Handleiding aanmaken BSA brieven

Transcriptie

1 FF Handleiding aanmaken BSA brieven ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) Universiteit Leiden Postbus RA Leiden VISI Handleiding aanmaken BSA brieven Volg Opdrachtgever : Verzoek superusers CS Bestandsnaa m: Handleiding aanmaken BSA brieven Deelproject: Leids CS Volg Versienumme r: V 0.2 Auteurs: Queriene van der Harst/Auke Ruhe Datum:

2 Documentbeheer Versie Status Datum Aangepast Auteur(s) 0.1 Concept Eerste opzet Queriene van der Harst 0.2 Definitief Aangevuld Redouan Oulad 2

3 1 Inleiding Algemene uitleg over het proces Het aanmaken van de communicatie Het aanmaken van een run-id Het aanmaken van de communicatie voor een groep Het beheren van de communicatie Het uitvoeren van de batchjob die de brieven aanmaakt Het lokaal opslaan van de brieven en vervolgens afdrukken

4 1 Inleiding Nadat de BSA adviezen zijn aangemaakt moeten er brieven worden gegenereerd, afgedrukt en verstuurd. Dit document beschrijft hoe u dit proces in Campus Solutions moet uitvoeren. 2 Algemene uitleg over het proces U moet een aantal stappen uitvoeren om de BSA brieven te genereren : 1. Aanmaken communicatie 2. Eventueel het beheren van communicatie 3. Het uitvoeren van de batchjob die de brieven aan maakt. 4. Het lokaal opslaan van de brieven en vervolgens afdrukken 4

5 3 Het aanmaken van de communicatie Navigatie : Dossier student > Communicatie/commentaar grp 3.1 Het aanmaken van een run-id Net als bij vele andere processen in Campus Solutions begint u met het aanmaken van een Run-id, denk er hierbij aan dat u voor de BSA een standaard run-id maakt dat u kunt gebruiken als basis. Vergeet bij het hergebruik niet om de (opgeslagen) parameters aan te passen.. 5

6 3.2 Het aanmaken van de communicatie voor een groep In de communicatie moet u een aantal parameters vullen. Op het tabblad Parameters selectie vult u onderwijsinstelling (=LEI01). Beheerfunctie vult u met de code SPRG = Programma student. Event-ID : per faculteit is er een event-id aangemaakt, de codes die gebruikt worden zijn : Klik het vinkje Populatie selecteren aan. Bij het ID hulpmiddel populatie selectie kiest u standaard voor PS-query. De standaard query voor BSA brieven is S040_V014_COMMGEN. Vervolgens klikt u op de link. U ziet het volgende selectiescherm : Deze selectie beperkt binnen de faculteit de brieven naar de opleiding (het studieprogramma). Let ook op dat u de juiste datum selecteert en elke keer aanpast als u het BSA proces opstart voor een andere opleiding. 6

7 Als u vooraf de selectie wilt controleren klikt u op de link. Indien uit het resultaat blijkt dat een grote groep studenten voldoet aan de opgegeven criteria, houdt dan rekening met een langere verwerktijd. Voordat u verder gaat moet u op het 2 e tabblad Parameters verwerking nog controleren of deze juist is ingevuld. Zorg er voor dat bij opmerkingen de taal met Nederlands gevuld is en op het 2 e tabblad bij taalgebruik communicatie ook. Extra tekst in de brief : Wanneer u namens de opleiding extra tekst wilt toevoegen aan de brief, dan doet u dit bij het onderdeel Opmerkingen. Let op! hier vult u standaard de contactpersoon aan die namens de opleiding in de brief vermeld moet worden. Belangrijk om te weten : deze tekst komt onderaan de brief te staan! 7

8 Let er op dat onderaan de vinkjes aangezet zijn bij communicatie produceren en communicatie voltooien. Als u eerst het proces wilt draaien zonder de communicatie te voltooien, kunt u het vinkje Onlinevoorbeeld aanklikken. Het 3 e tabblad Parameters wordt niet gebruikt. Klik op uitvoeren om het proces op te starten. Hierna krijgt u een waarschuwing : U klikt op OK om het proces te vervolgen. 8

9 In het vervolgscherm selecteert u het proces uit de proceslijst : Genereren BSA U klikt op de link om te controleren of het proces klaar is. Wanneer het proces de runstatus Voltooid heeft en de distributiestatus Verzonden betekent dit dat het proces klaar is. U kunt verder met de vervolgstap. 9

10 4 Het beheren van de communicatie Navigatie: Campusgemeenschap > Communicatie > Communicatie persoon > Communicatiebeheer U selecteert de juiste datum, wanneer u op zoeken klikt worden alle studenten getoond voor wie een BSA communicatie is aangemaakt. 10

11 Wanneer u voor een individuele student aan de BSA brief een opmerking wilt toevoegen, dan selecteert u een student en voegt u bij het onderdeel Details communicatieproces, in het vak opmerkingen een voor die specifieke student van toepassing zijnde tekst toe. Deze komt onderaan de brief te staan. Door op de link Gegener. Communicatie bekijken te klikken, kunt u zien voor welk BSA-advies (voor de betreffende student) een brief gegenereerd wordt. 11

12 12

13 5 Het uitvoeren van de batchjob die de brieven aanmaakt Navigatie : Rapportagehulpmiddelen > XML-publicaties > Queryrapport plannen Ook hier geldt het verhaal van de run-id die standaard moet zijn aangemaakt. Let op! Start dit proces pas op als het voorgaande proces voltooid is. BELANRIJK : Vergeet niet op de link proces geselecteerd wordt. te klikken, hiermee regelt u welk U komt in het volgende scherm : Daarin selecteert u de juiste gebruiker en prompt op het om het juiste proces te selecteren. U kunt hier alleen processen selecteren die u zelf heeft aangemaakt. 13

14 Nadat u het juiste proces geselecteerd heeft gaat u verder met om het proces te starten. Controleer met procesbewaking of het proces goed is afgerond. Mocht de status van het proces mislukt zijn dan moet u dit eerst verwijderen voordat u het proces opnieuw kan opstarten. Dit doet u als volgt : Navigatie : Rapportagehulpmiddelen > XML-pucblicaties > Queryrapport plannen Selecteer het proces en klik op. 14

15 Selecteer Aanvraag verwijderen en vervolgens OK. 15

16 In het scherm ziet u dat de runstatus Verwijd. is. 16

17 6 Het lokaal opslaan van de brieven en vervolgens afdrukken Navigatie : Rapportagehulpmiddelen > Rapportbeheer Ga naar het 3 e tabblad Beheer U ziet daar per advies een Rapport-ID staan, Door op de link in de omschrijving te klikken : kunt u de brieven openen. 17

18 Vervolgens dient u de brieven lokaal op te slaan en af te drukken. 18