9. MEMO'S In Unit4 Auditor kunt u in een uit te voeren taak een aantekening toevoegen. In de aantekening beschrijft u de bevindingen met betrekking tot de uitvoering van de betreffende taak. Daarnaast kunt u memo's toevoegen. In een memo beschrijft u de conclusie naar aanleiding van de aantekeningen die zijn toegevoegd aan de taken in de taakmap. Door in een aantekening dezelfde typering (memotype) te koppelen als in een memo worden de aantekeningen gebundeld in de memo en houdt u dus de bevindingen met betrekking tot de taken en de conclusies met betrekking tot die bevindingen bij elkaar. U kunt op het hoogste niveau van het werkprogramma een memo toevoegen (topmemo). Ook is het mogelijk om een memo aan een projectfase (fasememo) en een taakmap (sectiememo) toe te voegen. 9.1. Controlememotypes In de modeladministratie worden via de menukeuze "Inrichten Controlememotypes" de memotypes getoond. Als u een memotype toevoegt, dan verschijnt het volgende venster: Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 100 van 260
In dit venster vult u de code en naam in van het memotype. Zorg voor een eenduidige benaming. In het veld Afbeelding kunt u een afbeelding aan het memotype koppelen. Deze afbeelding wordt voor de memo getoond die aan dit memotype is gekoppeld. Daarnaast wordt de afbeelding getoond achter elke taak waar een aantekening met het betreffende memotype is toegevoegd. Slaat u een inschatting van een risico op, dan moet standaard een memo ingevuld worden (dit geldt niet voor het algemeen risico). Het memotype dat getoond wordt is dat waarbij het selectievakje Risico aangevinkt is. Is het selectievakje Risico bij meerdere memotypes aangevinkt, dan wordt het eerste memotype getoond waarvan dit selectievakje aangevinkt is. Is er bij geen memotype het selectievakje Risico aangevinkt, dan wordt het eerste memotype in de lijst getoond. Wilt u niet dat er verplicht een memo gemaakt moet worden bij het opslaan van een inschatting, dan geeft u dit in de modeladministratie aan via de menukeuze "Inrichten Inrichting UNIT4 Auditor" in het tabblad Algemeen. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 101 van 260
Zet het selectievakje Verplicht memo per risico uit. Het is niet mogelijk memotypes te verwijderen. Wel kunt u memotypes die u niet meer wilt gebruiken inactief maken. Dit doet u door het selectievakje Actief uit te zetten. Inactieve memotypes worden niet getoond als u in een project een memo aanmaakt. Vul in het veld Memotekst de tekst van de memo in. U hebt de beschikking over diverse tekstverwerkingsmogelijkheden. Zo kunt u teksten markeren (de knop ), opmaak verwijderen ( ) en tabellen invoegen ( ). Het is mogelijk om in een memotype variabelen op te nemen. Wordt een memo van het memotype met variabelen toegevoegd in een project van een cliëntadministratie, dan worden deze variabelen automatisch gevuld (zie "Variabelen in een memotype toevoegen" hieronder). 9.2. Variabelen in een memotype toevoegen Het is mogelijk om in een memotype variabelen op te nemen. Wordt een memo van het memotype met variabelen toegevoegd in een project van een cliëntadministratie, dan worden deze variabelen automatisch gevuld. Het toevoegen van variabelen in een memotype gaat als volgt: 1. Selecteer in de modeladministratie de menukeuze "Inrichten Controlememotype". 2. Open het memotype waarin u variabelen wilt opnemen of voeg een memotype toe. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 102 van 260
3. Selecteer onder in het venster de variabele die u wilt opnemen in de memo. 4. Klik op de knop om de variabele aan de memo toe te voegen. Standaard wordt een voorbeeldwaarde getoond. Door op de knop te klikken, wordt de code van de variabelen getoond. Voor de variabelen Gegevensgerichte controles, Interne beheersmaatregelen en Risico's geldt, dat in de cliëntadministratie alleen die gegevensgerichte controles en interne beheersmaatregelen worden getoond die horen bij de betreffende post of proces. Selecteert u de variabele Taakantwoord en u klikt op de knop, dan moet u in het onderstaande venster de werkprogrammasjabloon selecteren. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 103 van 260
Selecteer vervolgens de taak die u wilt opnemen. In het onderstaande voorbeeld zijn de variabelen Administratiecode, Cliëntnaam, Gegevensgerichte controle en Interne beheersmaatregelen opgenomen in het memotype. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 104 van 260
Voegt u in de cliëntadministratie in een project een memo met variabelen toe, dan worden de variabelen automatisch gevuld. Wanneer variabelen niet van toepassing zijn in een project, dan wordt dit aangegeven. U kunt deze dan verwijderen. Ook kunt u natuurlijk nog steeds teksten toevoegen. Door op de knop te klikken, wordt de code van de variabelen getoond. 9.3. Een memo toevoegen U voegt een memo toe via de werkbalk Diversen boven in het werkprogramma. 1. Selecteer een map waaraan u een memo wilt gaan koppelen. 2. Ga op de betreffende map staan en klik op de knop in de hierboven getoonde menubalk. U kunt ook een memo toevoegen met de optie "Nieuwe memo" van het snelmenu. 3. Het volgende venster wordt geopend bij het toevoegen van een memo: Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 105 van 260
4. Voer een duidelijk herkenbare naam in. 5. Boven in de werkbalk van de memo selecteert u in het veld Type het memotype. Is er in het vorige jaar een memo aanwezig, dan kunt u met de knop deze memo bekijken. Met de knop geeft u aan dat u een memo hebt gereviewd. In de modeladministratie is het mogelijk om in een motype variabelen toe te voegen (zie "Variabelen in een memotype toevoegen" op pagina 102). Selecteert u in het veld Type een memotype met variabelen, dan worden de variabelen automatisch gevuld. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 106 van 260
Wanneer variabelen niet van toepassing zijn in een project, dan wordt dit aangegeven. U kunt deze dan verwijderen. Ook kunt u natuurlijk nog steeds teksten toevoegen. Door op de knop te klikken, wordt de code van de variabelen getoond. Verder zijn er diverse tekstverwerkingsmogelijkheden. Zo kunt u teksten markeren (de knop ), opmaak verwijderen ( ) en tabellen invoegen ( ). Ook kunt u het invoervenster maximaliseren met de knop. Met de volgende knoppen voegt u hyperlinks toe: Link naar bijlage toevoegen Hiermee opent u een venster waarin u de bijlage selecteert die als hyperlink wordt toegevoegd in de memo. Welke bijlagen u kunt selecteren, is afhankelijk van het niveau in de taakboom waarin u de memo toevoegt. Voorbeeld Voegt u de sectiememo (memo op taakmapniveau) "De cliënt" (1) toe, dan kunt u alleen de bijlagen selecteren van de onderliggende taken. In dit voorbeeld is dit de bijlage van taak 3. Voegt u de fasememo (memo op projectfaseniveau) "Cliënt acceptatie" (2) toe, dan kunt u de bijlagen selecteren van de onderliggende taakmappen en taken. In dit voorbeeld zijn dit de bijlage van taak 3 van taakmap 1 en de bijlage van taak 1 van taakmap 4. Link naar taak toevoegen Hiermee opent u een venster waarin u de taak selecteert die als hyperlink wordt toegevoegd in de memo. Als u een memo aan een taakmap toevoegt, dan kunt u in de keuzelijst Taak boven de onderbouwing aangeven welke onderbouwing getoond moet worden. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 107 van 260
Klikt u in de taakboom op een taakmap, dan ziet u rechts in de taakinhoud de memo. Via de link kunt u de memo openen. Met de knop bekijken. kunt u de historie van de memo Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 108 van 260
9.4. Overzicht memo's Om u bij het schrijven van memo's te ondersteunen, kunt u bij het toevoegen van een fasememo aangeven welke sectiememo, die in die fase aan een taakmap is toegevoegd, getoond moet worden. U geeft dit via de keuzelijst Naam boven de memo aan. Onder in het tabbladvenster zijn de volgende tabbladen aanwezig: Aantekeningen, Memo's, Controlerisico-memo's en Onderbouwingen. Deze tabbladen worden alleen getoond als in de taakboom een memo is geselecteerd. In het tabblad Aantekeningen worden de aantekeningen getoond die hiërarchisch onder de memo horen die in de taakboom geselecteerd is. De aantekening wordt alleen getoond als u die tijdens het toevoegen hebt gekoppeld aan een memo. In het tabblad Memo's worden de memo's getoond die hiërarchisch onder de memo horen die in de taakboom geselecteerd is; bij een fasememo zijn dat de onderliggende sectiememo's en bij de topmemo de fasememo's. Het tabblad Controlerisico-memo's is alleen aanwezig in een controleproject en niet in een samenstelproject. In dit tabblad worden de memo's getoond die opgeslagen zijn bij het inschatten van een risico (daarvoor moet in de modeladministratie via de menukeuze Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 109 van 260
"Inrichten Inrichting UNIT4 Auditor" in het tabblad Algemeen de optie Verplicht memo per risico geselecteerd zijn). In het tabblad Onderbouwingen worden de onderbouwingen getoond die hiërarchisch onder de memo horen die in de taakboom geselecteerd is. Voegt u de topmemo toe, dan worden in de tabbladen de fasememo's getoond. Ook hier geeft u via de keuzelijst Naam boven de memo aan welke memo getoond moet worden. De tabbladen onder in het tabbladvenster worden alleen getoond als in de taakboom een memo is geselecteerd. 9.5. Taakantwoorden, onderbouwingen en aantekeningen automatisch overnemen in memo s Taakantwoorden, onderbouwingen en aantekeningen kunnen automatisch worden overgenomen in een memo. Daarbij geeft u aan op welk niveau dit gebeurt: in de topmemo, fasememo en/of sectiememo. Om taakantwoorden, onderbouwingen en aantekeningen automatisch over te nemen, moet u in de modeladministratie in het controlememotype de betreffende variabele toevoegen. Daarnaast geeft u in de werkprogrammasjabloon aan welke gegevens Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 110 van 260
standaard automatisch overgenomen worden. Verder geeft u in de modeladministratie aan of bij het overnemen van aantekeningen gebruik moet worden gemaakt van memoniveaus. 9.5.1. Voeg de betreffende variabele toe in het controlememotype Om onderbouwingen en aantekeningen automatisch over te nemen, moet u in de modeladministratie in het memotype de variabele "Taken" toevoegen. Dit gaat als volgt: 1. Selecteer de menukeuze "Inrichten Controlememotype". 2. Open het memotype waarin u de variabele "Taken" wilt opnemen of voeg een memotype toe. 3. Selecteer onder in het venster de variabele "Taken". 4. Klik op de knop om de variabele aan de memo toe te voegen. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 111 van 260
Door op de knop te klikken, wordt de code van de variabele getoond. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 112 van 260
Vinkt u de optie Alleen lezen aan, dan kan de memo niet gewijzigd worden en is in de memo de knop niet aanwezig. De review vindt plaats op basis van de taken die zijn uitgevoerd. Om onderbouwingen en aantekeningen van conclusietaken in een memo automatisch over te nemen, moet u de variabele "Conclusietaken" toevoegen. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 113 van 260
5. Klik op. 9.5.2. Geef in de werkprogrammasjabloon aan welke gegevens van de onderbouwing overgenomen worden In de modeladministratie kunt u in de werkprogrammasjabloon in één keer voor alle taken aangeven welke gegevens van de onderbouwing overgenomen worden (alleen de antwoorden of zowel de antwoorden als de onderbouwing). Ook geeft u hier aan op welk niveau de gegevens overgenomen worden: topmemo, fasememo en/of sectiememo (zie "Taakantwoorden, onderbouwingen en aantekeningen automatisch overnemen in memo s" op pagina 110). Op taakniveau kunt u hiervan afwijken. 1. Selecteer de menukeuze "Inrichten Werkprogrammasjablonen" en open de betreffende werkprogrammasjabloon. 2. Klik in de taakboom op het hoogste niveau. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 114 van 260
3. Geef bij het onderdeel "Overnemen naar memo" aan welke gegevens in de memo overgenomen worden: alleen het antwoord of zowel het antwoord als de onderbouwing (alleen de onderbouwing overnemen is niet mogelijk). Op taakniveau kunt u hiervan afwijken (zie de volgende stap). Bij het onderdeel "Opnemen in" geeft u aan op welk niveau de gegevens overgenomen worden: sectiememo, fasememo en/of topmemo. 4. Selecteer de taak waarbij u wilt afwijken van hetgeen is ingesteld op het hoogste niveau. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 115 van 260
5. Geef bij het onderdeel "Overnemen naar memo" aan welke gegevens in de memo overgenomen worden: alleen het antwoord of zowel het antwoord als de onderbouwing (alleen de onderbouwing overnemen is niet mogelijk). In het project kan de gebruiker dit nog wijzigen. Vinkt u de optie Conclusietaak aan, dan worden de opties Antwoord en Onderbouwing automatisch aangevinkt en kunnen niet uitgezet worden. In het werkprogramma kan de gebruiker dit niet wijzigen. Bij het onderdeel "Opnemen in" geeft u aan op welk niveau de gegevens overgenomen worden: sectiememo, fasememo en/of topmemo. Standaard kan de gebruiker in het project de bovengenoemde instellingen wijzigen. Als de gebruiker deze instellingen niet mag wijzigen, dan zet u de optie Afwijken van standaard uit. 6. Klik op om de wijzigingen op te slaan. 9.5.3. Geef aan of bij het overnemen van aantekeningen gebruik moet worden gemaakt van memoniveaus Standaard kan de gebruiker bij het toevoegen van een aantekening het memotype of de memoniveaus selecteren. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 116 van 260
In het veld Memotype selecteert de gebruiker het type memo waarin de aantekening overgenomen moet worden. Is dit memotype op verschillende niveaus gebruikt (sectiememo, fasememo en/of topmemo), dan wordt op deze niveaus dezelfde aantekening overgenomen. In het veld Memoniveaus geeft de gebruiker aan op welke niveaus (sectiememo, fasememo en/of topmemo) de aantekening overgenomen moet worden. U kunt ervoor kiezen dat de gebruiker alleen de memoniveaus kan selecteren; het veld Memotype is dan niet actief. Dit geeft u aan in de modeladministratie via de menukeuze "Inrichten Inrichting UNIT4 Auditor" in het tabblad Algemeen. Vink de optie Verplicht gebruik van memoniveaus aan. In het veld Standaardmemoniveau geeft u het memoniveau aan dat standaard geselecteerd is. Dit niveau kan de gebruiker bij het toevoegen van een aantekening wijzigen. 9.5.4. Een onderbouwing automatisch overnemen In het tabblad Onderbouwing is aangegeven welke gegevens standaard overgenomen worden (zowel het antwoord als de onderbouwing of alleen het antwoord) en op welk memoniveau dit gebeurt. U kunt dit wijzigen als de taak geen conclusietaak is. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 117 van 260
Op het moment dat de taak is uitgevoerd, worden de gegevens overgenomen in de aangegeven memo of memo's. Is de memo nog niet aanwezig, dan worden de gegevens automatisch overgenomen bij het aanmaken van de memo. Met de knop kunt u de tekst exporteren naar bijvoorbeeld Word. Is in de werkprogrammasjabloon aangegeven dat de taak een conclusietaak is, dan wordt deze in de memo altijd getoond, ook als deze nog niet is uitgevoerd (in de memo staat bij de betreffende conclusietaak "Taak niet uitgevoerd"). Bij een conclusietaak wordt zowel het antwoord als de onderbouwing overgenomen in de memo of memo's die aangegeven zijn in de sjabloon (zie "Geef in de werkprogrammasjabloon aan welke gegevens van de onderbouwing overgenomen worden" op pagina 114). U kunt deze gegevens in het tabblad Onderbouwing dan niet wijzigen. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 118 van 260
Als in de werkprogrammasjabloon is aangegeven dat de gebruikers de standaardinstellingen niet mogen wijzigen, dan kunnen de gegevens die overgenomen worden en het memoniveau ook niet gewijzigd worden (zie "Geef in de werkprogrammasjabloon aan welke gegevens van de onderbouwing overgenomen worden" op pagina 114). Een onderbouwing die automatisch is overgenomen in een memo, herkent u aan het symbool. U kunt in de kolommenbalk hierop filteren. 9.5.5. Een aantekening automatisch overnemen Als u in het tabblad Aantekeningen een aantekening toevoegt, dan geeft u in het venster "Nieuwe aantekening" aan in welke memo de aantekening opgenomen moet worden. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 119 van 260
U hebt hierbij twee mogelijkheden: U selecteert in het veld Memotype het memotype waarin de aantekening overgenomen moet worden. Hebt u dit memotype op verschillende niveaus gebruikt (sectiememo, fasememo en/of topmemo), dan wordt op deze niveaus dezelfde aantekening overgenomen. In de modeladministratie kan ingesteld worden dat deze optie niet beschikbaar is (zie "Geef aan of bij het overnemen van aantekeningen gebruik moet worden gemaakt van memoniveaus" op pagina 116). U selecteert in het veld Memoniveaus op welke niveaus (sectiememo, fasememo en/of topmemo) de aantekening overgenomen moet worden. 9.6. Rapport Auditmemo's Via de menukeuze "Tonen Rapportages" kunt u het rapport "AP2006 Auditmemo's" afdrukken. In dit rapport worden alle memo's getoond die vanaf een bepaalde datum in het project zijn aangemaakt. U kunt hierbij aangeven of ook risicomemo's getoond moeten worden. De datum kunt u zelf instellen; standaard wordt de datum getoond waarop het project is aangemaakt. Het project waarvan de memo's getoond worden, is het project dat in de NavBar is geselecteerd. Handleiding Unit4 Auditor 8.1 Pagina 120 van 260