel lesgeld berekenen) pagina 24 van 45

25 9 BBC Zodra een student een BBC inlevert moeten twee acties worden uitgevoerd. Beide acties worden uitgevoerd zodra lesgeldberekening heeft plaats gevonden. Een BBC wordt alleen ingebracht voor het wettelijke collegegeld. 1. Uitvoeren van een snelboeking met het bedrag gelijk aan de BBC. Dit bedrag wordt in mindering gebracht op de berekende vordering. 2. Toevoegen van een inkomende Communicatie (BBC) bij de student. 9.1 Snelboeking Navigatie Financiele Administratie > Kosten en betalingen > Snelboeking Student 1 Vul in Business unit: LEI01 (Leiden) 2 Vul in ID (het student ID) Evt. kan via het vergrootglas specifieker gezocht worden 3 Vul in Soort rekening 101 Wettelijk collegegeld 4 Vul in Postsoort: Soort rekening (wettelijk collegegeld BBC) Ontheffing 5 Klik op Toevoegen pagina 25 van 45

26 6 Vul in Bedrag (het bedrag van de BBC) 7 Vul in Periode (de code van het studiejaar waar de snelboeking betrekking op heeft) 8 Klik op Details betaling Vul hier de Loopbaan en Studiejaar in 9 De overige velden kunnen leeg worden gelaten of dienen niet aangepast te worden 10 Klik op Doorboeken pagina 26 van 45

27 Stap Opm Opm Actie Het saldo is aangepast en komt in dit geval uit op 0. Indien het bedrag van de BBC lager is dan het berekende collegegeld zal een saldo open blijven staan wat nog voldaan moet worden. Via de link Rekeningen Student is het nieuwe saldo ook zichtbaar. Door op de link Rekeningdetails te klikken worden de details zichtbaar (incl. de zojuist uitgevoerde snelboeking) pagina 27 van 45

28 9.2 Toekennen inkomende communicatie BBC Het scherm Communicatiebeheer kan op twee manieren benaderd worden, aangegeven als Wijze 1 en Wijze 2. Wijze 1 verdient de voorkeur aangezien dan de variabele gegevens, e.g. Loopbaan / opleidingsnummer, al gevuld zijn. Bij Wijze 2 moeten deze gegevens handmatig worden ingevuld Wijze 1 Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 4 Klik op tabblad Programma Student 5 Klik op het icoon Nieuwe communicatie toevoegen (rood aangegeven) Een nieuw scherm wordt geopend 6 Ga verder met hoofdstuk pagina 28 van 45

29 9.2.2 Wijze 2 Navigatie Campusgemeentschap > Communicatie > Communicatie persoon > Communicatiebeheer 1 Vul in ID (het student ID). Evt. kan via het vergrootglas specifieker worden gezocht 2 Klik op Toevoegen 3 Ga verder met Hoofdstuk pagina 29 van 45

30 9.2.3 Toewijzen communicatie 1 Vul in Sneltoets. Voor een ontvangen BBC is dit altijd VUL BIJ OPMERKINGEN de universiteit in waar de student de BBC voor gebruikt Opm De overige velden onder het kopje Toewijzing communicatie worden automatisch gevuld Opm De velden onder het kopje Details communicatieproces dienen niet gevuld te worden 3 Vink de checkbox Communicatie voltooid aan (onder het kopje Resultaat communicatie ) 4 Klik op Opslaan 5 N.B.: het vinkje bij Financiering moet worden uitgezet, zodat er een SM02 wordt gemaakt. Studievoortgang > Loopbaan en prog > studieprogramma Plan > linkje Studentrecords Hoger Onderwijs. Zet vinkje uit pagina 30 van 45

31 10 Mutaties 10.1 Algemeen Gedurende de tijd dat een student studeert kan deze wisselen tussen verschillende opleidingen. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke acties er bij de verschillende studiewisselingen uitgevoerd moeten worden Naamswijziging Navigatie Toelatingen > Aanmeldingen beheer > Aanmeldingen beheren Evt via Campusgemeenscahp > Persoonsgegevens bijwerken (bijv voor niet regulier die geen aanmeldingen hebben) 1 Vul een zoekveld in in en klik op Zoeken 2 Klik op de juiste student 3 Op het 1 e tabblad Persoonsgegevens staat rechts een linkje Namen 4 Klink rechtsboven op linkje Namen 5 Klik op soort naam Primair 6 De gegevens zijn nu zichtbaar en kunnen worden gewijzigd 7 Klik op Indienen 8 Klik vervolgens op Opslaan 9 Na wijziging moet bij wijziging van Achternaam, 1 e Voornaam en/of voorletters OOK de GBA-naam worden veranderd, op tabblad Regionaal, linkje GBA rapportagenamen Voltijd naar Deeltijd en vice versa Als de student later in het studiejaar wisselt, gebeurt dit met toevoegen van een DATA-rij; als het een correctie is vanaf 1 september, dan volstaat het aanpassen in Studieprogramma/plan, maar let op: dan moet het bij de activering periode OOK worden aangepast (stappen 13 t/m 16). Let op: met Studielink wordt dit een nieuwe aanmelding!!! Vraag is of we per hiermee al rekening moeten houden omdat we in de loop van het studiejaar overgaan. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 1 Klik op de juiste student 2 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij 3 Vul in Programma-actie. Vul in geval van de wisseling van Voltijd naar Deeltijd DATA in pagina 31 van 45

32 4 Vul in Actiereden Vul in geval van de wisseling van Voltijd naar Deeltijd 500 in (Wijziging voltijddeeltijd) 5 Controleer de Studielast. Deze moet op Deeltijd staan (in het voorbeeld staat deze nog op Voltijd) 6 Klik op Opslaan 7 Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs 8 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij en een rij toe te voegen 9 Vul dezelfde ingangsdatum in als die van de DATA-rij Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Bijvak naar Student en wisseling voltijd/deeltijd is dit CENR 10 Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) 11 Indien de ingangsdatum van de inschrijving na 1-10 ligt: De checkbox Financiering van toepassing uitvinken 12 Klik op Opslaan pagina 32 van 45

33 13 Klik in het menu op Studievoortgang > Periodegegevens student > Activering periode student 14 Klik op alles weergeven 15 Ga naar de regel met het betreffende studiejaar 16 Vul in Gefiatteerde Studielast in tab Inschrijvingslimiet Verander deze waarde van Voltijd naar Deeltijd 17 Het lesgeld hoeft niet opnieuw berekend te worden, omdat het bedrag hetzelfde is. (Als, in de toekomst, het bedrag hoger is, dan moet er handmatig een vordering worden geboekt voor het extra bedrag (via snelboeking); als het bedrag lager is, dan pagina 33 van 45

34 moet er een waiver worden geboekt). pagina 34 van 45

35 10.4 Wijziging Bijvak naar Student Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 1 Klik op de juiste student 2 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij 3 Vul in Programma-actie. Vul in geval van de wisseling van Bijvak naar Student DATA in 4 Vul in Actiereden Vul in geval van de wisseling van Bijvak naar Student 620 in 5 Klik op Opslaan 6 Klik op de tab Plan student 7 Vervang het Bijvak studieplan door reguliere studieplan 9 Klik op Opslaan 10 Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs pagina 35 van 45

36 11 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij 12 Vul dezelfde ingangsdatum in als die van de DATA-rij Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Bijvak naar Student is dit CENR 13 Vul Studievorm Student in 14 Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) 15 De checkbox Financiering van toepassing uitgevinkt laten N.B. vanwege een fout in levering van CRI-mutaties (april 2010), MOET er weer een DEFT met dezelfde datum als de CENR worden gemaakt zodat er een sm01 wordt aangemaakt (via + toevoegen nieuwe rij) 16 Klik op Opslaan pagina 36 van 45

37 10.5 Wijziging naar bijvak in een volgend studiejaar Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 1 Klik op de juiste student 2 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij 3 Vul in Programma-actie. Vul in geval van de wisseling van Student naar Bijvak DATA in 4 Vul in Actiereden Klik op Opslaan 6 Klik op de tab Plan student 7 Vervang het reguliere studieplan door studieplan Bijvak (b.v voor bijvak bij een bachelor; op dat moment zie je de ingangsdatum ook veranderen!) 9 Klik op Opslaan 10 Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs 11 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij 12 Vul dezelfde ingangsdatum in als die van de DATA-rij Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Student naar Bijvak is dit CENR 13 Vul Studievorm Bijvak in 13 Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) 14 De checkbox Financiering van toepassing uitgevinkt laten 15 Klik op Opslaan pagina 37 van 45

38 10.6 Student naar Extraneus of Toehoorder Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 1 Zoek de juiste student 2 Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs pagina 38 van 45

39 3 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij met de nieuwe ingangsdatum 4 Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van Student naar Extraneus/Toehoorder is dit CENR 5 Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) 6 De checkbox Financiering van toepassing niet aanvinken 7 Klik op Opslaan 8 Het lesgeld moet opnieuw berekend worden. 1. Toekennen gebruikersvariabele TOEH of EXTR: zie Hoofdstuk 4 2. Individueel Lesgeld berekeken: zie Hoofdstuk Examen Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 1 Klik op de juiste student Opm Examen wordt vanuit Volg in principe automatisch toegekend. De volgende stappen beschrijven een evt. handmatige actie. 2 Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs pagina 39 van 45

40 3 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij en een examen toe te voegen 4 Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. In geval van het toevoegen van een examenrij is dit EXAM In geval van een Doctoraal Geneeskunde is dit TDEX (tussentijds doctoraal) 5 Vul in Studiejaar (het betreffende studiejaar) 6 Klik op Opslaan 7 Ga naar tab Programma Student en zoek de rij op met een ingangsdatum die ligt voor de examendatum 8 Voeg een rij toe met + en vul in: Ingansdatum: datum van het examen Programma actie: DATA Actiereden: GRAD (graduation) Opslaan 9 Ga naar tab Diplomering en zoek de rij met de ingangsdatum van het examen. Vul hier in: Studieplan: het betreffende plan Studieniveau: het betreffende niveau Diplomeerstatus: Diploma vastgelegd & geprint Judicum: GS (geslaagd) of Uitreikdatum: klik op afwijkende datum en vul examendatum in Opslaan 10.8 Wijziging programma/plan na MATR Indien bijvoorbeeld bij invoer een fout is gemaakt in het programma/plan en de student is al gematriculeerd (MATR) dienen de volgende stappen genomen te worden. Let op: dit is alleen in geval van een administratieve fout. pagina 40 van 45

41 Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 1 Klik op de juiste student pagina 41 van 45

42 2 Klik op Historie corrigeren 3 Ga m.b.v. de pijltjes naar de APPL rij 4 Pas het studieprogramma/plan aan 5 Klik op Opslaan 6 Herhaal stap 1,2 en 3 en ga door met stap 8 (i.v.m. het vernieuwen van de gegevens binnen Campus Solutions) 8 Ga m.b.v. de pijltjes naar de MATR rij 9 Pas het studieprogramma/plan aan 10 Klik op Opslaan 10.9 Wijziging examendatum propedeuse In geval van het behalen van een propedeuse wordt automatisch een ENRL rij aangemaakt op het scherm Studieprogramma Hoger Onderwijs. Als de examendatum (is ingangsdatum op dit scherm) niet correct is moet dit handmatig worden aangepast. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieprogramma/plan 1 Klik op de juiste student 2 Klik op de link Stud. Records hoger onderwijs pagina 42 van 45

43 3 Klik op voor het verwijderen van de ENRL rij 4 Klik op Opslaan 5 Klik op voor het toevoegen van een nieuwe rij 6 Vul in Ingangsdatum. Dit is de juiste examendatum 7 Vul in Prog. Actie hoger onderwijs. Dit is ENRL 8 Klik op Opslaan pagina 43 van 45

44 11 Handmatig corrigeren BSA Tot 1 september kan een studieadviseur via een wijziging doorgeven aan Inschrijving. Na 1 september worden wijzigingen alleen doorgevoerd indien er een uitspraak van de examencommissie is (uitslag zitting). In principe doet de opleiding dit overigens zelf, alleen in uitzonderingsgevallen moet dit door STA gebeuren. Navigatie Studievoortgang > Loopbaan- en prog.informatie > Studieadvies 1 Voer gegevens van de relevante student in, bijvoorbeeld Achternaam of ID 2 Klik op Zoeken 3 Selecteer de juiste student uit de zoekresultaten pagina 44 van 45

45 7 Pas de te wijzigen gegevens aan 8 Klik op Opslaan pagina 45 van 45